Questa scheda informativa si concentra sulle questioni IVA di interesse per le piccole imprese. Uno degli obiettivi principali è evidenziare le aree di rischio comuni, poiché una migliore comprensione può contribuire a ridurre gli errori e a minimizzare le sanzioni. Un altro elemento fondamentale per raggiungere tale obiettivo è una buona tenuta dei registri contabili, altrimenti aumenta il rischio che la dichiarazione IVA venga redatta sulla base di informazioni incomplete o errate.
Questo aspetto non verrà approfondito in questa sede, ma sul GOV.UK .
Consulta la nostra scheda informativa "Rendere digitale la tassazione dell'IVA" sulla tenuta obbligatoria dei registri digitali e sulle dichiarazioni IVA digitali.
Termini di dichiarazione e pagamento IVA
Per le aziende che compilano dichiarazioni trimestrali o mensili, sia la dichiarazione IVA sia l'eventuale IVA dovuta devono normalmente essere presentate all'HMRC un mese e sette giorni dopo la fine del periodo IVA.
Se la scadenza cade in un fine settimana o in un giorno festivo, l'azienda deve assicurarsi che la presentazione della dichiarazione e il pagamento dell'IVA dovuta siano pervenuti all'HMRC entro e non oltre l'ultimo giorno lavorativo prima della scadenza.
Imposta sugli input
Quando l'IVA sostenuta sulle spese è recuperabile in una dichiarazione IVA, si parla di "imposta sugli acquisti". Solo le aziende registrate ai fini IVA possono recuperare l'IVA sugli acquisti a condizione che:
- la spesa è sostenuta per scopi aziendali
- l'impresa è il destinatario della fornitura di beni o servizi
- esiste una fattura IVA valida per l'acquisto.
Solo le aziende registrate ai fini IVA possono emettere fatture IVA valide. Pertanto, l'IVA non può essere recuperata su beni o servizi acquistati da un'azienda non registrata ai fini IVA. Le fatture proforma non devono essere utilizzate come base per il recupero dell'IVA a credito, poiché ciò potrebbe accidentalmente comportare una doppia richiesta di recupero IVA.
La maggior parte delle forniture per le quali si richiede il recupero dell'IVA deve essere supportata da una fattura IVA valida. Questa deve generalmente essere intestata al commerciante che richiede il rimborso dell'IVA. Un elenco molto limitato di forniture non richiede la presentazione di una fattura IVA a supporto di una richiesta di rimborso, a condizione che la spesa totale per ciascuna fornitura imponibile sia pari o inferiore a £ 25 (IVA inclusa). Gli esempi più pratici sono le tariffe dei parcheggi e alcuni pedaggi.
Tuttavia, i seguenti articoli comuni non sono mai soggetti all'IVA e quindi non c'è IVA da recuperare: francobolli, biglietti del treno, dell'aereo e dell'autobus, parchimetri stradali e acquisti di generi alimentari in ufficio come tè, caffè e latte.
Scopo aziendale
Questo è spesso un argomento di contesa tra i contribuenti e l'HMRC, poiché l'IVA non è automaticamente recuperabile semplicemente perché è stata sostenuta da una persona registrata IVA o perché il fornitore è stato pagato dall'azienda.
Nel valutare se l'uso a cui sono destinati beni o servizi costituisce un uso aziendale (ai fini dell'accertamento del diritto alla detrazione dell'IVA come imposta sugli acquisti), occorre considerare se la spesa è direttamente correlata alla funzione e al funzionamento dell'azienda o se fornisce semplicemente un vantaggio accessorio ad essa.
Uso privato e non commerciale
In molte aziende, le finanze personali e aziendali possono essere strettamente collegate e l'imposta sugli input può essere richiesta in modo errato su spese che sono in parte o interamente destinate a scopi privati o non aziendali.
Esempi tipici di aree di rischio in cui è probabile che vengano avanzate richieste di risarcimento, ma che non soddisfano il test dello "scopo dell'attività" includono:
- spese relative all'alloggio domestico in cui non vi è alcun collegamento commerciale
- perseguimento di interessi personali quali attività sportive e ricreative
- spese a beneficio personale degli amministratori/proprietari della società e
- spese connesse ad attività non commerciali.
Laddove la spesa abbia una finalità mista commerciale e privata, l'IVA relativa dovrebbe essere generalmente ripartita e solo la componente commerciale dovrebbe essere detratta. Norme speciali si applicano per rettificare l'imposta sugli acquisti su beni e scorte quando i beni inizialmente destinati all'uso commerciale vengono successivamente destinati a un uso alternativo.
Esempio
Inizialmente vengono acquistati tre computer portatili per l'azienda e viene recuperata l'IVA sugli acquisti per un totale di 360 sterline. Il titolare dell'azienda ne regala uno al figlio, quindi l'IVA dovrà essere contabilizzata all'HMRC per un importo di 120 sterline (1/3 x 360 sterline)
Intrattenimento aziendale
L'IVA non è detraibile sulla maggior parte delle forme di intrattenimento aziendale, sebbene l'IVA applicata all'intrattenimento dei dipendenti sia detraibile. La definizione di intrattenimento aziendale è interpretata in senso lato come qualsiasi forma di ospitalità fornita a qualcuno che non sia un dipendente, il che può includere le seguenti situazioni di esempio:
- spese di viaggio sostenute da non dipendenti ma rimborsate dall'azienda, come lavoratori autonomi e consulenti
- elementi di ospitalità di fiere ed eventi di pubbliche relazioni.
regali aziendali
Una cessione IVA avviene ogni volta che i beni aziendali cambiano proprietario, quindi, in teoria, qualsiasi bene ceduto da un'azienda comporterà l'applicazione di un importo IVA. La norma sulle donazioni aziendali prevede che non sia dovuta alcuna imposta sulle donazioni alla stessa persona, a condizione che il costo al netto dell'IVA delle donazioni a tale persona non superi le 50 sterline nell'arco di 12 mesi.
In caso di superamento del limite di £ 50, l'IVA è dovuta (imposta a valle) sull'intero importo. Ai fini IVA, si verifica una fornitura presunta dei beni. In tal caso, l'HMRC accetta solitamente che l'azienda possa non applicare l'IVA al momento dell'acquisto dei beni, il che potrebbe risultare più comodo rispetto al dover calcolare l'imposta a valle ogni volta che si fa una donazione.
Le transazioni commerciali di routine che potrebbero essere interessate includono:
- premi per lungo servizio
- regali di Natale
- premi o incentivi per il personale addetto alle vendite.
Auto e spese automobilistiche
Errori nella dichiarazione dei redditi si verificano spesso in relazione all'acquisto o al leasing di automobili e alle spese automobilistiche in generale. Ecco alcuni aspetti chiave:
- L'IVA sull'acquisto di un'autovettura è generalmente bloccata perché si presume che il veicolo sia disponibile per uso privato e quindi non sia destinato esclusivamente all'uso aziendale. Questo divieto non si applica normalmente ai veicoli commerciali e ai furgoni, a condizione che vi sia un elemento di utilizzo aziendale.
- Se un'auto viene presa in leasing anziché acquistata, per lo stesso motivo il 50% dell'IVA sul canone di leasing non può essere recuperato.
- Quando un'azienda fornisce carburante o indennità chilometriche per auto, è necessario apportare delle modifiche per garantire che venga recuperata solo l'IVA relativa alla componente aziendale della spesa. Esistono diversi metodi che possono essere utilizzati, quindi contattateci se questo è pertinente al vostro caso.
Problemi relativi all'imposta sulle uscite
crediti inesigibili
Vendere beni o servizi a credito nell'attuale contesto economico può comportare un rischio maggiore. Anche laddove le procedure di controllo del credito siano rigorose, sussisterà inevitabilmente il rischio di incorrere in crediti inesigibili. Un fornitore deve normalmente contabilizzare l'imposta sulle vendite al momento della vendita, anche se il debito non viene mai saldato dal cliente, quindi c'è il rischio di trovarsi doppiamente svantaggiato.
Le normative IVA non consentono l'emissione di una nota di credito per annullare l'IVA a debito semplicemente perché il cliente non paga! Invece, qualora un cliente non paghi, a condizione che l'IVA a debito sia stata contabilizzata dal fornitore, è possibile presentare una richiesta di recupero dell'IVA a titolo di indennizzo per crediti inesigibili sei mesi dopo la scadenza del termine di pagamento della fattura.
Esempio
Un'azienda fornisce e fattura beni il 19 ottobre 2022 con pagamento entro il 18 novembre 2022 (ovvero un normale periodo di credito di 30 giorni). Se il debito non viene saldato, la prima opportunità di beneficiare dell'agevolazione sarà il 18 maggio 2023. L'agevolazione sarà inclusa nella dichiarazione IVA in cui ricade tale data, a seconda del ciclo di dichiarazione dell'azienda.
L'importo del reclamo
Il contribuente può richiedere l'esenzione solo per l'imposta a valle originariamente addebitata e versata all'HMRC, indipendentemente dal fatto che l'aliquota IVA sia successivamente cambiata. La richiesta viene inserita nella casella 4 della dichiarazione IVA, trattando l'IVA non riscossa come una spesa aziendale aggiuntiva, anziché ridurre l'imposta a valle.
Il cliente
Un cliente è automaticamente tenuto a rimborsare all'HMRC l'IVA a credito richiesta su un acquisto qualora il fornitore rimanga insoluto per sei mesi dalla data della fornitura (o dalla data di scadenza del pagamento, se successiva). Errori in questo ambito sono così comuni che i funzionari dell'HMRC in visita hanno sviluppato un programma che consente loro di esaminare i pacchetti di contabilità Sage e di elencare i saldi del libro mastro acquisti risalenti a più di sei mesi fa, semplificando l'emissione di un accertamento per non riconoscere l'IVA richiesta.
Prevenire il problema?
Le aziende più piccole (con un fatturato annuo inferiore a 1,35 milioni di sterline) potrebbero avere diritto ad aderire al Cash Accounting Scheme, il che significa che dovranno contabilizzare l'IVA sulle vendite solo quando il pagamento viene effettivamente ricevuto dal cliente.
Esiste un chiaro vantaggio in termini di flusso di cassa, oltre a un'esenzione IVA integrata sui crediti inesigibili. Il rovescio della medaglia è che la contabilità di cassa consente all'azienda di recuperare l'IVA sulle spese solo al momento del pagamento ai fornitori.
