Di tanto in tanto, le principali frodi e i fallimenti aziendali finiscono sulle prime pagine dei giornali, molti dei quali di grande portata e con cifre davvero spettacolari.
Considerate le pressioni attuali che stiamo ancora affrontando a causa di un'economia lenta, delle sfide legate alle difficoltà nel rinnovare i finanziamenti, della sfida nel raggiungere gli obiettivi, persino nel semplice pagamento delle fatture dei fornitori, diventa facile vedere che il rischio di frode per le aziende di tutte le dimensioni è aumentato in modo significativo.
Le problematiche associate alle frodi ampiamente pubblicizzate possono sembrare lontane dalla vostra attività, ma la semplice verità è che le frodi possono colpire aziende di tutte le dimensioni. Che abbiate un piccolo team o una forza lavoro numerosa, questa scheda informativa vi aiuterà a comprendere meglio i fattori che indicano una frode. Illustra inoltre le misure di difesa che potete implementare per ridurre al minimo il rischio all'interno della vostra azienda.
Non potrebbe succedere qui
È facile pensare che la frode sia qualcosa che "non potrebbe o non vorrebbe accadere qui". Tuttavia, mentre le grandi aziende dispongono delle risorse per implementare quelli che sperano siano sistemi di controllo interno efficaci per prevenire le frodi, le piccole e medie imprese spesso devono fare affidamento su un piccolo team di persone di cui si fidano. Senza dubbio, vi verrà in mente una manciata di dipendenti chiave di cui non potreste immaginare di fare a meno! In tantissime occasioni i datori di lavoro hanno affermato: "Lui/Lei (il truffatore) era il mio dipendente di cui mi fidavo di più".
Una delle principali difficoltà che le piccole imprese devono affrontare è la mancanza di opzioni per la separazione delle mansioni. I singoli individui devono svolgere più ruoli e questo può aumentare le opportunità e le possibilità di commettere frodi; per alcuni, la tentazione può essere troppo forte.
Aree in cui possono verificarsi frodi
Sebbene la natura precisa di una frode dipenda dalla natura dell'attività e dalle opportunità offerte a un potenziale truffatore, esistono diverse aree comuni in cui può verificarsi una frode.
Dipendenti che abusano della loro posizione
La maggior parte delle frodi ha un impatto sul conto economico, dove le spese sono sovrastimate o i ricavi sottostimati. Le frodi in questo caso possono variare da poche sterline di spese manipolate, in cui nessuno controlla la documentazione giustificativa o verifica se la richiesta presentata sia ragionevole, a frodi più significative. Queste potrebbero riguardare la creazione di fornitori fittizi e la produzione di fatture false, o un dipendente che approva gli acquisti lavorando in collusione con un fornitore.
Si potrebbe anche verificare un abuso di posizione quando un'azienda richiede una gara d'appalto. In questo caso, si corre il rischio di "tangenti" quando i soggetti coinvolti nella gara accettano tangenti o incentivi da potenziali fornitori. Ciò potrebbe comportare la firma di contratti inefficienti, magari per beni di dubbia qualità.
Gli importi individuali coinvolti in questi tipi di frode potrebbero non essere elevati, quindi passano inosservati per un certo periodo. Tuttavia, con il passare del tempo, gli importi coinvolti possono diventare significativi. Molti truffatori acquisiscono sicurezza e le cifre coinvolte aumentano man mano che diventano "avidi". Naturalmente, le frodi su larga scala hanno maggiori probabilità di essere scoperte e l'avidità gioca spesso un ruolo nell'identificazione e nella cattura dei truffatori.
Tuttavia, il tempo impiegato per individuare le frodi è fondamentale. Può fare la differenza per il flusso di cassa, poiché le frodi prosciugano le risorse aziendali necessarie per crescere.
I fornitori ne approfittano
Laddove un'azienda disponga di procedure di controllo e verifica scarse o carenti, un fornitore potrebbe accorgersene e trarne vantaggio. Ad esempio, potrebbero essere effettivamente consegnati meno articoli di quelli indicati nella bolla di consegna. Le fatture potrebbero includere quantità o prezzi superiori a quelli consegnati e concordati.
Ciò evidenzia l'importanza di controllare sia le bolle di consegna sia le fatture e di intervenire tempestivamente per individuare eventuali discrepanze.
Altre aree a rischio
Il furto di informazioni riservate, come elenchi di clienti o proprietà intellettuali come un processo industriale, potrebbe causare problemi incalcolabili a un'azienda se questi dati vengono rubati da dipendenti scontenti. Ci sono stati persino casi di copia di questi dati su uno smartphone!
Le informazioni potrebbero anche essere vulnerabili ad attacchi esterni. I progressi tecnologici impongono alle aziende di considerare i rischi legati all'IT. Oggigiorno si ritiene spesso che il computer abbia sempre ragione, quindi di conseguenza vengono generalmente eseguiti meno controlli manuali all'interno dell'organizzazione.
Alcune tipologie di organizzazioni sono maggiormente a rischio di frode, ad esempio quelle che operano in contanti possono essere più vulnerabili a causa delle difficoltà nell'implementare controlli efficaci sulla liquidità. Analogamente, le aziende che trattano beni di consumo attraenti sono maggiormente a rischio.
Esempi
JF Bogus & Sons
Potresti pensare che questo non ti possa mai accadere, ma se il tuo contabile di fiducia ti presenta una fattura e un assegno da firmare, quanto attentamente esamini la fattura? L'importo potrebbe essere relativamente piccolo ed è ovviamente corredato da una fattura. Devi firmare l'assegno in fretta perché domani non sarai in ufficio e sono le 17:15. Il tuo contabile compilerà la riga del beneficiario prima che l'assegno venga inviato.
In definitiva, i dati di fine anno non sembrano del tutto corretti e le indagini successive individuano fatture mancanti e, infine, che il contabile ha intestato questi assegni a se stesso.
Vita sportiva!
I controlli delle scorte sono stati messi alla prova nel settore dell'abbigliamento e delle attrezzature sportive, evidenziando troppe discrepanze tra le scorte computerizzate e quelle effettivamente conteggiate a fine anno. Le differenze non potevano essere spiegate e alla fine si è ricorso alla sorveglianza per monitorare il magazzino.
Un filmato rivelatore mostra gli addetti alle pulizie che aggiungono mazze, palline e attrezzature varie ai sacchi della spazzatura che vengono rimossi ogni sera!
Anche le aziende in rapida crescita potrebbero essere più vulnerabili alle frodi. Quando sia le risorse aziendali sia i dirigenti sono impegnati al massimo delle loro capacità, è ancora più difficile mantenere una visione d'insieme. Gli indicatori di frode potrebbero passare inosservati.
Qualcuno sa dove si trova Sid?
Immaginate la sorpresa del direttore di un'azienda manifatturiera locale quando, dopo aver distribuito le buste paga ai suoi dipendenti, ne sono rimaste due! Il suo responsabile finanziario, che non aveva mai saltato la consegna, si era ammalato e non era riuscito a presentarsi al lavoro. Successive indagini hanno rivelato che per un certo periodo questo membro del personale, di cui si fidava molto, aveva creato dipendenti fittizi e aveva versato gli stipendi sul proprio conto corrente.
Guida in dieci passaggi per prevenire e rilevare le frodi
Considerata l'ampia gamma di frodi che possono essere commesse, quali misure puoi adottare per ridurre al minimo il rischio di frodi all'interno della tua organizzazione? Ecco i nostri dieci migliori consigli per individuare e prevenire le frodi.
- Inizia reclutando le persone giuste per lavorare nella tua organizzazione. Assicurati di controllare attentamente le referenze e di verificare che anche il personale temporaneo venga esaminato attentamente, soprattutto se destinato a lavorare in aree chiave.
- Assicuratevi di avere una politica chiara secondo cui le frodi non saranno tollerate all'interno dell'organizzazione e assicuratevi che questa venga comunicata a tutto il personale.
- Considera quali aree della tua organizzazione potrebbero essere a rischio, quindi pianifica e implementa misure di difesa appropriate. Concentrati sulle aree da cui proviene la maggior parte dei tuoi ricavi e dove si concentra la maggior parte dei tuoi costi. Sviluppa alcuni semplici sistemi di controllo interno per difendere queste aree. I controlli efficaci includono:
- segregazione dei compiti
- supervisione e revisione
- controlli aritmetici
- confronti contabili
- autorizzazione e approvazione
- controlli fisici e conteggi
- Ove possibile, evitate di affidare a una sola persona il controllo di un'intera area aziendale. Questo include in particolare la funzione contabile, ma includerà anche altre aree chiave. Ad esempio, l'ordinazione delle merci, il controllo delle scorte e la spedizione in un'azienda in cui le scorte includono beni di consumo di interesse.
- Mantenete sempre un certo controllo sulle principali funzioni contabili della vostra azienda. Non firmate in anticipo assegni in bianco, se non in circostanze eccezionali, e assicuratevi che le fatture corrispondenti vengano presentate insieme agli assegni.
- Prestare attenzione alle richieste insolite da parte del personale addetto alla contabilità.
- Fate attenzione ai dipendenti eccessivamente protettivi del loro ruolo: potrebbero avere qualcosa da nascondere. Allo stesso modo, fate attenzione ai dipendenti scontenti, che potrebbero nutrire rancore o a quelli le cui circostanze cambiano in peggio o inspiegabilmente in meglio!
- Prestate attenzione a variazioni significative nel flusso di cassa quando un dipendente è fuori ufficio, ad esempio in vacanza. Allo stesso modo, fate attenzione ai dipendenti che non prendono mai le ferie. Entrambi potrebbero essere indicatori di frode, un fenomeno che possiamo osservare retrospettivamente.
- Prepara budget e rendiconti gestionali mensili e confrontali con i risultati effettivi, in modo da essere consapevole di eventuali scostamenti. Intraprendere tempestivamente azioni investigative in caso di scostamenti potrebbe fare la differenza, chiudendo la finestra di opportunità offerta ai truffatori.
- Quando viene scoperto un truffatore, bisogna assicurarsi che vengano adottate le misure appropriate e imparare dall'esperienza.
Vincere la battaglia contro le frodi
Mentre i truffatori più subdoli potrebbero passare inosservati per un po' di tempo, molti truffatori sono persone comuni che vedono un'opportunità. Le frodi che commettono sono di natura piuttosto semplice.
L'implementazione di alcuni semplici controlli all'interno di un'azienda può rendere molto più difficile per un truffatore approfittarne. I risultati potrebbero essere sorprendenti: una frode di 100 sterline a settimana equivale a circa 5.000 sterline di perdite per un'azienda in un anno. Operare con un margine del 20% significherebbe generare un fatturato di 25.000 sterline per compensare questa perdita.
