El Reglamento sobre Blanqueo de Capitales, Financiación del Terrorismo y Transferencia de Fondos (Información sobre el Pagador) de 2017 (en su versión modificada) (el Reglamento) se aplica a diversas empresas, entre ellas, contables y auditores, asesores fiscales y comerciantes de bienes de alto valor. El Reglamento contiene requisitos procedimentales detallados contra el blanqueo de capitales para los afectados.
Se ha asignado a HMRC la responsabilidad de supervisar a los distribuidores de alto valor. A continuación, describimos los principales requisitos del Reglamento y el proceso de registro.
¿Qué empresas se ven afectadas?
Las empresas que cumplen la definición de Distribuidor de Alto Valor (HVD) se ven afectadas por las Regulaciones.
Una empresa se define como HVD cuando comercia con bienes y acepta o realiza pagos en efectivo equivalentes a 10.000 € o más en cualquier divisa, incluyendo cuando un cliente deposita efectivo directamente en la cuenta bancaria del HVD o cuando paga en efectivo a un tercero en beneficio del HVD. Esto aplica tanto si la transacción se ejecuta como una sola transacción como en varias cuotas vinculadas.
Se incluyen los negocios que solo aceptan o realizan este tipo de transacciones ocasionalmente. Los negocios que no aceptan grandes cantidades de efectivo ni prestan servicios no se ven afectados.
Generalmente los negocios más afectados serán aquellos que comercian con bienes de alto valor o de lujo, obras de arte, automóviles, joyas y yates.
Sin embargo, el régimen se aplica a todos aquellos que aceptan cantidades suficientemente grandes de efectivo por bienes y cualquier empresa podría potencialmente ser registrable.
Si un HVD no tiene la intención de aceptar pagos de alto valor, debe tener una política escrita a tal efecto y asegurarse de que los empleados y clientes estén al tanto de esta política.
Participantes del mercado del arte
Un participante del mercado del arte es una persona que, a través de su actividad comercial, comercia o actúa como intermediario en la compraventa de obras de arte con un valor superior a 10.000 €. Un participante del mercado del arte debe registrarse en HMRC, independientemente de cómo se realicen o acepten dichos pagos; es decir, el requisito de registro no se limita a quienes realizan o aceptan pagos en efectivo. El registro como participante del mercado del arte también se realiza en HMRC.
¿Cómo se ve afectado mi negocio?
Si su empresa trabaja con bienes y acepta o realiza grandes pagos en efectivo, entonces deberá:
- Implementar sistemas contra el lavado de dinero para poder identificar y prevenir el lavado de dinero y reportar cualquier transacción sospechosa (ver a continuación)
- registrarse en HMRC
- Pagar una cuota anual según el número de locales que utilice. También se aplica un cargo por solicitud para nuevos registros
- Informar cualquier cambio durante el año de registro
Si no está seguro de si venderá productos por esta cantidad y no se registra, estará obligado a rechazar cualquier pago o reembolso en efectivo equivalente a 10.000 € (o más) o insistir en el pago mediante otro medio, como cheque, tarjeta de crédito o débito.
Antecedentes de los requisitos
¿Por qué se introdujo este régimen?
El objetivo del régimen es ayudar a proteger a la sociedad y combatir el lavado de dinero y la actividad criminal que lo sustenta, incluido el terrorismo.
A medida que los lavadores de dinero han recurrido a formas más sofisticadas de disfrazar el origen de sus fondos, se hizo necesaria una nueva legislación y regulación destinada a atrapar a los involucrados.
La legislación primaria está contenida predominantemente en la Ley de Productos del Delito de 2002 y la Ley de Terrorismo de 2000, modificada por la Ley de Terrorismo de 2006 y posteriormente la Ley Antiterrorista de 2008.
El Reglamento de 2017 (en su versión modificada) implementa la Cuarta y la Quinta Directivas de la UE sobre Blanqueo de Capitales, cuyo objetivo es mejorar y reforzar el régimen para combatir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El Brexit no ha afectado a la aplicación de este reglamento.
¿Qué es el lavado de dinero?
El lavado de dinero es el proceso mediante el cual dinero u otros activos (propiedad delictiva) obtenidos mediante delitos se intercambian por dinero u otros activos “limpios” sin ningún vínculo evidente con su origen delictivo.
Propiedad criminal
Los bienes de origen delictivo representan el producto de una conducta delictiva. Esto incluye cualquier conducta, independientemente de dónde se lleve a cabo, que constituiría un delito si se cometiera en el Reino Unido. No solo incluye, por ejemplo, el tráfico de drogas, la evasión fiscal, el fraude, la falsificación y el robo, sino también cualquier otro delito cometido con ánimo de lucro.
Por lo tanto, es importante recordar que el lavado de dinero incluye los ingresos provenientes de cualquier delito y no simplemente los delitos tradicionalmente asociados, como el tráfico de drogas y la prostitución.
Según la legislación, existen tres delitos principales de lavado de dinero que abarcan actividades delictivas y dos delitos de lavado de dinero relacionados:
- ocultar, disfrazar, convertir, transferir o retirar (del Reino Unido) propiedad delictiva
- establecer acuerdos que faciliten la adquisición, retención, uso o control de bienes delictivos por parte de otra persona o en nombre de ella
- adquirir, usar o poseer bienes delictivos
- No revelar información sabiendo o sospechando o teniendo motivos razonables para saber o sospechar que otra persona está involucrada en lavado de dinero o financiación del terrorismo
- Revelar que se ha realizado una divulgación de sospechas de blanqueo de capitales o que se está llevando a cabo o considerando una investigación sobre delitos de blanqueo de capitales, cuando esto pueda perjudicar una investigación. Esto se conoce como «delatar».
Los HVD deben ser conscientes de cómo estas acciones podrían afectar a su negocio, por ejemplo, si las ganancias del delito se gastan (o se blanquean) dentro de su negocio
La importancia del régimen
La ley impone sanciones muy severas a cualquier persona involucrada en el lavado de dinero. El Reglamento exige que los Departamentos de Vigilancia de la Vivienda adopten procedimientos contra el lavado de dinero para protegerse del abuso por parte de los blanqueadores de dinero y del riesgo de enjuiciamiento.
El proceso de registro
Los HVD se registran en HMRC mediante su servicio en línea. Si ya tiene una cuenta de Government Gateway, utilice este nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión; de lo contrario, puede registrarse como parte de este proceso.
HMRC revisará su solicitud, pero esto puede tardar hasta 45 días. Recuerde que no puede aceptar ni realizar pagos en efectivo superiores a 10.000 € hasta que se registre. Recibirá un correo electrónico cuando se haya tomado una decisión sobre su solicitud, pero deberá iniciar sesión en su cuenta para verla.
El registro es necesario cuando una empresa:
- acepta o realiza pagos equivalentes a 10.000 € o más en efectivo para una sola transacción o en cuotas vinculadas o
- toma una decisión política para llevar a cabo dichas transacciones.
Toda entidad legal que opere un negocio HVD debe estar registrada. Se debe abonar una tasa inicial de 300 £ por el registro de cada uno de los locales indicados en la solicitud. Se aplican renovaciones anuales de 300 £ por local. El Reglamento de 2017 exige la realización de pruebas de aprobación del personal clave para verificar antecedentes penales relevantes. Este cargo no reembolsable es de 40 £ por persona.
Las empresas que no se registren podrían estar sujetas a una sanción civil si realizan una transacción HVD.
¿Qué políticas y procedimientos contra el lavado de dinero se requieren?
Su empresa debe establecer, revisar y mantener políticas y procedimientos relacionados con:
- diligencia debida del cliente
- evaluación y gestión de riesgos
- el seguimiento y la gestión del cumplimiento
- reportando
- mantenimiento de registros
- control interno
- la comunicación interna de estas políticas y procedimientos.
Debida diligencia del cliente (CDD)
Los HVD deben establecer la identidad de cualquier cliente que realice o reciba un reembolso de un pago total en efectivo equivalente a 10.000 € o más por una sola transacción o transacciones vinculadas.
Para establecer la identidad, debe asegurarse de que su cliente sea quien dice ser, obteniendo evidencia de su nombre, dirección y fecha de nacimiento. Para más información sobre los procedimientos de Denuncia de Delito Comunitario (CDD), consulte la hoja informativa sobre Lavado de Dinero y Productos del Delito.
Evaluación de riesgos
El Departamento de Vigilancia de la Capital (HVD) debe realizar una evaluación de riesgos para identificar y evaluar los riesgos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo a los que está expuesta la empresa. Debe anotar esta información, junto con cualquier información subyacente que haya utilizado para realizar dicha evaluación (por ejemplo, los países en los que opera, los productos que vende, la naturaleza de sus clientes, etc.).
Designar a una persona como funcionario responsable del cumplimiento
El Reglamento exige, cuando sea apropiado para el tamaño y la naturaleza de su empresa, que un miembro del consejo de administración (o equivalente) o de la alta dirección sea el responsable del cumplimiento del Reglamento. HMRC, como su organismo supervisor, debe ser informada de la identidad de esta persona en el momento de su nombramiento inicial y de cualquier cambio posterior.
Designar un Oficial Nominado para el Lavado de Dinero (MLNO)
Esta es una función muy importante dentro de una empresa de HVD y debe ser desempeñada por una persona con la jerarquía adecuada. Esta persona también puede ser el responsable del cumplimiento de la normativa, y su identidad debe ser informada a HMRC.
Las principales funciones del MLNO deberían ser:
- establecer los procedimientos necesarios para implementar los requisitos del Reglamento
- Recibir y revisar informes de posible lavado de dinero de otras personas involucradas en el negocio
- Decidir si informar a la Agencia Nacional del Crimen (NCA).
Establecer una función de auditoría independiente para evaluar el cumplimiento
Los HVD deben asegurarse de verificar que sus políticas sean adecuadas y se implementen correctamente. Cuando sea necesario, se deben realizar los cambios necesarios para garantizar que todo funcione correctamente. Se espera que las organizaciones más grandes logren esto mediante el establecimiento de una función de auditoría independiente, pero las empresas más pequeñas podrían hacerlo mediante una revisión anual interna o externa de sus procedimientos.
Examinar a los empleados relevantes
Al contratar personal nuevo que estará involucrado en cualquier aspecto del cumplimiento de las Regulaciones (por ejemplo, aceptar grandes pagos en efectivo), el HVD debe evaluarlos para asegurarse de que tengan los conocimientos y las habilidades apropiadas para el trabajo y para evaluar su conducta e integridad.
NCA
La NCA es el organismo gubernamental al que se deben informar todas las sospechas de lavado de dinero a través del sitio web de la NCA .
Habrá ocasiones en que el MLNO reciba un informe interno de sospecha de lavado de dinero, en el que la transacción aún no se haya completado. En estas circunstancias, se deben seguir procedimientos específicos de la NCA y se debe esperar hasta que la NCA dé su consentimiento para que la transacción se lleve a cabo.
Capacitación de su personal
Todo el personal que atienda al cliente en la empresa debe estar capacitado para conocer:
- La ley relativa a los delitos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
- Cómo reconocer y abordar transacciones sospechosas.
El personal debe recibir capacitación periódica sobre este tema y debe repetirse para garantizar que mantenga sus conocimientos y sea competente para aplicar los procedimientos de DDC. La capacitación continua debe garantizar que el personal esté al tanto de las prácticas cambiantes de blanqueo de capitales.
Gestión del riesgo
Los HVD deben:
- tener un sistema establecido para registrar todas las transacciones de 10.000 € o más en su sistema de contabilidad y hacerlas identificables
- tienen políticas y procedimientos establecidos respecto a la aceptación de estas grandes transacciones.
Mantenimiento de registros
Los registros que deben conservarse son:
- una copia o las referencias a la evidencia de la identidad del cliente obtenida bajo los procedimientos de CDD
- las pruebas y registros de respaldo respecto de las relaciones comerciales y transacciones ocasionales que sean objeto de medidas de DDC o de monitoreo continuo.
En relación con la evidencia de la identidad de un cliente, las empresas deben mantener los siguientes registros:
- una copia de los documentos de identificación aceptados y de la evidencia de verificación obtenida, o
- referencias a la evidencia de la identidad de un cliente.
¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los registros?
- La evidencia de la identidad de un cliente debe conservarse durante 5 años a partir de la fecha en que se complete la transacción ocasional o finalice la relación comercial.
- Los registros de las transacciones deben conservarse durante 5 años a partir de la fecha en que se complete la transacción.
- Todos los demás registros deben conservarse durante 5 años a partir de la fecha en que finalice la relación comercial.
Debe poder responder rápidamente a una consulta de la policía u otro investigador apropiado con respecto a un cliente o cliente anterior.
Incumplimiento
Las empresas pueden ser sancionadas civilmente por incumplir un requisito de registro. No existe un límite máximo para la cuantía de la sanción. Las sanciones se calcularán por un importe que se considere adecuado para ser eficaces, proporcionadas y disuasorias.
El incumplimiento de las responsabilidades establecidas en el Reglamento podría dar lugar a un proceso penal o a una sanción civil. Una condena en virtud del Reglamento puede conllevar hasta dos años de prisión y/o una multa ilimitada.
