Per le spese dei dipendenti si applica un regime di esenzione.
Questa scheda informativa prende in esame la gestione e la rendicontazione delle spese e dei benefit dei dipendenti.
Il regime di esenzione
È possibile applicare un'esenzione alla rendicontazione delle spese dei dipendenti sui moduli P11D, purché siano soddisfatte le condizioni necessarie. In base all'esenzione, l'azienda deve accertarsi che il dipendente abbia diritto a una detrazione fiscale completa sulle spese rimborsate.
L'esenzione
Si applica un'esenzione che di fatto significa che le aziende non dovranno pagare tasse e contributi previdenziali sulle spese pagate o rimborsate, né dichiararle nel modulo P11D. L'esenzione impone ai datori di lavoro l'onere di determinare se le spese dei dipendenti siano completamente deducibili ai fini fiscali.
Tipi di spese
Le principali tipologie di spese a cui si applica l'esenzione sono:
- spese di viaggio e di soggiorno
- tariffe e abbonamenti
- spese di intrattenimento aziendale.
Tutte le altre spese non deducibili sono comunque dichiarabili nel P11D e/o soggette al PAYE (ed eventualmente al NIC). I dipendenti possono richiedere agevolazioni fiscali per le spese aziendali non rimborsate.
L'esenzione non si applica alle spese o ai benefit previsti da un accordo di rinuncia salariale pertinente. Ciò include qualsiasi accordo in cui un dipendente rinuncia al diritto di percepire guadagni in cambio di pagamenti di spese esenti da imposte o in cui l'entità dei suoi guadagni dipende dall'importo di qualsiasi pagamento di spese.
Condizioni del regime
Affinché una spesa rimborsata a un dipendente possa essere considerata esente, il datore di lavoro deve mettersi nei panni del dipendente. Il datore di lavoro si chiede quindi: quella spesa avrebbe avuto diritto a una detrazione fiscale completa per il dipendente (se non fosse stato esente)?
Un datore di lavoro dovrebbe considerare:
- definire una politica aziendale in merito al tipo di spese rimborsabili e alla necessità che tali spese siano ragionevoli
- che richiede la compilazione di un modulo standard di richiesta di rimborso spese
- la necessità che ogni richiesta di rimborso spese sia supportata da una ricevuta
- effettuare controlli sulle richieste di rimborso spese
- richiedendo a una persona di alto livello di autorizzare le richieste.
E per quanto riguarda le tariffe di scala?
In determinate circostanze, le norme consentono il pagamento o il rimborso di importi basati su tariffe a scala, anziché sui costi effettivi sostenuti dal dipendente. Le tariffe a scala riguardano generalmente le spese di viaggio e di soggiorno e consistono in importi arrotondati ammissibili per circostanze specifiche.
I datori di lavoro possono utilizzare due tipi principali di tariffe scalari:
- tassi di riferimento e
- tariffe “su misura”.
tassi di riferimento
Le tariffe di riferimento sono un insieme di importi massimi di rimborso per i pasti. Questi importi arrotondati possono essere utilizzati dai datori di lavoro per il pagamento o il rimborso delle spese dei dipendenti, qualora siano soddisfatti i requisiti di ammissibilità.
Tali tariffe si applicano solo se il dipendente sostiene spese nel corso di "viaggi di lavoro qualificanti" come segue:
- un'indennità pasto al giorno, pagata per un viaggio qualificante, il cui importo non superi:
- £5 se la durata del viaggio qualificante in quel giorno è di 5 ore o più
- £ 10 se la durata del viaggio qualificante in quel giorno è di 10 ore o più, oppure
- £ 25 se la durata del viaggio qualificante in quel giorno è di 15 ore o più ed è in corso alle 20:00 o
- un'indennità pasto aggiuntiva non superiore a £ 10 al giorno, pagata quando viene pagata un'indennità pasto a. o b. e il viaggio qualificante per il quale viene pagata tale indennità è in corso alle 20:00.
Tariffe personalizzate
Si tratta di tariffe negoziate e concordate specificamente per iscritto con l'HMRC. Se l'azienda desidera pagare tariffe personalizzate per pasti o altre tipologie di spese, può presentare domanda all'HMRC.
L'HMRC ha rilasciato un modulo specifico: PAYE: esenzione dalle spese e dai benefici dei datori di lavoro
Controllo
Non è necessario richiedere ricevute quando si effettuano pagamenti ai dipendenti per il sostentamento utilizzando le tariffe di riferimento. Questo vale per le indennità pasto standard pagate per viaggi qualificati e per l'alloggio all'estero e le tariffe di sostentamento. I datori di lavoro devono comunque assicurarsi che i dipendenti effettuino viaggi qualificati.
Le regole del sistema di controllo vengono allentate e l'obbligo per i datori di lavoro di verificare le ricevute quando effettuano pagamenti ai dipendenti per il sostentamento utilizzando le tariffe di riferimento viene rimosso. Questo vale per le indennità pasto standard pagate per viaggi qualificati e per l'alloggio all'estero e le tariffe di sostentamento. I datori di lavoro devono comunque assicurarsi che i dipendenti effettuino viaggi qualificati.
Le tariffe per l'alloggio e il soggiorno all'estero sono trattate allo stesso modo delle tariffe di riferimento. I datori di lavoro devono solo assicurarsi che i dipendenti intraprendano viaggi qualificanti.
L'HMRC ha pubblicato delle linee guida sui sistemi di controllo che si aspetta che i datori di lavoro adottino. Possiamo assistervi in questa questione o nella richiesta di tariffe personalizzate. Contattateci per maggiori informazioni.
Tariffe chilometriche aziendali
Le principali spese di viaggio e soggiorno per molti dipendenti sono costituite dall'utilizzo della propria auto o furgone per viaggi di lavoro. Molti datori di lavoro e i loro dipendenti utilizzano le indennità chilometriche previste dalla legge, note come "pagamenti autorizzati per indennità chilometriche" (AMAP). Si tratta di importi forfettari che i datori di lavoro possono versare ai dipendenti che utilizzano il proprio veicolo per viaggi di lavoro. Per auto e furgoni, la tariffa forfettaria è di 45 pence per miglio fino a 10.000 miglia nell'anno fiscale e di 25 pence per miglio oltre tale limite.
Gli AMAP costituiscono un regime statutario separato e non rientrano nel nuovo regime di esenzione.
Per i veicoli forniti dal datore di lavoro, le tariffe consigliate per il carburante possono essere utilizzate per rimborsare i costi di carburante sostenuti per viaggi di lavoro. Queste tariffe consigliate per il carburante vengono aggiornate trimestralmente durante ogni anno fiscale.
Spese di viaggio qualificanti
Il viaggio di lavoro è una condizione necessaria affinché le spese di viaggio e di soggiorno siano considerate esenti (e anche ai fini dell'applicazione delle tariffe chilometriche aziendali per auto e furgoni). Un viaggio di lavoro è un viaggio che comporta:
- da un posto di lavoro all'altro o
- da casa a un posto di lavoro temporaneo o viceversa.
Tuttavia, gli spostamenti tra l'abitazione di un dipendente e il luogo di lavoro che frequenta regolarmente non sono considerati spostamenti di lavoro. Questi spostamenti rientrano nel "normale tragitto casa-lavoro" e il luogo di lavoro è spesso definito come sede di lavoro permanente. Ciò significa che le spese di viaggio sono a carico del dipendente.
Il termine "luogo di lavoro temporaneo" indica che il dipendente frequenta il luogo per un periodo di tempo limitato o per uno scopo temporaneo. Tuttavia, alcuni spostamenti tra un luogo di lavoro temporaneo e la propria abitazione potrebbero non dare diritto all'esenzione se il viaggio effettuato è "sostanzialmente simile" al viaggio effettuato da o per il luogo di lavoro permanente. "Sostanzialmente simile" è interpretato dall'HMRC come un viaggio che utilizza le stesse strade o lo stesso treno o autobus per la maggior parte del tragitto.
I dipendenti possono scegliere tra diverse tipologie di viaggio, quindi è fondamentale assicurarsi che si tratti di un viaggio di lavoro, soprattutto perché il termine "spese di viaggio" include i costi effettivi del viaggio, insieme a eventuali spese di sussistenza e altri costi associati sostenuti per effettuare il viaggio, come pedaggi o pedaggi stradali.
