על מנת להגן על החברה, עובדיה, לקוחותיה וספקיה, יש לתת לכל חברי הצוות עותק של מדיניות החברה בנוגע לשימוש מקובל במשאבי IT - ובפרט גישה לאינטרנט ודוא"ל, וכן מדיניות הגנת מידע. ייתכן שיהיה צורך גם במדיניות נפרדת של "הבא את המכשיר שלך" (BYOD) המכסה את השימוש במכשירים אישיים ובאיזו מידה (אם בכלל) מותר להם להתחבר למערכות מידע ארגוניות.
כל מדיניות כזו צריכה להיות חלק מחוזה העבודה - במידה שכל הפרה של המדיניות עלולה להוביל להליכים משמעתיים, ובמקרים מסוימים אף לפיטורים.
קיום מדיניות שימוש מקובל לא רק מסייעת להגן על החשיפה של הארגון לתוכנות סוררות, הליכים משפטיים ואובדן נתונים ארגוניים/אישיים, אלא גם יכולה לסייע בסכסוכים עם עובדים.
אֶלֶקטרוֹנִי
על עובדים להיות זהירים לגבי תוכן כל האימייל שהם עשויים לשלוח. אימייל אחד שנשלח ללא מחשבה עלול לגרום להשלכות בלתי צפויות, הן עבור העובד והן עבור הארגון, כגון קנסות גדולים ונזק תדמיתי.
חומר לא חוקי
בשל אופיים הלא מצונזר של החומרים באינטרנט, קיימים מספר רב של אתרים המכילים חומר פוגעני, מגונה ובלתי חוקי (בבריטניה). אסור לעובדים לגשת לאתרים כאלה, ועל העסק לעשות ניסיונות לחסום אותם, במידת האפשר.
וירוסים ופישינג
אתרים ואימיילים שנראים תמימים שימשו כדי לפתות משתמשים להוריד חומר שהתגלה כמכיל וירוס, או לחשוף מידע סודי של החברה או מידע אישי, למקומות בהם בדרך כלל לא היו מועברים.
יש להכשיר את העובדים לזיהוי הסימנים המזהים של מיילים מזויפים וכיצד לבצע בדיקות פשוטות באינטרנט לפני שליחת נתונים לאתר אינטרנט.
יש גם להסביר לעובדים מהם הנהלים במקרה של התקפות כאלה.
טלפונים אישיים, אוזניות אישיות ושימוש ברשתות חברתיות
חברות עשויות לרצות לכלול אזכורים לשימוש בטלפונים אישיים, אוזניות אישיות ורשתות חברתיות. השימוש בהם או הגבלות על השימוש בהם יהיו תלויות במידה רבה בסביבת העבודה.
הצהרת מדיניות לדוגמה
כדי למזער בעיות פוטנציאליות מסוג זה, על מעסיקים לשקול גיבוש הצהרת מדיניות לכל העובדים המאמצים גישה לאינטרנט ולדוא"ל.
להלן הצהרת מדיניות מוצעת, המספקת נקודת התחלה שימושית.
מדיניות והיקף
החברות והעסקים רואות באינטרנט ובשימוש בדוא"ל כלי עסקי חשוב.
הצוות מוזמן לשפר את הפרודוקטיביות שלו באמצעות שימוש בכלים כאלה - אך ורק בהתאם להנחיות המפורטות במסמך זה.
האינטרנט ברובו אינו מוסדר ואינו מצונזר, ויש לנו חובת זהירות להגן על אבטחת המידע הפנימי של החברה/הפירמה, על לקוחותינו, על ספקינו ועל עובדינו מפני חומר זדוני, מגונה ובלתי חוקי.
ניטור – פסקאות אופציונליות – אחת
החברה שומרת לעצמה את הזכות לנטר הודעות דוא"ל ואתרי אינטרנט בהם מבקר עובד. פעולות אלו עשויות להתבצע באופן אקראי או כאשר קיים חשד להתנהגות המפרה את מדיניות החברה בנוגע לגישה לדוא"ל ולאינטרנט.
ההנהלה תודיע לעובדים כי הם עשויים להיות מנוטרים בכל עת, בעת שימוש במערכות עסקיות.
האזנה סמויה תבוצע רק בנסיבות חריגות ורק לאחר אישור של נושא/י משרה בכירים בחברה/פירמה.
ניטור – פסקאות אופציונליות – שתיים
החברה/הפירמה שומרת לעצמה את הזכות לנטר תעבורת דוא"ל ואינטרנט. עם זאת, משתמשים בודדים לא יזוהו בתהליך הניטור.
ההנחה היא שכל הצוות מבין ומסכים למדיניות אלא אם כן דירקטור (שותף) יקבל הודעה אחרת. כל חריג יש לצרף לחוזה העסקה של העובד ולהיחתם על ידי דירקטור (שותף) והעובד.
כל משאבי החברה/הפירמה, לרבות מחשבים, גישה לאינטרנט ודוא"ל, ניתנים למטרות עסקיות בלבד.
מטרת מדיניות זו היא להבטיח שתבין באיזו מידה אתה רשאי להשתמש במחשב/ים שבבעלות החברה/הפירמה לשימוש פרטי. היא מכסה את האופן שבו יש להשתמש בגישה לאינטרנט בתוך החברה/הפירמה, על מנת לעמוד בדרישות החוק והעסקיות.
מדיניות זו חלה על כל עובדי החברה/הפירמה ואי ציות לה עלולה להוביל לצעדים משמעתיים בהתאם לנוהל המשמעת. בנוסף, אם התנהגותך אינה חוקית או בלתי חוקית, אתה עלול להיות אחראי באופן אישי.
עקרונות כלליים
מחשב וגישה לאינטרנט יינתנו לך לתמיכה בפעילויות החברה/הפירמה.
שימוש פרטי במחשבים ובאינטרנט מותר, בכפוף למגבלות הכלולות במדיניות זו. כל שימוש פרטי צפוי להיות בזמנו הפנוי של העובד ואסור לו להפריע לאחריותו בעבודה. אסור ששימוש פרטי יפגע במערכות IT או יפגע במוניטין של החברה/הפירמה.
עליך לנקוט משנה זהירות בכל שימוש באינטרנט ולעולם אין להסתמך על מידע שהתקבל או הורד ללא אישור מתאים של המקור.
גישה לאינטרנט ודוא"ל
למשתמשים הבאים יש גישה לאינטרנט ולדוא"ל מכל המחשבים הבאים..
שימוש אישי
אין לגשת לאינטרנט לשימוש אישי במהלך שעות העבודה הרגילות. שימוש מזדמן מסיבות אישיות מותר מחוץ לשעות העבודה, אולם יש להקפיד על ההגבלות המפורטות בסעיף 'גלישה/הורדת חומרים' (להלן).
אין לשלוח/לקבל מיילים אישיים אלא אם כן מדובר במקרה חירום ועם אישור מראש ממנהל.
מיילים וקבצים מצורפים לדוא"ל
מיילים חייבים לעמוד באותם כללים כמו שליחת התכתבויות על גבי נייר הכותרת של החברה/הפירמה.
אסור שאימיילים יכילו הצהרות/דעות שנויות במחלוקת על ארגונים או אנשים פרטיים. בפרט, יש להימנע מהתייחסויות גזעיות או מיניות, הערות מזלזלות או בעלות פוטנציאל דיבה/הוצאת דיבה וכל דבר שעלול להתפרש כהטרדה.
אסור שאימיילים יכילו חומר פוגעני.
אסור לשלוח במודע מיילים המכילים וירוס.
אין לפתוח מיילים המגיעים ממקור לא ידוע, אלא לחשוף אותם להנהלה (ראה גילוי נאות).
מיילים הנשלחים חיצונית, חייבים להכיל את הצהרת הוויתור של החברה/הפירמה (ראה דוגמה למטה)
יש לאחסן הודעות דוא"ל (שנשלחו והתקבלו) בקבצי הלקוח המתאימים ולהשתמש באותן מוסכמות מתן שמות המשמשות לאחסון מכתבים והתכתבויות אחרות.
הודעות דוא"ל הנשלחות עם קבצים מצורפים המכילים מידע רגיש חייבות להיות מוצפנות ומוגנות בסיסמה. אין לשלוח סיסמאות בדוא"ל. במידת האפשר, נסו לשלוח נתונים אלה באמצעים אחרים.
גלישה/הורדת חומר
יש לעיין/להוריד רק חומר מאתרים עסקיים, מסחריים או ממשלתיים מהימנים.
אין לצפות/להוריד חומרים אחרים. זה כולל במיוחד משחקים, שומרי מסך, מוזיקה/וידאו וחומרים לא חוקיים, מגונים או פוגעניים.
מחשבים ניידים/מחשבים ניידים והתקני מדיה ניידים
נסיעה עם מחשבים ניידים/מחשבים ניידים
מחשבים ניידים כפופים לבדיקה על ידי הרשויות, במיוחד אם הם נוסעים באוויר/ימי/רכבת, הן בתוך בריטניה והן מחוצה לה. כאשר לעובד יש מחשב נייד של חברה/פירמה, עליו לוודא שהוא אינו מכיל ביודעין חומר בלתי חוקי.
יש להצפין מחשבים ניידים המכילים מידע ארגוני.
שימוש במחשבים ניידים/מחשבים ניידים בחיבורים מרחוק
ניתן להשתמש במחשבים ניידים של החברה/הפירמה לצורך שימוש בדוא"ל/אינטרנט מבלי להיות מחוברים לשרת החברה. יש להתקין תוכנת אבטחה מתאימה שתאפשר גישה כזו ותפחית את הסיכון לוירוסים או פריצות.
שימוש במכשירי מדיה ניידים
התקני מדיה ניידים כוללים כונני USB, תקליטורים, DVD וכו'.
במקרים בהם אלה מכילים נתונים סודיים של תאגידים או נתונים אישיים, יש להצפין את הנתונים הכלולים במכשירים אלה.
כאשר משתמשים במכשירים ניידים, יש להשתמש רק במכשירים שאושרו על ידי העסק.
גילוי נאות
על העובדים חלה חובה לדווח להנהלה על הדברים הבאים:
- מיילים/קבצים מצורפים/אתרי אינטרנט חשודים
- חומר מגונה/לא חוקי שנמצא במחשב
- שימוש מתמשך באינטרנט מסיבות אישיות
- הורדה מתמשכת של חומר לא חוקי/מגונה/פוגעני
- אובדן נתוני חברה או אובדן מכונות ומכשירים המכילים נתוני חברה
מִשְׁמַעתִי
הפרה של כל אחת מהמדיניות מהווה עניין משמעתי.
פעילות בלתי חוקית תדווח גם היא לרשויות הרלוונטיות.
שימוש לא הולם
מחשבים הם משאב יקר ערך לעסק שלנו. עם זאת, שימוש לא הולם עלול לגרום לתוצאות חמורות הן לעובדים והן לחברה/פירמה. החברה/פירמה נמצאת בסיכון מיוחד כאשר לעובדים יש גישה לאינטרנט. אופי האינטרנט אינו מאפשר להגדיר כל שימוש לא הולם. עם זאת, מצופה מהעובדים לוודא שהשימוש במחשבים ובאינטרנט על ידי העובדים עומד בדרישות הכלליות של מקצועיות.
באופן ספציפי, במהלך כל שימוש במחשב או באינטרנט, אסור לעובדים:
- להעתיק, להעלות, להוריד או להעביר בדרך אחרת תוכנה מסחרית או כל חומר המוגן בזכויות יוצרים השייכים לחברה/פירמה או לצדדים שלישיים אחרים
- להשתמש בכל תוכנה שלא אושרה במפורש לשימוש על ידי החברה/הפירמה
- להעתיק או להוריד כל תוכנה או קבצים אלקטרוניים ללא שימוש באמצעי הגנה מפני וירוסים שאושרו על ידי החברה/הפירמה
- לבקר באתרי אינטרנט או להוריד קבצים המכילים חומרים מגונים, מגונים, פורנוגרפיים, פוגעניים או אחרים שאינם ראויים להערכה
- להשמיע או לפרסם באינטרנט הערות, הצעות או חומרים מגונים, מגונים, פורנוגרפיים, פוגעניים או מכל סוג אחר שאינם ראויים להתנגדות
- לחשוף או לפרסם מידע סודי או קנייני (כולל נתונים אישיים) אודות החברה/הפירמה, עובדיה, לקוחותיה ואנשי קשר עסקיים שלה.
הפעילויות הבאות אסורות במפורש:
- החדרה מכוונת של כל סוג של וירוס מחשב
- ניסיון לקבל גישה דרך האינטרנט לאזורים מוגבלים במערכת המחשבים של החברה/הפירמה או במערכות המחשבים או הנתונים של ארגון או אדם אחר, ללא אישור או פעילויות פריצה אחרות.
- הורדת מידע ארגוני להתקני מדיה ניידים (כגון כונן USB או תקליטור) אלא אם כן ההנהלה אישרה במפורש פעילות זו
- העלאת מידע אישי/פרטי (לדוגמה, מוזיקה, סרטים או תמונות) ממכשירי מדיה ניידים (כגון כונן USB או תקליטור) לכונן מקומי או כונן רשת, אלא אם כן ההנהלה אישרה במפורש פעילות זו.
- התקנת תוכנה שלא אושרה מראש על ידי העסק.
ניטור
בכל עת וללא הודעה מוקדמת, אנו שומרים לעצמנו את הזכות והיכולת לבחון כל מערכת ולבדוק ולסקור כל נתונים המוקלטים במערכות אלו. כל מידע המאוחסן במחשב, בין אם המידע נכלל בכונן קשיח, בדיסק מחשב או בכל דרך אחרת, עשוי להיות נתון לבדיקה על ידי החברה/הפירמה. בדיקה זו מסייעת להבטיח עמידה במדיניות הפנימית ובחוק. היא תומכת בביצוע חקירות פנימיות ומסייעת לניהול מערכות מידע.
על מנת להבטיח עמידה במדיניות זו, החברה/הפירמה רשאית להשתמש בתוכנת ניטור כדי לבדוק את השימוש באינטרנט ולחסום גישה לאתרי אינטרנט ספציפיים על מנת להבטיח שאין הפרות חמורות של המדיניות. אנו שומרים לעצמנו במפורש את הזכות לעובדים מורשים לגשת, לאחזר, לקרוא ולמחוק כל מידע שנוצר, מתקבל או נשלח כתוצאה משימוש באינטרנט, על מנת להבטיח עמידה בכל המדיניות שלנו. ניטור כזה ישמש למטרות לגיטימיות בלבד.
דוגמה לכתב ויתור בדוא"ל
דוא"ל זה וכל הקבצים המצורפים אליו הינם חסויים ומיועדים אך ורק לשימוש האדם שאליו הוא ממוען. כל דעה או השקפת עולם המוצגת הן של הכותב בלבד ואינן מייצגות בהכרח את אלו של החברה/הפירמה. אם אינך הנמען המיועד, שים לב שקיבלת דוא"ל זה בטעות וכי כל שימוש, הפצה, הדפסה, העברה או העתקה של דוא"ל זה אסורים בהחלט.
אנא צרו קשר עם השולח אם קיבלתם דוא"ל זה בטעות.
הודעות דוא"ל ואתרי אינטרנט של חוק החברות 2006
על פי חוקי החברות, כל חברה חייבת לכלול את מספר הרישום של החברה, מקום הרישום וכתובת המשרד הרשומה שלה בטפסי החברה ובתיעוד שלה (כולל כתובות דוא"ל ואתרי אינטרנט).
בפרט, כל האימיילים החיצוניים חייבים לכלול מידע זה - בין אם כחלק מחתימת החברה ובין אם כחלק מכותרת עליונה/תחתונה של החברה.
