Recenti indagini indicano che l'impatto negativo delle assenze sulla redditività aziendale è oggi significativo, con migliaia di ore lavorative perse ogni giorno. Statistiche recenti mostrano che ogni anno si perdono in media 4,3 giorni lavorativi per dipendente, con un costo medio di 522 sterline a dipendente. Circa due terzi del tempo di lavoro perso a causa delle assenze sono dovuti ad assenze di breve durata, fino a sette giorni.
Di seguito esamineremo i principi fondamentali per una gestione efficace delle assenze.
Buone procedure di gestione delle assenze
La maggior parte delle aziende intervistate (94%) conferma che il rafforzamento delle politiche di revisione delle presenze ha un impatto notevole sul controllo dei livelli di assenza, in particolare quando tre quinti di tutte le assenze sono dovute a malattie minori di durata inferiore a cinque giorni.
La differenza tra assenza a breve e a lungo termine
Nella gestione delle assenze per malattia, i datori di lavoro devono distinguere tra assenze a breve e a lungo termine. Laddove l'assenza consista in assenze brevi ma persistenti e apparentemente non correlate, dopo un'adeguata indagine, potrebbe essere opportuno adottare misure disciplinari. Tuttavia, questa non è una linea d'azione idonea per la gestione delle assenze per malattia a lungo termine.
Procedure di assenza a breve termine
Esistono diversi passaggi chiave per gestire le assenze di breve durata.
- Stabilire una procedura chiara che i dipendenti devono seguire, ad esempio prevedendo un colloquio di rientro al lavoro con il responsabile di linea e la compilazione di moduli di autocertificazione anche per un solo giorno di assenza. Ciò garantirà che tutti siano consapevoli dell'esistenza di un monitoraggio e che sia disponibile una registrazione completa delle assenze.
- Istituire un sistema di monitoraggio delle assenze e verificarlo regolarmente per individuare eventuali tendenze emergenti. Assenze frequenti potrebbero essere indice di simulazione, ma potrebbero anche essere sintomo di un problema più profondo. Statistiche concrete possono fornire utili segnali di allarme per intervenire tempestivamente ed evitare problemi in futuro.
- I colloqui di rientro al lavoro dovrebbero sempre essere svolti dal responsabile diretto del candidato, che garantirà che emergano chiare motivazioni per assentarsi dal lavoro. Questo darà ai manager l'opportunità di individuare la causa principale di un'assenza, che potrebbe essere il sintomo di un problema più profondo.
- Se i problemi sono personali e non lavorativi, il datore di lavoro dovrebbe decidere il livello di flessibilità che è disposto a concedere per consentire al lavoratore di affrontare il problema.
- Se potrebbe esserci una condizione medica di base, il datore di lavoro dovrebbe prendere in considerazione la richiesta di un referto medico a supporto del livello di assenza; potrebbe esserci una condizione medica di base nascosta e i collegamenti con la discriminazione basata sulla disabilità potrebbero non essere immediatamente evidenti.
- Tutti i dipendenti devono essere consapevoli che qualsiasi abuso delle disposizioni relative alla retribuzione per malattia comporterà provvedimenti disciplinari.
- Se non vi è una valida ragione medica per le assenze, il dipendente deve essere informato e informato sui miglioramenti attesi e sulle conseguenze in caso di mancato miglioramento.
- Se l'assenza è dovuta a motivi medici, valutare eventuali collegamenti con l'Equality Act 2010, ad esempio se l'assenza è correlata ad appuntamenti ospedalieri o a cure necessarie; in tal caso, il datore di lavoro è tenuto ad apportare modifiche ragionevoli, tra cui la concessione di un periodo di riposo per le cure.
- Se la situazione giunge a un punto in cui il dipendente deve essere licenziato e non sussiste una condizione medica definita, il licenziamento può essere basato su un comportamento scorretto. In questo caso, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare di aver seguito una procedura corretta, tenendo conto della natura e della durata della malattia, dei precedenti in servizio e di eventuali miglioramenti nel registro delle presenze.
- Se il dipendente soffre di una patologia riconosciuta che non costituisce disabilità, ma il tasso di assenza è inaccettabilmente elevato, potrebbe essere possibile licenziarlo con un giusto motivo per un altro motivo valido, dopo aver seguito la procedura prevista. Anche in questo caso, l'anzianità di servizio e la disponibilità di un'occupazione alternativa adeguata sono fattori rilevanti da considerare prima di prendere una decisione.
Procedure per le assenze di lunga durata
I passaggi chiave per gestire le assenze a lungo termine includono:
- le procedure di assenza, il monitoraggio e i colloqui di rientro al lavoro sono importanti quanto nel caso di assenza di breve durata
- è sempre prudente raccogliere un parere medico per valutare se le condizioni del dipendente costituiscono una disabilità e anche la capacità del dipendente di svolgere il proprio ruolo in futuro
- è importante essere specifici sulle informazioni richieste dal referto medico, ad esempio la natura della malattia, la capacità dell'individuo di svolgere il proprio ruolo, aver fornito una descrizione dettagliata delle responsabilità, la durata probabile della malattia e qualsiasi adattamento ragionevole che potrebbe alleviare la situazione
- al ricevimento della prova medica dovrebbe aver luogo un processo di consultazione e discussione con l'individuo (visita di assistenza) soggetto a qualsiasi raccomandazione del medico
- è importante ascoltare le proposte del dipendente per il suo rientro al lavoro
- Se la causa della malattia è correlata al lavoro, è necessario indagare sulla causa principale. I datori di lavoro dovrebbero discutere le modalità per ridurre i fattori che la influenzano, ad esempio aumentando il supporto, la formazione o la ridistribuzione delle mansioni. Il dipendente potrebbe tornare al lavoro gradualmente o part-time per un breve periodo?
- assicurarsi che tutti i passaggi siano registrati per iscritto per confermare cosa ci si aspetta dal dipendente e anche quali misure il datore di lavoro intende adottare, in modo che non ci siano confusioni e tutte le azioni intraprese siano considerate ragionevoli
- se il dipendente deve essere licenziato, è probabile che ciò avvenga in base alle sue capacità; tuttavia, sarà necessario prestare attenzione per garantire che siano stati presi in considerazione tutti i requisiti dell'Equality Act 2010 e per dimostrare che si è svolta una procedura equa.
Definizione di disabilità
La definizione di ciò che costituisce una disabilità può essere suddivisa in tre parti:
- il dipendente deve essere affetto da una menomazione fisica o mentale
- La menomazione deve avere un effetto sostanziale sulla capacità di svolgere le normali attività quotidiane, tra cui l'uso del telefono, la lettura di un libro o l'utilizzo dei mezzi pubblici. Sostanziale significa più di una minore o banale
- l'effetto deve essere a lungo termine, ovvero deve essere durato almeno 12 mesi o avere buone probabilità di durare così a lungo.
L'Equality Act del 2010 prevede una nuova tutela contro la discriminazione derivante dalla disabilità. Questa include la discriminazione indiretta, la discriminazione associativa e la discriminazione percepita.
Discriminazione derivante dalla disabilità
Una persona discrimina una persona disabile se:
una persona tratta una persona disabile in modo sfavorevole a causa di qualcosa che deriva dalla disabilità della persona disabile, e una persona non può dimostrare che il trattamento è un mezzo proporzionato per raggiungere uno scopo legittimo.
Tuttavia, ciò non si applica se una persona dimostra di non essere stata a conoscenza, e di non poter ragionevolmente essere a conoscenza, che una persona disabile fosse affetta da disabilità.
Adeguamenti ragionevoli
Se un referto medico identifica una disabilità, in conformità con l'Equality Act, un datore di lavoro ha il dovere di apportare ragionevoli modifiche. Questo è piuttosto ampio e può includere modifiche fisiche ai locali o la fornitura di attrezzature per assistere il dipendente nello svolgimento delle proprie mansioni. Può anche comportare modifiche al ruolo stesso, rimuovendo determinate mansioni e riassegnandole, modifiche all'orario o al luogo di lavoro, o la fornitura di ulteriore formazione e supervisione. Può anche includere il trasferimento a qualsiasi altra posizione vacante, previa verifica dell'idoneità.
In altre parole, un datore di lavoro è tenuto a compiere una serie di passaggi per stabilire un licenziamento per giusta causa nei confronti di un dipendente che è stato assente per un lungo periodo di malattia.
