Politica disciplinare e di licenziamento

Politica disciplinare e di licenziamento

Façade Creations Ltd si impegna a garantire un trattamento equo e trasparente di tutti i dipendenti. La presente Politica Disciplinare e di Licenziamento riassume le modalità con cui gestiamo i problemi di condotta e performance in linea con la legge del Regno Unito (incluso l'Employment Rights Act del 1996) e le linee guida ACAS. Incoraggiamo una comunicazione aperta e una risoluzione informale ove possibile, ma disponiamo di procedure chiare qualora sia necessario un intervento formale. La politica garantisce che ogni dipendente comprenda gli standard attesi e i propri diritti. Una breve panoramica di questa politica è fornita qui, mentre la versione completa è disponibile internamente per il personale.

Ambito e scopo

La presente politica si applica a tutti i dipendenti di Façade Creations Ltd. Il suo scopo è promuovere un ambiente di lavoro sicuro e produttivo, definendo standard di condotta chiari e procedure eque per la gestione di comportamenti scorretti o prestazioni insoddisfacenti. È stata concepita per essere pienamente conforme all'Employment Rights Act 1996, al Codice di condotta ACAS sulle procedure disciplinari e di reclamo e ad altre normative pertinenti (incluso l'Equality Act 2010). I nostri obiettivi sono affrontare i problemi in modo tempestivo e coerente, tutelare i diritti dei dipendenti e fornire una chiara procedura di ricorso. Codificando per iscritto la nostra procedura, rispettiamo il principio ACAS secondo cui "le norme e le procedure... devono essere stabilite per iscritto, essere specifiche e chiare". Tutti i dipendenti sono tenuti a familiarizzare con questi standard e procedure; i responsabili garantiranno la loro applicazione coerente.

Standard di condotta e di prestazione

I dipendenti sono tenuti a rispettare i più elevati standard di condotta professionale, sicurezza e integrità. Ciò include il rispetto di tutte le politiche aziendali (salute e sicurezza, qualità, riservatezza, ecc.), il trattamento rispettoso di colleghi e clienti e lo svolgimento delle proprie mansioni con competenza. Façade Creations Ltd fornisce un Codice di Condotta e Aspettative di Prestazione scritto che definisce i comportamenti accettabili (ad esempio, divieto di bullismo, discriminazione o molestie) e gli standard qualitativi appropriati per la progettazione e l'installazione di facciate in alluminio su misura. Queste regole sono state sviluppate con il contributo e la formazione dei dipendenti, come raccomandato da ACAS, in modo che tutti comprendano chiaramente i propri obblighi. Qualsiasi violazione delle regole aziendali, scarse prestazioni o cattiva condotta può essere affrontata attraverso questa politica.

Risoluzione informale (fase iniziale)

La maggior parte dei problemi o delle incomprensioni di minore entità possono essere risolti in modo informale. I manager dovrebbero inizialmente affrontare le problematiche relative alle prestazioni o alla condotta attraverso una conversazione di supporto o un colloquio di coaching ("una parola a bassa voce"), fornendo indicazioni o chiarimenti senza emettere richiami formali. Ciò potrebbe includere consigli verbali, formazione aggiuntiva o la definizione di obiettivi di miglioramento. Anche in questa fase, è opportuno redigere un breve verbale di qualsiasi discussione e del relativo esito, qualora fossero necessari interventi futuri. L'ACAS consiglia che "molte potenziali questioni disciplinari... possono essere risolte in modo informale"e sottolinea l'importanza di tenere traccia delle discussioni informali per garantire l'equità. Affrontando i problemi tempestivamente, miriamo ad aiutare i dipendenti a migliorare e a prevenire un'escalation. I dipendenti possono inoltre esprimere informalmente le proprie preoccupazioni al proprio manager in qualsiasi momento.

Procedura disciplinare formale

Quando le misure informali non risolvono il problema, o se la condotta scorretta è grave, si ricorre alla procedura disciplinare formale. Questa procedura si articola in diverse fasi, tutte condotte con equità, tempestività e coerenza. In ogni fase, l'Azienda:

• Condurre un'indagine approfondita per accertare i fatti senza ritardi irragionevoli.
• Informare per iscritto il dipendente del reclamo o del problema di prestazione e delle prove raccolte.
• Organizzare un'udienza disciplinare formale con preavviso sufficiente (vedere Indagine e avviso di udienza di seguito).
• Informare il dipendente del suo diritto a farsi accompagnare da un collega o da un rappresentante sindacale.
• Consentire al dipendente di presentare il proprio caso, rispondere alle prove e chiamare testimoni.
• Decidere su eventuali provvedimenti disciplinari solo dopo l'udienza, notificando per iscritto al dipendente la decisione e le relative motivazioni.

Questi passaggi rispecchiano i requisiti del Codice ACAS: "condurremo tutte le indagini necessarie... informeremo i dipendenti delle cause del problema e daremo loro l'opportunità di esporre le proprie ragioni", e seguiremo una procedura equa anche quando si prende in considerazione il licenziamento.

Indagine e sospensione

Una volta che la direzione decide che potrebbe essere necessario un provvedimento disciplinare formale, un investigatore imparziale raccoglierà tempestivamente i fatti. Ove possibile, l'investigatore non sarà la stessa persona che presiede l'udienza, per garantire l'obiettività. Le prove (documenti, dichiarazioni, ecc.) saranno raccolte ed esaminate. Se necessario, ad esempio se le accuse riguardano comportamenti criminali o problemi di sicurezza, al dipendente potrà essere imposta una breve sospensione retribuita, con revisione periodica e specificando che si tratta di una misura neutrale e non di una sanzione disciplinare. Il dipendente verrà informato per iscritto dell'avvio di un'indagine, con dettagli sufficienti sulle accuse per consentirgli di rispondere. Se viene convocata una riunione investigativa, il suo scopo è quello di raccogliere informazioni; in questa fase non viene adottato alcun provvedimento disciplinare. L'ACAS raccomanda che la sospensione "sia la più breve possibile" e soggetta a revisione, in modo da evitare ritardi ingiustificati.

Avviso di udienza

Se l'indagine indica la sussistenza di un caso disciplinare, al dipendente verrà inviata una comunicazione scritta relativa all'udienza disciplinare. Tale comunicazione indicherà la natura della condotta scorretta o del problema di rendimento, la data e l'ora dell'udienza e le copie di eventuali prove o dichiarazioni testimoniali che saranno prese in considerazione. Spiegherà inoltre i possibili esiti (ad esempio, richiamo, licenziamento) e ricorderà al dipendente il suo diritto, previsto dalla legge, di essere accompagnato. Questa comunicazione scritta consente al dipendente di preparare la propria risposta. L'ACAS raccomanda che tale notifica includa "informazioni sufficienti sulla presunta condotta scorretta... per consentire al dipendente di prepararsi". Fisseremo l'udienza senza indebito ritardo, concedendo al dipendente un tempo ragionevole per prepararsi.

Udienza formale

Durante l'udienza disciplinare, il responsabile (o il collegio) che conduce l'udienza illustrerà ogni accusa e presenterà le prove pertinenti. Il dipendente (e il suo eventuale accompagnatore) avranno piena opportunità di rispondere, fornire prove e interrogare i testimoni. Tutti dovrebbero fare il possibile per partecipare. L'udienza sarà condotta in modo imparziale e privato, e tutte le parti saranno trattate con rispetto e dignità. Secondo le linee guida dell'ACAS, il dipendente può essere accompagnato da un collega o da un rappresentante sindacale a qualsiasi udienza disciplinare formale in cui potrebbe derivare un avvertimento o un altro provvedimento. Se un accompagnatore non è disponibile all'orario proposto, l'udienza sarà posticipata fino a cinque giorni lavorativi, fino a un orario più opportuno proposto dal dipendente. Durante l'udienza, l'accompagnatore può intervenire, riassumere il caso e conferire a bassa voce con il dipendente, ma non rispondere alle domande per suo conto. Dopo aver ascoltato tutte le prove e le dichiarazioni, il responsabile aggiornerà la seduta (se necessario) per valutare le conclusioni.

Decisione e sanzioni disciplinari

Dopo l'udienza, la direzione deciderà se sussiste un caso da affrontare. In tal caso, sceglierà un provvedimento disciplinare appropriato e informerà il dipendente per iscritto. I possibili esiti includono: nessuna azione, un avvertimento verbale (registrato per iscritto), un avvertimento scritto, un ultimo avvertimento scritto, una retrocessione, una sospensione senza retribuzione (se il contratto lo consente) o il licenziamento. La scelta dipende dalla gravità della condotta scorretta o delle scarse prestazioni, dai precedenti del dipendente e dalla coerenza con la gestione di casi simili. Nella maggior parte dei casi, una condotta scorretta di lieve entità giustifica un primo avvertimento scritto; problemi persistenti o più gravi portano a un ultimo avvertimento; solo in caso di ulteriori comportamenti scorretti dopo l'ultimo avvertimento, di norma si procede al licenziamento. Se la prima infrazione è molto grave (ma non grave), il dipendente può ricevere immediatamente un ultimo avvertimento scritto.

Ogni ammonizione sarà redatta per iscritto e specificherà la natura del problema, il miglioramento o il cambiamento comportamentale richiesto, con una tempistica chiara, e le conseguenze del mancato miglioramento (incluso il possibile licenziamento). Indicherà inoltre per quanto tempo l'ammonizione rimarrà valida (ad esempio, 6 o 12 mesi) e quando scadrà. Copie degli ammonizioni vengono conservate in archivio, ma si considerano "scadute" dopo il periodo indicato, come da linee guida ACAS, in modo da non penalizzare i dipendenti a tempo indeterminato per errori passati.

La decisione di licenziamento sarà presa esclusivamente da un dirigente di livello superiore autorizzato, non dal responsabile che ha condotto l'udienza, a meno che non sia specificamente autorizzato a farlo. La comunicazione di licenziamento sarà fornita per iscritto e includerà le motivazioni del licenziamento, la data di cessazione del rapporto di lavoro, la retribuzione e il periodo di preavviso (se previsti) e le istruzioni per un eventuale ricorso. In caso di licenziamento per cattiva condotta, verrà fornito il preavviso previsto dalla legge o dal contratto (vedere Periodi di preavviso di seguito), a meno che la mancanza non costituisca una grave negligenza che giustifichi il licenziamento in tronco. Tutte le decisioni saranno comunicate il prima possibile e senza indebito ritardo dopo l'udienza.

Grave cattiva condotta

Alcune azioni sono così gravi (grave negligenza) da poter giustificare il licenziamento immediato anche alla prima infrazione. Esempi includono furto, frode, violenza fisica, grave insubordinazione o altre gravi violazioni della sicurezza o della fiducia. Façade Creations Ltd manterrà un elenco chiaro di ciò che considera grave negligenza (adattato al nostro settore), ma qualsiasi decisione richiede comunque un giusto processo. Come sottolinea l'ACAS, "un giusto processo disciplinare deve sempre essere seguito prima di procedere al licenziamento per grave negligenza". Se la grave negligenza viene accertata in udienza, la prassi normale è quella di licenziare senza preavviso o con il pagamento di un'indennità sostitutiva, come previsto dal contratto e dalla legge. Tuttavia, il dipendente riceverà comunque la lettera di esito e avrà il diritto di presentare ricorso, come indicato di seguito. I casi meno gravi di negligenza (non sufficientemente gravi da giustificare il licenziamento) comporteranno gli opportuni richiami come sopra indicato.

Condotta e prestazioni scorrette ripetute

Se, dopo un ultimo avvertimento scritto, il dipendente commette nuovamente la stessa condotta scorretta o non riesce a migliorare le prestazioni entro il tempo specificato, ciò comporterà in genere il licenziamento. Valuteremo tutte le circostanze (anzianità di servizio, precedenti, sincerità, miglioramenti apportati) per decidere se il licenziamento sia ragionevole. Per problemi di prestazioni (capacità), potremmo seguire una procedura parallela di valutazione delle capacità; tuttavia, se le prestazioni non migliorano nonostante il supporto, potremmo applicare questa politica disciplinare nella pratica, con particolare attenzione ai motivi di capacità (prestazioni). Se il dipendente si rifiuta semplicemente di partecipare (ad esempio, se ripetutamente non si presenta alle udienze senza una valida ragione), l'udienza può svolgersi in sua assenza e una decisione può essere presa sulla base delle prove disponibili.

Diritti e rappresentanza dei dipendenti

Durante tutto il processo, i dipendenti godono di diritti statutari e contrattuali che l'Azienda rispetterà. In particolare:

• Diritto di essere ascoltati: ai dipendenti verrà data piena opportunità di rispondere a qualsiasi accusa e presentare prove. Saranno informati sui fondamenti del reclamo e sulle prove a loro carico prima di qualsiasi decisione.
• Diritto all'accompagnamento: secondo la legge del Regno Unito, il dipendente può farsi accompagnare da un accompagnatore (un collega o un rappresentante sindacale) a qualsiasi riunione disciplinare o di appello formale. Verrà accolta una richiesta scritta di accompagnamento; se l'accompagnatore non può partecipare alla data prevista, l'udienza verrà posticipata di massimo cinque giorni lavorativi.
• Diritto a un giusto processo: il Codice ACAS ci impone di gestire le questioni "tempestivamente", "coerentemente" e con un'indagine ragionevole. Tutti i responsabili applicheranno la politica in modo imparziale. La fase di ricorso deve essere gestita da un responsabile diverso e imparziale, non precedentemente coinvolto.
• Diritto di ricorso: i dipendenti possono presentare ricorso contro qualsiasi provvedimento disciplinare formale, incluso il licenziamento, per motivi specifici (ad esempio, procedura ingiusta, nuove prove, sanzione sproporzionata). Il ricorso deve essere presentato per iscritto, specificandone i motivi. Fisseremo un'udienza di ricorso il prima possibile, ascoltata da un dirigente senior (o da un collegio) che non ha preso parte alla decisione originale. I dipendenti hanno nuovamente il diritto di essere accompagnati al ricorso. L'esito del ricorso sarà confermato per iscritto senza ingiustificato ritardo.
• Altre tutele legali: Ai sensi dell'Employment Rights Act 1996, la maggior parte dei dipendenti necessita di 2 anni di servizio per poter rivendicare un licenziamento ingiusto, ma i licenziamenti per determinate ragioni (ad esempio gravidanza/maternità, rivendicazione di diritti statutari, attività sindacali, azioni in materia di salute e sicurezza, segnalazione di illeciti) sono automaticamente considerati ingiusti indipendentemente dall'anzianità di servizio. Licenziare qualcuno esclusivamente a causa di una caratteristica protetta (ad esempio razza, sesso, disabilità) costituisce discriminazione illegale ai sensi dell'Equality Act 2010. La presente politica sarà applicata in modo non discriminatorio in ogni momento.
• Dichiarazione scritta dei motivi del licenziamento: I dipendenti con due anni di servizio (un anno se assunti prima dell'aprile 2012) hanno il diritto di richiedere una dichiarazione scritta dei motivi del licenziamento. Tale dichiarazione verrà fornita entro 14 giorni dalla richiesta scritta, come previsto dalla legge. Essa si aggiunge alla lettera di licenziamento consegnata al momento della cessazione del rapporto di lavoro.

Motivi di licenziamento

Ai sensi dell'articolo 98 dell'Employment Rights Act 1996, il licenziamento è legittimo solo se motivato da una delle seguenti ragioni (e se la procedura è stata equa): cattiva condotta, incapacità (abilità o salute), riduzione del personale, illegalità di legge o "qualche altra ragione sostanziale" (SOSR). Di seguito, illustriamo ciascuna di esse:

• Condotta scorretta: include qualsiasi violazione delle regole aziendali o comportamento inaccettabile. Questo include ritardi, maleducazione, violazioni della sicurezza, ecc. Le condotte scorrette di lieve entità comportano in genere avvertimenti; le condotte scorrette gravi o ripetute possono portare al licenziamento.
• Grave cattiva condotta: (vedi sopra) Comportamenti così gravi da giustificare il licenziamento immediato, ad esempio frode, violenza, grave negligenza, danno intenzionale. Il regolamento disciplinare aziendale elenca esempi di grave cattiva condotta.
• Capacità (Prestazioni/Malattia): se un dipendente non è realmente in grado di soddisfare i requisiti lavorativi a causa di competenze, formazione o problemi di salute a lungo termine, e sono stati offerti adeguati adattamenti o formazione, il licenziamento per capacità può essere considerato equo. Questo di solito segue una valutazione delle capacità o una valutazione della salute sul lavoro, con tentativi preliminari di piani di supporto. Un'assenza per motivi di salute prolungata o un'incapacità persistente di svolgere le proprie mansioni possono in ultima analisi portare a un licenziamento per giusta causa. Apporteremo adeguamenti ragionevoli per disabilità in conformità con l'Equality Act.
• Licenziamento per riduzione del personale: quando la posizione lavorativa del dipendente non è più necessaria (ad esempio, chiusura dell'azienda, riorganizzazione o cambiamento tecnologico), si applicano le procedure di licenziamento per riduzione del personale. Si tratta di una causa legittima di licenziamento se la posizione cessa effettivamente di esistere. Seguiremo le norme di legge in materia di licenziamento per riduzione del personale: consulteremo il personale interessato, utilizzeremo criteri di selezione equi, offriremo ruoli alternativi adeguati laddove disponibili e corrisponderemo l'indennità di licenziamento e il preavviso previsti dalla legge. Le linee guida dell'ACAS (Advisory, Conciliation and Arbitration Service) precisano che il licenziamento per riduzione del personale "è generalmente una forma di licenziamento quando una posizione non è più necessaria". Qualsiasi indennità o preavviso dovuto verrà corrisposto come previsto dalla legge.
• Restrizioni legali/statutarie: Se la prosecuzione del rapporto di lavoro viola un obbligo legale (ad esempio, un autista perde la patente o un professionista perde l'accreditamento), il licenziamento potrebbe essere necessario. Come spiega l'ACAS, ciò si verifica quando "il dipendente non può svolgere legalmente il proprio lavoro". Valuteremo innanzitutto alternative o un cambio di ruolo, se possibile.
• Altri motivi sostanziali (SOSR): questa categoria generica comprende altri motivi aziendali significativi che non rientrano nelle categorie precedenti. Esempi (come indicato da ACAS) includono la fine di un contratto a tempo determinato, pressioni da parte di terzi (ad esempio, un cliente chiave che si rifiuta di consentire la presenza di un dipendente) o una riorganizzazione al di fuori di un piano di licenziamento collettivo. I licenziamenti in questi casi richiedono una procedura equa e una giustificazione ragionevole.

Per tutti i licenziamenti, i dirigenti si assicureranno che il motivo sia autentico e comprovato. Il dipendente sarà sempre informato per iscritto del/i motivo/i del licenziamento. Se il motivo non rientra tra quelli sopra indicati, il licenziamento potrebbe essere automaticamente considerato ingiusto (ad esempio, licenziamento per appartenenza a un sindacato o per intentare un'azione legale). Tali motivi non saranno utilizzati e i dipendenti hanno il diritto di presentare ricorso se ritengono che il licenziamento sia stato effettuato per un motivo illegittimo.

Periodi di preavviso e retribuzione finale

A seguito di qualsiasi decisione di licenziamento (ad eccezione del licenziamento in tronco per grave inadempimento), i dipendenti hanno diritto al preavviso. Ai sensi dell'Employment Rights Act 1996, un dipendente con almeno un mese di servizio deve ricevere il preavviso previsto dalla legge: 1 settimana di preavviso se impiegato da 1 mese a 2 anni; e un'ulteriore settimana di preavviso per ogni anno di servizio dal 2° al 12° anno (fino a un massimo di 12 settimane). Qualora il contratto di lavoro preveda un periodo di preavviso più lungo, ci atterremo al periodo di preavviso contrattuale se questo è più generoso (il minimo legale non può essere ridotto). Il periodo di preavviso può essere lavorato (svolgendo le normali mansioni) o retribuito con un'indennità sostitutiva, a seconda del contratto e delle circostanze.

In caso di licenziamento per grave inadempienza, il rapporto di lavoro può essere risolto immediatamente senza preavviso o indennità sostitutiva, come previsto dalla legge e dal contratto. In ogni caso, la retribuzione finale, comprensiva delle ferie maturate e di qualsiasi altro diritto (al netto di eventuali detrazioni di legge), verrà elaborata tempestivamente.

Conservazione dei registri e riservatezza

Tutti i documenti relativi ai procedimenti disciplinari (verbali, lettere, richiami, lettere di esito) saranno conservati in modo confidenziale negli archivi delle Risorse Umane. ACAS consiglia ai datori di lavoro di "tenere una documentazione scritta di qualsiasi procedimento disciplinare o reclamo". Conserveremo tali documenti almeno per la durata del periodo di richiamo e in conformità con le normative sulla protezione dei dati. I documenti saranno trattati come dati personali sensibili e gestiti in conformità con il GDPR e la politica sulla privacy aziendale. Documentando ogni fase, garantiamo la trasparenza e tuteliamo gli interessi sia del dipendente che del datore di lavoro in caso di future controversie o ricorsi.

Revisione e ricorso

I dipendenti che desiderano contestare una decisione disciplinare devono farlo tramite la procedura di ricorso aziendale. I ricorsi devono essere presentati per iscritto entro il termine specificato nella lettera di decisione (in genere entro 5-10 giorni lavorativi dall'esito). Il ricorso deve indicare i motivi (ad esempio, errore procedurale, nuove prove, sanzione sproporzionata). Un'udienza di ricorso sarà fissata senza indebito ritardo, con un responsabile (o un collegio) non coinvolto nell'udienza originale. I dipendenti possono essere nuovamente accompagnati al ricorso. La decisione sul ricorso sarà definitiva e il dipendente verrà informato per iscritto dell'esito il prima possibile.

La presente politica sarà rivista periodicamente (almeno una volta all'anno) per garantirne la continua conformità alla legge e alle migliori prassi del Regno Unito. Eventuali aggiornamenti (ad esempio dovuti a modifiche legislative) saranno comunicati tempestivamente a tutto il personale.

Conformità legale e implementazione delle politiche

La presente Politica Disciplinare e di Licenziamento si basa sulla legge del Regno Unito e su linee guida autorevoli. Segue il Codice di Condotta ACAS in materia di disciplina e reclami (emanato ai sensi dell'articolo 199 del TULRCA del 1992), di cui i tribunali devono tenere conto. Il mancato rispetto del Codice ACAS può influire sulle sentenze del tribunale (fino a un aumento del 25% in caso di inadempimento irragionevole da parte del datore di lavoro, o una riduzione in caso di inadempimento da parte del dipendente). I dipendenti che ritengono che il Codice non sia stato rispettato possono citare il caso in tribunale, sebbene il rispetto di tali norme sia principalmente responsabilità dell'Azienda.

Ai sensi dell'Employment Rights Act 1996, Façade Creations Ltd riconosce che qualsiasi licenziamento deve essere motivato da una ragione potenzialmente valida e attuato in modo equo. Saremo coerenti: licenziare un dipendente per qualcosa che un altro dipendente ha fatto senza essere sanzionato sarebbe ingiusto. Non agiremo in modo severo, ingiusto o irragionevole. Come indicato da GOV.UK, garantiremo che ogni licenziamento sia giustificato, ragionevole e adeguatamente indagato.

Aderendo rigorosamente a questa politica, tuteliamo i diritti dei dipendenti e riduciamo i rischi legali. Ci impegniamo a promuovere un processo aperto in cui i dipendenti comprendano le accuse mosse a loro carico, possano difendersi e abbiano l'opportunità di migliorare. Per qualsiasi domanda su questa politica o per ulteriori chiarimenti, i dipendenti sono pregati di contattare le Risorse Umane.

Contattaci

Se avete domande o dubbi su questa politica, vi preghiamo di contattarci.

I nostri dati sono:

• E-mail: info@facadecreations.co.uk
• Indirizzo postale: 124 City Road, Londra, EC1V 2NX, Regno Unito
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Faremo del nostro meglio per rispondere tempestivamente e risolvere i tuoi problemi.

Ultimo aggiornamento: ottobre 2025