הונאות וקריסות תאגידיות גדולות הגיעו לכותרות מעת לעת, ורבות מהן היו מתוקשרות והסכומים המעורבים בהן היו מרשימים למדי.
עם הלחצים הנוכחיים שאנו עדיין מתמודדים איתם כתוצאה מכלכלה איטית, אתגרים הקשורים לקשיים בחידוש מימון, האתגר של השגת יעדים, אפילו תשלום חשבונות ספקים, קל לראות שהסיכון להונאה עבור עסקים מכל גודל גדל משמעותית.
הבעיות הקשורות להונאות מתוקשרות עשויות להיראות רחוקות מהעסק שלכם, אך האמת הפשוטה היא שהונאה יכולה להשפיע על עסקים מכל הגדלים. בין אם אתם מעסיקים צוות קטן או כוח אדם משמעותי, דף מידע זה בוחן כיצד תוכלו להגביר את המודעות שלכם לגורמים המעידים על הונאה. הוא גם מציג את ההגנות שתוכלו ליישם כדי למזער את הסיכון בתוך העסק שלכם.
זה לא יכול היה לקרות כאן
קל לחשוב שהונאה היא משהו ש"לא יכול או לא יקרה כאן". עם זאת, בעוד שלעסקים גדולים יש את המשאבים ליישם את מה שהם מקווים שיהיו מערכות בקרה פנימיות יעילות למניעת הונאה, עסקים קטנים ובינוניים נאלצים לעתים קרובות להסתמך על צוות קטן של אנשים שהם סומכים עליהם. אין ספק שאתם יכולים לחשוב על קומץ עובדים מרכזיים שלא הייתם יכולים לדמיין בלעדיהם! במקרים רבים מעסיקים אמרו "הוא/היא (הנוכל) היה/היתה העובד/ת שהכי אמין שלי".
קושי מרכזי שעומד בפני עסקים קטנים יותר הוא היעדר אפשרויות להפרדת תפקידים. אנשים צריכים למלא מספר תפקידים וזה יכול להוביל להגדלת ההזדמנויות וההיקף לביצוע הונאה, ועבור חלק מהאנשים, הפיתוי יכול להיות גדול מדי.
תחומים בהם עלולה להתרחש הונאה
בעוד שהאופי המדויק של כל הונאה יהיה ספציפי לאופי העסק ולהזדמנויות הניתנות לרמאי פוטנציאלי, ישנם מספר תחומים נפוצים שבהם הונאה יכולה להתרחש.
עובדים שמנצלים לרעה את מעמדם
רוב מקרי ההונאה משפיעים על חשבון הרווח וההפסד, כאשר ההוצאות מוצגות ביתר או ההכנסות מוצגות בחסר. הונאות כאן יכולות לנוע בין כמה לירות של הוצאות שווא, שבהן איש אינו בודק מסמכים תומכים או בוחן האם הטענה המוצגת סבירה, ועד הונאות משמעותיות יותר. אלה יכולות לכלול הקמת ספקים פיקטיביים והפקת חשבוניות מזויפות, או עובד שמאשר רכישות בשיתוף פעולה עם ספק.
תפקידים עלולים להיות מנוצלים לרעה גם כאשר עסק מבקש מכרזים. כאן קיים סיכון של "שוחד" כאשר האנשים המעורבים בתהליך המכרז מקבלים שוחד או ממתיקים מספקים פוטנציאליים. זה עלול להוביל לחתימה על חוזים לא יעילים, אולי עבור סחורות באיכות מפוקפקת.
הסכומים הבודדים המעורבים בסוגי הונאה אלה עשויים להיות לא גדולים, ולכן הם חולפים מעיניו במשך זמן מה. עם זאת, עם זאת, עם הזמן, הסכומים המעורבים יכולים להפוך למשמעותיים. רמאים רבים צוברים ביטחון והמספרים המעורבים מתעצמים ככל שהם הופכים ל"חמדנים". כמובן, הונאות בקנה מידה גדול נוטות יותר להתגלות, וחמדנות משחקת לעתים קרובות תפקיד בזיהוי ובלכידת רמאים.
אף על פי כן, הזמן שלוקח לאתר הונאה הוא חיוני. זה עשוי לעשות את כל ההבדל בתזרים המזומנים, שכן הונאה מרוקנת עסק ממשאבים שהוא זקוק להם כדי לצמוח.
ספקים שמנצלים את היתרון
כאשר לעסק יש מעט או חלשים נהלי בדיקה ובקרות, ספק עשוי לזהות עובדה זו ולנצל אותה. לדוגמה, ייתכן שסופקו בפועל פחות פריטים מאלה הכלולים בתעודת המשלוח. חשבוניות עשויות לכלול כמויות או מחירים גבוהים יותר מאלה שסופקו והוסכמו.
זה מדגיש את החשיבות של בדיקת תעודות משלוח וחשבוניות כאחד ומעקב מיידי אחר כל אי התאמה.
אזורי סיכון אחרים
גניבת מידע סודי כגון רשימות לקוחות או קניין רוחני כגון תהליך תעשייתי עלולה לגרום לעסק בעיות בלתי נתפסות אם אלה נגנבים על ידי עובדים ממורמרים. היו אפילו דוגמאות לכך שהמידע הזה הועתק לטלפון חכם!
מידע עלול להיות פגיע גם להתקפה מבחוץ. התקדמות בפיתוחים טכנולוגיים פירושה שעסקים צריכים לשקול סיכונים הקשורים ל-IT. כיום מקובל לחשוב שהמחשב תמיד צודק, ולכן פחות בדיקות ידניות מבוצעות בדרך כלל בתוך הארגון כתוצאה מכך.
סוגים מסוימים של ארגונים נמצאים בסיכון גבוה יותר להונאה, לדוגמה, אלו המבוססים על מזומן עלולים להיות פגיעים יותר עקב הקשיים ביישום בקרות יעילות על מזומן. באופן דומה, עסקים העוסקים במוצרי צריכה אטרקטיביים נמצאים בסיכון מוגבר.
דוגמאות
JF בוגוס ובניו
אולי אתם חושבים שזה לעולם לא יקרה לכם, אבל אם מנהל החשבונות המהימן שלכם מציג לכם חשבונית וצ'ק לחתימה, עד כמה אתם מסתכלים על החשבונית בעומק? הסכום עשוי להיות קטן יחסית וכמובן מגובה בחשבונית. עליכם לחתום על הצ'ק במהירות מכיוון שלא תהיו בבית מחר והשעה היא 17:15. מנהל החשבונות שלכם ימלא את שורת המוטב לפני שליחת הצ'ק.
בסופו של דבר, נתוני סוף השנה שלך פשוט לא נראים ממש נכונים, וחקירות שלאחר מכן מזהות חשבוניות חסרות, ובסופו של דבר, שמנהל החשבונות כתב את הצ'קים הללו לפקודת עצמו.
חיי ספורט!
בקרת מלאי הועמדה למבחן בעסקי בגדי הספורט והציוד, והראה פערים רבים מדי בין המלאי הממוחשב לבין זה שנספר בפועל בסוף השנה. לא ניתן היה להסביר את ההבדלים ובסופו של דבר נעשה שימוש במעקב כדי לנטר את המחסן.
צילומים חושפניים הראו את המנקים מוסיפים מחבטים, כדורים וציוד שונים לשקיות האשפה המלאות באשפה שהוסרו בכל ערב!
עסקים שצומחים במהירות עלולים להיות פגיעים יותר להונאות. כאשר משאבי החברה והדירקטורים באופן אישי מתוחים עד תום, קשה עוד יותר לשמור על תמונה כללית. סימנים של הונאה עלולים לחמוק מעיניהם.
מישהו יודע איפה סיד נמצא?
דמיינו את ההפתעה שחש מנהל של חברת ייצור מקומית כשהוא חילק את תלושי השכר לעובדיו ושניים נותרו! חשב הכספים שלו, שמעולם לא החמיץ את חילקו אותם קודם לכן, חלה ולא יכול היה להגיע לעבודה. חקירות מאוחרות יותר גילו כי במשך זמן מה, חבר הצוות המהימן הזה יצר עובדים פיקטיביים ושילם את השכר לחשבון הבנק שלו.
מדריך עשרת השלבים למניעה וגילוי הונאות
בהתחשב במגוון הרחב של עבירות הונאה שעלולות להתרחש, אילו צעדים ניתן לנקוט כדי למזער את הסיכון לביצוע הונאה בתוך הארגון שלכם? שקלו את עשרת הטיפים המובילים שלנו לגילוי ומניעת הונאה.
- התחילו בגיוס האנשים הנכונים לעבודה בארגון שלכם. ודאו שאתם בודקים היטב המלצות וודאו שכל עובד זמני עובר גם הוא בדיקה, במיוחד אם הוא אמור לעבוד בתחומים מרכזיים.
- ודאו שיש לכם מדיניות ברורה לפיה הונאה לא תסבול בתוך הארגון, וודאו שהיא מועברת לכל הצוות.
- שקלו אילו תחומים בארגון שלכם עלולים להיות בסיכון, ולאחר מכן תכננו ויישמו הגנות מתאימות. התמקדו בתחומים מהם מגיעות רוב ההכנסות שלכם והיכן נמצאות רוב העלויות שלכם. פתחו כמה מערכות פשוטות של בקרה פנימית כדי להגן על תחומים אלה. בקרות יעילות כוללות:
- הפרדת תפקידים
- פיקוח וביקורת
- בדיקות אריתמטיות
- השוואות חשבונאיות
- אישור ואישור
- בקרות פיזיות וספירות
- במידת האפשר, אל תצטרכו להעסיק אדם אחד בלבד שאחראי על שליטה על תחום שלם בעסק. זה כולל בפרט את פונקציית החשבונאות, אך יכלול גם תחומים מרכזיים אחרים. לדוגמה, הזמנת סחורות, בקרת מלאי ומשלוח בעסק שבו המלאי כולל מוצרי צריכה אטרקטיביים.
- שמרו תמיד על מידה מסוימת של שליטה על פונקציות החשבונאות המרכזיות של העסק שלכם. אל תחתמו מראש על צ'קים ריקים אלא בנסיבות חריגות וודאו שהחשבוניות המתאימות מוצגות יחד עם הצ'קים.
- שימו לב לבקשות חריגות מצד צוות המעורב בתפקוד החשבונאי.
- היזהרו מעובדים שמגוננים יתר על המידה על תפקידם - ייתכן שיש להם מה להסתיר. באופן דומה, היזהרו מעובדים לא מרוצים, שעשויים לשאת טינה או כאלה שנסיבותיהם משתנות לרעה או באופן בלתי מוסבר לטובה!
- שימו לב לשינויים בולטים בתזרים המזומנים כאשר עובד נעדר מהמשרד, למשל בחופשה. באופן דומה, שימו לב לעובדים שמעולם לא לוקחים את חופשתם. שניהם יכולים להיות אינדיקציות להונאה, דבר שאנו רואים במבט לאחור.
- הכינו תקציבים וחשבונות ניהול חודשיים והשוו אותם לתוצאות בפועל, כך שתהיו מודעים לסטיות. נקיטת פעולה חקירתית מהירה במקרים של סטיות עשויה לעשות את כל ההבדל על ידי סגירת חלון ההזדמנויות הניתן לרמאים.
- כאשר נתפס נוכל, יש לוודא שננקטות הפעולות המתאימות וללמוד מהניסיון.
ניצחון במאבק נגד הונאה
בעוד שהנוכלים הערמומיים ביותר עשויים לחמוק מעיניו במשך זמן מה, נוכלים רבים הם אנשים רגילים הרואים הזדמנות. ההונאות שהם מבצעים הן פשוטות למדי במהותן.
יישום של כמה בדיקות פשוטות בתוך עסק יכול להקשות הרבה יותר על נוכל לנצל את הנזק. התוצאות עלולות להיות מפתיעות - הונאה של 100 ליש"ט בכל שבוע שווה ערך לכ-5,000 ליש"ט, מה שמשאיר את העסק במשך יותר משנה. פעולה עם שולי רווח של 20% פירושה ייצור מחזור של 25,000 ליש"ט כפיצוי על כך.
