משטר פטור חל על הוצאות עובדים.
דף מידע זה בוחן את תפעול ודיווח הוצאות והטבות לעובדים.
משטר הפטור
פטור עשוי לחול על דיווח הוצאות עובדים בטופסי P11D כל עוד מתקיימים התנאים הנדרשים. במסגרת הפטור, על העסק לוודא שהעובד יהיה זכאי להקלה מלאה במס על ההוצאות שוחזרו.
הפטור
חל פטור שמשמעותו למעשה שעסקים לא יצטרכו לשלם מס וניכוי ביטוח לאומי על תשלומי הוצאות ששולמו או הוחזרו, או לדווח עליהם בטופס P11D. הפטור מטיל על המעסיקים את האחריות לקבוע האם הוצאות עובדים ניתנות לניכוי מלא לצורכי מס.
סוגי הוצאות
סוגי ההוצאות העיקריים עליהם חל הפטור הם:
- הוצאות נסיעה ומחיה
- עמלות ומנויים
- הוצאות אירוח עסקיות.
כל שאר ההוצאות שאינן מותרות עדיין חייבות בדיווח בטופס P11D ו/או כפופות ל-PAYE (ואולי גם ל-NIC). עובדים יכולים לתבוע הקלה במס בגין הוצאות עסקיות שלא הוחזרו.
הפטור אינו חל על הוצאות או הטבות הניתנות במסגרת הסדר ויתור שכר רלוונטי. זה כולל כל הסדר שבו עובד מוותר על הזכות לקבל רווחים בתמורה לתשלומי הוצאות פטורים ממס או כאשר גובה הכנסותיו תלוי בסכום תשלום ההוצאות.
תנאי המשטר
כדי שהוצאה שקיבל החזר מעובד תיחשב כתשלום פטור, מעסיק צריך לשים את עצמו במקומו של העובד. לאחר מכן המעסיק שואל את עצמו את השאלה - האם הוצאה זו הייתה זכאית להקלה מלאה במס לעובד (אלמלא הסכום שהיה פטור)?
מעסיק צריך לשקול:
- קביעת מדיניות תאגידית לגבי סוגי ההוצאות הניתנות להחזר והצורך שהוצאות אלו יהיו סבירות
- דורש מילוי טופס תביעת הוצאות סטנדרטי
- הצורך שכל תביעת הוצאה תהיה מגובה בקבלה
- ביצוע בדיקות של תביעות הוצאות
- דרישה מגורם בכיר לאשר את התביעות.
מה לגבי תעריפי קנה מידה?
הכללים מאפשרים תשלום או החזר של סכומים המבוססים על שיעורי סולם, במקום עלויות בפועל של העובד בנסיבות מסוימות. שיעורי הסולם מיועדים בדרך כלל להוצאות נסיעה וקיום ומורכבים מסכומים עגולים המותרים לנסיבות ספציפיות.
שני סוגים עיקריים של שיעורי סולם זמינים לשימוש על ידי מעסיק:
- שיעורי "ייחוס" ו
- תעריפים "בהתאמה אישית".
שיעורי ייחוס
שיעורי ייחוס הם קבוצה של שיעורי החזר מקסימליים עבור ארוחות. סכומים עגולים אלה יכולים לשמש את המעסיקים לתשלום או החזר הוצאות של עובדים כאשר מתקיימים תנאי הזכאות הרלוונטיים.
תעריפים אלה חלים רק אם לעובד יש הוצאות במהלך "נסיעת עסקים מזכה" כדלקמן:
- דמי ארוחה אחד ליום המשולמים בגין מקרה אחד של נסיעה מזכה, שסכומם אינו עולה על:
- 5 פאונד כאשר משך הנסיעה המזכה באותו יום הוא 5 שעות או יותר
- 10 ליש"ט כאשר משך הנסיעה המזכה באותו יום הוא 10 שעות או יותר, או
- 25 פאונד כאשר משך הנסיעה המזכה באותו יום הוא 15 שעות או יותר ומתקיים בשעה 20:00 או
- דמי ארוחה נוספים שלא יעלו על 10 ליש"ט ליום, כאשר משולמים דמי ארוחה א' או ב' והנסיעה המזכה ביחס אליה משולמת דמי הנסיעה נמשכת בשעה 20:00.
תעריפים בהתאמה אישית
אלו הם תעריפים שסוכמו במפורש עם HMRC בכתב. אם העסק מעוניין לשלם תעריפים מותאמים אישית עבור ארוחות או הוצאות מסוגים אחרים, הוא יכול לפנות ל-HMRC.
רשות המסים והרווחה (HMRC) הנפיקה טופס ספציפי: PAYE: פטור מהוצאות והטבות מעסיקים
בודק
אין צורך לדרוש קבלות בעת ביצוע תשלומים לעובדים עבור קיום לפי שיעורי סולם ייחוס. זה חל על דמי ארוחות סטנדרטיים המשולמים בגין נסיעות מזכות ותעריפי סולם לינה וקיום בחו"ל. מעסיקים עדיין חייבים לוודא שהעובדים מבצעים נסיעות מזכות.
כללי מערכת הבדיקה הוקלו והדרישה ממעסיקים לבדוק קבלות בעת ביצוע תשלומים לעובדים עבור קיום לפי שיעורי סולם ייחוס הוסרה. זה חל על דמי ארוחות סטנדרטיים המשולמים בגין נסיעות מזכות ותעריפי סולם לינה וקיום בחו"ל. מעסיקים עדיין חייבים לוודא שהעובדים מבצעים נסיעות מזכות.
תעריפי סולם הלינה והמחיה בחו"ל מטופלים באותו אופן כמו תעריפי ייחוס. מעסיקים צריכים רק לוודא שהעובדים מבצעים נסיעות מתאימות.
רשות המסים והרווחה (HMRC) פרסמה הנחיות לגבי מערכות הבדיקה שהיא מצפה שמעסיקים יפעילו. אנו יכולים לסייע לכם בנושא זה או בהגשת בקשה לתעריפים מותאמים אישית, לכן אנא צרו עמנו קשר לקבלת מידע נוסף.
תעריפי קילומטראז' עסקי
הוצאות הנסיעה והמחיה העיקריות עבור עובדים רבים הן עלויות השימוש ברכב או מסחרית פרטיים לנסיעות עסקים. מעסיקים רבים ועובדיהם משתמשים בתשלומי קילומטראז' סטטוטוריים המכונים 'תשלומי קילומטראז' מורשים' (AMAPs). אלו סכומים שמעסיקים יכולים לשלם לעובדים המשתמשים ברכבם הפרטי לנסיעות עסקים. עבור מכוניות מסחריות, שיעור השיעור הוא 45 פני למייל עד 10,000 מיילים בשנת המס ו-25 פני למייל מעבר לכך.
תוכניות AMAP הן משטר סטטוטורי נפרד ואינן נכללות במשטר הפטור החדש.
עבור כלי רכב המסופקים על ידי המעסיק, ניתן להשתמש בתעריפי הייעוץ לדלק כדי לפצות על עלויות דלק שנגרמו בנסיעות עסקים. תעריפי הייעוץ לדלק מתעדכנים מדי רבעון במהלך כל שנת מס.
הוצאות נסיעה מזכות
נסיעה מזכה היא תנאי הכרחי להתייחסות הן להוצאות נסיעה והן להוצאות קיום כהוצאה פטורה (וגם בשימוש בתעריפי קילומטראז' עסקי עבור מכוניות וטנדרים). נסיעה עסקית היא כזו הכוללת נסיעה:
- ממקום עבודה אחד לאחר או
- מהבית למקום עבודה זמני או להיפך.
עם זאת, נסיעות בין ביתו של העובד למקום עבודה בו הוא או היא מבקרים באופן קבוע אינן נסיעות עסקיות. נסיעות אלו הן "נסיעות רגילות" ומקום העבודה מכונה לעתים קרובות מקום עבודה קבוע. משמעות הדבר היא שעלויות הנסיעה מוטלות על העובד.
המונח "מקום עבודה זמני" פירושו שהעובד שוהה במקום למשך זמן מוגבל או למטרה זמנית. עם זאת, ייתכן שחלק מהנסיעות בין מקום עבודה זמני לבית לא יהיו זכאיות להקלה אם הנסיעה שבוצעה "דומה באופן מהותי" לנסיעה שבוצעה אל מקום העבודה הקבוע או ממנו. "דומה באופן מהותי" מתפרש על ידי HMRC כנסיעה המשתמשת באותם כבישים או באותה רכבת או אוטובוס במשך רוב הנסיעה.
יהיו וריאציות רבות של סוגי נסיעות שעובדים מבצעים, ולכן חשוב לוודא שמדובר בנסיעת עסקים, במיוחד מכיוון שהמונח "הוצאות נסיעה" כולל את עלויות הנסיעה בפועל יחד עם כל הוצאות קיום ועלויות נלוות אחרות הכרוכות בביצוע הנסיעה, כגון אגרה או אגרות גודש.
