Política de proveedores externos

Política de proveedores externos

Façade Creations Ltd. se compromete a cumplir con los más altos estándares de integridad, sostenibilidad y cumplimiento legal en nuestra cadena de suministro. Esta Política de Proveedores Externos describe cómo seleccionamos, contratamos y gestionamos a nuestros proveedores, en total conformidad con las leyes y directrices éticas del Reino Unido. Llevamos a cabo las compras de forma justa, transparente y no discriminatoria, tratando a todos los proveedores por igual y cumpliendo con las normativas contra el soborno, la esclavitud y la protección del medio ambiente. La siguiente política refleja nuestro compromiso con el abastecimiento responsable, detallando las expectativas y los procedimientos aplicables a todos los proveedores externos que trabajan con Façade Creations Ltd.

Alcance de los proveedores y proceso de selección

Façade Creations trabaja con una red selecta de proveedores aprobados del Reino Unido e internacionales, incluyendo fabricantes de sistemas de aluminio y vidrio, proveedores de herrajes y componentes para fachadas, socios de transporte y logística, subcontratistas especializados en instalación y empresas de servicios profesionales (p. ej., contabilidad, soporte informático y seguros). Antes de cualquier contratación, todos los terceros se someten a una rigurosa verificación de cumplimiento legal, estabilidad financiera e integridad ética. No contrataremos a ningún proveedor del que se sepa que ha infringido leyes o estándares éticos clave (por ejemplo, participación en delitos de soborno o esclavitud moderna), de conformidad con la normativa de contratación pública del Reino Unido que exige la exclusión de dichas partes. Esta rigurosa diligencia debida inicial garantiza que todos los proveedores con los que trabajamos respeten nuestros valores y obligaciones legales.

Criterios de selección de proveedores

Mantenemos criterios claros y objetivos para la aprobación de nuevos proveedores. Un proveedor potencial debe demostrar que cumple con los siguientes requisitos clave:

• Certificaciones y Normas: Posesión de certificaciones relevantes del sector (p. ej., ISO 9001 de gestión de calidad, ISO 14001 de gestión ambiental o certificación BES 6001 de abastecimiento responsable). Estas certificaciones demuestran la solidez de los sistemas internos, alineados con las normas reconocidas internacionalmente.
• Estabilidad financiera y reputacional: Se ha demostrado solvencia financiera (sólido historial crediticio y comercial) y buenas referencias comerciales. Verificamos que los proveedores tengan una situación financiera estable y una reputación de fiabilidad.
• Cumplimiento normativo: Cumplimiento total de todas las leyes y normativas aplicables del Reino Unido en materia de salud y seguridad, empleo y medio ambiente. Los proveedores deben, por ejemplo, cumplir con la legislación laboral del Reino Unido y los requisitos de HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente) pertinentes a su sector.
• Prácticas éticas y sostenibles: Evidencia de una conducta empresarial ética y un compromiso con la sostenibilidad. Esto incluye prácticas laborales justas, no participar en actividades corruptas y esfuerzos para minimizar el impacto ambiental.
• Capacidad y Calidad: Capacidad para cumplir con los plazos del proyecto, las especificaciones técnicas y los estrictos estándares de calidad. Evaluamos si el proveedor cuenta con la competencia técnica, la capacidad de producción y el control de calidad necesarios para cumplir con los requisitos de nuestro proyecto de forma consistente.

Solo los proveedores que cumplen estos criterios son aprobados para unirse a nuestra cadena de suministro. Este proceso de selección garantiza que contratemos socios cualificados, fiables, que cumplan con las normas y que se ajusten a nuestros estándares éticos.

Proceso de incorporación de proveedores

Façade Creations sigue un proceso de incorporación estructurado para todos los nuevos proveedores, garantizando así una debida diligencia y un entendimiento mutuo de las expectativas. Los pasos de la incorporación incluyen:

1. Cuestionario de precalificación y verificación de referencias: los posibles proveedores completan un cuestionario detallado sobre su empresa (incluida la propiedad, las capacidades, el historial de cumplimiento, etc.) y realizamos verificaciones de referencias con los clientes existentes para verificar el desempeño y la reputación.
2. Revisión de documentos: Revisamos las certificaciones del proveedor (p. ej., certificados ISO), licencias, pólizas de seguro y registros financieros. Esta auditoría de documentación confirma que las credenciales y coberturas del proveedor cumplen con nuestros requisitos.
3. Evaluación de Riesgos: Se realiza una evaluación de riesgos según el perfil del proveedor y la criticidad de los bienes o servicios que prestará. (Consulte la Evaluación de Riesgos del Proveedor a continuación para obtener más información sobre nuestros criterios de diligencia debida)
4. Aprobación del Director: Se evalúan los resultados de los pasos 1 a 3, y nuestro Director otorga la aprobación final antes de añadir al proveedor a nuestro Registro de Proveedores Aprobados. Sin la aprobación del Director, no se puede contratar formalmente a ningún proveedor.
5. Emisión de un Acuerdo por Escrito: Tras la aprobación, formalizamos la relación mediante un contrato escrito o una orden de compra que describe todos los términos del contrato. Este acuerdo abarca el alcance del trabajo, los precios, las expectativas de entrega y los requisitos de cumplimiento detallados en esta política.

 Al seguir estos pasos, Façade Creations garantiza que cada proveedor esté completamente examinado y acepte por escrito mantener nuestros estándares antes de comenzar cualquier trabajo.

Monitoreo del rendimiento y acuerdos de nivel de servicio

Una vez incorporados, todos los proveedores externos están sujetos a una supervisión continua de su rendimiento. Utilizamos Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) para medir y revisar objetivamente el rendimiento de cada proveedor de forma continua. Entre los KPI importantes se incluyen la puntualidad en las entregas y la capacidad de respuesta a nuestras solicitudes, la calidad de los bienes o servicios prestados (medida según las especificaciones del proyecto y la tasa de defectos), el cumplimiento de las normas de seguridad, medioambientales y de documentación, y la eficacia de la comunicación y la colaboración con nuestro equipo.

Los datos de rendimiento se recopilan y revisan periódicamente. Cuando un servicio es crítico o requiere niveles de rendimiento específicos, implementamos Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) formales para definir expectativas de servicio claras y medidas de responsabilidad. Estos ANS establecen objetivos mensurables (por ejemplo, plazos de entrega, tiempo de actividad, tiempos de respuesta) y soluciones o sanciones en caso de incumplimiento de los estándares. Mediante la supervisión de los KPI y el cumplimiento de los ANS, mantenemos la transparencia con los proveedores sobre su rendimiento e impulsamos la mejora continua en nuestra cadena de suministro.

Cumplimiento legal y regulatorio

Todos los proveedores de Façade Creations deben cumplir en todo momento con la legislación del Reino Unido y las normas pertinentes del sector. Entre las principales leyes y normativas que se espera que cumplan los proveedores se incluyen:

• Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1974: Los proveedores deben proporcionar condiciones de trabajo seguras y cumplir todas las normas de salud y seguridad ocupacional aplicables en los sitios y en sus operaciones.
• Ley de Esclavitud Moderna de 2015: Prohibimos estrictamente cualquier forma de esclavitud moderna, trabajo forzoso o en régimen de servidumbre, y trata de personas en nuestra cadena de suministro. Los proveedores deben garantizar que no se produzcan tales abusos en su negocio ni en las etapas posteriores de su cadena de suministro, y exigimos el pleno cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Esclavitud Moderna. (Façade Creations podrá solicitar declaraciones anuales de cumplimiento de la Ley de Esclavitud Moderna o realizar auditorías según sea necesario para verificar este compromiso)
• Ley Antisoborno del Reino Unido de 2010: El soborno y la corrupción son prácticas de tolerancia cero para Façade Creations. Los proveedores y su personal no deben ofrecer ni aceptar sobornos ni incentivos indebidos en relación con nuestra actividad, de conformidad con la Ley Antisoborno del Reino Unido de 2010. Cualquier intento de soborno conlleva la rescisión inmediata de la relación con el proveedor y podrá denunciarse ante las autoridades.
• Ley de Igualdad de 2010: Los proveedores deben respetar los principios de igualdad de oportunidades y no discriminación en el empleo y la prestación de servicios. Cualquier forma de discriminación o acoso ilegal (por motivos de edad, género, raza, religión, discapacidad, etc.) es inaceptable.
• Ley de Protección Ambiental de 1990: Se espera que los proveedores cumplan con todas las leyes y regulaciones ambientales, garantizando la gestión adecuada de residuos, el control de la contaminación y la obtención de los permisos ambientales requeridos. No se tolerarán prácticas perjudiciales para el medio ambiente que infrinjan la legislación del Reino Unido.
• Ley de Protección de Datos de 2018 (RGPD del Reino Unido): En la medida en que los proveedores gestionen datos personales (incluida la documentación del proyecto o los datos de los empleados compartidos en el curso de nuestros proyectos), deben hacerlo en pleno cumplimiento de la legislación de protección de datos del Reino Unido. Esto incluye mantener las medidas de seguridad adecuadas y utilizar los datos personales únicamente según lo autorizado.

Además, los proveedores deben cumplir con cualquier requisito específico del proyecto o del emplazamiento que comuniquemos, como las normas de salud y seguridad específicas de una obra o los estándares de sostenibilidad exigidos por el proyecto de un cliente. Transmitimos estos requisitos en nuestros contratos u órdenes de compra, y se espera que los proveedores los consideren obligatorios.

Façade Creations se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de estas obligaciones legales por parte de sus proveedores. Podremos solicitar documentación o realizar auditorías para garantizar su cumplimiento. De acuerdo con los principios de contratación del Reino Unido, cualquier proveedor que haya cometido infracciones legales graves (por ejemplo, condenas por esclavitud moderna o leyes anticorrupción) será excluido de nuestra lista de proveedores aprobados. Al garantizar un estricto cumplimiento legal, protegemos a nuestra empresa, clientes y partes interesadas de los riesgos asociados a la conducta ilícita de nuestros proveedores.

Acuerdos contractuales con proveedores

Todo proveedor o subcontratista externo contratado por Façade Creations Ltd debe firmar un acuerdo formal antes de comenzar el trabajo. Esto suele hacerse mediante un contrato o una orden de compra firmados, que incluyen todos los términos y condiciones de contratación pertinentes. Nuestros contratos estándar con proveedores incluyen cláusulas que cubren:

• Confidencialidad y protección de datos: Los proveedores deben mantener segura y confidencial toda la información de propiedad de Façade Creations y manejar cualquier dato personal de conformidad con el RGPD del Reino Unido.
• Obligaciones en materia de salud, seguridad y medio ambiente: Los proveedores están obligados a cumplir todas las políticas de HSE aplicables (tanto las propias como las específicas del sitio que proporcionamos) y a minimizar los impactos ambientales de su trabajo (por ejemplo, eliminación adecuada de residuos, prevención de la contaminación).
• Cumplimiento de la Ley contra la Esclavitud Moderna y el Abastecimiento Ético: El contrato establece la responsabilidad del proveedor de cumplir con nuestras políticas contra la esclavitud, la trata de personas y el abastecimiento ético (tal como se describe en este documento y en las políticas corporativas relacionadas). Es posible que se exija a los proveedores que certifiquen anualmente su cumplimiento de la Ley contra la Esclavitud Moderna y que sus cadenas de suministro estén libres de trabajo forzoso.
• Derechos de rescisión y remediación: Façade Creations se reserva el derecho de suspender o rescindir el contrato en caso de que el proveedor incumpla alguna obligación de cumplimiento o presente un rendimiento significativamente inferior al esperado. Incluimos cláusulas de rescisión claras para casos de incumplimiento de la ley o las políticas (como incidentes de seguridad, comportamiento poco ético o fallos de calidad).

Al firmar el contrato, los proveedores aceptan explícitamente estas condiciones. Esto garantiza que nuestras expectativas de cumplimiento legal, conducta ética y estándares de desempeño sean contractualmente vinculantes. Creemos que contar con un acuerdo escrito sólido con cada proveedor promueve la responsabilidad y minimiza el riesgo de malentendidos.

Auditorías y evaluaciones de proveedores

Façade Creations realiza auditorías periódicas a sus proveedores clave para verificar su cumplimiento y rendimiento continuos. La frecuencia y la profundidad de las auditorías se determinan en función del perfil de riesgo del proveedor y la criticidad de los bienes o servicios prestados. Por lo general, los proveedores críticos o de alto valor se auditan al menos una vez al año, mientras que otros pueden ser revisados ​​de forma rotatoria o según sea necesario.

Nuestras auditorías de proveedores normalmente evalúan las siguientes áreas:

• Control de calidad y trazabilidad: Podemos inspeccionar cómo el proveedor gestiona la garantía de calidad, incluidos sus procesos para inspeccionar materiales, mantener certificaciones de calidad y rastrear productos o componentes (especialmente importante para materiales de fachada donde la procedencia puede afectar la seguridad).
• Gestión de Salud, Seguridad y Medio Ambiente: Verificamos que los proveedores mantengan prácticas laborales seguras y controles ambientales. Esto puede incluir la revisión de evaluaciones de riesgos, registros de capacitación, permisos ambientales y registros de incidentes actualizados en sus instalaciones.
• Cumplimiento legal y ético: Las auditorías incluyen una revisión del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y legales; por ejemplo, se confirma que no se han producido infracciones laborales, prácticas poco éticas ni incumplimientos de las normas de protección de datos desde la última revisión. Podemos solicitar pruebas, como políticas internas (política antisoborno, procedimientos de denuncia de irregularidades) y comprobar el conocimiento del proveedor en estas áreas.
• Rendimiento de entrega y servicio: Evaluamos si el proveedor ha cumplido con los plazos de entrega, brindado el soporte adecuado y cumpliendo con los compromisos de nivel de servicio. Esto puede implicar la revisión de informes de KPI, tasas de entrega puntuales y cualquier incumplimiento de los entregables.

 Tras cada auditoría o evaluación, compartimos la retroalimentación con el proveedor. Si se identifica algún incumplimiento o debilidad, colaboramos con él para desarrollar un Plan de Acción Correctiva con plazos claros. Esperamos que los proveedores aborden los hallazgos de la auditoría con prontitud y eficacia. Se podrán programar revisiones de seguimiento o nuevas auditorías para garantizar la implementación de las medidas correctivas. Mantener este programa de auditorías ayuda tanto a Façade Creations como a nuestros proveedores a mejorar continuamente y garantiza que cualquier problema se detecte y rectifique a tiempo.

 Procedimientos de incumplimiento e incumplimiento

Façade Creations ha establecido procedimientos para gestionar los casos en que un proveedor incumple nuestros estándares contractuales o de cumplimiento. Nuestro enfoque es abordar y solucionar los problemas siempre que sea posible, pero actuaremos con decisión para suspender o rescindir las relaciones si persisten problemas graves. El proceso general para gestionar el incumplimiento de un proveedor es el siguiente:

1. Aviso de Incumplimiento: Si un proveedor incumple nuestros términos contractuales o no cumple con nuestros estándares requeridos (por ejemplo, una infracción de seguridad, retrasos persistentes en las entregas o el descubrimiento de prácticas poco éticas), emitimos un Aviso de Incumplimiento formal. Este aviso escrito describe los problemas específicos observados, las acciones correctivas requeridas y un plazo claro para su solución.
2. Corrección y seguimiento del proveedor: Esperamos que la gerencia del proveedor investigue y corrija el problema con prontitud. Normalmente, programaremos una revisión o auditoría de seguimiento después de la fecha límite para verificar que las acciones correctivas requeridas se hayan implementado eficazmente. Durante este período, Façade Creations podrá imponer medidas provisionales (por ejemplo, mayor supervisión o suspensión temporal de nuevos pedidos) hasta que se confirme el cumplimiento.
3. Escalada a Suspensión/Terminación: Si el proveedor no resuelve adecuadamente el incumplimiento dentro del plazo establecido, o si se producen nuevos incumplimientos graves, Façade Creations suspenderá las compras o la colaboración con dicho proveedor. En última instancia, el contrato podría rescindirse por incumplimiento si los problemas persisten sin resolverse. En tales casos, buscaremos proveedores alternativos para garantizar la continuidad de nuestros proyectos. El proveedor será eliminado de nuestro Registro de Proveedores Aprobados hasta que pueda demostrar el cumplimiento a nuestra entera satisfacción, si es que lo hace.

Todos estos incidentes de incumplimiento y nuestras respuestas se documentan exhaustivamente. Esta documentación es importante para la auditoría interna y la gestión de riesgos, y garantiza la transparencia en la gestión de los problemas. En caso de incumplimiento legal, Façade Creations considerará informar del asunto a las autoridades competentes o a los organismos del sector, según corresponda. Nuestra prioridad es mantener nuestros estándares legales y éticos, incluso si ello implica interrumpir relaciones duraderas con nuestros proveedores.

Estándares de sostenibilidad y abastecimiento ético

Façade Creations Ltd. se dedica al desarrollo sostenible y a las prácticas comerciales éticas, y esperamos el mismo compromiso de nuestros proveedores. Integramos los principios de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en nuestras decisiones de compra, priorizando a los proveedores que demuestran un sólido desempeño ambiental y social. En concreto, se espera que nuestros proveedores:

• Minimizar el impacto ambiental: Los proveedores deben esforzarse por utilizar materiales reciclables, renovables y de bajo impacto en sus productos y embalajes. Incentivamos los esfuerzos para reducir los residuos, el consumo de energía y las emisiones de carbono, de acuerdo con las mejores prácticas globales. En apoyo de los objetivos Net Zero 2050 del Reino Unido, los proveedores deben supervisar activamente y trabajar para reducir sus emisiones de gases de efecto invernadero y su huella ambiental general.
• Defender prácticas laborales éticas: Todos los proveedores deben ofrecer condiciones laborales justas y humanas. Esto implica no recurrir al trabajo forzoso ni al trabajo infantil, y garantizar salarios justos, horarios de trabajo razonables y un entorno laboral seguro para todos los empleados y subcontratistas. Nos oponemos estrictamente a cualquier forma de esclavitud moderna o trata de personas en nuestra cadena de suministro, y exigimos a nuestros proveedores que hagan lo mismo. Los trabajadores deben ser tratados con dignidad y respeto, y los proveedores deben promover la diversidad, la inclusión y la igualdad en sus lugares de trabajo (en consonancia con la Ley de Igualdad de 2010).
• Garantizar un trato justo a los trabajadores: Además de evitar infracciones graves, los proveedores deben fomentar activamente una cultura que respete los derechos de los trabajadores. Esto incluye permitir la libertad de asociación (afiliación sindical) cuando corresponda, la no discriminación en la contratación y el empleo, y contar con mecanismos de reclamación para que los empleados puedan comunicar sus inquietudes. Las prácticas laborales éticas y el trato justo a los trabajadores son expectativas innegociables.
• Mantener sistemas de gestión ambiental: Preferimos proveedores con sistemas de gestión ambiental acreditados, como la norma ISO 14001, o que se adhieran a marcos reconocidos de construcción ecológica y sostenibilidad (por ejemplo, prácticas alineadas con los estándares BREEAM en construcción). Contar con dichas certificaciones o credenciales demuestra que un proveedor gestiona sistemáticamente su impacto ambiental y busca la mejora continua. Façade Creations puede otorgar la categoría de proveedor preferente a aquellos proveedores que demuestren sólidas credenciales ambientales o certificaciones en abastecimiento sostenible.

Al integrar estos criterios de sostenibilidad y ética en la gestión de nuestros proveedores, Façade Creations busca no solo cumplir con la legislación ambiental y la Ley de Esclavitud Moderna, sino también apoyar proactivamente objetivos sociales y ambientales más amplios. Creemos que trabajar con proveedores que comparten nuestro compromiso con el abastecimiento responsable fortalece la resiliencia a largo plazo de nuestra cadena de suministro y contribuye positivamente a nuestra comunidad y al planeta.

Roles y responsabilidades en la gestión de proveedores

Mantener una cadena de suministro que cumpla con las normas y sea de alto rendimiento es un esfuerzo de toda la empresa en Façade Creations, liderado desde la alta dirección. La responsabilidad general de las relaciones con nuestros proveedores y de garantizar su cumplimiento recae en el Director de Façade Creations Ltd (Sr. Hashim Choksi). El Director es responsable de aprobar nuevos proveedores, aplicar esta política y abordar cualquier problema o escalada de proveedores de alto nivel.

La gestión diaria de proveedores la lleva a cabo nuestro equipo de Administración y Coordinación de Proyectos, bajo la supervisión del Director. Las responsabilidades de este equipo incluyen comunicar nuestros requisitos y expectativas a los proveedores, gestionar la correspondencia rutinaria y la coordinación de pedidos, mantener el Registro de Proveedores Aprobados y organizar las revisiones y auditorías de rendimiento. También garantizan que todos los contratos y la documentación relacionada con los proveedores se ejecuten y almacenen correctamente. En la práctica, esto significa que el equipo actúa como enlace entre Façade Creations y nuestros proveedores, proporcionando retroalimentación sobre el rendimiento, obteniendo actualizaciones de certificaciones y seguros, y coordinando cualquier apoyo que el proveedor necesite para cumplir con nuestros estándares.

Internamente, todo el personal relevante (gerentes de proyecto, jefes de obra, responsables de compras, etc.) recibe capacitación sobre esta Política de Proveedores Externos para que comprendan la importancia de seleccionar a los proveedores adecuados y supervisar su cumplimiento. Se espera que todo empleado que contrate o supervise a proveedores respete los principios de esta política e informe cualquier inquietud o desviación al equipo de Administración/Coordinación de Proyectos o al Director. Al definir claramente las funciones y responsabilidades, garantizamos una gestión coherente de los proveedores y la rendición de cuentas tanto a nivel operativo como ejecutivo.

Protección de datos y confidencialidad de los proveedores

Façade Creations respeta la confidencialidad y privacidad de los datos de nuestros proveedores y les exige que hagan lo mismo con cualquier dato que compartamos. Todos los datos de proveedores y subcontratistas que recopilamos (por ejemplo, información de contacto, cualificaciones, datos bancarios, historial de rendimiento) se almacenan en sistemas en la nube seguros, cifrados y con acceso controlado que utilizamos (como Microsoft 365 para documentos y Xero para registros financieros). Restringimos el acceso a los datos de los proveedores exclusivamente al personal autorizado, según sea necesario. Por ejemplo, solo el personal de compras y los gerentes pertinentes pueden ver el expediente completo de un proveedor, y los permisos del sistema están establecidos para evitar el acceso no autorizado.

Nuestro manejo de la información de nuestros proveedores cumple con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos de 2018. Esto significa que cualquier dato personal sobre las personas de nuestras empresas proveedoras se procesa de forma legal, justa y transparente. Solo utilizamos dichos datos para fines comerciales legítimos (por ejemplo, diligencia debida, gestión de contratos, procesamiento de pagos) y los conservamos solo el tiempo necesario. Asimismo, se espera que los proveedores protejan cualquier dato personal compartido por Façade Creations (como nuestros planes de proyecto o información de clientes, si corresponde) y que cuenten con sus propias políticas de protección de datos. Si un proveedor participa en el procesamiento de datos personales en nombre de Façade Creations como parte de sus servicios, nos aseguraremos de que exista un acuerdo de procesamiento de datos adecuado.

En resumen, la confidencialidad y la seguridad de los datos son aspectos fundamentales de nuestras relaciones con los proveedores. Cualquier incumplimiento de la protección de datos por parte de un proveedor (por ejemplo, una fuga de datos o el uso indebido de información confidencial) se considerará un incumplimiento grave del contrato. En Façade Creations, la confianza es mutua en las relaciones comerciales. Protegeremos la información de nuestros proveedores y esperamos que gestionen la información que les proporcionamos con el mismo cuidado y diligencia.

Requisitos de seguro para proveedores

Para proteger a ambas partes en caso de accidentes, pérdidas o reclamaciones, Façade Creations exige a todos sus proveedores que cuenten con una cobertura de seguro adecuada. Como condición para trabajar con nosotros, cada proveedor debe contar con al menos las siguientes pólizas de seguro mínimas:

• Seguro de Responsabilidad Civil: con una cobertura mínima de 5 millones de libras. Este seguro protege contra reclamaciones de terceros por lesiones o daños materiales que pudieran ocurrir en relación con las operaciones del proveedor (por ejemplo, un accidente en la obra causado por el proveedor).
• Seguro de Responsabilidad Civil Patronal: con una cobertura mínima de 10 millones de libras (según lo exige la legislación del Reino Unido para la mayoría de los empleadores). Este seguro cubre a los empleados del proveedor en caso de lesiones o enfermedades laborales y es obligatorio si el proveedor tiene personal contratado en el Reino Unido. (Los autónomos sin empleados pueden estar exentos, pero cualquier proveedor que utilice mano de obra debe contar con este seguro)
• Seguro de Responsabilidad Civil Profesional: para cualquier proveedor que preste servicios de diseño, consultoría o profesionales. Esperamos que estos proveedores cuenten con un seguro de responsabilidad civil profesional adecuado (cuya cobertura debe ser proporcional al alcance de los servicios, generalmente de entre 1 y 2 millones de libras esterlinas para proveedores de pymes, o superior para funciones de diseño complejas). Esto protege contra reclamaciones por negligencia profesional, errores u omisiones que resulten en pérdidas financieras.

Requerimos evidencia de estas coberturas de seguro al momento de la incorporación y anualmente a partir de entonces. Normalmente, solicitamos a los proveedores que proporcionen certificados de seguro actualizados o cartas de corredores que muestren el tipo de póliza, los límites de cobertura y las fechas de validez. Es responsabilidad del proveedor renovar sus pólizas a tiempo y proporcionarnos evidencia actualizada de la cobertura cada año o al renovar su contrato. Si una póliza requerida está a punto de caducar, el proveedor debe informarnos y garantizar la continuidad de la cobertura (por ejemplo, mediante la renovación o una nueva aseguradora) para evitar interrupciones que puedan exponer a ambas partes a riesgos.

Contar con un seguro sólido es fundamental para la debida diligencia del proveedor y la gestión de riesgos. Nuestros clientes también suelen exigir estos requisitos, especialmente en proyectos de construcción, y ayudan a garantizar que, en caso de incidente, exista un recurso financiero para cubrir cualquier daño o responsabilidad. Façade Creations puede negarse a contratar o suspender el trabajo con cualquier proveedor que no cuente con el seguro necesario.

Clasificación de proveedores críticos y no críticos

En la gestión de nuestra cadena de suministro, Façade Creations diferencia entre proveedores "críticos" y "no críticos" para aplicar los niveles adecuados de escrutinio y control en función del riesgo. Esta clasificación se determina según la naturaleza de los bienes/servicios prestados y su impacto en nuestros proyectos:

• Proveedores Críticos: Son proveedores cuyos productos o servicios son esenciales para la integridad estructural, la seguridad o la función principal de nuestros proyectos de fachadas. Algunos ejemplos incluyen fabricantes de sistemas clave de fachadas y componentes estructurales, proveedores de materiales de seguridad (como revestimientos o fijaciones resistentes al fuego) o cualquier proveedor cuyo incumplimiento pudiera afectar significativamente la ejecución o la seguridad del proyecto. Aplicamos una diligencia debida reforzada a los proveedores críticos. Están sujetos a revisiones y auditorías de desempeño más frecuentes, y supervisamos rigurosamente sus KPI (calidad, entrega, etc.). También podemos exigirles planes de contingencia (por ejemplo, capacidad de producción de respaldo o proveedores alternativos) para mitigar los riesgos de interrupción del suministro.
• Proveedores no críticos: Incluyen proveedores que ofrecen servicios auxiliares o de menor riesgo, como proveedores de logística estándar, suministros de oficina u otros servicios generales que no afectan directamente la seguridad del proyecto ni los plazos críticos. Si bien se espera que estos proveedores cumplan con nuestros estándares, la supervisión es proporcional al menor riesgo que representan. Seguimos monitoreando su desempeño y cumplimiento, pero la intensidad de las revisiones puede ser menor que la de los proveedores críticos. Por ejemplo, un servicio de mensajería podría ser evaluado anualmente mediante informes de desempeño, mientras que un proveedor de vidrio para fachadas (crítico) tendría reuniones trimestrales de desempeño.

Esta clasificación garantiza que asignemos nuestros recursos de gestión de proveedores de forma eficiente, priorizando las relaciones más importantes para la continuidad de nuestro negocio y el éxito de nuestros proyectos. Los proveedores críticos suelen estar sujetos a condiciones contractuales más estrictas (como acuerdos de calidad detallados o derechos de sustitución si no cumplen con los plazos de entrega). Los proveedores no críticos se gestionan con condiciones estándar. Sin embargo, todos los proveedores, independientemente de su categoría, deben adherirse a esta Política de Proveedores Externos. Si el rendimiento o el perfil de riesgo de un proveedor no crítico cambian (por ejemplo, si un proveedor menor empieza a suministrar un componente crítico para la seguridad), lo reclasificaremos y gestionaremos adecuadamente.

Al categorizar a los proveedores de esta manera, Façade Creations puede garantizar un alto nivel de supervisión donde sea necesario, al mismo tiempo que mantiene el control y la debida diligencia en toda nuestra cadena de suministro.

Expectativas de cumplimiento de los subcontratistas

Reconocemos que nuestros proveedores externos aprobados pueden contratar a subcontratistas o subproveedores para cumplir con sus obligaciones (por ejemplo, un contratista de instalación aprobado podría contratar mano de obra adicional, o un proveedor de componentes podría externalizar la fabricación de ciertas piezas). En tales casos, es imperativo que cualquier subcontratista o proveedor secundario también cumpla con las normas y políticas de Façade Creations. Nuestra postura es que las responsabilidades de cumplimiento se extienden a toda la cadena de suministro.

Los proveedores son contractualmente responsables de garantizar que sus subcontratistas cumplan con todos los requisitos pertinentes, incluyendo las normas de salud y seguridad, los estándares laborales, los controles de calidad y las políticas ambientales y de RSE que imponemos. Comunicamos explícitamente a nuestros proveedores que la Ley de Esclavitud Moderna de 2015, nuestras expectativas antisoborno y nuestros estándares de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) deben aplicarse a todos los niveles de su cadena de suministro. Por ejemplo, si un proveedor utiliza un subcontratista para fabricar un componente, este no debe utilizar trabajo forzoso ni infantil, debe mantener condiciones de trabajo seguras y debe abastecerse de materiales de forma responsable, tal como esperamos de nuestros proveedores directos.

Façade Creations puede solicitar a los proveedores evidencia sobre cómo gestionan a sus subcontratistas. Esto podría incluir copias de los acuerdos o políticas de los subcontratistas, o declaraciones de que han sido verificados para garantizar su cumplimiento. Nos reservamos el derecho a rechazar la participación de un subcontratista en particular (o a exigir un cambio) si consideramos que existe un riesgo de incumplimiento. En algunos casos, podemos solicitar una auditoría de un subcontratista o que nuestro proveedor lo haga en nuestro nombre, especialmente si dicho subcontratista proporciona información crucial.

En última instancia, el proveedor principal es plenamente responsable del rendimiento y el cumplimiento de sus subcontratistas. Cualquier deficiencia o incumplimiento por parte de un subcontratista se considerará un incumplimiento por parte del proveedor. Al aplicar esto, garantizamos que no haya "eslabones débiles" en la cadena: todos los participantes en la ejecución de nuestros proyectos deben cumplir con nuestros estándares. Este enfoque protege a Façade Creations y a nuestros clientes de riesgos indirectos y refuerza una cultura de cumplimiento en toda la red de suministro.

Evaluación de riesgos de proveedores y debida diligencia continua

Antes de contratar a un nuevo proveedor externo, Façade Creations realiza una evaluación de riesgos exhaustiva y una revisión de diligencia debida para determinar si el proveedor cumple con nuestra tolerancia al riesgo y nuestros estándares. Esta evaluación abarca múltiples dimensiones:

• Estabilidad financiera: Revisamos los estados financieros, las calificaciones crediticias y otros indicadores de la salud financiera del proveedor. Una situación financiera estable es fundamental para garantizar que el proveedor pueda mantener sus operaciones durante la duración de nuestros proyectos (y que no quiebre ni incumpla a mitad del proyecto). Evitamos a los proveedores con indicios de dificultades financieras (por ejemplo, insolvencias recientes o un historial crediticio negativo).
• Competencia Técnica: Evaluamos si el proveedor tiene la capacidad técnica y la capacidad para entregar el producto o servicio requerido con el nivel de calidad requerido. Esto puede implicar la revisión de las cualificaciones del personal clave, la experiencia previa en proyectos, las propuestas técnicas o incluso muestras de trabajos/productos. Para materiales o sistemas especializados, nos aseguramos de que el proveedor cuente con la experiencia o las certificaciones necesarias (por ejemplo, certificación para fabricar según ciertas Normas Británicas).
• Sistemas de Salud, Seguridad y Calidad: Examinamos los sistemas internos de gestión de salud y seguridad del proveedor, así como el aseguramiento de la calidad. Esto puede incluir verificar si cuenta con un sistema de gestión de calidad certificado (ISO 9001) o una acreditación de gestión de seguridad (ISO 45001 o similar). Podríamos solicitar copias de su política de HSE, registros de accidentes o manual de calidad para evaluar su desempeño en estas áreas. Una sólida cultura de seguridad y un sólido proceso de control de calidad en el proveedor reducen el riesgo de accidentes o defectos que podrían afectar nuestros proyectos.
• Estándares ambientales y éticos: Evaluamos el enfoque del proveedor en la gestión ambiental y las prácticas éticas. Esto podría implicar confirmar si cuenta con una política ambiental o certificación ISO 14001, su gestión de residuos y emisiones, y si cuenta con iniciativas de responsabilidad social. También identificamos cualquier señal de alerta, como infracciones laborales previas, multas ambientales o comentarios negativos en los medios de comunicación relacionados con comportamientos poco éticos. Como parte de esto, nos aseguramos de que el proveedor cumpla con la Ley de Esclavitud Moderna (si corresponde) y no tenga antecedentes de participación en actos de corrupción o fraude.

El resultado de esta diligencia debida es una calificación de riesgo o simplemente una decisión sobre si el proveedor está Aprobado o No Aprobado. Solo aquellos proveedores que cumplen con nuestros criterios mínimos en todas estas categorías se agregan a la Lista de Proveedores Aprobados. Si un proveedor potencial presenta problemas menores (por ejemplo, inexperiencia en un área específica), aún podemos aprobarlo siempre que se implementen medidas de mitigación (como una supervisión adicional o un intervalo de revisión más corto); sin embargo, cualquier problema importante puede resultar en la no aprobación.

La evaluación de riesgos no es una actividad puntual durante la incorporación. Monitoreamos y reevaluamos continuamente los riesgos a lo largo de la relación con nuestros proveedores. Cambios significativos, como un crecimiento rápido, fusiones, problemas financieros o nuevos asuntos legales por parte del proveedor, darán lugar a una reevaluación. También revisamos periódicamente la Lista de Proveedores Aprobados para actualizar la información de diligencia debida (al menos una vez cada dos años o con mayor frecuencia en el caso de proveedores críticos). Este enfoque continuo de diligencia debida garantiza que todos nuestros proveedores cumplan con sus objetivos y que los nuevos riesgos se identifiquen y aborden de forma proactiva.

Revisión de políticas y mejora continua

Façade Creations Ltd se compromete a mantener esta Política de Proveedores Externos actualizada con las leyes, regulaciones y mejores prácticas en evolución. Por lo tanto, revisamos y mejoramos esta política periódicamente (al menos una vez al año, o con mayor frecuencia si se producen cambios legales significativos) para garantizar su eficacia. Es posible que se realicen actualizaciones para incorporar nuevos requisitos legales del Reino Unido (como cambios en la legislación sobre contratación pública, protección de datos, obligaciones de denuncia sobre esclavitud moderna, etc.), para reflejar mejoras en nuestros procesos internos o para elevar nuestros estándares en función de la evolución del sector.

Cualquier cambio en la política será aprobado por el Director y comunicado a todos nuestros proveedores. Para mayor transparencia, publicamos la versión actual de esta política en el sitio web de nuestra empresa. Se podría solicitar a los proveedores que reconozcan o cumplan la política revisada como parte de los contratos vigentes o durante la recalificación. Fomentamos un diálogo abierto con nuestros proveedores; si hay secciones de la política que necesiten aclaración o si un proveedor tiene sugerencias de mejora, agradecemos sus comentarios como parte de nuestra filosofía de mejora continua.

En conclusión, la Política de Proveedores Externos de Façade Creations Ltd. resume nuestro compromiso con prácticas responsables, éticas y que cumplen con la ley en nuestra cadena de suministro. Al expresar claramente nuestras expectativas y exigir responsabilidades a nuestros socios, buscamos construir relaciones sólidas y de confianza con proveedores que comparten nuestros valores. Esto no solo garantiza el cumplimiento de las leyes de contratación pública del Reino Unido, las normas antisoborno y la Ley de Esclavitud Moderna, sino que también contribuye a impulsar la excelencia y la sostenibilidad en cada proyecto que realizamos. Creemos firmemente que una cadena de suministro responsable es fundamental para ofrecer soluciones de fachadas de calidad y salvaguardar la reputación tanto de Façade Creations como de nuestros clientes. Mediante la aplicación rigurosa de esta política y la colaboración con nuestra cadena de suministro, continuaremos manteniendo altos estándares y contribuyendo positivamente a nuestro sector y a nuestra comunidad.

Última actualización: febrero de 2026