הגדרת הסצנה
שמירה על מידע עליהם
הם יהיו מוכנים טוב יותר אם ידעו על שינויים כלשהם בעסק שלכם שעלולים להשפיע על עבודתנו. אלה יכולים לכלול שינויים ב:
- מוצר או שוק
- אסטרטגיה עסקית, למשל מדיניות תמחור
- מערכת הנהלת חשבונות
- אנשי מפתח.
אם אתם מנהלים פרוטוקולים של כל ישיבות ההנהלה שאתם מקיימים, מתן עותקים שלהם יכול להיות דרך מועילה מאוד עבורם להבין את האירועים המרכזיים שהתמודדתם איתם במהלך השנה.
כמו כן, כחלק מעבודתם, סביר להניח שנשאל אותך האם היו מקרים של אי ציות למסגרת החוקית והרגולטורית שבה פועל העסק שלך, לרבות האם הייתה פעילות הונאה כלשהי שאתה מודע לה. זה מייצג חלק מחובותיהם שהם נדרשים לבצע כיועצים מקצועיים שלך ואין בכך כדי לרמוז שהם מאמינים שייתכן שביצעת מעשה פסול כלשהו.
מה שהם צריכים
אם אתם יודעים איזה מידע הם צריכים כדי להשלים את עבודתם, תוכלו לוודא שהוא זמין.
הם יכולים להחליט יחד מה אתם יכולים להכין עבורם ומה הם יצטרכו להכין.
תקשורת טובה יותר תעזור למזער אי הבנות ולמנוע עבודה מיותרת.
לוּחַ זְמַנִים
סכמו מראש על לוח זמנים מתאים. זה נותן לשני הצדדים הזדמנות להיות מוכנים כראוי.
עם זאת, אם אתם מוצאים את עצמכם מאחרים בלוח הזמנים, הודיעו להם בהקדם האפשרי כדי שניתן יהיה לעדכן את לוח הזמנים במידת הצורך.
איך אתה יכול לעזור
ספרים ורשומות
ארגון ותחזוקה של ספרי החשבונות שלך באופן מאורגן יסייעו לך לחלץ במהירות ובקלות את המידע הדרוש להכנה או ביקורת של חשבונותיך. זה גם יאפשר לך לראות במבט חטוף את מצב העסק שלך.
התייחסות לנקודות הבאות עשויה לשפר את ארגון הרישומים שלך:
- סיכום ואיזון ספרי החשבונות שלך במרווחי זמן קבועים יעזרו לך לזהות ולתקן טעויות
- ניתוח התשלומים והקבלות שלך כך שניתן יהיה לחלץ מידע בקלות
- מיקוד החשבוניות שלך בסדר הגיוני (מסוים, אלפביתיים או תאריך) כדי להקל על מציאתן.
נהלים
על ידי קביעה ותחזוקה של נהלים מסוימים תוכלו לשמור על שליטה טובה יותר על הרישומים שלכם ועל העסק שלכם. זה גם אומר שהם יוכלו לצמצם את העבודה שהם צריכים לעשות, מה שעשוי לחסוך לכם כסף.
הם יכולים לעזור לך להגדיר את ההליכים הללו בתחילה, ולאחר שיוקנו תוכלו לבצע אותם בעצמכם. נהלים אלה יכללו חשבונות בקרה, התאמות וספירת מלאי.
חשבונות בקרה
חשבונות בקרה רושמים את תנועות המזומנים, החייבים והנושים באמצעות הסכומים החודשיים מספר הקופה ומסיכומי המכירות והרכישות שלך.
חשבון בקרת המזומנים יציג כמה מזומנים יש לעסק בסוף כל חודש.
חשבון החייבים או חשבון המכירות יציגו כמה הלקוחות שלכם חייבים לכם בסוף כל חודש.
חשבון הנושים או חשבון הרכש יציג כמה אתם חייבים לספקים שלכם בסוף כל חודש.
פיוסים
התאמות מסייעות להבטיח שהנתונים בספרי החשבונות שלכם שלמים ומדויקים. לכן, אם הן מופקות באופן קבוע, הן יעזרו לכם לאתר שגיאות שניתן לתקן לפני שנבדוק את הרישומים שלכם. חלק מהרישומים שיצריכים התאמה הם:
- חשבונות בנק
- חשבונות בקרה
- הצהרות של ספקים.
ספירת מלאי
אם העסק שלך מחזיק מלאי, תצטרך לספור אותו לפחות פעם בשנה. כדי להבטיח שהספירה מתבצעת ביעילות ובדייקנות, עליך לשקול את הנקודות הבאות:
- יש לאחסן פריטי מלאי בצורה מסודרת ולוגית כדי להקל על הספירה
- יש לתת לכל הצוות המעורב בספירה הוראות ברורות
- נסו למזער את תנועת המלאי במהלך הספירה. במידת האפשר, יש לעכב משלוחים נכנסים ויוצאים עד לסיום הספירה
- יש לבצע בדיקות נקודתיות במהלך הספירה.
אם אתם מחזיקים כמויות גדולות של מלאי, ייתכן שנצטרך להשתתף בספירת המלאי ולבצע בדיקות בעצמנו.
לוחות זמנים
ישנם מספר לוחות זמנים שיש להפיק על מנת שניתן יהיה להכין ו/או לבקר את החשבונות. הם יכולים להכין את כל לוחות הזמנים הללו בעצמנו, אך ברור שאם הייתם מפיקים אותם, זה יחסוך זמן וכסף.
ייתכן שתרצו לשקול הכנת חלק מהלוחות הזמנים הבאים:
- רשימה מפורטת של תוספות ומימושים של נכסים קבועים עם עותק של חשבוניות המכירה והרכישה המתאימות המצורפות
- לוחות זמנים המציגים כל פריט במלאי, הכמות, ערך היחידה והערך הכולל. ציינו כל פריט במלאי ישן או פגום
- רשימה של החייבים שלך בסוף השנה, כולל כמה הם חייבים לך וכמה זמן הם עדיין בתשלום. ציין את כל החייבים שלא צפויים לשלם לך
- לוח של כל יתרות הבנק והמזומנים בסוף השנה, יחד עם כל דפי חשבון הבנק עבור כל חשבון בנק
- רשימת נושים אשר צריכה לכלול את HMRC וכן את הספקים העסקיים הרגילים.
- עיבודים תומכים לגילויים שיש לכלול בחשבונות שלך, כגון מספר עובדים ממוצע, התחייבויות ליסינג תפעולי או שכר דירקטורים (נדרש עבור חברות בלבד).
לא כל לוחות הזמנים הללו יהיו רלוונטיים לעסק שלך, ולכן לפני שתעשה משהו, מומלץ לדון בכך.
בעיות אחרות
חלק מהנושאים רלוונטיים רק לחברות. אלה כוללים:
דוחות נרטיביים
עסקים גדולים יותר עשויים להידרש לכלול צורה כלשהי של דיווח נרטיבי הנלווה לדוחות החשבון, כגון דוח אסטרטגי. זוהי ההזדמנות שלכם לספק מידע נוסף שיכול לתמוך בהבנת משתמשי החשבונות שלכם את העסק שלכם ואת ביצועיו. אם זה המצב, הם ידונו אתכם בדרישות אלו כדי שתוכלו לייצר את ניסוח הדוחות הנדרשים.
תוכניות עתידיות
כחלק מתהליך הפקת הדוחות הכספיים, עליכם לשקול את מצב העסק החי, על מנת לוודא שאתם בטוחים שיהיו לו מספיק משאבים כדי להמשיך לעסוק בתקופה מינימלית של 12 חודשים ממועד אישור הדוחות הכספיים. בנוסף, עליכם לשקול גם האם ישנן ראיות לכך שערך הנכסים שלכם נפגע, למשל כתוצאה מהתיישנות הנגרמת משינויים בשוק או מהתפתחויות טכנולוגיות.
אם קיימת אי ודאות כלשהי בנוגע לביצועי העסק העתידיים, הם עשויים לבקש מכם לספק ראיות התומכות בהערכתכם כעסק חי. זה יכול לכלול תוצאות תחזית ותחזיות תזרים מזומנים, הזמנות מכירה שהתקבלו או פרטים על מקורות מימון חדשים. מסירת אלה בהזדמנות המוקדמת ביותר תבטיח שנוכל להשלים את עבודתנו במהירות וביעילות האפשרית.
