Essere amministratore fiduciario di un ente benefico è spesso considerato un onore e un'opportunità per restituire qualcosa alla comunità. Tuttavia, diventare amministratore fiduciario comporta un certo impegno e un certo livello di responsabilità che non vanno sottovalutati.
Che tu sia già un fiduciario di un ente di beneficenza, che si tratti di un progetto locale o di un nome noto, o che tu stia pensando di impegnarti, il ruolo di fiduciario ti impone una serie di responsabilità.
Di seguito descriviamo le principali responsabilità, con particolare attenzione ai requisiti contabili e di revisione contabile per gli enti di beneficenza scozzesi.
Sfondo
Il settore benefico in Scozia è generalmente supervisionato dall'Office of the Scottish Charity Regulator (OSCR), noto anche come "Scottish Charity Regulator". L'OSCR è un ente governativo non ministeriale che svolge la funzione di ente regolatore e di registro indipendente per gli enti benefici scozzesi.
L'OSCR svolge un ruolo importante nel settore della beneficenza ed è stato istituito per dare fiducia al pubblico nell'integrità degli enti di beneficenza e per aiutare i fiduciari degli enti di beneficenza a comprendere e rispettare i propri doveri legali.
Una parte fondamentale del lavoro dell'OSCR è fornire consulenza ai fiduciari. Molti consigli utili sono reperibili sul sito web , dove è presente una sezione dedicata ai doveri dei fiduciari degli enti di beneficenza .
Tipi di beneficenza
La principale normativa applicata dalle organizzazioni benefiche in Scozia è il Charities and Trustee Investment Act (Scotland) del 2005 ( la Legge del 2005 ). Le organizzazioni benefiche possono essere costituite in diversi modi, ma solitamente sono:
- costituita ai sensi del Companies Act 2006 o precedente (società di beneficenza a responsabilità limitata)
- costituita ai sensi della legge del 2005 attraverso il Regolamento sulle organizzazioni di beneficenza scozzesi del 2011 ('il Regolamento generale') (organizzazioni di beneficenza scozzesi costituite, SCIO); o
- creato da una dichiarazione di trust (enti di beneficenza non costituiti in società).
Ciascuna di queste organizzazioni benefiche deve registrarsi e depositare i propri conti presso l'OSCR; le società a responsabilità limitata sono inoltre registrate presso la Companies House.
Il tipo di ente di beneficenza determinerà la portata complessiva delle responsabilità di un fiduciario.
Chi è un fiduciario?
La legge del 2005 definisce i fiduciari come "persone che esercitano il controllo generale e la gestione dell'amministrazione di un ente di beneficenza". Questa definizione include tipicamente:
- per enti di beneficenza non costituiti in società e SCIO, membri del comitato esecutivo o di gestione
- per le società di beneficenza a responsabilità limitata, i direttori o i membri del comitato direttivo.
Gli enti di beneficenza devono sempre perseguire lo scopo benefico per cui sono stati creati ed è dovere di tutti i fiduciari garantirlo.
Limitazioni e responsabilità del fiduciario
Oltre alle responsabilità del fiduciario, possono essere applicate anche una serie di restrizioni. Queste mirano a prevenire conflitti di interesse tra gli interessi personali del fiduciario e i suoi doveri di fiduciario. In generale, queste restrizioni stabiliscono quanto segue:
- i fiduciari non possono beneficiare personalmente dell'ente di beneficenza, sebbene possano essere rimborsate le spese vive ragionevoli
- i fiduciari non dovrebbero essere retribuiti per il loro ruolo di fiduciari.
Esistono limitate eccezioni a questi principi, stabilite dalla legge del 2005. Qualora i fiduciari non agiscano con prudenza, legalmente o in conformità con il loro documento di governo, potrebbero trovarsi personalmente responsabili di qualsiasi perdita causata all'ente di beneficenza.
Responsabilità dei fiduciari
Le linee guida OSCR " Doveri del fiduciario dell'ente benefico " spiegano cosa significa essere un fiduciario. I fiduciari hanno la piena responsabilità dell'ente benefico e il dovere generale di agire nell'interesse dell'ente benefico. Ciò significa che devono:
- operare in modo coerente con gli scopi caritatevoli dell'ente di beneficenza
- rispettare la legge e le regole contenute nel documento di governo dell'ente di beneficenza
- agire con cura e diligenza
- gestire qualsiasi conflitto di interessi tra l'ente di beneficenza e qualsiasi persona o organizzazione che possa nominare i fiduciari dell'ente di beneficenza.
I fiduciari hanno il dovere di garantire che i fondi del loro ente benefico siano impiegati esclusivamente per il perseguimento dei suoi obiettivi di beneficenza. Devono essere in grado di dimostrarlo, quindi devono conservare una documentazione idonea a tale scopo.
I fiduciari di enti di beneficenza devono anteporre gli interessi dell'ente di beneficenza alle proprie esigenze o a quelle di eventuali parenti o interessi commerciali. Qualora si debba prendere una decisione in cui un'opzione sarebbe nell'interesse di un fiduciario e un'altra in quello dell'ente di beneficenza, un fiduciario deve assicurarsi che gli altri fiduciari siano a conoscenza del conflitto e non debbano prendere parte alla discussione o alla decisione.
Charity Trustee Duties fornisce anche informazioni su alcuni obblighi specifici contenuti nella legge del 2005. Le linee guida stabiliscono i doveri dei fiduciari:
- aggiornare i dettagli della tua organizzazione benefica : fornisci tutte le informazioni necessarie per mantenere aggiornato il registro delle organizzazioni benefiche scozzesi
- segnalazione all'OSCR – rispettare l'obbligo legale di fornire determinate informazioni all'OSCR in merito al monitoraggio annuale, alla contabilità di beneficenza e all'apporto di modifiche alla propria organizzazione di beneficenza
- tenuta e registrazione dei registri finanziari : tenere una corretta contabilità e preparare un rendiconto annuale e una relazione annuale che vengono esaminati esternamente e inviati insieme alla dichiarazione annuale all'OSCR
- raccolta fondi : prendi il controllo del modo in cui l'ente benefico raccoglie fondi
- fornire informazioni al pubblico.
Questi compiti sono condivisi da ogni singolo responsabile dell'ente benefico. Nessun singolo fiduciario (ad esempio il Presidente o il Tesoriere) ha maggiori responsabilità di qualsiasi altro fiduciario.
Requisiti contabili
La legge del 2005 richiede che le organizzazioni benefiche:
- tenere registri contabili completi e accurati (e i requisiti di fondi sono di particolare importanza in questo caso)
- preparare i conti dell'ente benefico e una relazione annuale sulle sue attività
- garantire che venga effettuato un audit o un esame indipendente
- presentare una dichiarazione annuale, una relazione annuale e i conti all'OSCR (e, per le società di beneficenza a responsabilità limitata, alla Companies House).
La misura in cui questi requisiti devono essere soddisfatti dipende generalmente dal tipo di ente benefico e dall'entità del reddito generato.
Requisiti di fondi
Un aspetto importante della contabilità per gli enti di beneficenza è la comprensione dei diversi "fondi" di cui un ente di beneficenza può disporre.
In sostanza, i fondi rappresentano le entrate dell'ente benefico e potrebbero esserci restrizioni su come determinati tipi di fondi raccolti possono essere utilizzati. Ad esempio, una donazione può essere ricevuta solo a condizione che venga utilizzata per uno scopo specifico.
È quindi responsabilità dei fiduciari garantire che tali fondi "vincolati" vengano utilizzati solo per lo scopo previsto.
Raccolta fondi
Anche la gestione e il controllo efficaci della raccolta fondi sono importanti responsabilità del fiduciario. Lo Scottish Fundraising Standards Panel supervisiona gli standard di raccolta fondi e gestisce i reclami relativi alla raccolta fondi per gli enti di beneficenza registrati in Scozia, in linea con il Codice di condotta per la raccolta fondi.
Il rapporto annuale
La relazione annuale è spesso un documento piuttosto completo, poiché la legislazione stabilisce la quantità minima di informazioni che devono essere incluse. La relazione generalmente include:
- una relazione dei fiduciari (che può fungere anche da relazione dei direttori e da relazione strategica, se richiesta per le società di beneficenza)
- una dichiarazione delle attività finanziarie per l'anno
- un conto economico per l'anno (per alcune società di beneficenza)
- un bilancio
- un rendiconto finanziario
- note ai conti (incluse le politiche contabili).
Requisiti di audit
Se un ente di beneficenza debba o meno sottoporsi a un audit dipenderà principalmente dall'entità del reddito ricevuto o generato e dalla fine dell'anno:
- tutte le organizzazioni di beneficenza il cui reddito supera le 500.000 sterline richiedono un audit
- Tutti gli altri enti di beneficenza richiedono un esame indipendente. Laddove vengano redatti conti di competenza, l'esaminatore indipendente deve essere adeguatamente qualificato.
Ci sono altri criteri da considerare, in particolare per quanto riguarda il patrimonio totale, e saremo lieti di discuterne più dettagliatamente con voi.
Requisiti di segnalazione
Esiste un quadro completo che determina come devono essere redatti i conti di un ente di beneficenza.
Gli enti di beneficenza non costituiti in società con un reddito inferiore a £ 250.000 possono preparare conti di entrate e pagamenti, a meno che il loro documento di governo non disponga diversamente.
Tutti gli altri enti di beneficenza devono redigere conti che mostrino una rappresentazione "veritiera e corretta" e sono denominati conti "di competenza". Per presentare una rappresentazione "veritiera e corretta", i conti devono generalmente rispettare i requisiti del Charities Statement of Recommended Practice (SORP). Il SORP è consultabile sul sito www.charitysorp.org e gli enti di beneficenza possono crearne una versione personalizzata in base alle proprie esigenze.
