הוצאות נסיעה וקיום שנגרמות על ידי עובדים או מטעמם גורמות לבעיות רבות.
להלן נציג את התחומים העיקריים שיש לקחת בחשבון בעת החלטה האם ניתן לקבל הקלות מס על נסיעות וקיום.
עובדים עם מקום עבודה קבוע
לעובדים רבים יש מקום עבודה בו הם מבקרים באופן קבוע ומבצעים מדי פעם נסיעות מחוץ למקום העבודה הרגיל למקום עבודה זמני. לעתים קרובות עובד ייסע ישירות מהבית למקום העבודה הזמני ולהיפך.
עובד יכול לקבל הטבה מלאה במס על נסיעות עסקיות.
מסע עסקי
מסע עסקי הוא מסע הכולל נסיעה:
- ממקום עבודה אחד לאחר או
- מהבית למקום עבודה זמני או
- הביתה ממקום עבודה זמני.
נסיעות בין ביתו של העובד למקום עבודה בו הוא או היא מבקרים באופן קבוע אינן נסיעות עסקיות. נסיעות אלו הן "נסיעות רגילות" ועלויותיהן מוטלות על העובד. המונח "מקום עבודה קבוע" מוגדר כמקום בו העובד מבקר "באופן קבוע". הוא משמש כדי לקבוע קצה אחד של הנסיעה עבור נסיעות רגילות. בית הוא הקצה השני הרגיל של הנסיעה עבור נסיעות רגילות.
דוגמה 1
עובד בדרך כלל נוסע ברכב בין ביתו ביורק למקום עבודה רגיל בלידס. זוהי נסיעה יומית הלוך ושוב של 77 ק"מ.
ביום מסוים, העובד נוהג במקום זאת מביתו ביורק למקום עבודה זמני בנוטינגהאם. נסיעה הלוך ושוב של 280 קילומטרים.
העלות כאן היא עלות הנסיעה שבוצעה (174 מייל). ניתן יהיה לניכוי עבור סכום זה.
דוגמה 2
עובד שנוהג בדרך כלל 64 ק"מ צפונה לעבודה נדרש לבצע נסיעה הלוך ושוב של 160 ק"מ דרומה, עד למקום עבודתו של לקוח. מעסיקו יפצה אותו על עלות הנסיעה של 160 ק"מ.
יהיה ניתן לניכוי עבור סכום זה.
תשלומי קיום
הוצאות קיום כוללות את עלויות הלינה, המזון והשתייה בזמן שהעובד נעדר ממקום העבודה הקבוע. הוצאות קיום מטופלות באופן ספציפי כתוצר של נסיעות עסקים ולכן מטופלות כחלק מעלות הנסיעה.
נגד הימנעות
נסיעות מסוימות בין מקום עבודה זמני לבית עשויות לא להיות זכאיות להקלה אם הנסיעה שבוצעה "דומה באופן מהותי" לנסיעה שבוצעה אל מקום העבודה הקבוע או ממנו.
"'דומה באופן מהותי' מתפרש על ידי HMRC כנסיעה המשתמשת באותם כבישים או באותה רכבת או אוטובוס במשך רוב המסע.".
פוסטים זמניים
כאשר עובד נשלח ממקום עבודתו הקבוע למשך חודשים רבים, מקום העבודה החדש עדיין ייחשב כמקום עבודה זמני אם ההשמה היא אחת מהפעולות הבאות:
- צפוי להיות למשך פחות מ-24 חודשים, או
- אם הצפי הוא שיימשך יותר מ-24 חודשים, צפוי שהעובד יבלה פחות מ-40% מזמן עבודתו במקום העבודה החדש.
על העובד להמשיך ולשמור על מקום עבודתו הקבוע.
דוגמה 3
אדוארד עובד בניו ברייטון. המעסיק שלו שולח אותו לרקסהאם למשך יום וחצי בשבוע למשך 28 חודשים.
אדוארד יהיה זכאי להקלה. כל הצבה מעל 24 חודשים עדיין תעמוד בתנאי שלא יופר כלל ה-40%.
עובדים באתר
לחלק מהעובדים אין מקום עבודה קבוע, אלא עובדים ברצף של מקומות במשך מספר ימים, שבועות או חודשים. דוגמאות לעובדים באתר כוללים עובדי בניין, מפקחי בטיחות, יועצי מחשבים ועובדי סיוע.
ניתן לקבל החזר פטור ממס עבור נסיעות וקיום של עובד באתר אם התקופה ששהה באתר צפויה להיות, ואף היא, פחות משנתיים.
ישנם סעיפים נגד הימנעות מעבודה כדי להבטיח שההעסקה תהיה אכן מבוססת על מקום העבודה אם יינתן הקלה. לדוגמה, מינויים זמניים עשויים להיות מודרים מהקלה כאשר התפקידים מבוצעים באותו מקום עבודה במשך כל או כמעט כל תקופת ההעסקה. מטרה זו נועדה במיוחד למנוע מניפולציה של מגבלת 24 החודשים באמצעות מינויים זמניים חוזרים.
עובדים אחרים ללא מקום עבודה קבוע
פגישות נסיעה
עבור חלק מהעובדים, נסיעות הן חלק בלתי נפרד מעבודתם. לדוגמה, סוכן מכירות נודד שאין לו בסיס בו הוא עובד, או מקום בו הוא נדרש להתייצב באופן קבוע. הוצאות נסיעה וקיום שנגרמו לעובד כזה ניתנות לניכוי.
עובדים מהבית
חלק מהעובדים עובדים מהבית מדי פעם, או אפילו באופן קבוע. אין זה אומר בהכרח שניתן לראות את ביתם כמקום עבודה. חייבת להיות דרישה אובייקטיבית לכך שהעבודה תתבצע בבית ולא במקום אחר.
ייתכן שמשמעות הדבר היא שמקום אחר יהפוך למקום העבודה הקבוע, למשל, משרד שבו העובד "נמצא באופן קבוע". לכן, כל עלות נסיעה בין הבית למשרד לא תהווה הוצאה מותרת. אך נסיעות בין הבית למקומות עבודה זמניים יהיו מותרות.
אם אין מקום עבודה קבוע, העובד נחשב לעובד באתר. לפיכך, כל העלויות יהיו מותרות, כולל נסיעה מזדמנת למשרד המעסיק.
ייתכן שהבית עדיין ייחשב כמקום עבודה במסגרת המבחן האובייקטיבי לעיל. אם כן, נסיעות בין הבית לכל מקום עבודה אחר בקשר לאותה תעסוקה יהיו מותרות.
