Essere amministratore fiduciario di un ente benefico è spesso considerato un onore e un'opportunità per restituire qualcosa alla comunità. Tuttavia, diventare amministratore fiduciario comporta un certo impegno e un certo livello di responsabilità che non vanno sottovalutati.
Che tu sia già un fiduciario di un ente di beneficenza, che si tratti di un progetto locale o di un nome noto, o che tu stia pensando di impegnarti, il ruolo di fiduciario ti impone una serie di responsabilità.
Di seguito descriviamo le principali responsabilità, con particolare attenzione ai requisiti contabili e di revisione contabile.
Sfondo
Il settore benefico in Inghilterra e Galles è generalmente supervisionato dalla Charity Commission. La Commissione è un ente governativo che richiede la registrazione della maggior parte degli enti benefici.
La Commissione svolge un ruolo importante nel settore della beneficenza ed è stata istituita per dare al pubblico fiducia nell'integrità delle organizzazioni benefiche.
Tutte le organizzazioni benefiche devono dimostrare che i loro obiettivi sono di pubblica utilità, inizialmente come parte della procedura di candidatura alla Charities Commission e successivamente ogni anno al momento della preparazione del loro rapporto annuale.
Una parte fondamentale del lavoro della Commissione è fornire consulenza ai fiduciari. Molti consigli utili sono disponibili sul sito web della Commissione , dove è presente una sezione dedicata alla costituzione e alla gestione di un ente di beneficenza .
Tipi di beneficenza
Le organizzazioni benefiche possono essere create in vari modi, ma solitamente sono:
- costituita ai sensi del Companies Act 2006 o precedente (società di beneficenza a responsabilità limitata)
- costituita ai sensi del Charities Act 2011 (Organizzazioni di beneficenza costituite – CIO); o
- creato da una dichiarazione di trust (enti di beneficenza non costituiti in società).
Ciascuna di queste organizzazioni benefiche deve registrarsi e depositare i propri conti presso la Charity Commission, mentre le società a responsabilità limitata sono registrate anche presso la Companies House. La tipologia di organizzazione benefica determinerà l'entità delle responsabilità di un fiduciario.
Il Charities Act 2011 interessa tutte le organizzazioni benefiche.
Chi è un fiduciario?
Il Charities Act del 2011 definisce i fiduciari come "persone che esercitano il controllo generale e la gestione dell'amministrazione di un ente di beneficenza". Questa definizione include tipicamente:
- per enti di beneficenza non costituiti in società e CIO, membri del comitato esecutivo o di gestione
- per le società di beneficenza a responsabilità limitata, i direttori o i membri del comitato direttivo.
Limitazioni e responsabilità del fiduciario
Oltre alle responsabilità del fiduciario, possono essere applicate anche una serie di restrizioni. Queste mirano a prevenire conflitti di interesse tra gli interessi personali del fiduciario e i suoi doveri di fiduciario. In generale, queste restrizioni stabiliscono quanto segue:
- i fiduciari non possono beneficiare personalmente dell'ente di beneficenza, sebbene possano essere rimborsate le spese vive ragionevoli
- i fiduciari non possono essere dipendenti dell'ente di beneficenza.
Esistono limitate eccezioni a questi principi. Laddove i fiduciari non agiscano con prudenza, legalità o in conformità con il loro documento di governo, potrebbero essere ritenuti personalmente responsabili per qualsiasi perdita causata all'ente benefico.
Responsabilità dei fiduciari
La guida CC3a del CC, "Trustee di un ente di beneficenza: cosa comporta" spiega cosa significa essere un fiduciario e come diventarlo. I fiduciari hanno la piena responsabilità dell'ente di beneficenza e sono tenuti a:
- rispettare la legge e le regole contenute nel documento di governo dell'ente di beneficenza
- agire responsabilmente e solo nell'interesse dell'ente benefico
- usare ragionevole cura e competenza e
- prendere decisioni consapevoli, accettando consigli quando necessario.
La pubblicazione CC3 della Charity Commission , "The essential trustee: what you need to know", fornisce indicazioni più dettagliate sia per i nuovi amministratori fiduciari che per quelli già esistenti. Le linee guida definiscono i doveri e le responsabilità degli amministratori fiduciari in sei sezioni:
- assicurati che la tua organizzazione benefica stia portando avanti i suoi scopi per il bene pubblico
- rispettare il documento di governo della tua organizzazione benefica e la legge
- agire nel migliore interesse della tua organizzazione benefica
- assicurati che la tua organizzazione benefica sia responsabile
- gestire responsabilmente le risorse della tua organizzazione benefica
- agire con ragionevole cura e competenza.
Prima di agire come fiduciario di un ente benefico, è necessario assicurarsi di essere idonei. Il CC3a stabilisce chi può essere ritenuto idoneo a ricoprire la carica di fiduciario di un ente benefico e illustra le regole per l'esclusione automatica . Se si è esclusi dall'incarico di fiduciario di un ente benefico, non è possibile agire a meno che non si sia autorizzati a farlo tramite una deroga della Charity Commission.
I fiduciari hanno l'obbligo legale di garantire che i fondi del loro ente benefico siano impiegati esclusivamente per il perseguimento dei suoi obiettivi di beneficenza. Devono essere in grado di dimostrarlo, quindi devono conservare una documentazione idonea a tale scopo.
Raccolta fondi
Il Fundraising Regulator è stato istituito per rafforzare il sistema di regolamentazione delle organizzazioni benefiche e ripristinare la fiducia del pubblico nella raccolta fondi. I fiduciari devono essere a conoscenza dei requisiti del Codice di condotta per la raccolta fondi , che sono molteplici e diversificati.
Requisiti contabili
La maggior parte degli enti di beneficenza deve soddisfare determinati requisiti:
- tenere registri contabili completi e accurati (e i requisiti di fondi sono di particolare importanza in questo caso)
- preparare i conti di beneficenza e un rapporto annuale
- per garantire che venga effettuato un audit o un esame indipendente
- presentare una dichiarazione annuale, un rapporto annuale e i conti alla Charity Commission (e, per le società di beneficenza a responsabilità limitata, alla Companies House).
La misura in cui questi requisiti devono essere soddisfatti dipende generalmente dal tipo di ente benefico e dall'entità del reddito generato.
Requisiti di fondi
Un aspetto importante della contabilità per gli enti di beneficenza è la comprensione dei diversi "fondi" che un ente può avere. La gestione e il controllo efficaci della raccolta fondi sono una responsabilità fondamentale del fiduciario.
In sostanza, i fondi rappresentano le entrate dell'ente benefico e potrebbero esserci restrizioni su come determinati tipi di fondi raccolti possono essere utilizzati. Ad esempio, una donazione può essere ricevuta solo a condizione che venga utilizzata per uno scopo specifico.
È quindi responsabilità dei fiduciari garantire che tali fondi "vincolati" vengano utilizzati solo per lo scopo previsto.
Il rapporto annuale
La relazione annuale è spesso un documento piuttosto completo, poiché la legislazione stabilisce la quantità minima di informazioni che devono essere incluse. La relazione generalmente include:
- una relazione dei fiduciari (che può fungere anche da relazione dei direttori e da relazione strategica, se richiesta per le società di beneficenza)
- una dichiarazione delle attività finanziarie per l'anno
- un conto economico per l'anno (per alcune società di beneficenza)
- un bilancio
- un rendiconto finanziario
- note ai conti (incluse le politiche contabili).
Requisiti di audit
L'obbligo o meno di un audit da parte di un ente benefico dipenderà principalmente dall'ammontare del reddito percepito o generato e dalla chiusura dell'esercizio finanziario. Il limite di reddito varia a seconda del tipo di ente benefico, come segue:
- tutte le organizzazioni di beneficenza il cui reddito supera £ 1.000.000 in un anno finanziario richiedono un audit
- le organizzazioni di beneficenza (sia costituite che non costituite) richiedono un esame indipendente quando il loro reddito è compreso tra £ 25.000 e £ 1.000.000 nel loro anno finanziario
- se il reddito supera le £ 250.000, l'esaminatore indipendente deve essere adeguatamente qualificato.
Ci sono altri criteri da considerare, in particolare per quanto riguarda il patrimonio totale, e saremo lieti di discuterne più dettagliatamente con voi.
Requisiti di segnalazione
Esiste un quadro completo che determina come devono essere redatti i conti di un ente di beneficenza.
Gli enti di beneficenza non costituiti in società con un reddito inferiore a £ 250.000 possono preparare conti di ricevute e pagamenti.
Tutti gli altri enti di beneficenza devono redigere bilanci che forniscano una rappresentazione veritiera e corretta. Per raggiungere questo obiettivo, i bilanci devono generalmente rispettare i requisiti del Charities Statement of Recommended Practice (SORP).
Il SORP può essere consultato su www.charitysorp.org e le organizzazioni benefiche possono creare una versione personalizzata del SORP in base alle proprie circostanze.
