Le spese di viaggio e di soggiorno sostenute dai dipendenti o per loro conto danno origine a numerosi problemi.
Di seguito evidenziamo i principali aspetti da considerare per decidere se è possibile usufruire di agevolazioni fiscali su viaggi e sussistenza.
Dipendenti con un posto di lavoro permanente
Molti dipendenti hanno un luogo di lavoro che frequentano regolarmente e occasionalmente si recano fuori sede per recarsi in un luogo di lavoro temporaneo. Spesso un dipendente si reca direttamente da casa al luogo di lavoro temporaneo e viceversa.
Un dipendente può richiedere l'esenzione fiscale completa sui viaggi di lavoro effettuati.
Viaggio d'affari
Un viaggio d'affari è un viaggio che comporta uno spostamento:
- da un posto di lavoro all'altro o
- da casa a un posto di lavoro temporaneo o
- a casa da un posto di lavoro temporaneo.
Gli spostamenti tra l'abitazione di un dipendente e il luogo di lavoro che frequenta regolarmente non sono considerati spostamenti di lavoro. Questi spostamenti rientrano nel "pendolarismo ordinario" e i relativi costi sono a carico del dipendente. Il termine "luogo di lavoro permanente" è definito come un luogo che il dipendente frequenta "regolarmente". Viene utilizzato per stabilire un capolinea del tragitto per gli spostamenti ordinari. L'abitazione è l'altro capo del tragitto per gli spostamenti ordinari.
Esempio 1
Un dipendente di solito si sposta in auto tra casa a York e il suo normale posto di lavoro a Leeds. Si tratta di un tragitto giornaliero di andata e ritorno di 77 chilometri.
In un giorno particolare, il dipendente guida da casa a York fino a un luogo di lavoro temporaneo a Nottingham. Un viaggio di andata e ritorno di 174 miglia.
Il costo qui indicato è quello del viaggio effettuato (174 miglia). Tale importo sarà deducibile.
Esempio 2
Un dipendente che normalmente percorre 40 miglia in direzione nord per recarsi al lavoro è tenuto a compiere un viaggio di andata e ritorno di 100 miglia verso sud, fino alla sede di un cliente. Il datore di lavoro gli rimborsa il costo del viaggio di 100 miglia.
Per tale importo sarebbe possibile una detrazione.
pagamenti di sussistenza
Le spese di soggiorno includono vitto, alloggio e bevande durante la permanenza del dipendente lontano dal luogo di lavoro. Le spese di soggiorno sono specificamente considerate come una conseguenza dei viaggi di lavoro e pertanto sono considerate parte del costo di tali viaggi.
Anti-elusione
Alcuni viaggi tra un luogo di lavoro temporaneo e casa potrebbero non dare diritto all'esenzione se il viaggio effettuato è "sostanzialmente simile" al viaggio effettuato da o verso il luogo di lavoro permanente.
L'HMRC interpreta il concetto di "sostanzialmente simile" come un viaggio che utilizza le stesse strade o lo stesso treno o autobus per la maggior parte del tragitto.
Incarichi temporanei
Se un dipendente viene allontanato dal suo posto di lavoro permanente per molti mesi, il nuovo posto di lavoro sarà comunque considerato un posto di lavoro temporaneo se il distacco è:
- si prevede che duri meno di 24 mesi, oppure
- se si prevede che duri più di 24 mesi, il dipendente dovrà trascorrere meno del 40% del suo tempo lavorativo nel nuovo posto di lavoro.
Il dipendente deve comunque conservare il suo posto di lavoro permanente.
Esempio 3
Edward lavora a New Brighton. Il suo datore di lavoro lo manda a Wrexham per 1,5 giorni a settimana per 28 mesi.
Edward avrà diritto all'agevolazione. Qualsiasi distacco superiore a 24 mesi sarà comunque ammissibile, a condizione che non venga violata la regola del 40%.
Dipendenti in sede
Alcuni dipendenti non hanno un luogo di lavoro fisso, ma lavorano in diversi luoghi consecutivi per diversi giorni, settimane o mesi. Esempi di dipendenti con sede operativa includono operai edili, ispettori della sicurezza, consulenti informatici e soccorritori.
Le spese di viaggio e soggiorno di un dipendente che lavora in sede possono essere rimborsate esentasse se si prevede che il periodo trascorso in sede sia, e lo è effettivamente, inferiore a due anni.
Esistono disposizioni antielusione volte a garantire che l'impiego sia effettivamente basato sul luogo di lavoro, ai fini della concessione dell'esenzione. Ad esempio, gli incarichi temporanei possono essere esclusi dall'esenzione qualora le mansioni siano svolte presso tale luogo di lavoro per tutto o quasi tutto il periodo di impiego. Ciò mira in particolare a impedire la manipolazione del limite di 24 mesi attraverso incarichi temporanei ricorrenti.
Altri dipendenti senza un posto di lavoro permanente
Appuntamenti itineranti
Per alcuni dipendenti, viaggiare è parte integrante del loro lavoro. Ad esempio, un venditore ambulante che non ha una sede in cui lavorare o dove è tenuto a presentarsi regolarmente. Le spese di viaggio e di soggiorno sostenute da tale dipendente sono deducibili.
Dipendenti che lavorano da casa
Alcuni dipendenti lavorano da casa occasionalmente, o addirittura regolarmente. Ciò non significa necessariamente che la loro casa possa essere considerata un luogo di lavoro. Deve esserci un requisito oggettivo affinché il lavoro venga svolto a casa piuttosto che altrove.
Ciò potrebbe significare che un altro luogo diventi il luogo di lavoro permanente, ad esempio un ufficio in cui il dipendente "frequenta regolarmente". Pertanto, qualsiasi costo di spostamento tra casa e ufficio non sarebbe una spesa ammissibile. Saranno invece consentiti gli spostamenti tra casa e luoghi di lavoro temporanei.
In assenza di un posto di lavoro fisso, il dipendente è considerato dipendente in sede. Pertanto, tutti i costi sono ammissibili, incluso il viaggio occasionale presso l'ufficio del datore di lavoro.
L'abitazione può comunque essere considerata un luogo di lavoro ai sensi del test oggettivo di cui sopra. In tal caso, saranno consentiti gli spostamenti tra l'abitazione e qualsiasi altro luogo di lavoro nell'ambito della stessa attività lavorativa.
