Il Regolamento del 2017 in materia di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e trasferimento di fondi (informazioni sul pagatore) (e successive modifiche) (il Regolamento) si applica a diverse attività commerciali, tra cui (tra gli altri) commercialisti e revisori dei conti, consulenti fiscali e commercianti di beni di valore elevato. Il Regolamento contiene requisiti procedurali dettagliati in materia di antiriciclaggio per i soggetti interessati.
L'HMRC ha ricevuto l'incarico di supervisionare i commercianti di beni di valore elevato. Di seguito descriviamo i principali requisiti previsti dal Regolamento e la procedura di registrazione.
Quali aziende sono interessate?
Le aziende che rientrano nella definizione di High Value Dealer (HVD) sono interessate dal Regolamento.
Un'attività è definita HVD quando commercia beni e accetta o effettua pagamenti in contanti per un importo pari o superiore a 10.000 € in qualsiasi valuta, incluso il caso in cui un cliente deposita denaro direttamente sul conto bancario dell'HVD o quando paga in contanti a terzi a beneficio dell'HVD. Ciò si applica sia che la transazione venga eseguita come transazione singola sia che venga effettuata in più rate collegate.
Sono incluse le attività che accettano o effettuano tali transazioni solo occasionalmente. Le attività che non accettano grandi quantità di denaro contante o non offrono servizi non sono interessate.
In genere le attività più colpite saranno quelle che commerciano beni di lusso o di alto valore, opere d'arte, automobili, gioielli e yacht.
Tuttavia, il regime si applica a chiunque accetti ingenti somme di denaro in cambio di beni e qualsiasi attività commerciale potrebbe potenzialmente essere registrabile.
Se un HVD non intende accettare pagamenti di valore elevato, dovrebbe disporre di una politica scritta in tal senso e assicurarsi che dipendenti e clienti ne siano a conoscenza.
Partecipanti al mercato dell'arte
Un operatore del mercato dell'arte è una persona che, a titolo professionale, commercia o funge da intermediario nell'acquisto o nella vendita di opere d'arte di valore superiore a 10.000 euro. Un operatore del mercato dell'arte è tenuto a registrarsi presso l'HMRC indipendentemente dalle modalità di pagamento; l'obbligo di registrazione non è limitato a coloro che effettuano o accettano pagamenti in contanti. La registrazione come operatore del mercato dell'arte è obbligatoria anche presso l'HMRC.
In che modo viene influenzata la mia attività?
Se la tua attività commercia merci e accetta o effettua pagamenti in contanti di importo elevato, sei tenuto a:
- mettere in atto sistemi antiriciclaggio in modo da poter identificare e prevenire il riciclaggio di denaro e segnalare eventuali transazioni sospette (vedere sotto)
- registrarsi presso HMRC
- pagare una quota annuale in base al numero di locali attraverso i quali si opera. È inoltre previsto un costo di iscrizione per le nuove registrazioni
- segnalare eventuali cambiamenti durante l'anno di immatricolazione
Se non sei sicuro di voler vendere beni a questo importo e non ti registri, sarai obbligato a rifiutare qualsiasi pagamento o rimborso in contanti equivalente a 10.000 € (o più) o a insistere per ottenere il pagamento tramite altri mezzi, come assegno, carta di credito o di debito.
Contesto dei requisiti
Perché è stato introdotto questo regime?
L'obiettivo del regime è quello di contribuire a proteggere la società e a combattere il riciclaggio di denaro e le attività criminali che ne sono alla base, tra cui il terrorismo.
Poiché i riciclatori di denaro hanno fatto ricorso a metodi più sofisticati per mascherare la provenienza dei loro fondi, sono diventate necessarie nuove leggi e normative volte a catturare i responsabili.
La legislazione primaria è contenuta principalmente nel Proceeds of Crime Act del 2002 e nel Terrorism Act del 2000, modificati dal Terrorism Act del 2006 e successivamente dal Counter-Terrorism Act del 2008.
I Regolamenti del 2017 (e successive modifiche) attuano la Quarta e la Quinta Direttiva UE in materia di antiriciclaggio, che mirano a migliorare e rafforzare ulteriormente il regime di contrasto al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. La Brexit non ha influito sull'applicazione di tali regolamenti.
Cos'è il riciclaggio di denaro?
Il riciclaggio di denaro è il processo mediante il quale denaro o altri beni ottenuti tramite attività illecite (proprietà criminali) vengono scambiati con denaro o altri beni "puliti", senza alcun collegamento evidente con la loro origine criminale.
Proprietà criminale
I beni di origine criminale rappresentano i proventi di condotte criminali. Ciò include qualsiasi condotta, ovunque si verifichi, che costituirebbe un reato se commessa nel Regno Unito. Non include solo, ad esempio, il traffico di droga, l'evasione fiscale, la frode, la falsificazione e il furto, ma anche qualsiasi altro reato commesso a scopo di lucro.
È importante quindi ricordare che il riciclaggio di denaro comprende i proventi di qualsiasi reato e non solo i reati più tradizionalmente associati, come il traffico di droga e la prostituzione.
Ai sensi della legislazione, tre sono i principali reati di riciclaggio di denaro che riguardano attività criminali e due reati di riciclaggio di denaro correlati:
- occultamento, mascheramento, conversione, trasferimento o rimozione (dal Regno Unito) di beni criminali
- stipulare accordi che facilitino l'acquisizione, la conservazione, l'uso o il controllo di beni criminali da parte o per conto di un'altra persona
- acquisizione, utilizzo o possesso di beni criminali
- mancata comunicazione di essere a conoscenza o sospettare o di avere ragionevoli motivi per sapere o sospettare che un'altra persona sia coinvolta in attività di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo
- rivelare che è stata effettuata una segnalazione di sospetto riciclaggio di denaro o che è in corso, o in fase di valutazione, un'indagine su reati di riciclaggio di denaro, laddove ciò possa pregiudicare un'indagine. Questa pratica è nota come "soffiata".
Gli HVD devono essere consapevoli di come queste azioni potrebbero influenzare la loro attività, ad esempio, poiché i proventi del crimine vengono spesi (o riciclati) all'interno della loro attività
L'importanza del regime
La legge impone sanzioni molto severe a chiunque sia coinvolto nel riciclaggio di denaro. I regolamenti impongono alle HVD di adottare procedure antiriciclaggio per proteggersi dagli abusi da parte dei riciclatori di denaro e dal rischio di procedimenti giudiziari.
Il processo di registrazione
Gli HVD si registrano presso l'HMRC tramite il servizio online. Se si dispone già di un account Government Gateway, si utilizzerà questo ID utente e password per accedere, altrimenti è possibile registrarsi come parte di questa procedura.
L'HMRC esaminerà la tua domanda, ma questo potrebbe richiedere fino a 45 giorni. Ricorda che non puoi accettare o effettuare pagamenti in contanti superiori a 10.000 € finché non sarai registrato. Riceverai un'e-mail quando verrà presa una decisione sulla tua domanda, ma dovrai accedere al tuo account per visualizzarla.
La registrazione è obbligatoria quando un'azienda:
- accetta o effettua pagamenti in contanti per un importo pari o superiore a 10.000 € per un'unica transazione o in rate collegate o
- prende una decisione politica per effettuare tali transazioni.
Ogni entità giuridica attraverso la quale viene gestita un'attività HVD deve essere registrata. È previsto un costo iniziale di £ 300 per la registrazione per ciascuno dei locali elencati nella domanda. Si applicano rinnovi annuali di £ 300 per locale. Il Regolamento del 2017 richiede test di approvazione del "personale chiave" per verificare la presenza di condanne penali rilevanti. Si tratta di un costo non rimborsabile di £ 40 a persona.
Le aziende che non si registrano potrebbero essere soggette a sanzioni civili se effettuano una transazione HVD.
Quali sono le politiche e le procedure antiriciclaggio richieste?
La tua azienda dovrebbe stabilire, rivedere e mantenere politiche e procedure relative a:
- due diligence del cliente
- valutazione e gestione del rischio
- il monitoraggio e la gestione della conformità
- segnalazione
- tenuta dei registri
- controllo interno
- la comunicazione interna di queste politiche e procedure.
Due diligence del cliente (CDD)
Gli HVD devono accertare l'identità di ogni cliente che effettua o riceve un rimborso in contanti per un importo totale pari o superiore a 10.000 € per una singola transazione o per transazioni collegate.
Per accertare l'identità, è necessario accertarsi che il cliente sia effettivamente chi dichiara di essere, ottenendo la prova del suo nome, indirizzo e data di nascita. Per ulteriori informazioni sulle procedure di CDD, consultare la scheda informativa sul riciclaggio di denaro e sui proventi di reato.
Valutazione del rischio
L'HVD deve effettuare una valutazione del rischio per identificare e valutare i rischi di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo a cui l'azienda è soggetta. È necessario annotare tale valutazione, insieme a tutte le informazioni di base utilizzate per effettuare tale valutazione (ad esempio, i paesi in cui si opera, i beni venduti, la natura della clientela, ecc.).
Nominare un individuo come responsabile della conformità
Il Regolamento richiede, laddove appropriato alle dimensioni e alla natura della vostra attività, che un membro del consiglio di amministrazione (o equivalente), o un dirigente senior, sia il responsabile del rispetto del Regolamento. L'HMRC, in qualità di organo di vigilanza, deve essere informata dell'identità di tale persona al momento della sua prima nomina e di eventuali cambiamenti successivi.
Nominare un responsabile incaricato della lotta al riciclaggio di denaro (MLNO)
Si tratta di un ruolo molto importante all'interno di un'azienda HVD e dovrebbe essere svolto da una persona con un livello di esperienza adeguato. Questa persona può anche essere il funzionario responsabile del rispetto delle normative e, anche in questo caso, l'HMRC deve essere informata della sua identità.
I ruoli principali dell'MLNO dovrebbero essere:
- stabilire le procedure necessarie per attuare i requisiti del Regolamento
- ricevere ed esaminare segnalazioni di possibili casi di riciclaggio di denaro da parte di altri soggetti coinvolti nell'attività
- decidere se segnalare alla National Crime Agency (NCA).
Istituire una funzione di audit indipendente per valutare la conformità
Gli HVD dovrebbero assicurarsi di verificare che le loro policy siano appropriate e vengano correttamente implementate. Ove necessario, dovrebbero essere apportate modifiche per garantire che tutto funzioni correttamente. Le organizzazioni più grandi dovranno raggiungere questo obiettivo istituendo una funzione di audit indipendente, ma le aziende più piccole potrebbero farlo con una verifica annuale interna o esterna delle loro procedure.
Selezionare i dipendenti rilevanti
Quando si assume nuovo personale che sarà coinvolto in qualsiasi aspetto della conformità ai regolamenti (ad esempio, accettare grandi pagamenti in contanti), l'HVD deve selezionarli per assicurarsi che abbiano le conoscenze e le competenze appropriate per il lavoro e per valutarne la condotta e l'integrità.
NCA
La NCA è l'organismo governativo a cui devono essere segnalati tutti i sospetti di riciclaggio di denaro tramite il sito web della NCA .
In alcuni casi, quando l'MLNO riceve una segnalazione interna di sospetto riciclaggio di denaro, la transazione non è ancora completata. In tali circostanze, è necessario seguire specifiche procedure NCA e attendere il consenso dell'NCA affinché la transazione venga effettuata.
Formare il personale
Tutto il personale a contatto con i clienti nell'azienda deve essere formato per essere consapevole di quanto segue:
- la legge sui reati di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo
- come riconoscere e gestire le transazioni sospette.
Il personale dovrebbe ricevere una formazione regolare su questo argomento e la formazione dovrebbe essere ripetuta per garantire che le conoscenze siano mantenute e che siano competenti nell'applicazione delle procedure di CDD. La formazione continua dovrebbe garantire che il personale sia consapevole delle mutevoli pratiche di riciclaggio di denaro.
Gestire il rischio
Gli HVD dovrebbero:
- avere un sistema in atto per registrare tutte le transazioni di 10.000 € o più nel loro sistema contabile e renderle identificabili
- avere politiche e procedure in atto per quanto riguarda l'accettazione di queste grandi transazioni.
Tenuta dei registri
I registri che devono essere conservati sono:
- una copia o i riferimenti alla prova dell'identità del cliente ottenuta secondo le procedure CDD
- le prove e i documenti giustificativi relativi ai rapporti commerciali e alle transazioni occasionali che sono oggetto di misure CDD o di monitoraggio continuo.
In relazione alla prova dell'identità di un cliente, le aziende devono conservare i seguenti registri:
- una copia dei documenti di identità accettati e delle prove di verifica ottenute, oppure
- riferimenti alla prova dell'identità di un cliente.
Per quanto tempo devono essere conservati i registri?
- La prova dell'identità del cliente deve essere conservata per 5 anni a partire dalla data in cui viene completata la transazione occasionale o termina il rapporto commerciale.
- I registri delle transazioni devono essere conservati per 5 anni a partire dalla data in cui la transazione è stata completata.
- Tutti gli altri documenti devono essere conservati per 5 anni a partire dalla data di cessazione del rapporto commerciale.
Devi essere in grado di rispondere rapidamente a una richiesta della polizia o di un altro investigatore competente riguardante un cliente o un ex cliente.
Mancato rispetto
Le imprese possono essere soggette a sanzioni civili per il mancato rispetto di un obbligo di registrazione. Non esiste un limite massimo all'importo della sanzione. Le sanzioni saranno di importo ritenuto adeguato ai fini dell'efficacia, della proporzionalità e della dissuasione.
Il mancato rispetto degli obblighi previsti dal Regolamento può comportare un'azione penale o una sanzione civile. La condanna ai sensi del Regolamento può comportare fino a due anni di reclusione e/o una multa illimitata.
