Impostazione della scena
Tenerli informati
Saranno più preparati se saranno a conoscenza di eventuali cambiamenti nella tua attività che potrebbero influire sul nostro lavoro. Questi potrebbero includere modifiche a:
- prodotto o mercato
- strategia aziendale, ad esempio politica dei prezzi
- sistema di contabilità
- personale chiave.
Se conservi i verbali di tutte le riunioni di gestione che tieni, fornirne loro delle copie può essere un modo molto utile per fargli comprendere gli eventi chiave che hai affrontato nel corso dell'anno.
Inoltre, nell'ambito del loro lavoro, è probabile che vi chiederemo se si siano verificati casi di non conformità al quadro giuridico e normativo in cui opera la vostra azienda, inclusa l'eventuale presenza di attività fraudolente di cui siate a conoscenza. Ciò rappresenta parte dei loro obblighi che sono tenuti a svolgere in qualità di vostri consulenti professionali e non implica che ritengano che abbiate commesso alcun illecito.
Di cosa hanno bisogno
Se sai quali informazioni sono necessarie per completare il loro lavoro, puoi assicurarti che siano disponibili.
Possono decidere insieme cosa puoi preparare per loro e cosa dovranno preparare loro.
Una migliore comunicazione contribuirà a ridurre al minimo i malintesi ed evitare lavoro non necessario.
Orario
Concordate in anticipo un orario adeguato. Questo darà a entrambi la possibilità di essere adeguatamente preparati.
Tuttavia, se vi trovate in ritardo, fatelo sapere il prima possibile, in modo che, se necessario, l'orario possa essere riorganizzato.
Come puoi aiutare
Libri e registri
Organizzare e gestire i tuoi libri contabili in modo organizzato ti aiuterà a estrarre rapidamente e facilmente le informazioni necessarie per preparare o verificare i tuoi conti. Ti permetterà anche di avere una visione d'insieme dello stato della tua attività.
La considerazione dei seguenti punti può migliorare l'organizzazione dei tuoi archivi:
- sommare e bilanciare i tuoi libri a intervalli regolari ti aiuterà a individuare e correggere eventuali errori
- analizzare i tuoi pagamenti e le tue ricevute in modo che le informazioni possano essere facilmente estratte
- archiviare le fatture in ordine logico (numerico, alfabetico o per data) per facilitarne la ricerca.
Procedure
Stabilire e mantenere procedure specifiche ti consentirà di avere un maggiore controllo sui tuoi archivi e sulla tua attività. Ciò consentirà anche ai tuoi collaboratori di ridurre il lavoro da svolgere, con un conseguente risparmio economico.
Possono aiutarti a impostare queste procedure inizialmente e, una volta definite, sarai in grado di eseguirle autonomamente. Queste procedure includeranno conti di controllo, riconciliazioni e inventari.
Conti di controllo
I conti di controllo registrano i movimenti di cassa, debitori e creditori utilizzando i totali mensili del libro cassa e i riepiloghi di vendite e acquisti.
Il conto di controllo della liquidità indicherà la liquidità disponibile nell'azienda alla fine di ogni mese.
Il conto di controllo dei debitori o del registro delle vendite mostrerà quanto ti devono i tuoi clienti alla fine di ogni mese.
Il conto creditori o il conto di controllo del registro acquisti mostreranno quanto devi ai tuoi fornitori alla fine di ogni mese.
Riconciliazioni
Le riconciliazioni contribuiscono a garantire che i dati nei vostri libri contabili siano completi e accurati. Pertanto, se eseguite regolarmente, vi aiuteranno a individuare eventuali errori che potranno essere corretti prima che esaminiamo i vostri registri. Alcuni dei registri che dovranno essere riconciliati sono:
- conti bancari
- conti di controllo
- dichiarazioni dei fornitori.
Inventario
Se la tua azienda detiene scorte, dovrai conteggiarle almeno una volta all'anno. Per garantire che il conteggio venga eseguito in modo efficiente e accurato, dovresti considerare i seguenti punti:
- gli articoli in magazzino devono essere conservati in modo ordinato e logico per facilitarne il conteggio
- tutto il personale coinvolto nel conteggio dovrebbe ricevere istruzioni chiare
- cercare di ridurre al minimo la movimentazione delle scorte durante il conteggio. Se possibile, le consegne in entrata e in uscita dovrebbero essere sospese fino al termine del conteggio
- durante il conteggio devono essere effettuati controlli a campione.
Se detenete grandi quantità di scorte, potremmo dover partecipare all'inventario ed effettuare i nostri controlli.
Orari
Ci sono diversi prospetti che devono essere prodotti per la preparazione e/o la verifica dei conti. È possibile preparare tutti questi prospetti da soli, ma ovviamente se li producete voi risparmiereste tempo e denaro.
Potresti prendere in considerazione la preparazione di alcuni dei seguenti programmi:
- un elenco dettagliato delle aggiunte e delle cessioni di beni fissi con una copia delle fatture di vendita e di acquisto appropriate allegate
- elenchi che mostrano ogni articolo di magazzino detenuto, la quantità, il valore unitario e il valore totale. Indicare eventuali articoli di magazzino vecchi o danneggiati
- un elenco dei tuoi debitori a fine anno, incluso quanto ti devono e da quanto tempo sono in sospeso. Indica quelli che difficilmente ti pagheranno
- un prospetto di tutti i saldi bancari e di cassa alla fine dell'anno, insieme a tutti gli estratti conto bancari per ciascun conto bancario
- un elenco dei creditori che dovrebbe includere l'HMRC e i soliti fornitori aziendali.
- supporto alle elaborazioni per le informazioni che devono essere incluse nei tuoi conti, come il numero medio dei dipendenti, gli impegni di leasing operativo o la remunerazione degli amministratori (obbligatorio solo per le aziende).
Non tutti questi programmi saranno applicabili alla tua attività e pertanto prima di fare qualsiasi cosa potresti volerne discutere.
Altri problemi
Alcune questioni riguardano solo le aziende. Tra queste:
Rapporti narrativi
Le aziende più grandi potrebbero essere tenute a includere una qualche forma di reporting narrativo che accompagni i bilanci, come un report strategico. Questa è l'occasione per fornire informazioni aggiuntive che possano supportare gli utenti dei tuoi bilanci nella comprensione della tua attività e delle sue performance. In tal caso, discuteranno con te questi requisiti in modo che tu possa redigere i report necessari.
Progetti futuri
Nell'ambito del processo di redazione dei bilanci, è necessario valutare la situazione di continuità aziendale dell'azienda, per accertarsi che disponga di risorse sufficienti per rimanere operativa per un periodo minimo di 12 mesi dalla data di approvazione dei bilanci. Inoltre, è necessario valutare se vi siano prove che il valore dei beni aziendali sia stato compromesso, ad esempio a causa dell'obsolescenza causata da cambiamenti nel mercato o da sviluppi tecnologici.
In caso di incertezza riguardo alle performance future dell'azienda, potrebbero chiedervi di fornire prove a supporto della vostra valutazione della continuità aziendale. Queste potrebbero includere risultati previsti e proiezioni di flusso di cassa, ordini di vendita ricevuti o dettagli su nuove fonti di finanziamento. Fornire queste informazioni il prima possibile garantirà che il nostro lavoro possa essere completato nel modo più rapido ed efficiente possibile.
