Nuovo datore di lavoro
Per attivare un programma Pay As You Earn (PAYE) con HMRC è necessario contattare la New Employer's Helpline al numero 0300 200 3211 o registrarsi online tramite il sito web GOV.UK.
In qualità di datore di lavoro, sarai responsabile della gestione del PAYE e del calcolo dei contributi previdenziali nazionali (NIC). Inoltre, potresti dover effettuare periodicamente alcuni versamenti obbligatori di cui dovresti essere a conoscenza. Tra questi:
- indennità di malattia obbligatoria (SSP)
- indennità di maternità obbligatoria (SMP) e
- indennità di paternità ordinaria (OSPP)
- retribuzione parentale condivisa (ShPP).
Sul sito web GOV.UK è disponibile una vasta quantità di informazioni che descrivono in dettaglio il funzionamento del PAYE, insieme a calcolatori online a cui è possibile accedere come parte degli strumenti PAYE di base dell'HMRC .
Su richiesta, l'HMRC vi invierà diversi opuscoli e tabelle per consentirvi di effettuare le detrazioni e i pagamenti pertinenti ai vostri dipendenti. Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro utilizza gli strumenti PAYE di base dell'HMRC o software equivalenti.
Segnalazione di informazioni in tempo reale
In genere, i datori di lavoro, o i loro agenti, sono tenuti a presentare regolarmente online le buste paga per ogni periodo di paga durante l'anno, specificando i pagamenti e le detrazioni effettuati dai dipendenti entro la data in cui vengono pagati ai dipendenti.
Ulteriori informazioni e indicazioni dettagliate sulla gestione del tuo libro paga tramite Real Time Information sono disponibili qui o nella nostra scheda informativa Payroll Real Time Information.
Quali tasse devo detrarre?
Utilizzando i calcolatori forniti sul sito web dell'HMRC o un software equivalente, dovresti essere in grado di calcolare le tasse e i contributi previdenziali dovuti per i tuoi dipendenti.
L'imposta dovuta per un determinato dipendente viene calcolata sulla sua retribuzione lorda, con una detrazione per la retribuzione esente da imposte che riflette la sua situazione specifica (utilizzando la sua notifica di codifica e la data di pagamento). La parte restante della retribuzione è soggetta a imposta e viene calcolata utilizzando gli strumenti o il software Basic PAYE.
In genere, l'imposta viene calcolata su base cumulativa, tenendo conto delle circostanze del singolo individuo per l'anno fiscale in corso.
E le schede di rete?
I contributi previdenziali sono dovuti dal dipendente e dal datore di lavoro sulla retribuzione lorda del dipendente per una determinata settimana o mese fiscale e sono calcolati su base non cumulativa. I contributi previdenziali possono essere calcolati utilizzando gli strumenti Basic PAYE dell'HMRC o un software equivalente.
Quando bisogna pagare le tasse e i contributi previdenziali all'HMRC?
L'imposta e i contributi previdenziali devono essere versati all'HMRC entro il 19 del mese successivo al pagamento. Il mese fiscale va dal 6 al 5 del mese, quindi se un dipendente è stato pagato il 25 luglio (il mese fiscale va dal 6 luglio al 5 agosto), l'imposta e i contributi previdenziali dovranno essere versati all'HMRC entro il 19 agosto.
Qualsiasi datore di lavoro può pagare elettronicamente, se lo desidera, sfruttando la data di pagamento elettronico del 22 anziché del solito 19.
I datori di lavoro con pagamenti mensili medi inferiori a £ 1.500 possono effettuare pagamenti trimestrali anziché mensili.
I grandi datori di lavoro, con più di 250 dipendenti, devono pagare le tasse e altre detrazioni elettronicamente.
Moduli che dovrai compilare
Sarà necessario compilare i seguenti moduli o conservare i registri digitali equivalenti:
- P11 Foglio di lavoro sulle detrazioni
- Questo modulo (o un equivalente generato dal computer) deve essere conservato per ogni dipendente. In esso sono specificati la retribuzione e le detrazioni per ogni settimana o mese dell'anno fiscale.
- P60 Riepilogo di fine anno
- Questo modulo deve essere compilato e consegnato a tutti i dipendenti impiegati in un anno fiscale.
- P45 Dettagli del dipendente che lascia
- Questo modulo deve essere consegnato a qualsiasi dipendente che lascia l'azienda e riporta i guadagni e le tasse pagate fino a quel momento nell'anno fiscale. I nuovi dipendenti devono consegnare il modulo al precedente datore di lavoro.
- Lista di controllo iniziale
- Quando un nuovo dipendente inizia a lavorare, è necessario informare l'HMRC in modo da poterlo pagare tramite l'RTI. Alcune delle informazioni necessarie possono essere ricavate dal modulo P45, se il dipendente ne ha già uno da un precedente impiego.
Penalità
L'HMRC impone sanzioni ai datori di lavoro che non:
- effettuare le presentazioni online in tempo
- pagare le passività in tempo
- conservare i registri necessari
- utilizzare correttamente PAYE o NI
- effettuare i pagamenti obbligatori corretti
- fornire tempestivamente all'HMRC o ai dipendenti i moduli pertinenti.
È importante che i datori di lavoro rispettino tutte le normative.
Pensioni ad iscrizione automatica
L'iscrizione automatica impone ai datori di lavoro l'obbligo di iscrivere automaticamente i "lavoratori" a un regime pensionistico aziendale a partire da una "data di inserimento" specificata. Gli obblighi principali sono:
- valutare le tipologie di lavoratori nell'azienda
- fornire un regime pensionistico di iscrizione automatica qualificante per i lavoratori interessati
- scrivere alla maggior parte dei loro dipendenti spiegando cosa significa per loro l'iscrizione automatica a un fondo pensione aziendale
- iscrivere automaticamente tutti i "lavoratori idonei" al programma e pagare i contributi del datore di lavoro
- compilare la dichiarazione di conformità e conservarne i registri.
Ulteriori informazioni sulle pensioni – Iscrizione automatica sono disponibili nella scheda informativa.
