Cos'è l'iscrizione automatica?
L'iscrizione automatica impone ai datori di lavoro l'obbligo di iscrivere automaticamente i "lavoratori" a un regime pensionistico aziendale. Gli obblighi principali sono:
- valutare le tipologie di lavoratori nell'azienda
- fornire un regime pensionistico di iscrizione automatica qualificante per i lavoratori interessati
- scrivere alla maggior parte dei loro dipendenti spiegando cosa significa per loro l'iscrizione automatica a un fondo pensione aziendale
- iscrivere automaticamente tutti i "lavoratori idonei" al programma e pagare i contributi del datore di lavoro
- compilazione della dichiarazione di conformità e tenuta dei registri
- effettuare una nuova iscrizione e una nuova dichiarazione ogni tre anni.
Valutazione delle tipologie di lavoratori nell'azienda
Che questo sia un compito facile o difficile dipende dal tipo di attività. Un'azienda che si avvale di lavoratori occasionali, molto giovani o molto anziani, dovrà dedicare del tempo all'analisi della propria forza lavoro. Un'azienda che impiega solo personale dipendente avrà un compito più semplice.
Un "lavoratore" è:
- un dipendente; o
- una persona che ha un contratto per fornire lavoro o servizi personalmente e non svolge il lavoro come parte della propria attività.
La seconda categoria è definita allo stesso modo di "lavoratore" nel diritto del lavoro. Tali soggetti, pur non essendo dipendenti, hanno diritto a diritti fondamentali in materia di lavoro, come il Salario Minimo Nazionale (NMW). Tra gli individui che rientrano in questa categoria rientrano alcuni lavoratori interinali e alcuni lavoratori occasionali a breve termine.
Esistono tre categorie di lavoratori: i lavoratori aventi diritto, i lavoratori non aventi diritto e i lavoratori aventi diritto.
Un "lavoratore idoneo" è un lavoratore che:
- di età compresa tra 22 anni e l'età pensionabile statale
- guadagnare oltre la soglia minima di guadagno (attualmente £ 10.000)
- lavorare o lavorare abitualmente nel Regno Unito
- non essere già iscritto a un regime pensionistico qualificato.
La maggior parte dei lavoratori avrà diritto a un impiego, a meno che il datore di lavoro non abbia già un regime pensionistico idoneo. Questi sono i lavoratori per i quali sarà richiesta l'iscrizione automatica.
Altri lavoratori (lavoratori non idonei) potrebbero avere il diritto di "aderire" (ad esempio, aderire a un regime) e, se lo fanno, dovrebbero essere trattati come lavoratori idonei. I "lavoratori aventi diritto" hanno il diritto di aderire al regime, ma il datore di lavoro non è tenuto a versare contributi a proprio favore per questi lavoratori.
In alcune circostanze, la categorizzazione dei lavoratori può risultare complessa. Contattateci se non siete sicuri di come valutare le tipologie di lavoratori che avete a disposizione.
Nel dicembre 2017, a seguito di una revisione del sistema di iscrizione automatica da parte del Dipartimento per il Lavoro e le Pensioni, il governo ha proposto di modificare il limite di età inferiore da 22 a 18 anni (mantenendo il limite di età superiore previsto per l'SPA). In base alle proposte, i lavoratori di età compresa tra 18 anni e l'SPA sarebbero automaticamente iscritti a un piano pensionistico aziendale se guadagnassero più di 10.000 sterline all'anno. I lavoratori di età compresa tra 16 e 18 anni e i dipendenti con un'età superiore all'SPA continuerebbero a poter aderire al piano pensionistico aziendale. Il governo prevede di attuare le proposte a metà degli anni 2020.
Che cos'è un regime pensionistico ad iscrizione automatica qualificante?
I datori di lavoro possono ottemperare ai propri obblighi utilizzando un regime pensionistico qualificato esistente, istituendone uno nuovo o ricorrendo al regime governativo a basso costo, il National Employment Savings Trust (NEST).
È importante che il piano pensionistico scelto garantisca buoni risultati per i risparmi pensionistici del dipendente. Ciò potrebbe significare che il piano pensionistico esistente di un datore di lavoro potrebbe non essere appropriato, in quanto potrebbe essere stato concepito per le esigenze di dipendenti più anziani e con retribuzioni più elevate. Ciò potrebbe significare che il NEST, ad esempio, potrebbe essere un piano appropriato per i dipendenti che attualmente non hanno diritto a essere iscritti a un piano pensionistico aziendale esistente.
Per essere un regime di iscrizione automatica qualificato, un regime deve soddisfare i criteri di qualificazione e i criteri di iscrizione automatica.
La parte principale dei criteri di ammissibilità richiede che il regime pensionistico soddisfi determinati standard minimi, che variano a seconda del tipo di regime pensionistico. La maggior parte dei datori di lavoro desidera offrire un regime pensionistico a contribuzione definita. I requisiti minimi per tali regimi sono un contributo totale minimo basato sui redditi qualificanti, di cui una quota specifica deve provenire dal datore di lavoro.
Per essere un regime di iscrizione automatica, il regime non deve contenere alcuna disposizione che:
- impedire al datore di lavoro di prendere le disposizioni necessarie per iscrivere automaticamente, aderire o re-iscrivere un "titolare di lavoro"
- richiedere al titolare del lavoro di esprimere una scelta in relazione a qualsiasi questione o di fornire qualsiasi informazione per rimanere un membro attivo del regime pensionistico.
Il secondo punto sopra menzionato implica, ad esempio, che il sistema pensionistico preveda un fondo predefinito in cui verranno investiti i contributi pensionistici spettanti al lavoratore. Il lavoratore dovrebbe tuttavia avere la possibilità di scegliere altri fondi, se lo desidera.
Potremmo consigliarti il percorso più adatto. Contattaci .
L'iscrizione automatica si applica a tutti i datori di lavoro?
Da ottobre 2017, tutti i datori di lavoro hanno l'obbligo di iscrizione automatica a partire dalla data in cui assumono il primo dipendente.
In linea di principio, i contributi saranno dovuti a partire dal primo giorno di assunzione, ma è possibile posticipare l'iscrizione automatica per alcuni o tutti i dipendenti per un periodo massimo di tre mesi. Ciò può essere utilizzato, ad esempio, per evitare il calcolo dei contributi sulla retribuzione parziale.
Un datore di lavoro può scoprire di più sui propri doveri visitando il sito www.thepensionsregulator.gov.uk .
Comunicare con i tuoi dipendenti
I datori di lavoro sono tenuti a scrivere a tutti i lavoratori (ad eccezione di quelli di età inferiore ai 16 anni o superiore ai 75 anni) spiegando cosa significa per loro l'iscrizione automatica a un piano pensionistico aziendale.
Esistono requisiti informativi diversi per ciascuna categoria di lavoratore. Per un lavoratore idoneo, la lettera deve includere dettagli su come il dipendente può recedere dal programma, se lo desidera. La lettera non deve, tuttavia, incoraggiare il dipendente a recedere.
Il Pensions Regulator (TPR) ha sviluppato una serie di modelli di lettere per aiutarti a scrivere ai tuoi dipendenti.
Iscrizione automatica dei lavoratori aventi diritto e pagamento dei contributi
Come parte del processo di iscrizione automatica, i datori di lavoro dovranno versare contributi al regime pensionistico per i lavoratori idonei.
Tutti i datori di lavoro sono ora tenuti a versare almeno il 3% dei "redditi pensionabili qualificanti" per i lavoratori aventi diritto. È inoltre previsto un contributo a carico dei dipendenti qualora il datore di lavoro non raggiunga il contributo minimo complessivo dell'8%.
Esempio
- Se il datore di lavoro contribuisce solo per il 3%, il contributo lordo del dipendente sarà del 5%, per cui il contributo minimo totale sarà dell'8%.
- Se il datore di lavoro contribuisce con il 5%, il contributo lordo del dipendente sarà solo del 3%.
Quali sono i redditi pensionabili qualificanti?
I guadagni comprendono gli elementi monetari della retribuzione, inclusi straordinari e bonus (lordi), ma i contributi minimi non sono necessariamente calcolati sui guadagni totali. I contributi saranno dovuti sui guadagni compresi tra una soglia minima e una massima. Queste soglie sono attualmente comprese tra £ 6.240 e £ 50.270. (I guadagni compresi tra questi importi sono definiti guadagni qualificanti).
Se ci occupiamo della tua busta paga, possiamo aiutarti a fare questi calcoli e indicarti le trattenute sulla retribuzione e i versamenti richiesti al fondo pensione.
Dichiarazione di conformità
Il TPR è stato istituito per regolamentare le pensioni basate sul lavoro.
Un datore di lavoro dovrebbe aver completato la Dichiarazione di Conformità entro cinque mesi dall'inizio delle proprie attività. In sostanza, la procedura di Dichiarazione di Conformità richiede al datore di lavoro di:
- confermare che sono state seguite le corrette procedure di iscrizione automatica; e
- fornire varie informazioni, come il numero di lavoratori idonei iscritti.
Obblighi continuativi dei datori di lavoro
I datori di lavoro continuano ad avere obblighi costanti in materia di iscrizione automatica.
Reiscrizione
I datori di lavoro hanno l'obbligo legale di reinserire determinati dipendenti in un regime pensionistico automatico ogni tre anni. Il processo prevede la rivalutazione della forza lavoro e la reiscrizione di determinati dipendenti al regime pensionistico automatico qualificato prescelto. I datori di lavoro sono inoltre tenuti a compilare una nuova dichiarazione di conformità al TPR, anche se non hanno personale da reinserire. La reiscrizione dovrebbe avvenire circa tre anni dopo la data di attivazione originale.
Nell'ambito delle loro responsabilità in materia di reiscrizione, i datori di lavoro sono tenuti a svolgere i seguenti compiti:
- Data di reiscrizione
- A meno che non si tratti della prima data di reiscrizione, questa coincide sempre con il terzo anniversario della precedente data di reiscrizione. Non è possibile posticipare la data di reiscrizione.
- Se si tratta della prima data di reiscrizione, c'è una finestra temporale di sei mesi entro la quale scegliere una data per la reiscrizione. Questa può essere tre mesi prima o tre mesi dopo il terzo anniversario della data di messa in scena originale. Questa situazione è probabilmente insolita.
- Rivalutare la forza lavoro
- Il datore di lavoro dovrà valutare solo i dipendenti che in precedenza erano iscritti automaticamente e che successivamente hanno: chiesto di uscire (opt-out) dal regime pensionistico; abbandonato il regime pensionistico dopo la fine del periodo di opt-out; o interrotto o ridotto i contributi pensionistici al di sotto del livello minimo (e che soddisfano i criteri di età e reddito per essere nuovamente iscritti). Una volta completata la valutazione, i datori di lavoro dovranno reiscrivere il personale idoneo a un regime pensionistico qualificato e iniziare a versare i contributi entro sei settimane dalla data di reiscrizione.
- Scrivete a coloro che sono stati reiscritti
- Il datore di lavoro dovrà inviare una lettera a ciascun dipendente che è stato reintegrato nel regime pensionistico. La comunicazione dovrà essere effettuata entro sei settimane dalla data di reintegrazione. I modelli di lettera sono disponibili sul sito web del TPR.
- Completare la nuova dichiarazione di conformità
- Il datore di lavoro è tenuto a compilare e presentare la nuova dichiarazione di conformità al TPR per attestare l'adempimento dei propri obblighi di legge. Ciò deve essere fatto entro cinque mesi dal terzo anniversario della data di staging/precedente reiscrizione. Il datore di lavoro è tenuto a farlo anche se non ha reiscritto alcun dipendente al regime pensionistico.
Ricorda che la reiscrizione e la nuova dichiarazione sono un obbligo di legge e il mancato rispetto delle norme può comportare una multa.
Le sanzioni per la non conformità
I datori di lavoro che non rispettano i propri obblighi di legge possono essere soggetti a misure coercitive. Il TPR dispone di una serie di poteri di cui può avvalersi per intraprendere azioni in caso di inadempienza. Questi possono spaziare da lettere di avvertimento e avvisi di mora a sanzioni pecuniarie. Le multe vanno da una sanzione fissa di 400 sterline a una sanzione giornaliera variabile tra 50 e 10.000 sterline, a seconda del numero di dipendenti. Nei casi più estremi, l'Autorità di regolamentazione può avviare un procedimento penale.
Conservazione dei registri
Infine, un datore di lavoro deve conservare una documentazione che gli consenta di dimostrare di aver adempiuto ai propri obblighi. Tenere una documentazione accurata è anche una buona idea dal punto di vista commerciale, perché può aiutare un datore di lavoro a:
- evitare o risolvere potenziali controversie con i dipendenti
- aiutare a verificare o riconciliare i contributi versati al regime pensionistico.
Guida TPR per il controllo dei doveri
Per aiutare i datori di lavoro a rispettare gli obblighi di iscrizione automatica, sono disponibili linee guida TPR: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Utilizzando il controllo dei doveri e le linee guida, i datori di lavoro possono seguire una procedura dettagliata per adempiere ai propri doveri. Le linee guida includono anche link a strumenti e risorse.
Cambiamenti in arrivo
La nuova legge, denominata "Pensions (Extension of Automatic Enrollment) Act 2023", estende il regime di iscrizione automatica. Il Segretario di Stato avrà l'autorità di introdurre nuove normative per:
- Ridurre il limite minimo di età per l'iscrizione automatica da 22 a 18 anni
- Rimuovere la soglia di guadagno inferiore per i guadagni qualificanti (attualmente pari a £ 6.240 all'anno) in modo che i contributi vengano calcolati dalla prima £ 1 guadagnata fino al limite superiore (attualmente £ 50.270 all'anno)
La data di attuazione non è ancora stata annunciata.
