Politica sui fornitori terzi

Politica sui fornitori terzi

Façade Creations Ltd si impegna a rispettare i più elevati standard di integrità, sostenibilità e conformità legale nella nostra catena di fornitura. La presente Politica per i Fornitori Terzi descrive le modalità con cui selezioniamo, coinvolgiamo e gestiamo i nostri fornitori, in piena conformità con le leggi e le linee guida etiche del Regno Unito. Conduciamo gli acquisti in modo equo, trasparente e non discriminatorio, trattando tutti i fornitori in modo equo e aderendo alle normative anticorruzione, antischiavitù e ambientali. La politica di seguito riportata riflette il nostro impegno per un approvvigionamento responsabile, descrivendo dettagliatamente le aspettative e le procedure che si applicano a tutti i fornitori terzi che collaborano con Façade Creations Ltd.

Ambito dei fornitori e processo di verifica

Façade Creations collabora con una rete selezionata di fornitori qualificati nel Regno Unito e a livello internazionale, tra cui produttori di sistemi in alluminio e vetro, fornitori di componenti/ferramenta per facciate, partner di trasporto e logistica, subappaltatori specializzati in installazione e società di servizi professionali (ad esempio contabilità, supporto IT, assicurazioni). Prima di qualsiasi incarico, tutte le terze parti vengono sottoposte a un'accurata verifica della conformità legale, della stabilità finanziaria e dell'integrità etica. Non ingaggeremo alcun fornitore di cui sia nota la violazione di leggi o standard etici fondamentali (ad esempio, il coinvolgimento in reati di corruzione o schiavitù moderna), in conformità con le normative britanniche in materia di appalti che impongono l'esclusione di tali soggetti. Questa rigorosa due diligence preliminare garantisce che ogni fornitore con cui collaboriamo rispetti i nostri valori e i nostri obblighi legali.

Criteri di selezione del fornitore

Utilizziamo criteri chiari e oggettivi per l'approvazione dei nuovi fornitori. Un potenziale fornitore deve dimostrare di soddisfare i seguenti requisiti chiave:

• Certificazioni e standard: possesso di certificazioni di settore pertinenti (ad esempio ISO 9001 per la gestione della qualità, ISO 14001 per la gestione ambientale o certificazione BES 6001 per l'approvvigionamento responsabile). Queste certificazioni indicano sistemi interni solidi, in linea con gli standard riconosciuti a livello internazionale.
• Stabilità finanziaria e reputazionale: comprovata affidabilità finanziaria (solido merito creditizio e storico commerciale) e referenze commerciali positive. Verifichiamo che i fornitori abbiano una solida base finanziaria e una reputazione di affidabilità.
• Conformità normativa: piena conformità a tutte le leggi e i regolamenti britannici applicabili in materia di salute e sicurezza, lavoro e ambiente. I fornitori devono, ad esempio, rispettare le leggi sul lavoro del Regno Unito e i requisiti HSE (Salute, Sicurezza e Ambiente) pertinenti al loro settore.
• Pratiche etiche e sostenibili: dimostrazione di condotta aziendale etica e impegno per la sostenibilità. Ciò include pratiche di lavoro eque, nessun coinvolgimento in attività corrotte e sforzi per ridurre al minimo l'impatto ambientale.
• Capacità e qualità: capacità di rispettare le tempistiche del progetto, le specifiche tecniche e i rigorosi standard qualitativi. Valutiamo se il fornitore possiede la competenza tecnica, la capacità produttiva e il controllo qualità necessari per soddisfare costantemente i requisiti del nostro progetto.

Solo i fornitori che soddisfano questi criteri vengono ammessi alla nostra catena di fornitura. Questo processo di selezione ci garantisce di scegliere partner qualificati, affidabili, conformi e in linea con i nostri standard etici.

Processo di onboarding dei fornitori

Façade Creations segue un processo di onboarding strutturato per tutti i nuovi fornitori, al fine di garantire la piena due diligence e la reciproca comprensione delle aspettative. Le fasi di onboarding includono:

1. Questionario di prequalificazione e controlli delle referenze: i potenziali fornitori compilano un questionario dettagliato sulla loro azienda (inclusi proprietà, capacità, cronologia della conformità, ecc.) e noi effettuiamo controlli delle referenze con i clienti esistenti per verificare le prestazioni e la reputazione.
2. Revisione della documentazione: esaminiamo le certificazioni del fornitore (ad esempio, certificati ISO), le licenze, le polizze assicurative e i documenti finanziari. Questa verifica della documentazione conferma che le credenziali e le coperture del fornitore soddisfano i nostri requisiti.
3. Valutazione del rischio: la valutazione del rischio viene effettuata in base al profilo del fornitore e alla criticità dei beni/servizi che fornirà. (Per i dettagli sui nostri criteri di due diligence, vedere la sezione Valutazione del rischio del fornitore di seguito)
4. Approvazione da parte del Direttore: i risultati delle fasi da 1 a 3 vengono valutati e il nostro Direttore dà l'approvazione finale prima che il fornitore venga aggiunto al nostro Registro dei Fornitori Approvati. Senza l'approvazione del Direttore, nessun fornitore può essere formalmente ingaggiato.
5. Emissione di un contratto scritto: una volta ottenuta l'approvazione, formalizziamo il rapporto tramite un contratto scritto o un ordine di acquisto che delinea tutti i termini dell'incarico. Questo accordo riguarda l'ambito di lavoro, i prezzi, le aspettative di consegna e i requisiti di conformità dettagliati nella presente policy.

 Seguendo questi passaggi, Façade Creations garantisce che ogni fornitore sia completamente controllato e accetti per iscritto di rispettare i nostri standard prima dell'inizio di qualsiasi lavoro.

Monitoraggio delle prestazioni e SLA

Una volta acquisiti, tutti i fornitori terzi sono soggetti a un monitoraggio continuo delle prestazioni. Utilizziamo indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare e analizzare oggettivamente e costantemente le prestazioni di ciascun fornitore. Tra i KPI più importanti rientrano la puntualità nelle consegne e la reattività alle nostre richieste, la qualità dei beni o servizi forniti (misurata rispetto alle specifiche di progetto e al tasso di difettosità), il rispetto degli standard di sicurezza, ambientali e di documentazione, nonché l'efficacia della comunicazione e della collaborazione con il nostro team.

I dati sulle prestazioni vengono raccolti e rivisti a intervalli regolari. Laddove un servizio sia critico o richieda livelli di prestazione specifici, implementiamo accordi formali sul livello di servizio (SLA) per definire aspettative di servizio chiare e misure di responsabilità. Questi SLA stabiliscono obiettivi misurabili (ad esempio tempi di consegna, tempi di attività, tempi di risposta) e rimedi o sanzioni in caso di mancato rispetto degli standard. Monitorando i KPI e applicando gli SLA, manteniamo la trasparenza con i fornitori sulle loro prestazioni e promuoviamo il miglioramento continuo della nostra supply chain.

Conformità legale e normativa

Tutti i fornitori di Façade Creations sono tenuti a rispettare in ogni momento le leggi del Regno Unito e gli standard di settore pertinenti. Le principali normative e regolamenti che i fornitori sono tenuti a rispettare includono:

• Health and Safety at Work Act del 1974: i fornitori devono garantire condizioni di lavoro sicure e rispettare tutte le normative vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro nei siti e nelle loro attività.
• Modern Slavery Act 2015: proibiamo severamente qualsiasi forma di schiavitù moderna, lavoro forzato o vincolato e tratta di esseri umani nella nostra catena di fornitura. I fornitori devono garantire che tali abusi non si verifichino nelle loro attività o nella catena di fornitura a valle, e richiediamo il pieno rispetto delle disposizioni del Modern Slavery Act. (Façade Creations può richiedere dichiarazioni annuali di conformità alla legge sulla schiavitù moderna o condurre audit, se necessario, per verificare questo impegno.)
• UK Bribery Act 2010: La corruzione e la concussione sono questioni di tolleranza zero per Façade Creations. I fornitori e il loro personale non dovranno offrire o accettare tangenti o incentivi impropri in relazione alla nostra attività, in conformità con l'UK Bribery Act 2010. Qualsiasi tentativo di corruzione costituisce motivo di risoluzione immediata del rapporto con il fornitore e può essere segnalato alle autorità.
• Equality Act 2010: i fornitori devono rispettare i principi di pari opportunità e non discriminazione nell'occupazione e nella fornitura di servizi. Qualsiasi forma di discriminazione o molestia illecita (per motivi di età, sesso, razza, religione, disabilità, ecc.) è inaccettabile.
• Legge sulla protezione ambientale del 1990: i fornitori sono tenuti a rispettare tutte le leggi e i regolamenti ambientali, garantendo una corretta gestione dei rifiuti, il controllo dell'inquinamento e i permessi ambientali richiesti. Non saranno tollerate pratiche dannose per l'ambiente che violino la legge del Regno Unito.
• Legge sulla protezione dei dati del 2018 (GDPR del Regno Unito): nella misura in cui i fornitori gestiscono dati personali (inclusa la documentazione di progetto o i dati dei dipendenti condivisi nel corso dei nostri progetti), devono farlo nel pieno rispetto della legge britannica sulla protezione dei dati. Ciò include l'adozione di adeguate misure di sicurezza dei dati e l'utilizzo dei dati personali solo se autorizzati.

Inoltre, i fornitori devono rispettare tutti i requisiti specifici del progetto o del sito che comunichiamo, come specifiche norme di salute e sicurezza in un cantiere o standard di sostenibilità richiesti da un progetto del cliente. Indichiamo tali requisiti nei nostri contratti o ordini di acquisto e i fornitori sono tenuti a considerarli obbligatori.

Façade Creations si riserva il diritto di verificare il rispetto da parte dei fornitori di tali obblighi legali. Potremmo richiedere documentazione o condurre audit per garantirne il rispetto. In linea con i principi di approvvigionamento del Regno Unito, qualsiasi fornitore che commetta gravi violazioni legali (ad esempio, condanne per schiavitù moderna o leggi anticorruzione) verrà escluso dal nostro elenco di fornitori approvati. Rispettando rigorosamente la legge, proteggiamo la nostra attività, i nostri clienti e le parti interessate dai rischi associati a condotte illecite da parte dei fornitori.

Accordi contrattuali con i fornitori

Ogni fornitore o subappaltatore terzo incaricato da Façade Creations Ltd deve stipulare un accordo formale prima di iniziare i lavori. Ciò avviene in genere tramite un contratto o un ordine di acquisto firmato, che include tutti i termini e le condizioni di incarico pertinenti. I nostri contratti standard con i fornitori includono clausole che riguardano:

• Riservatezza e protezione dei dati: i fornitori devono mantenere riservate e sicure tutte le informazioni proprietarie di Façade Creations e gestire tutti i dati personali in conformità con il GDPR del Regno Unito.
• Obblighi in materia di salute, sicurezza e ambiente: i fornitori sono tenuti a seguire tutte le politiche HSE applicabili (sia le proprie che eventuali regole specifiche del sito da noi fornite) e a ridurre al minimo l'impatto ambientale del loro lavoro (ad esempio, corretto smaltimento dei rifiuti, prevenzione dell'inquinamento).
• Conformità alla legge sulla schiavitù moderna e all'approvvigionamento etico: il contratto sancisce la responsabilità del fornitore di rispettare le nostre politiche contro la schiavitù, la tratta di esseri umani e l'approvvigionamento etico (come delineato nel presente documento e nelle relative politiche aziendali). Ai fornitori potrebbe essere richiesto di certificare annualmente la propria conformità al Modern Slavery Act e che le proprie catene di fornitura siano esenti da lavoro forzato.
• Diritti di risoluzione e ripristino: Façade Creations si riserva il diritto di sospendere o risolvere il contratto nel caso in cui il fornitore violi qualsiasi obbligo di conformità o fornisca prestazioni sostanzialmente insufficienti. Includiamo clausole di risoluzione chiare in caso di violazioni di legge o policy (come incidenti di sicurezza, comportamenti non etici o carenze di qualità).

Firmando il contratto, i fornitori accettano esplicitamente queste condizioni. Ciò garantisce che le nostre aspettative in termini di conformità legale, condotta etica e standard prestazionali siano contrattualmente applicabili. Riteniamo che avere un solido accordo scritto con ciascun fornitore promuova la responsabilità e riduca al minimo il rischio di incomprensioni.

Audit e valutazioni dei fornitori

Façade Creations conduce audit periodici dei fornitori chiave per verificarne la conformità e le prestazioni costanti. La frequenza e l'intensità degli audit sono determinate dal profilo di rischio del fornitore e dalla criticità dei beni o servizi forniti. In generale, i fornitori critici o di alto valore vengono sottoposti ad audit almeno una volta all'anno, mentre altri possono essere sottoposti a revisione a rotazione o in base alle necessità.

I nostri audit sui fornitori valutano in genere le seguenti aree:

• Controllo qualità e tracciabilità: potremmo ispezionare il modo in cui il fornitore gestisce la garanzia della qualità, compresi i processi di ispezione dei materiali, il mantenimento delle certificazioni di qualità e la tracciabilità di prodotti o componenti (particolarmente importante per i materiali per facciate, dove la provenienza può influire sulla sicurezza).
• Gestione della Salute, Sicurezza e Ambiente: verifichiamo che i fornitori mantengano pratiche di lavoro sicure e controlli ambientali. Ciò può includere la verifica di valutazioni dei rischi aggiornate, registri di formazione, permessi ambientali e registri degli incidenti presso le strutture del fornitore.
• Conformità legale ed etica: gli audit includono una verifica della conformità a tutti gli obblighi contrattuali e legali, ad esempio confermando che non si sono verificate violazioni del diritto del lavoro, pratiche non etiche o violazioni delle norme sulla protezione dei dati dall'ultima revisione. Potremmo richiedere prove come le politiche interne (politiche anticorruzione, procedure di whistleblowing) e verificare la conoscenza del fornitore in questi ambiti.
• Prestazioni di consegna e servizio: valutiamo se il fornitore ha rispettato i tempi di consegna, fornito un supporto adeguato e rispettato gli impegni relativi al livello di servizio. Ciò può comportare l'esame dei report KPI, dei tassi di consegna puntuali e di eventuali casi di non conformità nei prodotti consegnati.

 Dopo ogni audit o valutazione, condividiamo il feedback con il fornitore. Qualora vengano identificate non conformità o punti deboli, collaboriamo con il fornitore per sviluppare un Piano di Azioni Correttive con tempistiche chiare. Ci aspettiamo che i fornitori affrontino i risultati degli audit in modo tempestivo ed efficace. Potremmo programmare revisioni di follow-up o nuovi audit per garantire l'implementazione delle misure correttive. Il mantenimento di questo programma di audit aiuta sia Façade Creations che i nostri fornitori a migliorare costantemente e garantisce che eventuali problemi vengano individuati e corretti tempestivamente.

 Procedure di non conformità e violazione

Façade Creations ha definito procedure per gestire i casi in cui un fornitore non rispetti i nostri standard contrattuali o di conformità. Il nostro approccio è quello di intervenire e risolvere i problemi ove possibile, ma agiremo con decisione per sospendere o terminare i rapporti qualora persistano gravi problemi. La procedura generale per la gestione delle inadempienze dei fornitori è la seguente:

1. Avviso di non conformità: se un fornitore viola i termini contrattuali o non rispetta gli standard richiesti (ad esempio, in caso di violazione della sicurezza, ritardi persistenti nelle consegne o scoperta di pratiche non etiche), emettiamo un avviso di non conformità formale. Questo avviso scritto descrive i problemi specifici riscontrati, le azioni correttive richieste e una scadenza chiara per la risoluzione.
2. Correzione e follow-up del fornitore: ci aspettiamo che la direzione del fornitore indaghi e corregga tempestivamente il problema. In genere, pianificheremo una revisione o un audit di follow-up dopo la scadenza per verificare che le azioni correttive richieste siano state implementate efficacemente. Durante questo periodo, Façade Creations potrebbe imporre misure provvisorie (ad esempio, una maggiore supervisione o la sospensione temporanea dei nuovi ordini) fino alla conferma della conformità.
3. Escalation a Sospensione/Risoluzione: Se il fornitore non risolve adeguatamente la non conformità entro i tempi previsti, o se si verificano ulteriori gravi violazioni, Façade Creations sospenderà ulteriori acquisti o la collaborazione con tale fornitore. In ultima analisi, il contratto potrebbe essere risolto per inadempimento se le problematiche rimangono irrisolte. In tali casi, cercheremo fornitori alternativi per garantire la continuità dei nostri progetti. Il fornitore verrà rimosso dal nostro Registro dei Fornitori Approvati finché non sarà in grado di dimostrare la conformità in modo da noi ritenuto soddisfacente, se mai lo sarà.

Tutti questi casi di non conformità e le nostre risposte sono accuratamente documentati. Questa documentazione è importante per l'audit interno e la gestione del rischio e garantisce la trasparenza nella gestione dei problemi. In caso di violazioni legali, Façade Creations valuterà la possibilità di segnalare la questione alle autorità competenti o agli enti di settore, a seconda dei casi. La nostra priorità è rispettare i nostri standard legali ed etici, anche se ciò significa interrompere i rapporti di lunga data con i fornitori.

Standard di sostenibilità e approvvigionamento etico

Façade Creations Ltd si impegna a favore dello sviluppo sostenibile e delle pratiche commerciali etiche, e ci aspettiamo lo stesso impegno dai nostri fornitori. Integriamo i principi di Responsabilità Sociale d'Impresa (RSI) nelle nostre decisioni di approvvigionamento, privilegiando i fornitori che dimostrano solide performance ambientali e sociali. In particolare, ci aspettiamo che i nostri fornitori:

• Ridurre al minimo l'impatto ambientale: i fornitori devono impegnarsi a utilizzare materiali riciclabili, rinnovabili e a basso impatto ambientale nei loro prodotti e imballaggi. Incoraggiamo gli sforzi per ridurre i rifiuti, il consumo energetico e le emissioni di carbonio, in linea con le migliori pratiche globali. A sostegno degli obiettivi Net Zero 2050 del Regno Unito, i fornitori devono monitorare attivamente e impegnarsi per ridurre le proprie emissioni di gas serra e l'impatto ambientale complessivo.
• Sostenere pratiche di lavoro etiche: tutti i fornitori devono garantire condizioni di lavoro eque e umane. Ciò significa non ricorrere al lavoro forzato o vincolato, non ricorrere al lavoro minorile e garantire salari equi, orari di lavoro ragionevoli e un ambiente di lavoro sicuro per tutti i dipendenti e i subappaltatori. Ci opponiamo fermamente a qualsiasi forma di schiavitù moderna o tratta di esseri umani nella nostra catena di fornitura e chiediamo ai nostri fornitori di fare altrettanto. I lavoratori devono essere trattati con dignità e rispetto e i fornitori devono promuovere la diversità, l'inclusione e l'uguaglianza nei loro luoghi di lavoro (in linea con l'Equality Act del 2010).
• Garantire un trattamento equo dei lavoratori: oltre a evitare gravi violazioni, i fornitori devono promuovere attivamente una cultura che rispetti i diritti dei lavoratori. Ciò include il riconoscimento della legittima libertà di associazione (iscrizione sindacale), ove applicabile, la non discriminazione nelle assunzioni e nell'impiego e l'istituzione di meccanismi di reclamo che consentano ai dipendenti di segnalare eventuali problemi. Pratiche di lavoro etiche e un trattamento equo dei lavoratori sono aspettative non negoziabili.
• Mantenere Sistemi di Gestione Ambientale: preferiamo fornitori che dispongono di sistemi di gestione ambientale accreditati come ISO 14001 o che aderiscono a quadri riconosciuti di bioedilizia e sostenibilità (ad esempio, pratiche allineate agli standard BREEAM nel settore edile). Il possesso di tali certificazioni o credenziali dimostra che un fornitore gestisce sistematicamente il proprio impatto ambientale e ricerca costantemente il miglioramento. Façade Creations può attribuire lo status di fornitore preferenziale ai fornitori che possono dimostrare solide credenziali ambientali o certificazioni nell'approvvigionamento sostenibile.

Integrando questi criteri di sostenibilità ed etica nella gestione dei nostri fornitori, Façade Creations mira non solo a rispettare le leggi ambientali e il Modern Slavery Act, ma anche a sostenere proattivamente obiettivi sociali e ambientali più ampi. Crediamo che collaborare con fornitori che condividono il nostro impegno per un approvvigionamento responsabile rafforzi la resilienza a lungo termine della nostra catena di fornitura e contribuisca positivamente alla nostra comunità e al nostro pianeta.

Ruoli e responsabilità nella gestione dei fornitori

Mantenere una supply chain conforme e ad alte prestazioni è un impegno che coinvolge l'intera azienda di Façade Creations, guidato dall'alto. La responsabilità generale dei rapporti con i fornitori e della garanzia della loro conformità spetta al Direttore di Façade Creations Ltd (Sig. Hashim Choksi). Il Direttore è responsabile dell'approvazione dei nuovi fornitori, dell'applicazione della presente politica e della gestione di eventuali problemi o escalation di alto livello con i fornitori.

La gestione quotidiana dei fornitori è affidata al nostro team di Amministrazione e Coordinamento Progetti, sotto la supervisione del Direttore. Le responsabilità di questo team includono la comunicazione dei nostri requisiti e aspettative ai fornitori, la gestione della corrispondenza ordinaria e il coordinamento degli ordini, la tenuta del Registro Fornitori Approvati e l'organizzazione di revisioni e audit delle prestazioni. Garantiscono inoltre che tutti i contratti e la documentazione relativa ai fornitori siano correttamente eseguiti e archiviati. In pratica, questo significa che il team funge da collegamento tra Façade Creations e i nostri fornitori, fornendo feedback sulle prestazioni, ottenendo certificazioni/aggiornamenti assicurativi e coordinando qualsiasi supporto di cui il fornitore abbia bisogno per soddisfare i nostri standard.

Internamente, tutto il personale interessato (project manager, responsabili di cantiere, addetti agli acquisti, ecc.) viene formato sulla presente Politica per i Fornitori Terzi, in modo che comprenda l'importanza di selezionare i fornitori giusti e monitorarne la conformità. Tutti i dipendenti che assumono o supervisionano i fornitori sono tenuti a rispettare i principi di questa politica e a segnalare eventuali dubbi o deviazioni al team di Amministrazione/Coordinamento di Progetto o al Direttore. Definendo chiaramente ruoli e responsabilità, garantiamo che la gestione dei fornitori sia gestita in modo coerente e che la responsabilità sia mantenuta sia a livello operativo che esecutivo.

Protezione dei dati e riservatezza dei fornitori

Façade Creations rispetta la riservatezza e la privacy dei dati dei nostri fornitori e richiede loro di fare lo stesso con tutti i dati che condividiamo. Tutti i dati di fornitori e subappaltatori che raccogliamo (ad esempio, informazioni di contatto, qualifiche, coordinate bancarie, registri delle prestazioni) vengono archiviati su sistemi cloud sicuri, crittografati e con accesso controllato che utilizziamo (come Microsoft 365 per i documenti e Xero per i registri finanziari). Limitiamo l'accesso ai dati dei fornitori esclusivamente al personale autorizzato, in base alle necessità. Ad esempio, solo il personale addetto agli acquisti e i responsabili competenti possono visualizzare il file completo di un fornitore e sono in atto autorizzazioni di sistema per impedire l'accesso non autorizzato.

Il nostro trattamento delle informazioni dei fornitori è conforme al GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) del Regno Unito e al Data Protection Act 2018. Ciò significa che tutti i dati personali relativi alle persone fisiche presso le nostre aziende fornitrici vengono trattati in modo lecito, equo e trasparente. Utilizziamo tali dati solo per scopi commerciali legittimi (ad esempio, due diligence, gestione dei contratti, elaborazione dei pagamenti) e li conserviamo solo per il tempo necessario. Allo stesso modo, i fornitori sono tenuti a proteggere tutti i dati personali condivisi da Façade Creations (come i nostri piani di progetto o le informazioni sui clienti, se applicabile) e ad adottare le proprie politiche di protezione dei dati. Se un fornitore è coinvolto nel trattamento dei dati personali per conto di Façade Creations nell'ambito dei suoi servizi, ci assicureremo che sia in vigore un adeguato accordo sul trattamento dei dati.

In sintesi, la riservatezza e la sicurezza dei dati sono aspetti fondamentali dei nostri rapporti con i fornitori. Qualsiasi violazione della protezione dei dati da parte di un fornitore (ad esempio, una fuga di dati o un uso improprio di informazioni riservate) sarà considerata una grave violazione contrattuale. Riconosciamo che la fiducia è reciproca nelle partnership commerciali: Façade Creations salvaguarderà le informazioni dei fornitori e ci aspettiamo che i nostri fornitori gestiscano qualsiasi informazione da noi fornita con la stessa cura e diligenza.

Requisiti assicurativi per i fornitori

Per tutelare entrambe le parti in caso di incidenti, perdite o reclami, Façade Creations richiede a tutti i fornitori di stipulare un'adeguata copertura assicurativa. Come condizione per poter collaborare con noi, ogni fornitore deve stipulare almeno le seguenti polizze assicurative minime:

• Assicurazione di responsabilità civile – con una copertura minima di 5 milioni di sterline. Questa assicurazione tutela da richieste di risarcimento danni da parte di terzi per lesioni o danni alla proprietà che potrebbero verificarsi in relazione alle attività del fornitore (ad esempio, un incidente in cantiere causato dal fornitore).
• Assicurazione di responsabilità civile del datore di lavoro – con una copertura minima di 10 milioni di sterline (come richiesto dalla legge britannica per la maggior parte dei datori di lavoro). Questa assicurazione copre i dipendenti del fornitore per infortuni o malattie professionali ed è obbligatoria se il fornitore ha personale dipendente nel Regno Unito. (Le ditte individuali senza dipendenti possono essere esentate, ma qualsiasi fornitore che utilizzi personale dipendente deve stipularla.)
• Assicurazione di Responsabilità Civile Professionale (PI) – per tutti i fornitori che forniscono servizi di progettazione, consulenza o servizi professionali. Ci aspettiamo che tali fornitori dispongano di un'adeguata assicurazione di responsabilità civile professionale (l'importo della copertura deve essere commisurato all'ambito dei servizi, in genere almeno 1-2 milioni di sterline per i fornitori di PMI, o superiore per ruoli di progettazione complessi). Questa assicurazione tutela da reclami per negligenza professionale, errori od omissioni che comportino perdite finanziarie.

Richiediamo la prova di queste coperture assicurative al momento dell'onboarding e successivamente su base annuale. In genere, chiediamo ai fornitori di fornire certificati assicurativi aggiornati o lettere di brokeraggio che indichino il tipo di polizza, i limiti di copertura e le date di validità. È responsabilità del fornitore rinnovare puntualmente le proprie polizze e fornirci una prova aggiornata della copertura ogni anno o al rinnovo del contratto. Se una polizza obbligatoria dovesse scadere, il fornitore deve informarci e garantire che la copertura sia continuativa (ad esempio tramite rinnovo o cambio di compagnia assicurativa) per evitare lacune che potrebbero esporre entrambe le parti a rischi.

Avere una solida assicurazione è un elemento fondamentale della due diligence e della gestione del rischio dei fornitori. Questi requisiti sono spesso imposti anche dai nostri clienti, soprattutto nei progetti di costruzione, e contribuiscono a garantire che, in caso di incidente, vi sia un ricorso finanziario per coprire eventuali danni o responsabilità. Façade Creations può rifiutarsi di ingaggiare o sospendere i lavori con qualsiasi fornitore che non mantenga la necessaria assicurazione.

Classificazione dei fornitori critici e non critici

Nella gestione della nostra catena di fornitura, Façade Creations distingue tra fornitori "Critici" e "Non Critici" per applicare livelli appropriati di controllo e analisi in base al rischio. Questa classificazione è determinata dalla natura dei beni/servizi forniti e dal loro impatto sui nostri progetti:

• Fornitori critici: si tratta di fornitori i cui prodotti o servizi sono essenziali per l'integrità strutturale, la sicurezza o la funzionalità principale dei nostri progetti di facciata. Tra gli esempi figurano i produttori di sistemi di facciata e componenti strutturali chiave, i fornitori di materiali per la sicurezza (come rivestimenti o fissaggi ignifughi) o qualsiasi fornitore il cui inadempimento avrebbe un impatto significativo sulla consegna o sulla sicurezza del progetto. Applichiamo una due diligence rafforzata ai fornitori critici. Sono soggetti a revisioni e audit delle prestazioni più frequenti e monitoriamo attentamente i loro KPI (qualità, consegna, ecc.). Potremmo anche richiedere ai fornitori critici piani di emergenza (ad esempio, capacità produttiva di riserva o approvvigionamento alternativo) per mitigare i rischi di interruzione della fornitura.
• Fornitori non critici: includono fornitori che forniscono servizi accessori o a basso rischio, come fornitori di servizi logistici standard, forniture per ufficio o altri servizi generali che non incidono direttamente sulla sicurezza del progetto o sulle tempistiche critiche. Sebbene questi fornitori siano comunque tenuti a rispettare i nostri standard, la supervisione è proporzionale al minor rischio che comportano. Monitoriamo comunque le loro prestazioni e la loro conformità, ma l'intensità delle revisioni potrebbe essere inferiore rispetto ai fornitori critici. Ad esempio, un servizio di corriere potrebbe essere valutato annualmente tramite report sulle prestazioni, mentre un fornitore di vetri per facciate (critico) dovrebbe tenere riunioni trimestrali sulle prestazioni.

Questa classificazione ci garantisce un'allocazione efficiente delle risorse di gestione dei fornitori, concentrando maggiore attenzione sulle relazioni più importanti per la continuità aziendale e il successo dei progetti. I fornitori critici sono generalmente tenuti ad accettare termini contrattuali più rigorosi (come accordi di qualità dettagliati o diritti di subentranza in caso di impossibilità a consegnare). I fornitori non critici sono gestiti con termini standard. Tuttavia, tutti i fornitori, indipendentemente dalla categoria, devono aderire alla presente Politica per i Fornitori Terzi. Se le prestazioni o il profilo di rischio di un fornitore non critico cambiano (ad esempio, un fornitore minore inizia a fornire un componente critico per la sicurezza), lo riclassificheremo e lo gestiremo di conseguenza.

Grazie a questa categorizzazione dei fornitori, Façade Creations può garantire un elevato livello di supervisione laddove necessario, mantenendo comunque il controllo e la dovuta diligenza lungo tutta la nostra catena di fornitura.

Aspettative di conformità del subappaltatore

Riconosciamo che i nostri fornitori terzi approvati potrebbero a loro volta avvalersi di subappaltatori o subfornitori per adempiere ai propri obblighi (ad esempio, un installatore approvato potrebbe assumere manodopera aggiuntiva o un fornitore di componenti potrebbe esternalizzare la fabbricazione di determinate parti). In tali casi, è fondamentale che anche eventuali subappaltatori o fornitori secondari rispettino gli standard e le policy di Façade Creations. La nostra posizione è che le responsabilità in materia di conformità si estendano lungo tutta la catena di fornitura.

I fornitori sono contrattualmente responsabili di garantire che i loro subappaltatori rispettino tutti i requisiti pertinenti, tra cui le norme in materia di salute e sicurezza, gli standard di lavoro, i controlli di qualità e le politiche ambientali e di responsabilità sociale d'impresa (CSR) da noi imposte. Comunichiamo esplicitamente ai nostri fornitori che il Modern Slavery Act 2015, le nostre aspettative anti-corruzione e i nostri standard in materia di salute, sicurezza e ambiente (HSE) devono estendersi a tutti i livelli della loro catena di fornitura. Ad esempio, se un fornitore si avvale di un subappaltatore per la produzione di un componente, tale subappaltatore non deve ricorrere a lavoro forzato o minorile, deve mantenere condizioni di lavoro sicure e deve approvvigionarsi di materiali in modo responsabile, proprio come ci aspettiamo dai nostri fornitori diretti.

Façade Creations potrebbe richiedere ai fornitori prove in merito alla gestione dei propri subappaltatori. Ciò potrebbe includere la richiesta di copie degli accordi o delle policy dei subappaltatori, o dichiarazioni attestanti che i subappaltatori sono stati sottoposti a verifica per verificarne la conformità. Ci riserviamo il diritto di rifiutare il coinvolgimento di un determinato subappaltatore (o di richiedere una modifica) se riteniamo che vi sia un rischio di conformità. In alcuni casi, potremmo richiedere di sottoporre a verifica un subappaltatore o far sì che il nostro fornitore lo sottoponga a verifica per nostro conto, soprattutto se il subappaltatore fornisce un contributo essenziale.

In definitiva, il fornitore principale rimane pienamente responsabile delle prestazioni e della conformità dei propri subappaltatori. Eventuali carenze o violazioni da parte di un subappaltatore saranno trattate come violazioni dal fornitore. Facendo rispettare questo principio, garantiamo che non vi siano "anelli deboli" nella catena: ogni partecipante alla realizzazione dei nostri progetti deve soddisfare i nostri standard. Questo approccio protegge Façade Creations e i nostri clienti da rischi indiretti e rafforza una cultura di conformità in tutta la rete di fornitura estesa.

Valutazione del rischio del fornitore e due diligence continua

Prima di affidare l'incarico a un nuovo fornitore terzo, Façade Creations effettua una valutazione completa del rischio e una due diligence per determinare se il fornitore soddisfa i nostri standard e la nostra tolleranza al rischio. Questa valutazione copre diversi aspetti:

• Stabilità finanziaria: Esaminiamo i bilanci, i rating creditizi e altri indicatori della salute finanziaria del fornitore. Una solida base finanziaria è importante per garantire che il fornitore possa sostenere le operazioni per tutta la durata dei nostri progetti (e che non fallisca o non risulti inadempiente a metà progetto). Evitiamo fornitori che presentino segnali di difficoltà finanziarie (ad esempio, recenti casi di insolvenza o una storia creditizia negativa).
• Competenza tecnica: valutiamo se il fornitore possiede le capacità e le competenze tecniche necessarie per fornire il prodotto o il servizio richiesto con il livello di qualità richiesto. Ciò può comportare la verifica delle qualifiche del personale chiave, dell'esperienza progettuale pregressa, delle proposte tecniche o persino di campioni di lavoro/prodotti. Per materiali o sistemi specializzati, ci assicuriamo che il fornitore possieda le competenze o le certificazioni necessarie (ad esempio, la certificazione per la produzione secondo determinati standard britannici).
• Sistemi di Salute, Sicurezza e Qualità: Esaminiamo i sistemi di gestione interni del fornitore per la salute e la sicurezza e per la garanzia della qualità. Questo può includere la verifica se il fornitore dispone di un sistema di gestione della qualità certificato (ISO 9001) o di un accreditamento per la gestione della sicurezza (ISO 45001 o simili). Potremmo richiedere copie della loro politica HSE, dei registri degli incidenti o del manuale della qualità per valutare le loro prestazioni in questi ambiti. Una solida cultura della sicurezza e un solido processo di controllo qualità presso il fornitore riducono i rischi di incidenti o difetti che potrebbero avere un impatto sui nostri progetti.
• Standard ambientali ed etici: valutiamo l'approccio del fornitore alla gestione ambientale e alle pratiche etiche. Ciò potrebbe comportare la verifica dell'esistenza di una politica ambientale o della certificazione ISO 14001, della gestione dei rifiuti e delle emissioni e dell'eventuale attuazione di iniziative di responsabilità sociale. Esaminiamo inoltre eventuali segnali d'allarme, come violazioni passate delle leggi sul lavoro, sanzioni ambientali o commenti negativi sui media relativi a comportamenti non etici. A tal fine, ci assicuriamo che il fornitore rispetti il ​​Modern Slavery Act (ove applicabile) e non sia coinvolto in casi noti di corruzione o frode.

Il risultato di questa due diligence è una valutazione del rischio o semplicemente una decisione sull'approvazione o meno del fornitore. Solo i fornitori che soddisfano i nostri criteri minimi in tutte queste categorie vengono aggiunti all'elenco dei fornitori approvati. Se un potenziale fornitore riscontra problemi minori (ad esempio, inesperienza in un determinato ambito), potremmo comunque approvarlo a condizione che vengano messe in atto misure di mitigazione (come una supervisione aggiuntiva o un intervallo di revisione più breve), ma eventuali problemi gravi comportano la non approvazione.

La valutazione del rischio non è un'attività una tantum in fase di onboarding. Continuiamo a monitorare e rivalutare i rischi durante l'intero rapporto con il fornitore. Cambiamenti significativi come rapida crescita, fusioni, difficoltà finanziarie o nuove questioni legali da parte del fornitore comporteranno una rivalutazione. Esaminiamo inoltre periodicamente l'Elenco dei Fornitori Approvati per aggiornare le informazioni di due diligence (almeno una volta ogni due anni o più frequentemente per i fornitori critici). Questo approccio di due diligence continua garantisce che tutti i nostri fornitori rimangano idonei allo scopo e che i nuovi rischi vengano identificati e affrontati in modo proattivo.

Revisione delle politiche e miglioramento continuo

Façade Creations Ltd si impegna a mantenere aggiornata la presente Politica sui Fornitori Terzi in base all'evoluzione di leggi, regolamenti e best practice. Pertanto, rivediamo e perfezioniamo regolarmente la presente politica (almeno una volta all'anno, o più spesso in caso di modifiche legislative significative) per garantirne l'efficacia. Potremmo apportare aggiornamenti per integrare nuovi requisiti legali del Regno Unito (come modifiche alla normativa sugli appalti, alla protezione dei dati, agli obblighi di segnalazione sulla schiavitù moderna, ecc.), per riflettere i miglioramenti nei nostri processi interni o per elevare i nostri standard in base agli sviluppi del settore.

Eventuali modifiche alla politica saranno approvate dal Direttore e comunicate a tutti i nostri fornitori. Solitamente pubblichiamo la versione aggiornata di questa politica sul nostro sito web aziendale per garantire la massima trasparenza. Ai fornitori potrebbe essere richiesto di confermare o conformarsi alla politica rivista nell'ambito di contratti in corso o durante la riqualificazione. Incoraggiamo un dialogo aperto con i nostri fornitori; se ci sono sezioni della politica che necessitano di chiarimenti o se un fornitore ha suggerimenti per il miglioramento, accogliamo con favore tale feedback nell'ambito della nostra filosofia di miglioramento continuo.

In conclusione, la Politica per i Fornitori Terzi di Façade Creations Ltd incarna il nostro impegno verso pratiche di supply chain responsabili, etiche e conformi alle leggi. Esprimendo chiaramente le nostre aspettative e responsabilizzando i nostri partner, miriamo a costruire relazioni solide e basate sulla fiducia con i fornitori che condividono i nostri valori. Questo non solo garantisce la conformità alle leggi britanniche sugli appalti, alle norme anticorruzione e al Modern Slavery Act, ma contribuisce anche a promuovere l'eccellenza e la sostenibilità complessive in ogni progetto che realizziamo. Crediamo fermamente che una supply chain responsabile sia fondamentale per fornire soluzioni di facciate di qualità e salvaguardare la reputazione sia di Façade Creations che dei nostri clienti. Attraverso l'applicazione vigile di questa politica e la collaborazione con la nostra supply chain, continueremo a mantenere standard elevati e a contribuire positivamente al nostro settore e alla nostra comunità.

Ultimo aggiornamento: febbraio 2026