לעתים קרובות נחשב כבוד לשמש כנאמן של ארגון צדקה והזדמנות לתרום משהו בחזרה לקהילה. עם זאת, הפיכה כנאמן כרוכה במחויבות מסוימת וברמת אחריות שאין לזלזל בה.
בין אם אתם כבר חבר נאמנים של ארגון צדקה, בין אם זה פרויקט מקומי או שם דבר, או שאתם חושבים להיות מעורבים, ישנן מספר אחריות שמטילה עליכם תפקיד הנאמן.
אנו מתארים את תחומי האחריות העיקריים להלן, עם דגש מיוחד על דרישות חשבונאות וביקורת עבור ארגוני צדקה סקוטיים.
רֶקַע
מגזר הצדקה בסקוטלנד מפוקח בדרך כלל על ידי משרד הרגולטור הסקוטי לענייני צדקה (OSCR), הידוע גם בשם "הרגולטור הסקוטי לענייני צדקה". ה-OSCR הוא מחלקה ממשלתית שאינה משרדית, המשמשת כגוף הרגולטור והרשם העצמאי של ארגוני צדקה סקוטיים.
ל-OSCR תפקיד חשוב במגזר הצדקה והוא נועד להעניק אמון לציבור ביושרה של ארגוני צדקה ולסייע לנאמני הצדקה להבין ולקיים את חובותיהם החוקיות.
חלק מרכזי בעבודתה של OSCR הוא מתן ייעוץ לנאמנים. ניתן למצוא עצות שימושיות רבות באתר האינטרנט, שם ישנו מדור המוקדש לחובותיהם של נאמני ארגוני צדקה.
סוגי צדקה
החקיקה העיקרית בה מפעילים ארגוני צדקה בסקוטלנד היא חוק הצדקה והשקעות נאמנים (סקוטלנד) 2005 (חוק 2005). ניתן להקים ארגוני צדקה במספר דרכים, אך בדרך כלל הם:
- מאוגדים תחת חוק החברות 2006 או קודם לכן (חברות צדקה בע"מ)
- מאוגדים במסגרת חוק 2005 באמצעות תקנות ארגוני הצדקה הסקוטיים משנת 2011 ("התקנות הכלליות") (ארגוני צדקה סקוטיים מאוגדים, SCIOs); או
- נוצר על ידי הצהרת נאמנות (ארגוני צדקה לא מאוגדים).
כל אחת מארגוני הצדקה הללו צריכה להירשם ולהגיש את חשבונותיה ל-OSCR, וחברות בע"מ רשומות בנוסף בבית החברות.
סוג העמותה יקבע את מלוא היקף אחריותו של הנאמן.
מי הוא נאמן?
חוק 2005 מגדיר נאמנים כ"אנשים בעלי השליטה והניהול הכלליים של ארגון צדקה". הגדרה זו תכלול בדרך כלל:
- עבור עמותות לא מאוגדות וארגוני צדקה פרטיים, חברי הוועד הפועל או הוועד הניהולי
- עבור ארגוני צדקה של חברות בע"מ, הדירקטורים או חברי ועדת הניהול.
ארגוני צדקה צריכים בכל עת למלא את המטרה הצדקה שלשמה נוצרו, וחובתם של כל הנאמנים להבטיח זאת.
מגבלות וחובות של נאמנים
בנוסף לאחריות הכרוכות כנאמן, קיימות גם מספר מגבלות שעשויות לחול. אלה נועדו למנוע ניגוד עניינים בין האינטרסים האישיים של הנאמן לבין חובותיו כנאמן. אלה קובעות כי בדרך כלל:
- נאמנים אינם יכולים להפיק תועלת אישית מהארגון, אם כי ניתן לקבל החזר על הוצאות סבירות מכיסם
- נאמנים לא צריכים לקבל תשלום עבור תפקידם כנאמן.
ישנם חריגים מוגבלים לעקרונות אלה, המפורטים בחוק משנת 2005. כאשר נאמנים אינם פועלים בתבונה, כדין או בהתאם למסמך המנהל שלהם, הם עלולים למצוא את עצמם אחראים באופן אישי לכל הפסד שהם גורמים לצדקה.
אחריותם של הנאמנים
הנחיית OSCR 'חובות נאמני צדקה' מסבירה מה המשמעות של להיות נאמן. לנאמנים יש אחריות מלאה על הצדקה וחובה כללית לפעול לטובת הצדקה. משמעות הדבר היא שעליהם:
- לפעול באופן התואם את מטרות הצדקה של הארגון
- לפעול לפי החוק והכללים במסמך המנהל של העמותה
- לפעול בזהירות ובשקידה
- לנהל כל ניגוד עניינים בין העמותה לבין כל אדם או ארגון אשר עשויים למנות את נאמני העמותה.
על נאמנים מוטלת החובה לוודא שכספי הארגון שלהם משמשים אך ורק לקידום מטרותיו הצדקה. עליהם להיות מסוגלים להוכיח שזה המצב, ולכן עליהם לשמור רישומים המסוגלים לעשות זאת.
נאמני הצדקה חייבים להעמיד את האינטרסים של הצדקה לפני צרכיהם שלהם או של קרובי משפחה או אינטרסים עסקיים. כאשר יש לקבל החלטה שבה אפשרות אחת תהיה לטובת הנאמן ואחרת לטובת הצדקה, הנאמן צריך לוודא שהנאמנים האחרים מודעים לניגוד העניינים ולא ייקחו חלק בדיון או בהחלטה.
חובות נאמני צדקה מספקות גם מידע על כמה חובות ספציפיות הכלולות בחוק משנת 2005. ההנחיות קובעות את חובות הנאמנים:
- עדכון פרטי ארגון הצדקה שלכם - ספקו את כל המידע הדרוש כדי לשמור על מרשם הצדקה הסקוטי מעודכן
- דיווח ל-OSCR – לעמוד בחובה הסטטוטורית לספק מידע מסוים ל-OSCR בנוגע לניטור שנתי, חשבונאות צדקה וביצוע שינויים בארגון הצדקה שלכם
- ניהול ורישום פיננסיים - ניהול רישומים חשבונאיים נאותים והכנת דוח חשבון שנתי ודוח שנתי אשר נבדקים על ידי גורם חיצוני ונשלחים יחד עם הדוח השנתי ל-OSCR.
- גיוס כספים - לקחת שליטה על האופן שבו ארגון הצדקה מגייס כספים
- לספק מידע לציבור.
חובות אלה משותפות לכל אדם האחראי על העמותה. לאף נאמן צדקה (לדוגמה, היושב ראש או הגזבר) אין אחריות רבה יותר מכל נאמן אחר.
דרישות חשבונאיות
חוק 2005 דורש שארגוני צדקה:
- לשמור רישומים חשבונאיים מלאים ומדויקים (ודרישות הכספים הן בעלות חשיבות מיוחדת כאן)
- להכין חשבונות צדקה ודוח שנתי על פעילותה
- להבטיח ביצוע ביקורת או בדיקה עצמאית
- להגיש דוח שנתי, דוח שנתי וחשבונות ל-OSCR (ועבור ארגוני צדקה של חברות בע"מ, לבית החברות).
המידה שבה יש לעמוד בדרישות אלה תלויה בדרך כלל בסוג העמותה ובכמות ההכנסה הנוצרת.
דרישות כספים
היבט חשוב של חשבונאות עבור ארגוני צדקה הוא הבנת ה"קרנות" השונות שיכולות להיות לארגון צדקה.
בעיקרו של דבר, כספים מייצגים את הכנסת הארגון הצדקה וייתכנו הגבלות על אופן השימוש בסוגים מסוימים של כספים שגויסו. לדוגמה, תרומה עשויה להתקבל רק בתנאי שהיא מיועדת למטרה מסוימת.
לאחר מכן, באחריות הנאמנים להבטיח כי כספים "מוגבלים" כאלה ישמשו אך ורק כמתוכנן.
גיוס כספים
ניהול ובקרה יעילים של גיוס כספים הם גם אחריות חשובה של הנאמנים. הפאנל הסקוטי לתקני גיוס כספים מפקח על תקני גיוס כספים ומטפל בתלונות על גיוס כספים עבור ארגוני צדקה רשומים בסקוטלנד, בהתאם לקוד נוהג גיוס הכספים.
הדוח השנתי
הדוח השנתי הוא לעתים קרובות מסמך מקיף למדי, שכן החקיקה קובעת את כמות המידע המינימלית שיש לכלול. הדוח כולל בדרך כלל:
- דוח נאמנים (אשר יכול לשמש גם כדוח דירקטורים וגם כדוח אסטרטגי, אם נדרש עבור חברות צדקה)
- דוח פעילות כספית לשנה
- חשבון הכנסות והוצאות לשנה (עבור חלק מחברות הצדקה)
- מאזן
- דוח תזרימי מזומנים
- הערות לדוחות (כולל מדיניות חשבונאית).
דרישות ביקורת
השאלה האם עמותה תידרש לביקורת או לא, תלויה בעיקר בכמות ההכנסות שהתקבלו או נוצרו ובסוף השנה:
- כל ארגוני צדקה שהכנסתם עולה על 500,000 ליש"ט דורשים ביקורת
- כל שאר ארגוני הצדקה דורשים בדיקה עצמאית. כאשר מכינים חשבונות "צבירה", על הבוחן העצמאי להיות מוסמך כראוי.
ישנם קריטריונים נוספים שיש לקחת בחשבון, במיוחד בנוגע לסך הנכסים, ונשמח לדון בהם אתכם ביתר פירוט.
דרישות דיווח
קיימת מסגרת מקיפה הקובעת כיצד יש להכין את דוחותיה של עמותה.
ארגוני צדקה לא מאוגדים עם הכנסה נמוכה מ-250,000 ליש"ט רשאים להכין חשבונות קבלות ותשלומים, אלא אם כן מסמך הניהול שלהם קובע אחרת.
כל שאר ארגוני הצדקה חייבים להכין דוחות חשבונאיים המציגים תמונה "נכונה והוגנת" והם מכונים חשבונות "צבירה". כדי להציג תמונה "נכונה והוגנת", הדוחות צריכים בדרך כלל לעמוד בדרישות הצהרת הצדקה על נוהג מומלץ (SORP). ניתן לצפות ב-SORP באתר www.charitysorp.org וארגוני צדקה יכולים לבנות גרסה מותאמת אישית של SORP המטפלת בנסיבותיהם האישיות.
