Los gastos de viaje y estancia en que incurren los empleados o en nombre de ellos dan lugar a muchos problemas.
Destacamos a continuación las principales áreas a tener en cuenta para decidir si hay desgravaciones fiscales disponibles para viajes y dietas.
Empleados con un lugar de trabajo permanente
Muchos empleados tienen un lugar de trabajo al que asisten regularmente y realizan viajes ocasionales fuera de su lugar de trabajo habitual a un lugar de trabajo temporal. A menudo, un empleado viaja directamente desde su casa a un lugar de trabajo temporal y viceversa.
Un empleado puede reclamar una desgravación fiscal completa por los viajes de negocios realizados.
Viaje de negocios
Un viaje de negocios es aquel que implica viajar:
- de un lugar de trabajo a otro o
- de casa a un lugar de trabajo temporal o
- a casa desde un lugar de trabajo temporal.
Los desplazamientos entre el domicilio del empleado y su lugar de trabajo habitual no se consideran desplazamientos profesionales. Estos desplazamientos constituyen desplazamientos habituales y sus costes corren a cargo del empleado. El término "lugar de trabajo permanente" se define como un lugar al que el empleado asiste habitualmente. Se utiliza para definir un punto del trayecto para el desplazamiento habitual. El domicilio es el punto final habitual del trayecto para el desplazamiento habitual.
Ejemplo 1
Un empleado suele desplazarse en coche entre su domicilio en York y su lugar de trabajo habitual en Leeds. Este trayecto diario de ida y vuelta es de 77 kilómetros.
Un día en particular, el empleado conduce desde su casa en York hasta un lugar de trabajo temporal en Nottingham. Un viaje de ida y vuelta de 280 kilómetros.
El costo aquí corresponde al viaje realizado (280 kilómetros). Se podría aplicar una deducción por ese importe.
Ejemplo 2
Un empleado que normalmente conduce 64 kilómetros al norte para ir a trabajar debe realizar un viaje de ida y vuelta de 160 kilómetros al sur, hasta las instalaciones de un cliente. Su empleador le reembolsa el costo del viaje de 160 kilómetros.
Se podría aplicar una deducción por esa cantidad.
Pagos de subsistencia
Las dietas incluyen los gastos de alojamiento, comida y bebida mientras el empleado se encuentra fuera de su lugar de trabajo permanente. Los gastos de dietas se consideran específicamente un producto de los viajes de negocios y, por lo tanto, forman parte del coste de dichos viajes.
Anti-evasión
Es posible que algunos viajes entre un lugar de trabajo temporal y el hogar no califiquen para el alivio si el viaje realizado es "sustancialmente similar" al viaje realizado hacia o desde el lugar de trabajo permanente.
HMRC interpreta que "sustancialmente similar" es un viaje que utiliza las mismas carreteras o el mismo tren o autobús durante la mayor parte del trayecto.
Puestos temporales
Cuando un empleado es enviado lejos de su lugar de trabajo permanente durante muchos meses, el nuevo lugar de trabajo todavía se considerará un lugar de trabajo temporal si el desplazamiento es:
- se espera que dure menos de 24 meses, o
- Si se espera que dure más de 24 meses, se espera que el empleado pase menos del 40% de su tiempo de trabajo en el nuevo lugar de trabajo.
El trabajador deberá conservar su puesto de trabajo permanente.
Ejemplo 3
Edward trabaja en New Brighton. Su empleador lo envía a Wrexham un día y medio a la semana durante 28 meses.
Edward tendrá derecho a una exención. Cualquier desplazamiento de más de 24 meses seguirá siendo elegible, siempre que no se incumpla la regla del 40%.
Empleados en el sitio
Algunos empleados no tienen un lugar de trabajo fijo, sino que trabajan en varios lugares durante varios días, semanas o meses. Entre los empleados en obra se incluyen obreros de la construcción, inspectores de seguridad, consultores informáticos y personal de relevo.
Los gastos de viaje y manutención de un empleado que trabaja en el lugar de trabajo se pueden reembolsar libres de impuestos si se espera que el período que pase en el lugar sea, y realmente es, inferior a dos años.
Existen disposiciones contra la elusión para garantizar que el empleo se base realmente en el lugar de trabajo si se concede la subvención. Por ejemplo, los nombramientos temporales pueden quedar excluidos de la subvención si las funciones se desempeñan en ese lugar de trabajo durante la totalidad o la mayor parte de ese período de empleo. Esto tiene como objetivo principal evitar la manipulación del límite de 24 meses mediante nombramientos temporales recurrentes.
Otros empleados sin lugar de trabajo permanente
Citas de viaje
Para algunos empleados, viajar es parte integral de su trabajo. Por ejemplo, un vendedor ambulante que no tiene una base donde trabajar o a la que deba presentarse regularmente. Los gastos de viaje y manutención de este empleado son deducibles.
Empleados que trabajan desde casa
Algunos empleados trabajan en casa ocasionalmente, o incluso con regularidad. Esto no significa necesariamente que su hogar pueda considerarse un lugar de trabajo. Debe existir un requisito objetivo para que el trabajo se realice en casa y no en otro lugar.
Esto puede implicar que otro lugar se convierta en el lugar de trabajo permanente, por ejemplo, una oficina a la que el empleado asiste regularmente. Por lo tanto, cualquier gasto de desplazamiento entre el hogar y la oficina no se considerará un gasto admisible. Sin embargo, sí se permitirán los desplazamientos entre el hogar y los lugares de trabajo temporales.
Si no hay un lugar de trabajo fijo, el empleado se considera un empleado de obra. Por lo tanto, se le contabilizan todos los gastos, incluido el desplazamiento ocasional a la oficina del empleador.
El domicilio puede seguir considerándose lugar de trabajo según la prueba objetiva anterior. En tal caso, se permitirán los desplazamientos entre el domicilio y cualquier otro lugar de trabajo relacionados con el mismo empleo.
