Di seguito sono riportate le modalità con cui le informazioni sulla busta paga devono essere inviate all'HMRC nell'ambito delle informazioni in tempo reale (RTI).
RTI – un'introduzione
Ai sensi dell'RTI, i datori di lavoro o i loro rappresentanti sono tenuti a presentare regolarmente le buste paga per ogni periodo di paga durante l'anno, specificando i pagamenti e le trattenute effettuati dai dipendenti ogni volta che vengono pagati. Sono due le dichiarazioni principali che un datore di lavoro deve presentare, descritte di seguito.
Invio del pagamento completo
La richiesta di pagamento completo (FPS) deve essere inviata all'HMRC entro e non oltre la data di pagamento dei dipendenti. Questa richiesta specifica la retribuzione e le detrazioni applicate a un dipendente. La richiesta FPS deve pervenire all'HMRC entro e non oltre la data di pagamento degli stipendi ai dipendenti.
Riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro
I datori di lavoro potrebbero inoltre dover presentare ogni mese un'ulteriore dichiarazione all'HMRC, l'Employer Payment Summary (EPS), per coprire le seguenti situazioni:
- dove nessun dipendente è stato pagato nel mese fiscale
- quando il datore di lavoro ha ricevuto un finanziamento anticipato per coprire i pagamenti obbligatori
- dove i pagamenti statutari sono recuperabili (come la maternità e la paternità statutaria o la retribuzione parentale condivisa) insieme al pagamento dell'indennità di assicurazione nazionale; o
- dove si subiscono detrazioni CIS che potrebbero essere compensate (solo aziende).
L'HMRC compenserà gli importi recuperabili con l'importo dovuto dall'FPS per calcolare l'importo da pagare. L'EPS deve pervenire all'HMRC entro il 19 del mese per essere compensato con il pagamento dovuto per il mese fiscale precedente.
Pagamenti all'HMRC
Si prega di tenere presente che, ai sensi dell'RTI, l'HMRC è a conoscenza dell'importo dovuto su base mensile/trimestrale. Tale informazione sarà parte integrante delle informazioni comunicate all'HMRC tramite i dati FPS ed EPS.
L'HMRC si aspetta di ricevere le detrazioni PAYE e NIC meno i pagamenti mensili o trimestrali (solo per i piccoli datori di lavoro).
Procedure di fine anno
Alla fine dell'anno fiscale è necessario presentare una dichiarazione FPS o EPS finale per comunicare all'HMRC che tutti i pagamenti e le detrazioni sono stati segnalati all'HMRC.
Alcune ulteriori complicazioni
Salari
Con l'RTI non è possibile versare gli stipendi alla fine dell'anno dell'azienda e presumere che siano stati pagati durante tutto l'anno, ad esempio per utilizzare il limite minimo di guadagno dell'assicurazione nazionale di un familiare che gli dà un credito per la pensione statale e per i pagamenti obbligatori.
Gli stipendi devono essere pagati regolarmente e i dettagli devono essere forniti tempestivamente all'HMRC tramite il sistema RTI.
Pagamenti che non è pratico segnalare "entro o entro"
L'HMRC ha pubblicato delle linee guida che riguardano questioni come i pagamenti effettuati il giorno stesso del lavoro (che variano a seconda del lavoro svolto), per i quali è impraticabile segnalare il pagamento in tempo reale. La normativa prevede fino a sette giorni aggiuntivi per la segnalazione del pagamento in determinate circostanze.
L'HMRC ha inoltre reso disponibili alcune linee guida sulle eccezioni alla comunicazione delle informazioni PAYE "al momento o prima" del pagamento di un dipendente, che possono essere consultate qui .
Penalità
Le sanzioni si applicano quando i datori di lavoro non rispettano i propri obblighi di presentazione e pagamento dell'RTI.
In sostanza, le sanzioni per la presentazione tardiva si applicano a ciascun regime PAYE, con un importo calcolato in base al numero di dipendenti che vi aderiscono. Sanzioni mensili comprese tra £ 100 e £ 400 possono essere applicate a micro, piccole, medie e grandi datori di lavoro, come indicato di seguito:
- 1-9 dipendenti – £ 100
- 10-49 dipendenti – £ 200
- 50-249 dipendenti – £ 300; e
- 250 o più dipendenti – £400.
Ogni regime è soggetto a una sola sanzione per ritardo nella presentazione al mese, indipendentemente dal numero di dichiarazioni presentate in ritardo nel mese. Ci sarà un caso di inadempienza non sanzionato ogni anno, mentre tutti i casi successivi saranno sanzionati. Anziché emettere automaticamente sanzioni per ritardo nella presentazione in caso di mancato rispetto di una scadenza, l'HMRC ha confermato che "adotterà un approccio più proporzionato e si concentrerà sulle inadempienze più gravi, in base a una valutazione del rischio".
L'HMRC addebita interessi giornalieri su tutti gli importi non pagati dalla data di scadenza e pagamento fino alla data di pagamento, e aumenterà l'addebito al momento del pagamento completo. Potrebbe anche applicare sanzioni ai datori di lavoro che non pagano puntualmente i propri debiti PAYE. Queste sanzioni sono "valutate in base al rischio" e variano dall'1% al 4% degli importi pagati in ritardo. Il primo pagamento in ritardo non sarà soggetto a sanzioni.
