Nuevo empleador
Para establecer un plan de pago según sus ingresos (PAYE) con HMRC, es necesario comunicarse con la línea de ayuda para nuevos empleadores al 0300 200 3211 o registrarse en línea a través del sitio web GOV.UK.
Como empleador, usted será responsable de gestionar el PAYE y calcular las contribuciones al Seguro Nacional (NIC). También deberá tener en cuenta ciertos pagos legales que podría tener que realizar ocasionalmente. Estos incluyen:
- Subsidio legal por enfermedad (SSP)
- pago legal por maternidad (SMP) y
- pago por paternidad legal ordinario (OSPP)
- pago parental compartido (ShPP).
Hay una gran cantidad de información disponible en el sitio web GOV.UK que detalla el funcionamiento de PAYE junto con calculadoras en línea a las que se puede acceder como parte de las herramientas PAYE básicas de HMRC .
Si lo solicita, HMRC le enviará varios folletos y tablas para que pueda realizar las deducciones y pagos pertinentes a sus empleados. Sin embargo, la mayoría de los empleadores utilizan las herramientas básicas de HMRC PAYE o un software equivalente.
Informes de información en tiempo real
Por lo general, se requiere que los empleadores o sus agentes envíen nóminas en línea con regularidad para cada período de pago durante el año, detallando los pagos y las deducciones realizadas a los empleados en la fecha en que se les pagan o antes
Puede encontrar orientación e información más detallada sobre cómo operar su nómina con información en tiempo real aquí o en nuestra hoja informativa de nómina con información en tiempo real.
¿Qué impuesto debo deducir?
Si utiliza las calculadoras proporcionadas en el sitio web de HMRC o un software equivalente, debería poder calcular los impuestos y las contribuciones al Seguro Nacional (NIC) adeudados por sus empleados.
El impuesto a pagar por cada empleado se calcula con base en su salario bruto, con una deducción por su salario exento de impuestos que refleje sus circunstancias particulares (utilizando su aviso de codificación y la fecha de pago). El resto del salario está sujeto a impuestos y se calcula utilizando las herramientas o el software de PAYE básico.
El impuesto generalmente se calcula de forma acumulativa, teniendo en cuenta las circunstancias del individuo durante el año fiscal hasta la fecha.
¿Qué pasa con las NIC?
Las contribuciones a la Seguridad Social (NIC) son pagaderas por el empleado y el empleador sobre el salario bruto del empleado correspondiente a una semana o mes fiscal específico y se calculan de forma no acumulativa. Las NIC pueden calcularse utilizando las herramientas básicas de PAYE de HMRC o un programa informático equivalente.
¿Cuándo se deben pagar los impuestos y las contribuciones a la Seguridad Social a HMRC?
El impuesto y la contribución al Seguro Nacional (NI) deben abonarse a HMRC antes del 19 del mes siguiente al pago. Los meses de declaración de impuestos van del 6 al 5 de cada mes, por lo que si un empleado recibió su pago el 25 de julio (mes fiscal comprendido entre el 6 de julio y el 5 de agosto), el impuesto y la NI deberán abonarse a HMRC antes del 19 de agosto.
Cualquier empleador puede pagar electrónicamente, si lo desea, aprovechando la fecha de pago electrónico habilitada del día 22 en lugar del día 19 habitual.
A los empleadores cuyos pagos mensuales promedio sean inferiores a £1,500 se les permite pagar trimestralmente en lugar de mensualmente.
Los grandes empleadores, con más de 250 empleados, deben pagar impuestos y otras deducciones electrónicamente.
Formularios que deberá completar
Necesitará completar los siguientes formularios o mantener los registros digitales equivalentes:
- Hoja de trabajo de deducciones P11
- Este formulario (o su equivalente generado por computadora) debe conservarse para cada empleado. En él se detallan sus salarios y deducciones para cada semana o mes del año fiscal.
- P60 Resumen de fin de año
- Este formulario debe completarse y entregarse a todos los empleados contratados en un año fiscal.
- P45 Detalles de la salida del empleado
- Este formulario debe entregarse a cualquier empleado que deje su trabajo y detalla las ganancias e impuestos pagados hasta el momento del año fiscal. Los nuevos empleados deben entregarle el formulario de su empleador anterior.
- Lista de verificación inicial
- Cuando un nuevo empleado se incorpore, deberá informar a HMRC para poder pagarle según el RTI. Parte de la información necesaria puede obtenerse del formulario P45 si el empleado tiene uno de un trabajo anterior.
Sanciones
HMRC impone sanciones a los empleadores que no:
- Realizar las presentaciones en línea a tiempo
- pagar los pasivos a tiempo
- mantener los registros necesarios
- Operar PAYE o NI correctamente
- realizar los pagos legales correctos
- Proporcionar a HMRC o a los empleados los formularios pertinentes a tiempo.
Es importante que los empleadores cumplan con todas las regulaciones.
Pensiones de inscripción automática
La afiliación automática obliga a los empleadores a afiliar automáticamente a los trabajadores a un plan de pensiones basado en el trabajo a partir de una fecha de inicio específica. Las principales obligaciones son:
- evaluar los tipos de trabajadores en la empresa
- Proporcionar un plan de pensiones de inscripción automática calificado para los trabajadores relevantes
- escribir a la mayoría de sus trabajadores explicándoles qué significa para ellos la inscripción automática en un plan de pensiones laboral
- Inscribir automáticamente a todos los "titulares de empleo elegibles" en el plan y pagar las contribuciones del empleador
- Completar la declaración de conformidad y mantener registros.
Puede encontrar más información sobre Pensiones – Inscripción Automática en la hoja informativa.
