גיוס לקוחות חדשים הוא תהליך מצוין לעסקים, אלא אם כן הם לא משלמים לכם. אם לא תבדקו שהלקוח יכול לעמוד בסכום האשראי שאתם מעניקים, נקיטת הליכים משפטיים כאשר הלקוח לא משלם יכולה להיות תהליך ארוך, ממושך ויקר.
אם התשלום מהלקוח לא יתקבל והמוצרים או השירותים סופקו, סביר להניח שתזרים המזומנים שלך יהיה תחת לחץ. הבטחת תשלום בזמן שלקוחות תקל על ניהול העסק שלך.
אם אינך משלם לספקים שלך משום שלא קיבלת תשלום מהלקוח שלך, אתה עלול לפגוע גם בעסק שלהם. זוהי לא רק נוהג עסקי גרוע, אלא גם חוסר אחריות חברתית תאגידית. התייחס לספקים שלך כפי שאתה רוצה שהלקוחות שלך יתייחסו אליך.
גורמים שיש לקחת בחשבון
הדבר הראשון שעליכם לעשות הוא להכיר את הלקוח שלכם. זה צריך להתחיל לפני שאתם מקבלים לקוח חדש ולפני שאתם נותנים לו קרדיט כלשהו. המינימום ההכרחי של מה שאתם צריכים לדעת הוא:
- השם המדויק של הלקוח וכתובת המסחר (שקול להשתמש בשירות Webcheck של Companies House)
- סוג מבנה העסק שלהם, לדוגמה האם הם עוסק יחיד, שותפות או חברה בע"מ?
- שמות וכתובות אישיות של הבעלים אם המבנה שלהם אינו מאוגד (יש לשקול אימות נייר עם כותרת מכתבים כדי לתמוך במידע זה)
- צרו קשר עם ספקים אחרים כדי לקבל המלצות
- דירוג האשראי שלהם באמצעות סוכנות אשראי.
לפני שאתם מספקים סחורות או שירותים לכל לקוח, ודאו שאתם מטפלים בדברים הבאים:
- לדון ולהסכים על תנאי התשלום עם הלקוח לפני קבלת ההזמנה
- הסכימו על התנאים בכתב
- לעיין בכל תיעוד של הלקוח כאשר הוא מנסה לשנות את תנאי התשלום המוסכמים
- לנהל משא ומתן ולהסכים על תנאי תשלום עם ספקים לפני קבלת ההזמנה
- אם יש פער בין תנאי התשלום של הלקוח לספק, יש לשקול האם קיים מימון זמין כדי לגשר על הפער (דבר זה ידרוש הבנה של ניהול ההון החוזר שלכם)
- ליצור תחזית תזרים מזומנים הכוללת את כל ההכנסות וההוצאות הצפויות
- יש מדיניות סטנדרטית שתבטיח שלא ניתן לשנות את תנאי התשלום ללא אישור מתאים
- ודא שיש לך את הזכות להחיל חיובים בגין איחור בתשלום וריבית על חשבוניות.
לאחר שסיפקת סחורות או שירותים ללקוח, ודא כי:
- להוציא חשבוניות באופן מיידי
- להפיק חשבוניות בצורה מדויקת כדי להבטיח שכל הפריטים כלולים במחירים המצוטטים
- יש לכלול מספר אסמכתא להזמנה ולצטט אותו במקרה של מחלוקת כלשהי
- יש את כל מה שהלקוח דורש בחשבונית
- יש תהליך למעקב אחר חשבוניות
- יש תהליך לטיפול בסכסוכים
- ניהול רישום של מחלוקות כדי לוודא האם מתרחשות מחלוקות דומות בקרב לקוחות
- ודאו שהחשבוניות שלכם תואמות לחלוטין את תקן HMRC לצורכי מע"מ.
התחשבו בספקים שלכם - התייחסו אליהם כפי שהייתם רוצים שיתייחסו אליכם
זכרו שאי תשלום לספקים שלכם בזמן הוא הרגל עסקי רע והוא עלול לגרום לירידה בדירוג האשראי שלכם. עליכם:
- ודאו שאתם מודיעים לספקים שלכם על כל מחלוקת מיד לאחר התרחשותה
- שלמו בזמן על ידי הבטחת גיל מדויק של ספר הנושים שלכם
- עדכנו את הספקים שלכם בכל בעיה שיש לכם בתשלום בזמן.
למרבה הצער, חלק מהעסקים "משתבשים", לכן מומלץ לשקול רכישת ביטוח אשראי במקרים בהם העסק:
- לא יוכל לתפקד אם לקוחות מרכזיים יגיעו לחדלות פירעון
- אין לה את הבקרות הקיימות כדי לקבוע האם לקוח צפוי להגיע לחדלות פירעון
- מתקשה להשיג מידע על לקוחות פוטנציאליים
- צריך לשפר את ניהול האשראי
- שוקל מיזם שוק חדש.
עסקים צריכים לשקול קבלת פקטורינג ואפשרויות מימון כאשר:
- אין מספיק עתודות מזומנים זמינות כדי לשלם לספקים בזמן
- העסק צריך לגדול
- רמת המימון לטווח קצר (כולל כל מסגרת משיכת יתר) אינה מספקת
- לצוות אין את הרמה המתאימה של מיומנויות ניהול אשראי.
