Preparando el escenario
Manteniéndolos informados
Estarán mejor preparados si conocen cualquier cambio en su negocio que pueda afectar nuestro trabajo. Estos podrían incluir cambios en:
- producto o mercado
- estrategia empresarial, por ejemplo, política de precios
- sistema de contabilidad
- personal clave
Si mantiene actas de todas las reuniones de gestión que celebre, proporcionarles copias de las mismas puede ser una forma muy útil para que comprendan los eventos clave que ha enfrentado a lo largo del año.
Además, como parte de su trabajo, es probable que le preguntemos si ha habido algún caso de incumplimiento del marco legal y regulatorio en el que opera su empresa, incluyendo si ha tenido conocimiento de alguna actividad fraudulenta. Esto forma parte de las obligaciones que deben cumplir como su asesor profesional y no implica que crean que usted pueda haber cometido alguna infracción.
Lo que necesitan
Si sabe qué información necesitan para poder completar su trabajo, puede asegurarse de que esté disponible.
Pueden decidir juntos qué pueden preparar para ellos y qué necesitarán preparar ellos.
Una mejor comunicación ayudará a minimizar malentendidos y evitar trabajo innecesario.
Calendario
Acuerden un horario adecuado con antelación. Esto les dará a ambos la oportunidad de estar bien preparados.
Sin embargo, si llegas tarde, avísales lo antes posible para que puedan reorganizar el horario si es necesario.
Cómo puedes ayudar
Libros y registros
Organizar y mantener sus libros contables le ayudará a extraer rápida y fácilmente la información necesaria para preparar o auditar sus cuentas. También le permitirá ver de un vistazo el estado de su negocio.
La consideración de los siguientes puntos puede mejorar la organización de sus registros:
- Totalizar y equilibrar sus libros a intervalos regulares le ayudará a detectar y corregir cualquier error.
- Analizar sus pagos y recibos para que la información se pueda extraer fácilmente
- archiva sus facturas en un orden lógico (numérico, alfabético o fecha) para que sea más fácil encontrar cualquiera de ellas.
Procedimientos
Al establecer y mantener ciertos procedimientos, podrá controlar mejor sus registros y su negocio. Esto también les permitirá reducir el trabajo necesario, lo que podría ahorrarle dinero.
Pueden ayudarle a configurar estos procedimientos inicialmente y, una vez establecidos, podrá implementarlos usted mismo. Estos procedimientos incluirán cuentas de control, conciliaciones e inventarios.
Cuentas de control
Las cuentas de control registran los movimientos de efectivo, deudores y acreedores utilizando los totales mensuales de su libro de caja y los resúmenes de ventas y compras.
La cuenta de control de efectivo mostrará cuánto efectivo tiene la empresa al final de cada mes.
La cuenta de control de deudores o de ventas mostrará cuánto le deben sus clientes al final de cada mes.
La cuenta de control de acreedores o libro mayor de compras mostrará cuánto debe a sus proveedores al final de cada mes.
Reconciliaciones
Las conciliaciones ayudan a garantizar que las cifras de sus libros contables sean completas y precisas. Por lo tanto, si se realizan periódicamente, le ayudarán a detectar cualquier error que pueda corregirse antes de que examinemos sus registros. Algunos de los registros que deberán conciliarse son:
- cuentas bancarias
- cuentas de control
- declaraciones de los proveedores.
Hacer inventario
Si su negocio tiene inventario, deberá contabilizarlo al menos una vez al año. Para garantizar que el conteo se realice de forma eficiente y precisa, considere los siguientes puntos:
- Los artículos en existencia deben almacenarse de forma ordenada y lógica para facilitar el conteo.
- Todo el personal involucrado en el recuento debe recibir instrucciones claras.
- Intente minimizar el movimiento de existencias durante el recuento. Si es posible, las entregas entrantes y salientes deben suspenderse hasta que finalice el recuento.
- Se deben realizar controles aleatorios durante el recuento.
Si tiene grandes cantidades de existencias, es posible que necesitemos asistir al inventario y realizar nuestras propias comprobaciones.
Horarios
Hay varios anexos que deben elaborarse para preparar y/o auditar las cuentas. Podemos prepararlos nosotros mismos, pero obviamente, si los hiciera usted, ahorraría tiempo y dinero.
Quizás desee considerar la preparación de algunos de los siguientes cronogramas:
- una lista detallada de las adiciones y enajenaciones de activos fijos con una copia de las facturas de compra y venta correspondientes adjuntas
- Listas que muestran cada artículo en existencia, su cantidad, valor unitario y valor total. Indique cualquier artículo en existencia viejo o dañado.
- Una lista de sus deudores al final del año, incluyendo cuánto le deben y cuánto tiempo llevan impagos. Indique los que probablemente no le paguen.
- un cronograma de todos los saldos bancarios y de efectivo al final del año, junto con todos los extractos bancarios de cada cuenta bancaria
- una lista de acreedores que debe incluir a HMRC así como a los proveedores comerciales habituales.
- trabajos de apoyo para las revelaciones que deben incluirse en sus cuentas, como el número promedio de empleados, los compromisos de arrendamiento operativo o la remuneración de los directores (obligatorio solo para empresas).
No todos estos horarios serán aplicables a su negocio y por lo tanto, antes de hacer cualquier cosa, es posible que desee discutirlo.
Otros problemas
Algunas cuestiones solo son relevantes para las empresas. Entre ellas se incluyen:
Informes narrativos
Es posible que las empresas más grandes deban incluir algún tipo de informe narrativo que acompañe a las cuentas, como un informe estratégico. Esta es su oportunidad de proporcionar información adicional que ayude a los usuarios de sus cuentas a comprender su negocio y su rendimiento. En tal caso, se discutirán estos requisitos con usted para que pueda redactar los informes necesarios.
Planes futuros
Como parte del proceso de elaboración de cuentas, debe considerar la situación de negocio en marcha de la empresa para garantizar que disponga de recursos suficientes para mantenerse en funcionamiento durante un período mínimo de 12 meses a partir de la fecha de aprobación de las cuentas. Además, debe considerar si existe alguna evidencia de que el valor de sus activos se haya deteriorado, por ejemplo, como resultado de la obsolescencia causada por cambios en el mercado o avances tecnológicos.
Si existe alguna incertidumbre sobre el rendimiento futuro de la empresa, podrían solicitarle que proporcione evidencia que respalde su evaluación de continuidad del negocio. Esto podría incluir resultados previstos y proyecciones de flujo de caja, pedidos de venta recibidos o detalles de nuevas fuentes de financiación. Proporcionar esta información lo antes posible garantizará que nuestro trabajo se complete con la mayor rapidez y eficiencia posible.
