Acquisire nuovi clienti è un vantaggio per l'azienda, a meno che non siano inadempienti nei pagamenti. Se non si verifica che il cliente sia in grado di sostenere l'importo del credito concesso, avviare un'azione legale in caso di mancato pagamento può rivelarsi un processo lungo, laborioso e potenzialmente costoso.
Se il pagamento da parte del cliente non viene effettuato e i beni o servizi sono stati forniti, è probabile che il flusso di cassa sia sotto pressione. Garantire che i clienti paghino puntualmente semplificherà la gestione della tua attività.
Se non paghi i tuoi fornitori perché non sei stato pagato dai tuoi clienti, potresti danneggiare anche la loro attività. Questa non è solo una cattiva pratica commerciale, ma potrebbe essere considerata anche un atto di irresponsabilità sociale d'impresa. Tratta i tuoi fornitori come vorresti essere trattato dai tuoi clienti.
Fattori da considerare
La prima cosa da fare è conoscere il tuo cliente. Questo dovrebbe iniziare prima di acquisire un nuovo cliente e prima di riconoscergli qualsiasi merito. Il minimo indispensabile che dovresti sapere è:
- il nome esatto del cliente e l'indirizzo commerciale (si consiglia di utilizzare il servizio Companies House Webcheck)
- il tipo di struttura aziendale, ad esempio sono un commerciante individuale, una società di persone o una società a responsabilità limitata?
- nomi e indirizzi personali dei proprietari se la loro struttura non è costituita in società (si consiglia di verificare la carta intestata per supportare queste informazioni)
- contattare altri fornitori per ottenere referenze
- il loro rating creditizio tramite un'agenzia di credito.
Prima di fornire beni o servizi a qualsiasi cliente, assicurati di considerare quanto segue:
- discutere e concordare le condizioni di pagamento con il cliente prima di accettare l'ordine
- concordare i termini per iscritto
- rivedere qualsiasi documentazione del cliente in cui si tenta di modificare i termini di pagamento concordati
- negoziare e concordare le condizioni di pagamento con i fornitori prima di accettare l'ordine
- se c'è un divario tra i termini di pagamento del cliente e del fornitore, valutare se è disponibile un finanziamento per colmare il divario (ciò richiederà una comprensione della gestione del capitale circolante)
- produrre una previsione del flusso di cassa che copra tutte le entrate e le spese previste
- avere una politica standard in atto per garantire che le condizioni di pagamento non possano essere modificate senza l'autorizzazione appropriata
- assicurarsi di avere il diritto di applicare interessi di mora e interessi di mora sulle fatture.
Dopo aver fornito beni o servizi a un cliente, assicurati di:
- emettere fatture tempestivamente
- emettere fatture in modo accurato per garantire che tutti gli articoli siano inclusi ai prezzi indicati
- includere un numero di riferimento per l'ordine e quindi citarlo in caso di controversia
- avere tutto ciò che il cliente richiede sulla fattura
- avere una procedura per sollecitare le fatture
- avere una procedura per gestire le controversie
- tenere un registro delle controversie per accertare se si verificano controversie simili per i clienti
- assicurati che le tue fatture siano pienamente conformi alle normative HMRC ai fini IVA.
Considera i tuoi fornitori: trattali come vorresti essere trattato
Ricorda che non pagare puntualmente i tuoi fornitori è una cattiva abitudine aziendale e potrebbe comportare un calo del tuo merito creditizio. Dovresti:
- assicurati di avvisare i tuoi fornitori di eventuali controversie non appena si verificano
- pagare puntualmente assicurandoti che il registro dei tuoi creditori sia accuratamente invecchiato e
- Tieni aggiornati i tuoi fornitori su eventuali problemi che riscontri con i pagamenti puntuali.
Purtroppo alcune attività vanno "male", quindi potresti prendere in considerazione l'idea di stipulare un'assicurazione sul credito nei casi in cui l'attività:
- non sarebbe in grado di funzionare se i clienti chiave diventassero insolventi
- non ha i controlli in atto per accertare se un cliente rischia di diventare insolvente
- ha difficoltà a ottenere informazioni sui potenziali clienti
- ha bisogno di migliorare la gestione del credito
- sta valutando una nuova iniziativa di mercato.
Le aziende dovrebbero prendere in considerazione l'ottenimento di opzioni di factoring e finanziamento quando:
- non sono disponibili sufficienti riserve di liquidità per pagare puntualmente i fornitori
- l'azienda ha bisogno di crescere
- il livello di finanziamento a breve termine (inclusa qualsiasi linea di credito) è insufficiente
- il personale non possiede il giusto livello di competenze nella gestione del credito.
