Lavorare da casa può essere un'opzione interessante per alcuni dipendenti. In questo articolo analizzeremo le implicazioni fiscali del lavoro da casa.
Il tuo stato è importante
Le norme fiscali variano notevolmente a seconda che si lavori in proprio, come ditta individuale o socio, o come dipendente, anche se dipendente della propria azienda. In un modo o nell'altro, tuttavia, se si desidera massimizzare la propria posizione fiscale, è essenziale tenere una buona contabilità. In caso contrario, l'HMRC potrebbe cercare di rettificare la posizione fiscale a distanza di diversi anni. Ciò può comportare fatture inaspettate, tra cui imposte, interessi e sanzioni pari a diversi anni.
Questa scheda informativa prende in considerazione la posizione dei dipendenti.
Regole generali
In genere, tutti i costi sostenuti per conto di un dipendente o rimborsati a quest'ultimo dal datore di lavoro saranno tassabili. Il dipendente dovrà quindi richiedere personalmente l'agevolazione fiscale personale e dimostrare di aver sostenuto tali costi "interamente, esclusivamente e necessariamente" nello svolgimento del proprio lavoro. Il termine "necessariamente" crea un requisito molto più restrittivo rispetto a quello previsto per i lavoratori autonomi.
Inoltre, le modalità di fornitura dei servizi possono talvolta incidere in modo sostanziale sul costo fiscale. Ad esempio, se il datore di lavoro fornisce qualcosa al dipendente, le norme sono spesso molto più generose rispetto a quelle che si applicano se il dipendente acquistasse il servizio autonomamente e cercasse di ottenere l'agevolazione fiscale. Un po' di consulenza e di pianificazione preventiva possono spesso rivelarsi utili.
Un'esenzione
Le norme per i dipendenti in relazione all'"uso dell'abitazione come ufficio" prevedono una specifica esenzione fiscale. Esse consentono che i pagamenti effettuati dai datori di lavoro ai dipendenti per spese domestiche aggiuntive siano esenti da imposte, laddove il dipendente sostenga tali costi nello svolgimento delle mansioni previste dal contratto di lavoro a domicilio. Per "contratto di lavoro a domicilio" si intendono gli accordi tra il dipendente e il datore di lavoro in base ai quali il dipendente svolge regolarmente alcune o tutte le mansioni previste dal contratto di lavoro a domicilio.
Non è necessario che gli accordi siano redatti per iscritto, ma è consigliabile farlo, poiché l'esenzione non si applica quando un dipendente lavora da casa in modo informale.
Laddove queste regole siano rispettate, i costi aggiuntivi per il riscaldamento e l'illuminazione dell'area di lavoro e il costo misurato per l'aumento del consumo di acqua possono essere coperti. Potrebbero inoltre essere applicati costi aggiuntivi per l'accesso a Internet, l'assicurazione sulla casa o le chiamate telefoniche aziendali e, laddove il lavoro da casa comporti l'obbligo di pagare le tariffe aziendali. L'HMRC accetta che anche i costi aggiuntivi sostenuti possano essere inclusi.
Tuttavia, a differenza dei lavoratori autonomi, l'HMRC non accetta che una parte dei costi fissi della famiglia, come gli interessi sul mutuo, l'affitto, l'imposta comunale o le tariffe dell'acqua, sia ammissibile.
È disponibile un metodo di pagamento forfettario più semplice per coprire i costi aggiuntivi. La tariffa è di 6 £ a settimana a partire dal 6 aprile 2020. Non è richiesta la conservazione di alcuna documentazione. Tuttavia, per giustificare un pagamento più elevato, il messaggio è: dimostralo!
Agevolazioni fiscali
Le norme di cui sopra consentono pagamenti esenti da imposte solo in circostanze specifiche. Tuttavia, se i pagamenti vengono effettuati al di fuori di queste norme o, di fatto, non vengono effettuati affatto, il dipendente può richiedere autonomamente l'esenzione fiscale personale se può dimostrare di aver sostenuto tali costi o ricevuto tali pagamenti "interamente, esclusivamente e necessariamente" per le finalità del proprio lavoro. In realtà, ciò è estremamente difficile – alcuni direbbero impossibile – poiché l'HMRC richiede il rispetto dei seguenti requisiti:
- il dipendente svolge le mansioni sostanziali del proprio lavoro da casa (vale a dire le mansioni centrali del lavoro)
- tali compiti non possono essere svolti senza l'uso di strutture appropriate
- tali strutture non sono disponibili per il dipendente nei locali del datore di lavoro o sono troppo lontane
- e in nessun momento, né prima né dopo la stipula del contratto di lavoro, il dipendente può scegliere se lavorare presso la sede del datore di lavoro o altrove.
Quindi la morale per i dipendenti è di optare per pagamenti esentasse, non per agevolazioni fiscali!
Costi delle attrezzature
Saranno disponibili detrazioni fiscali per le spese di fornitura di attrezzature ai dipendenti che lavorano da casa. A condizione che l'uso privato di tali beni da parte del dipendente sia irrilevante, non vi sarà alcun beneficio imponibile per il dipendente. Anche in questo caso, questo potrebbe applicarsi a beni come un computer portatile, una scrivania o una sedia, a condizione che il datore di lavoro abbia una politica scritta che chiarisca che la fornitura di tali attrezzature è per scopi lavorativi.
Costi di viaggio
Le regole sono così "semplici" che l'HMRC le spiega nell'opuscolo IR490! Tuttavia, il punto principale da notare è che, sebbene l'abitazione di un dipendente possa essere considerata un luogo di lavoro ai fini fiscali, questo non è sufficiente, di per sé, a consentire al dipendente di ottenere agevolazioni fiscali per le spese di viaggio verso un altro luogo di lavoro permanente.
I dipendenti possono richiedere detrazioni fiscali sull'intero costo di viaggio sostenuto per lo svolgimento delle proprie mansioni. Tuttavia, non sono previste detrazioni per i costi di spostamento ordinario o per viaggi privati.
Le regole sono complesse, ma il pendolarismo ordinario è definito come lo spostamento tra l'abitazione del dipendente e un luogo che costituisce un "luogo di lavoro permanente". Un "luogo di lavoro permanente" include i luoghi in cui si svolge un periodo di lavoro continuativo superiore a 24 mesi o in cui il periodo di presenza copre l'intero periodo di impiego o la maggior parte di esso.
Le linee guida dell'HMRC affermano che, per la maggior parte delle persone, il luogo di residenza è una questione di scelta personale, quindi le spese di viaggio da casa a un luogo di lavoro permanente sono una conseguenza di tale scelta personale. Di conseguenza, tali spese di viaggio non saranno ammissibili a meno che la posizione geografica del domicilio del dipendente non sia dettata dalle esigenze lavorative.
Anche se tale condizione è soddisfatta, il costo del viaggio tra l'abitazione del dipendente e un altro luogo di lavoro permanente è deducibile solo nei periodi in cui l'abitazione è un luogo di lavoro.
Naturalmente, i dipendenti che lavorano da casa hanno diritto a una detrazione per le spese di viaggio verso una sede di lavoro temporanea, ovvero qualsiasi luogo di lavoro che non sia fisso. È chiaro!
Esempio
Le mansioni di Jane spesso la costringono a lavorare fino a tarda sera e non ha accesso ai locali del suo datore di lavoro (il suo posto di lavoro fisso) di notte, quindi porta il lavoro a casa. Poiché la scelta del luogo in cui svolgere il lavoro è una questione personale (non esiste un requisito oggettivo che lo svolga presso la sua abitazione), qualsiasi spostamento da o verso la sua abitazione non può essere considerato parte integrante dell'esecuzione delle sue mansioni e non è previsto alcun rimborso spese.
Tuttavia, il marito di Jane è un responsabile vendite di zona che vive a Leicester. Gestisce il team di vendita della sua azienda nelle Midlands e la sede più vicina si trova a Newcastle. È quindi obbligato a svolgere tutto il suo lavoro amministrativo a casa, dove ha riservato una stanza come ufficio. Ha diritto a un rimborso per le spese di viaggio per raggiungere la sede aziendale a Newcastle, nonché per gli spostamenti all'interno delle Midlands, poiché tutti questi dovrebbero essere considerati luoghi di lavoro temporanei.
Sii ragionevole
Come puoi vedere, tutto è possibile, ma la chiave è avere le regole chiare, tenere una buona documentazione ed essere ragionevoli su quanto richiedere.
