Esta hoja informativa se centra en cuestiones relacionadas con el IVA relevantes para las pequeñas empresas. Su objetivo principal es destacar las áreas de riesgo comunes, ya que una mejor comprensión puede contribuir a reducir errores y minimizar las sanciones. Otro factor clave para lograr este objetivo es un buen registro de la información; de lo contrario, aumenta el riesgo de que la declaración del IVA se prepare con información incompleta o incorrecta.
Este aspecto no se analiza más a fondo aquí, pero se puede encontrar orientación útil en el sitio web GOV.UK.
Consulte nuestra hoja informativa 'Making Tax Digital for VAT' sobre el mantenimiento obligatorio de registros digitales y las declaraciones de IVA digitales.
Plazos de declaración y pago del IVA
Para las empresas que completan declaraciones trimestrales o mensuales, tanto la declaración del IVA como cualquier IVA a pagar normalmente deben presentarse a HMRC un mes y siete días después del final del período del IVA.
Cuando la fecha de vencimiento caiga en un fin de semana o día festivo, la empresa debe asegurarse de que la presentación de la declaración y el pago del IVA adeudado hayan llegado a HMRC a más tardar el último día hábil anterior a la fecha límite.
Impuesto de entrada
Cuando el IVA soportado sobre gastos es recuperable en una declaración de IVA, se denomina «impuesto soportado». Solo las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA sobre las compras siempre que:
- El gasto se incurre con fines comerciales
- la empresa es la destinataria del suministro de bienes o servicios
- Hay una factura de IVA válida para la compra.
Solo las empresas registradas a efectos del IVA pueden emitir facturas válidas. Por lo tanto, no se puede reclamar el IVA sobre bienes o servicios adquiridos a una empresa no registrada a efectos del IVA. Las facturas proforma no deben utilizarse como base para la recuperación del impuesto soportado, ya que esto podría dar lugar accidentalmente a una solicitud duplicada de recuperación del IVA.
La mayoría de los suministros para los que se solicita la recuperación del IVA deben estar respaldados por una factura de IVA válida. Por lo general, esta debe dirigirse al comerciante que solicita el impuesto soportado. Una lista muy limitada de suministros no requiere la presentación de una factura de IVA para respaldar la solicitud, siempre que el gasto total de cada suministro sujeto a impuestos sea igual o inferior a 25 £ (IVA incluido). Los ejemplos más prácticos son las tarifas de aparcamiento y ciertos peajes.
Sin embargo, los siguientes artículos comunes nunca atraen IVA y, por lo tanto, no hay IVA que reclamar: sellos, billetes de tren, avión y autobús, parquímetros de la calle y compras de comestibles en la oficina, como té, café y leche.
Propósito comercial
Esta es a menudo un área de discordia entre los contribuyentes y HMRC, ya que el IVA no es automáticamente recuperable simplemente porque lo haya pagado una persona registrada a efectos del IVA o porque la empresa haya pagado al proveedor.
Al evaluar si el uso que se da a los bienes o servicios constituye un uso comercial (a los efectos de establecer el derecho a deducir el IVA como impuesto de entrada), se debe tener en cuenta si el gasto se relaciona directamente con la función y operación del negocio o simplemente le proporciona un beneficio incidental.
Uso privado y no comercial
En muchas empresas, las finanzas personales y comerciales pueden estar estrechamente vinculadas y el impuesto de entrada puede reclamarse incorrectamente sobre gastos que se destinan total o parcialmente a fines privados o no comerciales.
Algunos ejemplos típicos de áreas de riesgo en las que es probable que se presenten reclamaciones pero que no satisfacen la prueba del "propósito del negocio" incluyen:
- Gastos relacionados con el alojamiento doméstico cuando no existe conexión comercial
- búsqueda de intereses personales como actividades deportivas y de ocio
- gastos en beneficio personal de directores/propietarios de empresas y
- gastos relacionados con actividades no comerciales.
Cuando el gasto tenga una finalidad mixta, tanto empresarial como privada, el IVA correspondiente generalmente debe prorratearse y solo se debe reclamar el componente empresarial. Se aplican normas especiales para ajustar el impuesto soportado reclamado sobre activos y existencias cuando los bienes inicialmente destinados a uso empresarial se destinan posteriormente a un uso alternativo.
Ejemplo
Inicialmente, se compran tres computadoras portátiles para la empresa y se recupera un IVA soportado de 360 libras. Posteriormente, el propietario de la empresa regala una a su hijo, por lo que deberá declararse un IVA a la Agencia Tributaria (HMRC) de 120 libras (1/3 x 360 libras)
Entretenimiento empresarial
El IVA no es recuperable en la mayoría de las formas de entretenimiento empresarial, aunque el IVA generado por el entretenimiento a empleados sí lo es. La definición de entretenimiento empresarial se interpreta ampliamente como cualquier tipo de hospitalidad brindada a alguien que no sea un empleado, lo que puede incluir los siguientes ejemplos:
- Gastos de viaje en los que incurren personas que no son empleados pero que son reembolsados por la empresa, como trabajadores autónomos y consultores
- Elementos de hospitalidad de ferias comerciales y eventos de relaciones públicas.
Regalos de empresa
Una entrega con IVA se produce siempre que se intercambian bienes comerciales, por lo que, en teoría, cualquier bien donado por una empresa generará un importe de IVA a pagar. La norma sobre regalos de empresa es que no se devengará el impuesto de repercusión por los regalos a la misma persona, siempre que el coste sin IVA de los regalos a esa persona no supere las 50 libras esterlinas en un período de 12 meses.
Si se supera el límite de £50, se debe pagar el IVA (impuesto repercutido) sobre el importe total. Se considera una entrega de bienes a efectos del IVA. En este caso, HMRC suele aceptar que la empresa pueda desestimar el IVA al comprar los bienes, lo que puede resultar más conveniente que tener que calcular el impuesto repercutido cada vez que se realiza una donación.
Las transacciones comerciales rutinarias que podrían verse afectadas incluyen cosas como:
- premios por largos servicios
- regalos de Navidad
- premios o incentivos para el personal de ventas.
Gastos de automóviles y automoción
Los errores en el impuesto soportado suelen ocurrir en relación con la compra o el arrendamiento de vehículos y, en general, con los gastos de automoción. Algunos aspectos clave son:
- Generalmente, se impide la recuperación del IVA sobre la compra de un automóvil, ya que se presupone su disponibilidad para uso privado y, por lo tanto, el vehículo no se destina exclusivamente a uso profesional. Esta prohibición no suele aplicarse a vehículos comerciales ni furgonetas, siempre que exista un componente de uso profesional.
- Cuando se alquila un vehículo en lugar de comprarlo, se bloquea la recuperación del 50 % del IVA sobre el coste del alquiler por la misma razón.
- Cuando una empresa proporciona combustible o kilometraje para automóviles, es necesario realizar ajustes para garantizar que solo se recupere el IVA correspondiente al componente empresarial del gasto. Existen diversos métodos, así que contáctenos si esto le resulta relevante.
Cuestiones relacionadas con el impuesto sobre la salida
Deudas incobrables
Vender bienes o servicios a crédito en el contexto económico actual puede conllevar un mayor riesgo. Incluso con procedimientos de control de crédito rigurosos, inevitablemente existirá el riesgo de incurrir en moras. Un proveedor normalmente debe contabilizar el impuesto sobre la renta al realizar la venta, incluso si el cliente nunca paga la deuda, por lo que existe el riesgo de doble desembolso.
La normativa del IVA no permite la emisión de una nota de crédito para cancelar el impuesto repercutido simplemente porque el cliente no paga. En cambio, si un cliente no paga, y siempre que el proveedor haya contabilizado el impuesto repercutido, se puede reclamar la recuperación del IVA como deducción por deudas incobrables seis meses después de la fecha de vencimiento de la factura.
Ejemplo
Una empresa suministra y factura bienes el 19 de octubre de 2022 con pago antes del 18 de noviembre de 2022 (es decir, un plazo de crédito normal de 30 días). Si la deuda no se liquida, la primera oportunidad de obtener una exención sería el 18 de mayo de 2023. La exención se incluiría en la declaración del IVA correspondiente a esta fecha, dependiendo del ciclo de declaración de la empresa.
El importe de la reclamación
El contribuyente solo puede solicitar una desgravación por el impuesto de salida cobrado originalmente y pagado a HMRC, independientemente de si el tipo de IVA ha cambiado posteriormente. La solicitud se realiza en la casilla 4 de la declaración de IVA, considerando el IVA no recaudado como un gasto empresarial adicional, en lugar de reducir el impuesto de salida.
El cliente
El cliente está obligado automáticamente a reembolsar a HMRC el IVA soportado reclamado en una compra si el proveedor permanece impago seis meses después de la fecha de suministro (o la fecha de vencimiento del pago, si es posterior). Los errores en este ámbito son tan comunes que los agentes de HMRC que realizan visitas han desarrollado un programa que les permite revisar los paquetes de contabilidad de Sage y listar los saldos del libro de compras con más de seis meses de antigüedad, lo que facilita la emisión de una liquidación para denegar el IVA reclamado.
¿Cómo prevenir el problema?
Las empresas más pequeñas (con una facturación anual inferior a 1,35 millones de libras) pueden tener derecho a unirse al Plan de Contabilidad de Caja, lo que significa que solo tendrán que contabilizar el IVA sobre las ventas cuando reciban realmente el pago del cliente.
Existe un claro beneficio en el flujo de caja, así como una deducción del IVA por deudas incobrables. La desventaja es que la contabilidad de caja solo permite a la empresa recuperar el IVA de los gastos en el momento del pago a los proveedores.
