Las empresas registradas en el IVA actúan como recaudadores de impuestos no pagados y están obligadas a rendir cuentas con prontitud y precisión de todos los ingresos fiscales que recaudan.
El sistema del IVA está supervisado por la Agencia Tributaria (HMRC) e impone fuertes sanciones por incumplimiento de la legislación. El desconocimiento no es excusa válida para incumplir las normas.
Destacamos a continuación algunas de las áreas que debes tener en cuenta.
Sin embargo, es importante que busque asesoramiento profesional específico y adecuado a sus circunstancias.
¿Qué es el IVA?
Alcance
Una transacción está dentro del ámbito de aplicación del IVA si:
- hay un suministro de bienes o servicios
- Fue fabricado en el Reino Unido
- Fue realizado por un sujeto pasivo
- Se realizó en el curso o fomento del negocio.
Entradas y salidas
Las empresas cobran el IVA sobre sus ventas. Esto se conoce como impuesto de salida, y las ventas se denominan salidas. De igual manera, el IVA se aplica a la mayoría de los bienes y servicios adquiridos por una empresa. Esto se conoce como impuesto de entrada.
El impuesto de salida lo recauda la empresa en nombre de HMRC y debe pagárselo periódicamente al cliente incluyéndolo en una declaración de IVA.
Sin embargo, el impuesto soportado sobre los bienes y servicios adquiridos puede deducirse del importe del impuesto repercutido adeudado, de modo que solo se paga a HMRC el impuesto neto adeudado. Tenga en cuenta que ciertas categorías de IVA nunca pueden reclamarse como impuesto soportado, como el correspondiente a las actividades de entretenimiento empresarial de terceros en el Reino Unido y la mayoría de las compras de automóviles.
Puntos a considerar
Suministros
Los suministros gravables se gravan principalmente con un tipo impositivo estándar (20%) o cero (0%). Además, existe un tipo impositivo reducido del 5% que se aplica a un número reducido de suministros gravables específicos.
Existen determinados suministros que no están sujetos a impuestos y se clasifican como suministros exentos.
Existe una distinción importante entre suministros exentos y suministros con tipo cero:
- Si su empresa solo realiza suministros exentos, no puede registrarse para el IVA y, por lo tanto, no puede recuperar ningún impuesto de entrada.
- Si su empresa realiza suministros con tasa cero, debe registrarse para el IVA, ya que sus suministros están sujetos a impuestos (aunque al 0 %) y se permite la recuperación del impuesto de entrada.
Registro – ¿es necesario?
Debe registrarse a efectos del IVA si el valor de sus suministros gravables supera un umbral establecido. Este umbral se aplica de dos maneras: considerando el valor de los suministros gravables realizados en los 12 meses anteriores o considerando los suministros gravables previstos para los próximos 30 días. El umbral aplicable es de 90.000 libras esterlinas a partir del 1 de abril de 2024.
Si realiza suministros gravables por debajo del umbral, puede solicitar el registro voluntario. Esto le permitiría recuperar el IVA soportado, lo que podría resultar en la devolución del IVA, por ejemplo, si su empresa realizaba principalmente suministros con tipo cero.
Si aún no ha comenzado a realizar operaciones gravables, pero tiene intención de hacerlo, puede solicitar el registro como "empresario potencial". De esta manera, podrá recuperar el impuesto soportado sobre los gastos iniciales.
Persona sujeta a impuestos
Un sujeto pasivo es cualquier persona que realice o pretenda realizar suministros gravables y esté registrada o obligada a registrarse a efectos del IVA. A efectos del registro del IVA, se entiende por «persona»:
- individuos
- asociaciones
- empresas, clubes y asociaciones
- organizaciones benéficas.
Si una persona realiza dos o más actividades comerciales, todos los suministros realizados en esas empresas se sumarán para determinar si la persona está obligada o no a registrarse a efectos del IVA.
Administración
Una vez registrado, deberá presentar una declaración trimestral a HMRC que indique el importe del impuesto de salida que debe contabilizarse sobre los ingresos por ventas y el importe del impuesto de entrada deducible sobre los gastos, junto con otra información estadística. Todas las empresas deben presentar sus declaraciones en línea utilizando un programa informático que cumpla con los requisitos establecidos por HMRC.
En la mayoría de los casos, una declaración de IVA en línea debe completarse y presentarse dentro de un mes y siete días a partir del final del período que cubre.
El pago electrónico en la misma fecha de vencimiento también es obligatorio para todas las empresas.
Las empresas que realizan suministros con tipo cero y que reciben reembolsos netos de IVA pueden encontrar beneficioso, desde una perspectiva de flujo de caja, presentar declaraciones mensuales.
Las empresas con suministros imponibles anuales esperados que no excedan £1,350,000 pueden solicitar unirse al plan de contabilidad anual mediante el cual realizarán pagos mensuales o trimestrales de IVA, pero solo tendrán que completar una declaración de IVA al final del año.
Las empresas que operan por debajo del umbral de facturación imponible de £1.350.000 también pueden considerar los beneficios en términos de flujo de caja que supone unirse al sistema de contabilidad de caja, mediante el cual el IVA sobre las ventas y compras se contabiliza en el libro de caja, en lugar de en base devengada.
Mantenimiento de registros
Es importante que una empresa registrada a efectos del IVA mantenga registros completos y actualizados. Esto incluye detalles de todos los suministros, compras y gastos.
Además, se debe mantener una cuenta de IVA. Esta contiene un resumen del impuesto de salida a pagar y del impuesto de entrada a recuperar por la empresa. Todos los registros de la empresa deben conservarse durante seis años.
Los registros anteriores deben conservarse en un software que cumpla con los requisitos de HMRC. HMRC no proporciona software gratuito.
Inspección de registros
El mantenimiento de los registros y el cálculo del IVA a pagar son responsabilidad de la persona registrada, pero HMRC deberá poder verificar que se paga el importe correcto del IVA. Por lo tanto, ocasionalmente, un funcionario del IVA podría inspeccionar los registros comerciales. Esto se conoce como visita de control.
El funcionario del IVA querrá asegurarse de que las normas del IVA se apliquen correctamente y de que las declaraciones y otros registros del IVA se mantengan adecuadamente.
Sin embargo, no debe asumir que, en ausencia de errores descubiertos durante una visita, su empresa ha recibido el visto bueno de HMRC.
Delitos y sanciones
HMRC tiene amplias facultades para sancionar a las empresas que ignoran o aplican incorrectamente la normativa del IVA. HMRC puede imponer sanciones (y, en algunos casos, intereses) por lo siguiente:
- devoluciones/pagos tardíos
- registro tardío
- errores en las devoluciones.
Planes de venta minorista
Existen esquemas especiales disponibles para minoristas, ya que puede resultar poco práctico para algunos minoristas mantener todos los registros requeridos para un comerciante registrado en el IVA.
Plan de tarifa plana
Este programa permite a las pequeñas empresas (con una facturación anual imponible inferior a 150.000 libras esterlinas) pagar el IVA a la HMRC, calculado como un porcentaje de sus ingresos comerciales totales. Por lo tanto, no es necesario presentar solicitudes específicas para recuperar el impuesto soportado, lo que puede reducir los requisitos de registro. El objetivo del programa es simplificar la contabilización del IVA por parte de las pequeñas empresas, pero para algunas empresas puede suponer una reducción del importe total del IVA a pagar a la HMRC.
Impuestos digitales para las empresas: IVA
De acuerdo con la ley Making Tax Digital for VAT (MTDfV), todas las empresas registradas en el IVA deben mantener registros digitales a efectos del IVA y proporcionar la información de su declaración del IVA a HMRC utilizando un software funcional compatible con MTD.
Existen algunas exenciones del MTDfV. Sin embargo, las categorías de exención están estrictamente definidas y es poco probable que sean aplicables a la mayoría de las empresas registradas a efectos del IVA.
