סקרים אחרונים מצביעים על כך שההשפעה השלילית של היעדרות על רווחיות עסקים כיום היא משמעותית, עם אובדן של אלפי שעות אדם מדי יום. נתונים סטטיסטיים עדכניים מראים כי בממוצע אובדים 4.3 ימים מדי שנה לכל עובד, בעלות חציונית של 522 ליש"ט לעובד. כשני שלישים מזמן העבודה שאבד עקב היעדרות נובעים מהיעדרויות קצרות טווח של עד שבעה ימים.
להלן נבחן את העקרונות העיקריים של ניהול יעיל של היעדרויות.
נהלים טובים לניהול היעדרויות
רוב העסקים שנבדקו (94%) מאשרים כי הידוק המדיניות לבדיקת נוכחות משפיע רבות על בקרת רמות ההיעדרויות, במיוחד כאשר שלושה חמישיות מכלל ההיעדרויות הן עקב מחלה קלה הנמשכת פחות מחמישה ימים.
ההבדל בין היעדרות לטווח קצר להיעדרות לטווח ארוך
כאשר מעסיקים מנהלים בעיות של היעדרות עקב מחלה, עליהם להבחין בין היעדרויות לטווח קצר להיעדרויות ארוכות טווח. כאשר ההיעדרות כוללת היעדרויות קצרות אך מתמשכות ולכאורה אינן קשורות, לאחר חקירה מתאימה, ייתכן שיהיה צורך לנקוט בצעדים משמעתיים. עם זאת, זו אינה דרך פעולה מתאימה ביחס לניהול היעדרות עקב מחלה לטווח ארוך.
הליכי היעדרות לטווח קצר
ישנם מספר צעדים מרכזיים בניהול היעדרות לטווח קצר.
- קבעו נוהל ברור שעל העובדים לפעול לפיו, לדוגמה, שימוש בראיון חזרה לעבודה עם הנהלה קוית ומילוי טפסי אישור עצמי אפילו עבור יום היעדרות אחד. זה יבטיח שכולם מודעים לכך שמתקיים ניטור וכי קיים רישום מלא של ההיעדרויות.
- יש להקים מערכת לניטור היעדרויות ולבדוק אותה באופן קבוע לאיתור מגמות מתפתחות. היעדרויות תכופות יכולות אולי להעיד על העמדת פנים, אך מצד שני עלולות להיות סימפטום לבעיה עמוקה יותר. סטטיסטיקות מוחשיות יכולות לספק אותות אזהרה שימושיים כדי להניע פעולה מוקדמת ולמנוע בעיות בעתיד.
- ראיונות חזרה לעבודה צריכים להתבצע תמיד על ידי המנהל הישיר של האדם, מה שיבטיח שיצוצו סיבות ברורות לחופשה מהעבודה. זה ייתן למנהלים הזדמנות להגיע לשורש ההיעדרות שיכולה להיות סימפטום של בעיה עמוקה יותר.
- אם הבעיות הן אישיות ואינן קשורות לעבודה, על המעסיק להחליט על רמת הגמישות שהוא מוכן לתת כדי לאפשר לאדם לטפל בבעיה שלו.
- אם ייתכן שישנה בעיה רפואית בסיסית, על המעסיק לשקול לבקש דוח רפואי כדי לתמוך ברמת ההיעדרות; ייתכן שישנה בעיה נסתרת וקשרים לאפליה על רקע מוגבלות עשויים שלא להיות גלויים באופן מיידי.
- יש להודיע לכל העובדים כי כל ניצול לרעה של הוראות דמי מחלה יגרור נקיטת צעדים משמעתיים.
- אם אין סיבה רפואית מוצדקת להיעדרויות, יש לייעץ לעובד, להודיע לו מהו השיפור הצפוי ולהתריע מפני ההשלכות אם לא ייראה שיפור.
- אם ישנן סיבות רפואיות להיעדרות, יש לשקול קשרים לחוק השוויון משנת 2010, לדוגמה, האם ההיעדרות קשורה לפגישות בבית חולים או לטיפול הנדרש; אם כן, המעסיק נדרש לבצע התאמות סבירות, לרבות מתן זמן חופש לטיפול.
- אם המצב מגיע לשלב בו יש לפטר את העובד ואין מצב רפואי מוגדר, הדבר עשוי להיות על רקע התנהגות בלתי הולמת. במקרה זה, על המעסיק להיות מסוגל להראות כי בוצע הליך הוגן תוך התחשבות באופי ובמשך המחלה, תקופת השירות הקודמת וכל שיפור בנוכחות.
- אם לעובד יש מצב רפואי מוכר שאינו נכות אך שיעור ההיעדרויות גבוה באופן בלתי מתקבל על הדעת, ייתכן שניתן יהיה לפטר אותו באופן הוגן מסיבה מהותית אחרת לאחר ביצוע ההליך התקין. שוב, משך השירות וזמינות תעסוקה חלופית מתאימה הם גורמים רלוונטיים שיש לקחת בחשבון לפני קבלת החלטה.
הליכי היעדרות ארוכת טווח
השלבים המרכזיים בניהול היעדרות ארוכת טווח כוללים:
- נהלי היעדרות, ניטור וראיונות חזרה לעבודה חשובים לא פחות מאשר במקרה של היעדרות לטווח קצר
- תמיד מומלץ לקבל ייעוץ רפואי כדי להעריך האם מצבו של העובד מהווה נכות וגם את יכולתו למלא את תפקידו בהמשך
- חשוב להיות ספציפיים לגבי המידע הנדרש מהדו"ח הרפואי, לדוגמה אופי המחלה, יכולתו של הפרט למלא את תפקידו, מתן תיאור מפורט של תחומי האחריות, משך הזמן שהמחלה צפויה להימשך, וכל התאמות סבירות שיקלו על המצב
- עם קבלת הראיות הרפואיות, יש לקיים תהליך של התייעצות ודיון עם האדם (ביקור רווחה) בכפוף להמלצת הרופא
- חשוב להקשיב להצעות העובד לחזרתו לעבודה
- אם הגורם למחלה קשור לעבודה, יש לחקור את שורש המחלה. על המעסיקים לדון בדרכים להפחית את הגורמים המשפיעים, לדוגמה, הגברת התמיכה, הכשרה או חלוקת תפקידים מחדש. האם העובד יכול לחזור לעבודה באופן מדורג או במשרה חלקית לתקופה קצרה?
- לוודא שכל הצעדים מתועדים בכתב כדי לאשר את הציפיות מהעובד וגם אילו צעדים המעסיק מתכוון לנקוט, כך שלא יהיה בלבול וכל הפעולות שננקטו ייראו כסבירות
- אם העובד יפוטר, סביר להניח שזה יהיה על בסיס יכולת, אולם יהיה צורך בזהירות כדי להבטיח שכל דרישות חוק השוויון 2010 נלקחו בחשבון ולהוכיח כי התקיים הליך הוגן.
הגדרת נכות
ניתן לחלק את ההגדרה של מהי מוגבלות לשלושה חלקים:
- על העובד לסבול מליקוי פיזי או נפשי
- הפגיעה חייבת להיות בעלת השפעה מהותית על היכולת לבצע פעילויות יומיומיות רגילות, הכוללות דברים כמו שימוש בטלפון, קריאת ספר או שימוש בתחבורה ציבורית. המשמעות של הפגיעה היא יותר ממשנה או של מה בכך
- ההשפעה חייבת להיות ארוכת טווח, במילים אחרות, כבר נמשכה לפחות 12 חודשים או שסביר להניח שתימשך זמן זה.
חוק השוויון 2010 כולל הגנה חדשה מפני אפליה הנובעת ממוגבלות. זה כולל אפליה עקיפה, אפליה אסוציאטיבית ואפליה על בסיס תפיסה.
אפליה הנובעת ממוגבלות
אדם מפלה אדם עם מוגבלות אם:
אדם מתייחס לאדם עם מוגבלות בצורה שלילית עקב דבר מה הנובע ממוגבלותו של האדם עם מוגבלות, ואדם אינו יכול להראות שהיחס הוא אמצעי מידתי להשגת מטרה לגיטימית.
עם זאת, הדבר אינו חל אם אדם מוכיח כי לא ידע, ולא ניתן היה לצפות באופן סביר ממנו לדעת, כי לאדם עם מוגבלות יש מוגבלות כזו.
התאמות סבירות
אם דו"ח רפואי מזהה מוגבלות, בהתאם לחוק השוויון, חלה על מעסיק חובה לבצע התאמות סבירות. זוהי חובה רחבה למדי ויכולה לכלול התאמות פיזיות במקום או אספקת ציוד שיסייע לעובד בביצוע תפקידיו. זה יכול לכלול גם התאמות לתפקיד עצמו על ידי הסרת תפקידים מסוימים והקצאתם מחדש, שינויים בשעות העבודה או במקום העבודה, או מתן הכשרה ופיקוח נוספים. זה יכול לכלול גם העברה לכל משרה פנויה אחרת בכפוף להתאמה.
במילים אחרות, מספר לא מבוטל של צעדים נדרשים ממעסיק כדי לבסס פיטורים הוגנים בגין כושר עבודה ביחס לעובד שנעדר עקב מחלה ממושכת.
