מהי הרשמה אוטומטית?
רישום אוטומטי מטיל חובות על מעסיקים לרשום באופן אוטומטי "עובדים" לתוכנית פנסיה מבוססת עבודה. החובות העיקריות הן:
- הערכת סוגי העובדים בעסק
- מתן תוכנית פנסיה אוטומטית להצטרפות לעובדים הרלוונטיים
- כתיבה לרוב עובדיהם ומסבירה מה המשמעות של רישום אוטומטי לפנסיה במקום העבודה עבורם
- רישום אוטומטי של כל "בעלי המועסקים הזכאים" לתוכנית ותשלום דמי מעסיק
- מילוי הצהרת התאימות ושמירת רישומים
- ביצוע רישום מחדש והצהרה מחדש כל שלוש שנים.
הערכת סוגי העובדים בעסק
האם זו משימה קלה או קשה תלויה בסוג העסק. עסק המשתמש בשירותיהם של עובדים מזדמנים, עובדים צעירים מאוד או מבוגרים מאוד יצטרך להקדיש זמן לניתוח כוח העבודה שלו. עסק שמעסיק רק עובדים בשכר יתמודד עם משימה קלה יותר.
"עובד" הוא:
- עובד; או
- אדם שיש לו חוזה למתן עבודה או שירותים באופן אישי ואינו מבצע את העבודה כחלק מעסק עצמאי.
הקטגוריה השנייה מוגדרת באותו אופן כמו "עובד" בחוק העבודה. אנשים כאלה, למרות שאינם שכירים, זכאים לזכויות תעסוקה מרכזיות כגון שכר מינימום לאומי (NMW). אנשים בקטגוריה זו כוללים עובדי סוכנות ועובדים מזדמנים לטווח קצר.
ישנן שלוש קטגוריות של עובדים: עובדים זכאים; עובדים שאינם זכאים; ועובדים בעלי זכויות.
"עובד זכאי" הוא עובד אשר:
- בגילאי 22 ומעלה ועד גיל הפנסיה הממלכתית
- הכנסה מעל סף ההכנסה המינימלי (כיום 10,000 ליש"ט)
- עובד או עובד בדרך כלל בבריטניה
- לא כבר נמצא בתוכנית פנסיה מזכה.
רוב העובדים יהיו בעלי תפקידים זכאים, אלא אם כן למעסיק כבר יש תוכנית פנסיה מזכה. אלו הם העובדים שעבורם יידרש רישום אוטומטי.
עובדים אחרים (בעלי עבודה שאינם זכאים) עשויים להיות זכאים להצטרף לתוכנית, ולכן יש להתייחס אליהם כבעלי עבודה זכאים אם הם אכן בוחרים להצטרף. "עובדים זכאים" זכאים להצטרף לתוכנית, אך אין דרישה מהמעסיק לשלם דמי מעסיק ביחס לעובדים אלה.
סיווג העובדים יכול להיות קשה בנסיבות מסוימות. אנא צרו עמנו קשר אם אינכם בטוחים כיצד להעריך את סוגי העובדים שיש לכם.
בדצמבר 2017, בעקבות סקירה של מערכת ההרשמה האוטומטית על ידי משרד העבודה והפנסיות, הציעה הממשלה לשנות את מגבלת הגיל התחתונה מ-22 ל-18 (תוך שמירה על מגבלת הגיל העליונה ב-SPA). על פי ההצעות, אלו בגילאי 18 ועד ל-SPA יירשמו אוטומטית לתוכנית פנסיה במקום העבודה אם ירוויחו מעל 10,000 ליש"ט בשנה. עובדים בגילאי 16 עד 18 ועובדים מעל ל-SPA יישארו זכאים להצטרף לתוכנית הפנסיה במקום העבודה שלהם. הממשלה מתכננת ליישם את ההצעות באמצע שנות ה-2020.
מהי תוכנית פנסיה אוטומטית להצטרפות מזכה?
מעסיקים יכולים לעמוד בהתחייבויותיהם על ידי שימוש בתוכנית פנסיה מזכה קיימת, הקמת תוכנית חדשה או שימוש בתוכנית הממשלתית בעלות נמוכה - קרן החיסכון הלאומית לתעסוקה (NEST).
חשוב שתוכנית הפנסיה שנבחרה תניב תוצאות טובות עבור חסכונות הפרישה של העובד. משמעות הדבר עשויה להיות שהתוכנית הקיימת של המעסיק לא תהיה מתאימה, מכיוון שהיא עשויה להיות מיועדת לצרכים של עובדים בכירים ובעלי שכר גבוה יותר. משמעות הדבר עשויה להיות ש-NEST, למשל, עשויה להיות תוכנית מתאימה לעובדים שאינם זכאים כיום להיות חברים בתוכנית קיימת של מעסיק.
כדי להיחשב כתוכנית רישום אוטומטי, על התוכנית לעמוד בקריטריונים הזכאי ובקריטריונים לרישום אוטומטי.
החלק העיקרי של קריטריוני הזכאות דורש מתוכנית הפנסיה לעמוד בסטנדרטים מינימליים מסוימים, המשתנים בהתאם לסוג תוכנית הפנסיה. רוב המעסיקים ירצו להציע תוכנית פנסיה עם תרומה מוגדרת. הדרישות המינימליות עבור תוכניות כאלה הן תרומה כוללת מינימלית המבוססת על הכנסות מזכות, שמתוכן סכום מוגדר חייב להגיע מהמעסיק.
כדי שתהיה תוכנית רישום אוטומטית, התוכנית לא חייבת לכלול הוראות אשר:
- למנוע מהמעסיק לבצע את הסידורים הנדרשים להרשמה אוטומטית, הצטרפות או הרשמה מחדש של "בעל עבודה"
- לדרוש מעובד העבודה להביע בחירה בנוגע לכל עניין, או לספק כל מידע על מנת להישאר חבר פעיל בתוכנית הפנסיה.
הנקודה השנייה לעיל פירושה, למשל, שלקרן הפנסיה יש קרן ברירת מחדל שאליה יושקעו תשלומי הפנסיה המיוחסים לעובד. עם זאת, לעובד צריכה להיות אפשרות לבחור בין קרנות אחרות אם ירצה בכך.
ייתכן שנוכל לייעץ לך לגבי מסלול מתאים. אנא צור איתנו קשר.
האם הרשמה אוטומטית חלה על כל המעסיקים?
מאז אוקטובר 2017, כל המעסיקים חלים על חובות הרשמה אוטומטיות החל ממועד העסקתם של עובדיהם הראשון.
באופן עקרוני, יש לשלם את התשלומים החל מהיום הראשון לעבודה, אך ניתן לדחות את ההרשמה האוטומטית עבור חלק מהעובדים או כל העובדים לתקופה של עד שלושה חודשים. ניתן להשתמש בכך, למשל, כדי להימנע מחישוב התשלומים על רווחים מחלק מהתקופה.
מעסיק יכול למצוא מידע נוסף על חובותיו באתר www.thepensionsregulator.gov.uk.
תקשורת עם העובדים שלך
מעסיקים נדרשים לכתוב לכל העובדים (למעט אלו מתחת לגיל 16, או 75 ומעלה) ולהסביר מה המשמעות של הרשמה אוטומטית לפנסיה במקום העבודה עבורם.
ישנן דרישות מידע שונות עבור כל קטגוריית עובדים. עבור עובד זכאי, המכתב חייב לכלול פרטים כיצד העובד יכול לבחור שלא להצטרף לתוכנית אם ירצה בכך. עם זאת, המכתב אסור שיעודד את העובד לבחור שלא.
רשות הפנסיות (TPR) פיתחה סט של תבניות מכתבים שיסייעו לכם בכתיבה לעובדים שלכם.
רישום אוטומטי של עובדים זכאים ותשלום תרומות
כחלק מתהליך ההרשמה האוטומטי, מעסיקים יצטרכו להפקיד כספים לתוכנית הפנסיה של עובדים זכאים.
כל המעסיקים צריכים כעת להפקיד לפחות 3% מה"הכנסה הפנסיונית המזכה" עבור עובדים זכאים. ישנה גם תרומה שעל העובדים לשלם אם המעסיק אינו עומד בסכום המינימלי הכולל של 8%.
דוּגמָה
- אם המעסיק תורם רק 3%, אזי התרומה ברוטו של העובד תהיה 5%, כך שתתבצע תרומה מינימלית כוללת של 8%.
- אם המעסיק תורם 5%, אזי התרומה ברוטו של העובד תהיה רק 3%.
מהן הכנסה מזכה בפנסיה?
הרווחים מכסים רכיבי שכר במזומן, כולל שעות נוספות ובונוסים (ברוטו), אך תרומות מינימליות אינן בהכרח מחושבות על סך הרווחים. תרומות ישולמו על רווחים בין סף נמוך לסף גבוה יותר. ספים אלה הם כיום 6,240 ליש"ט ו-50,270 ליש"ט. (הרווחים בין סכומים אלה נקראים רווחים מזכים).
אם נבצע את חישובי השכר שלך, נוכל לעזור לך לבצע את החישובים הללו ולספר לך את הניכויים מהשכר והתשלומים הנדרשים לקרן הפנסיה.
הצהרת תאימות
TPR הוקם כדי להסדיר פנסיות מבוססות עבודה.
מעסיק צריך להשלים בתחילה את הצהרת התאימות תוך חמישה חודשים מתחילת תפקידו. במהותו, תהליך הצהרת התאימות דורש מהמעסיק:
- לאשר כי בוצעו נהלי הרישום האוטומטי הנכונים; ו
- לספק מגוון מידע, כגון מספר בעלי התפקידים הזכאים הרשומים.
חובותיהם השוטפות של המעסיקים
על מעסיקים ממשיכים להיות מוטלים חובות שוטפות בנוגע להרשמה אוטומטית.
הרשמה מחדש
על מעסיקים חלה חובה חוקית לרשום מחדש עובדים מסוימים לתוכנית פנסיה אוטומטית כל שלוש שנים. התהליך כרוך בהערכה מחודשת של כוח העבודה ורישום מחדש של עובדים מסוימים לתוכנית הפנסיה האוטומטית שבחרו. מעסיקים נדרשים גם להשלים את הצהרת העמידה מחדש בתקנות הפנסיה, גם אם אין להם עובדים לרשום מחדש. הרישום מחדש צריך להתרחש כשלוש שנים לאחר תאריך הרישום המקורי.
כחלק מאחריותם להרשמה מחדש, מעסיקים נדרשים לבצע את המשימות הבאות:
- תאריך הרשמה מחדש
- אלא אם כן זהו תאריך ההרשמה החוזרת הראשון, זהו תמיד יום השנה השלישי לתאריך ההרשמה החוזרת הקודם. אין אפשרות לדחות את תאריך ההרשמה החוזרת.
- אם זהו תאריך ההרשמה החוזרת הראשון, יש חלון של שישה חודשים לבחירת תאריך להרשמה חוזרת. זה יכול להיות שלושה חודשים לפני או אחרי יום השנה השלישי לתאריך הביצוע המקורי. מצב זה צפוי להיות יוצא דופן.
- להעריך מחדש את כוח העבודה
- המעסיק יצטרך להעריך רק עובדים שנרשמו בעבר באופן אוטומטי ולאחר מכן: ביקשו לעזוב (ביטלו את הסכמתם) מתוכנית הפנסיה; עזבו את תוכנית הפנסיה לאחר תום תקופת ההצטרפות; או הפסיקו או הפחיתו את תשלומי הפנסיה שלהם מתחת לרמת המינימום (והעומדים בקריטריונים של גיל והכנסה כדי להירשם מחדש). לאחר השלמת ההערכה, על המעסיקים לרשום מחדש עובדים זכאים לפנסיה מזכה ולהתחיל להפקיד כספים תוך שישה שבועות ממועד ההרשמה מחדש.
- כתבו לאלו שנרשמו מחדש
- המעסיק יצטרך לכתוב לכל עובד שנרשם מחדש לקרן הפנסיה. יש לעשות זאת תוך שישה שבועות ממועד ההרשמה מחדש. תבנית מכתבים זמינה באתר האינטרנט של TPR.
- השלם את הצהרת התאימות המחודשת
- המעסיק נדרש למלא ולהגיש את הצהרת העמידה מחדש בתקנות הפנסיה (TPR) כדי ליידע אותו כי עמד בחובותיו החוקיות. יש לעשות זאת תוך חמישה חודשים מיום השנה השלישי לתאריך ההיערכות/ההרשמה מחדש הקודם. מעסיק נדרש לעשות זאת גם אם לא רשם מחדש עובדים לתוכנית הפנסיה.
זכרו, רישום מחדש והצהרה מחדש הן דרישה חוקית ואי עמידה בתקנות עלולה לגרור קנס.
העונשים על אי ציות
מעסיקים שאינם ממלאים את חובותיהם החוקיות עלולים להיות כפופים לפעולות אכיפה. לרשות הרגולציה (TPR) מגוון סמכויות בהן היא יכולה להשתמש בעת נקיטת פעולה בגין אי ציות. סמכויות אלה יכולות לנוע בין מכתבי אזהרה והודעות סטטוטוריות ועד לעונשים כספיים. הקנסות נעים בין קנס קבוע של 400 ליש"ט, לקנס יומי משתנה ומחמיר בין 50 ל-10,000 ליש"ט, בהתאם למספר העובדים. במקרים הקיצוניים ביותר, הרגולטור רשאי להגיש תביעה פלילית.
שמירת רישומים
לבסוף, מעסיק חייב לשמור רישומים שיאפשרו לו להוכיח שהוא עמד בחובותיו. שמירת רישומים מדויקים היא גם הגיונית עסקית משום שהיא יכולה לסייע למעסיק:
- למנוע או לפתור סכסוכים פוטנציאליים עם עובדים
- לסייע בבדיקה או ביישור של הפקדות לקרן הפנסיה.
הנחיות TPR לבדיקת חובות
הנחיות TPR זמינות למעסיקים כדי לסייע להם לעמוד בחובות ההרשמה האוטומטית שלהם: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers.
באמצעות בודק החובות וההנחיות, מעסיקים יכולים לעקוב אחר תהליך שלב אחר שלב כדי לעמוד בחובותיהם. ההנחיות כוללות גם קישורים לכלים ומשאבים.
שינויים צפויים
חוק חדש בצורת חוק הפנסיות (הארכת ההרשמה האוטומטית) משנת 2023 מרחיב את משטר ההרשמה האוטומטית. למזכיר המדינה תהיה הסמכות לחוקק תקנות חדשות כדי:
- הפחתת גיל ההרשמה האוטומטית מ-22 ל-18
- להסיר את סף ההכנסות התחתון עבור הכנסות מזכות (כיום עומד על 6,240 ליש"ט לשנה) כך שהתרומות יחושבו מהליש"ט הראשון שהורווח ועד לגבול העליון (כיום 50,270 ליש"ט לשנה)
תאריך היישום של הצעה זו טרם פורסם.
