על מנת להימנע מסכנת אפליה בצורה כלשהי, במיוחד באופן לא מודע, על מעסיקים לדאוג לפתח ולהשתמש בהליכי גיוס שימנעו את הסיכון. שימוש בהליכים הגיוניים ישפר בהכרח גם את החלטות הגיוס ואת איכות האנשים המתקבלים.
נהלים הגיוניים יכללו את הדברים הבאים:
- יש תמיד ליצור תיאורי תפקיד ברורים המזהים הן את הפעילויות החיוניות של התפקיד והן את הכישורים והתכונות הנדרשים מהמועמדים. מכך צריך להיות ניתן לראות האם מועמד עם מוגבלות יוכל להתמודד עם פעילויות חיוניות אלה. יש להימנע מהתייחסויות מגדריות כמו "הוא או היא" ולהתייחס רק לכישורים ו/או ניסיון הנדרשים בבירור לתפקיד. הסכנה היא שכל תכונות כאלה שלא ניתן להראות שהן חיוניות עלולות להילקח בחשבון ככאלה שנועדו להרתיע נשים, מועמדים ממיעוטים אתניים או אנשים עם מוגבלות.
- בחיפוש אחר מועמדים, יש לוודא שכל ניסוח בו נעשה שימוש אינו מרמז שקטגוריה מסוימת (כגון גברים או נשים) היא מועמד מועדף, ולהיזהר ממילים כמו "אנרגטי" (אלא אם כן מדובר בדרישה אמיתית של התפקיד) אשר עלולות להרתיע מועמדים עם מוגבלויות. תהליך חיפוש המועמדים חייב להיות גם לא מפלה ולא מוגבל באופן שעלול להיחשב כמפלה. טעות ברורה תהיה לפרסם מודעה במקום שבו היא תיראה רק על ידי גברים, למשל (כגון מועדון גולף לגברים בלבד).
- יש לבחור שיטות בחירה שיאפשרו להעריך את הכישורים והתכונות המתאימים, אך יש להימנע מכל דבר שעלול למעשה להיות מפלה. דוגמה לכך יכולה להיות מבחנים בכתב הכוללים הבנת אנגלית לעבודת ניקיון בסיסית, שבהם הכישורים הנבחנים במבחן אינם רלוונטיים. במקומות בהם משתמשים במבחנים, יש לבצע את אותם מבחנים לכל המועמדים כדי למנוע כל רמז לאפליה.
- היזהרו להימנע משאלות מפלות בראיון (למשל, מתי אתם צפויים להקים משפחה?) ובאופן כללי נסו לוודא שכל המועמדים יישאלו את אותן שאלות.
- אין לשאול מועמדים שאלות הקשורות לבריאות במהלך תהליך הראיון או לפני מתן הצעת עבודה, כולל שאלונים או שאלות כלליות כגון 'מספר ימי המחלה ב-12 החודשים האחרונים'. מותרות שאלות לגבי האם נדרשים התאמות כלשהן כדי לאפשר למועמדים להשתתף בראיון.
- לשקול שינוי מקום העבודה כך שיתאים למועמדים עם מוגבלויות - הקוד מתייחס לעלות סבירה כאל העלויות הנוספות הכרוכות בגיוס אדם שאינו בעל מוגבלות. עליך גם לבחון באופן ביקורתי את הסידורים הפיזיים לגיוס כדי לסייע למועמדים עם מוגבלויות להגיש מועמדות בקלות רבה יותר (למשל רמפות לכיסאות גלגלים) ולשקול האם ייתכן שיהיה צורך לבצע שינויים בטפסי הבקשה. אלה לא צריכים לשאול שאלות שאינן משפיעות על התאמת המועמד לתפקיד הספציפי ואין לשאול אם מועמד רשום כנכה.
- חיוני תיעוד טוב למשך פרק זמן מתאים אודות מועמדויות, סיבות לדחייה וביצועים בכל הערכות ובראיונות, ושזה ישלים את תיאור התפקיד ואת דרישות הכישורים לתפקיד. ברור שתהליכים כאלה מסייעים בבחירה בכל מקרה, אך תיעוד זה עשוי להיות חיוני אם משהו יגיע לבית דין לעבודה. מגבלת הזמן למועמד לטעון לאפליה היא שלושה חודשים ממועד המעשה המפלה האחרון, שיכול להיות, למשל, מועד הדחייה או מתן משוב.
