Sfondo
Ai sensi del Regolamento sull'orario di lavoro del 1998 (e successive modifiche), i lavoratori hanno diritto a ferie annuali retribuite di 5,6 settimane (28 giorni se il dipendente lavora cinque giorni a settimana). Questo diritto di base include i giorni festivi. Questo diritto alle ferie annuali è ora più simile a quello dei lavoratori di altri paesi europei, dove l'indennità di ferie è in genere più generosa. I lavoratori in Irlanda hanno diritto a 30 giorni; il minimo più alto è ad Andorra, con 45 giorni.
Pagamento delle ferie annuali
Un lavoratore ha diritto a essere retribuito per ogni periodo di ferie annuali a cui ha diritto, al tasso di una settimana di retribuzione per ogni settimana di ferie. Per i dipendenti con orario di lavoro normale, la retribuzione settimanale è la retribuzione dovuta per le ore base che il dipendente è tenuto a lavorare per contratto. Sono inclusi anche eventuali bonus o indennità contrattuali regolari (ad eccezione delle indennità di rimborso spese) che non variano in base alla quantità di lavoro svolto.
Laddove un lavoratore abbia una retribuzione variabile, la retribuzione settimanale si basa sulla retribuzione media settimanale. Per gli anni di ferie che iniziano prima del 1° aprile 2024, la media viene calcolata sulle 52 settimane precedenti, scontando le settimane in cui non è stata percepita alcuna retribuzione. Per gli anni di ferie che iniziano il 1° aprile 2024 o successivamente, è previsto un nuovo metodo di maturazione e il diritto alle ferie per questi lavoratori sarà calcolato come il 12,07% delle ore effettivamente lavorate in un periodo di paga.
Nel calcolo della paga settimanale, oltre alla paga base, potrebbero essere necessari alcuni elementi aggiuntivi.
In precedenza, la provvigione non era inclusa nel calcolo delle ferie retribuite; tuttavia, a seguito di una sentenza della Corte di Giustizia Europea (CGUE), confermata dalla Corte d'Appello, quando la provvigione è correlata al numero di vendite effettuate durante il lavoro, dovrebbe essere inclusa anche nel calcolo delle ferie retribuite. È stato presentato un ulteriore ricorso alla Corte Suprema, che non è stato accolto e i datori di lavoro saranno ora tenuti a conformarsi a tale sentenza.
Dovrebbero essere inclusi anche gli straordinari garantiti e non garantiti, insieme ai pagamenti regolari di straordinario volontario. La differenza tra straordinario non garantito e volontario è che il dipendente è obbligato a svolgere gli straordinari non garantiti se gli vengono offerti, ma può rifiutare quelli volontari. Laddove gli straordinari volontari siano irregolari o occasionali, non è necessario includerli, a meno che non si estendano per un periodo di tempo sufficiente su base regolare e/o ricorrente. Ciò include sia gli straordinari prestati regolarmente in determinati periodi dell'anno, ad esempio a Natale, sia quelli prestati frequentemente durante l'anno.
Questi elementi aggiuntivi devono essere inclusi solo per le quattro settimane di congedo obbligatorio previste dalla legge europea, che sono inferiori al minimo del Regno Unito di 5,6 settimane; possono essere esclusi per qualsiasi giorno aggiuntivo oltre a questo limite.
Ai sensi del Regolamento, le ferie annuali previste dalla legge non possono essere sostituite da un'indennità sostitutiva, salvo in caso di cessazione del rapporto di lavoro. In tali casi, è possibile effettuare un'indennità per le ferie non godute nell'anno di cessazione del rapporto. Può essere inoltre dovuto un'indennità per le ferie riportate a causa di maternità/adozione o malattia.
Richiesta di congedo
I dipendenti dovrebbero poter scegliere quando prendere parte del loro congedo, anche se molti datori di lavoro stabiliscono determinate condizioni, ad esempio che solo un certo numero di lavoratori possa prendere contemporaneamente un congedo o che i lavoratori non possano prendere più di un certo numero di giorni lavorativi consecutivi di ferie in una volta sola.
È comune che i datori di lavoro adottino una procedura per questi casi, che dovrebbe includere la procedura di notifica. Se questa viene esclusa, la norma prevede che un dipendente che richiede un periodo di congedo debba dare un preavviso di almeno il doppio della durata del congedo al proprio datore di lavoro. Un preavviso analogo deve essere fornito dal datore di lavoro se richiede al dipendente di usufruire del congedo in orari specifici.
Primo anno di impiego
I lavoratori maturano il diritto alle ferie annuali su base pro-rata durante il primo anno di impiego. Tale importo viene calcolato in relazione alla quota di anno di impiego lavorato. Pertanto, il diritto alle ferie annuali maturerà nel corso del primo anno di impiego del lavoratore in ragione di 1/12 del diritto annuale, a partire dal primo giorno di ogni mese. Se il calcolo non determina un numero esatto di giorni, la cifra verrà arrotondata per eccesso alla mezza giornata più vicina.
Congedi annuali e dipendenti part-time
In base al regolamento, attualmente il diritto alle ferie per i lavoratori part-time è di 5,6 settimane, ripartite in base alle ore lavorate.
Dal 1° aprile 2024, il calcolo verrà effettuato utilizzando il metodo di competenza del 12,07%, che includerà un adeguamento per i giorni festivi in base alle ore effettivamente lavorate, rendendo più semplice per i datori di lavoro calcolare e garantire la conformità.
La Corte di giustizia europea ha stabilito che è illegale per i datori di lavoro accumulare i pagamenti delle ferie annuali dei dipendenti; tuttavia, per gli anni di ferie che iniziano il 1° aprile 2024 o in data successiva, i datori di lavoro possono utilizzare la retribuzione delle ferie accumulata per i lavoratori con orari irregolari o part-time, anziché pagare la retribuzione delle ferie quando un lavoratore effettivamente prende le ferie annuali.
Diritto contrattuale alle ferie annuali
Un datore di lavoro può aumentare il diritto alle ferie annuali previste dalla legge di un lavoratore tramite un accordo contrattuale. In tal caso, eventuali ferie annuali aggiuntive non godute possono essere riportate all'anno di ferie successivo. Questa è spesso una questione a discrezione del datore di lavoro e dipenderà dai termini del contratto.
Maturazione delle ferie annuali durante il congedo di maternità e di adozione
Un dipendente continua ad accumulare il diritto alle ferie annuali previste dalla legge, pari a 5,6 settimane, e qualsiasi ulteriore diritto contrattuale alle ferie annuali durante il congedo di maternità ordinario (OML) e il congedo di maternità aggiuntivo (AML).
Malattia durante le vacanze
I dipendenti hanno ora il diritto di riclassificare le festività legali come congedo per malattia se si ammalano durante un periodo di ferie prestabilito. Ciò significa che hanno diritto a usufruire delle festività legali perse in un secondo momento. Se non sono in grado di usufruire del resto delle festività legali in quell'anno festivo, possono riportarle all'anno festivo successivo. Se offri più di 5,6 settimane di ferie all'anno, non sei tenuto a consentire a un dipendente di riclassificare eventuali ferie aggiuntive (contrattuali) come assenza per malattia. Tuttavia, dovrai garantire che possa usufruire dell'intero periodo di ferie legali in altri momenti. Se paghi l'indennità di malattia contrattuale, puoi ridurre al minimo la possibilità di abusi subordinando l'indennità di malattia contrattuale in queste circostanze alla notifica da parte del dipendente il primo giorno di malattia e, possibilmente, richiedendogli di presentare un certificato medico fin dal primo giorno di malattia.
I dipendenti in congedo per malattia possono chiedere al datore di lavoro di riclassificare la loro assenza come ferie per ricevere la retribuzione delle ferie. Se un dipendente in congedo per malattia non desidera usufruire delle ferie non godute prima della fine dell'anno di ferie in corso, dovrebbe essere autorizzato a riportarle all'anno di ferie successivo. I dipendenti che rientrano dal congedo per malattia possono usufruire delle ferie per l'anno in corso al loro rientro, ma, se non hanno tempo a sufficienza per usufruirne, dovrebbero essere autorizzati a riportarle all'anno di ferie successivo.
Recupero del pagamento in eccesso delle ferie
I contratti di lavoro dovrebbero specificare chiaramente che, se un dipendente usufruisce di più ferie di quelle a cui ha diritto durante l'anno di ferie, l'azienda avrà il diritto di recuperare l'indennità di ferie pagata in eccesso deducendola dalla retribuzione del dipendente. È consigliabile che l'azienda si consulti con il dipendente prima di procedere alla detrazione.
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