Nýlegar kannanir benda til þess að neikvæð áhrif fjarvista á arðsemi fyrirtækja í dag séu umtalsverð, þar sem þúsundir vinnustunda tapast á hverjum degi. Nýleg tölfræði sýnir að að meðaltali tapast 4,3 dagar á ári á hvern starfsmann og að meðalkostnaðurinn sé 522 pund á hvern starfsmann. Um það bil tveir þriðju hlutar af vinnutíma sem tapast vegna fjarvista eru vegna skammtíma fjarvista allt að sjö daga.
Við skoðum hér að neðan helstu meginreglur árangursríkrar fjarvistastjórnunar.
Góðar verklagsreglur um fjarvistastjórnun
Meirihluti fyrirtækja sem tóku þátt í könnuninni (94%) staðfesta að hert stefna um eftirlit með mætingu hafi mikil áhrif á stjórnun fjarvista, sérstaklega þegar þrír fimmtu hlutar allra fjarvista eru vegna minniháttar veikinda sem vara skemur en fimm daga.
Munurinn á skammtíma- og langtímafjarveru
Þegar vinnuveitendur takast á við veikindafjarvistir þurfa þeir að greina á milli skammtíma- og langtímafjarvista. Þegar fjarvistirnar fela í sér stuttar en viðvarandi og greinilega ótengdar fjarvistir geta agaviðurlög verið viðeigandi eftir viðeigandi rannsókn. Þetta er þó ekki viðeigandi aðgerð í tengslum við stjórnun langtíma veikindafjarvista.
Ferli fyrir skammtíma fjarvistir
Það eru nokkur lykilatriði í að takast á við skammtíma fjarvistir.
- Setjið skýra verklagsreglur sem starfsmenn verða að fylgja, til dæmis notkun viðtals við yfirmenn um endurkomu til vinnu og útfyllingu sjálfsvottorðs, jafnvel þótt fjarvera sé einn dagur. Þetta mun tryggja að allir séu meðvitaðir um að eftirlit eigi sér stað og að til sé heildstæð fjarveraskráning.
- Komið á fót kerfi til að fylgjast með fjarvistum og skoðið það reglulega til að finna nýjar þróunaraðstæður. Tíð fjarvistir gætu hugsanlega verið merki um uppgerð vandamál en hins vegar einkenni um dýpra vandamál. Áþreifanleg tölfræði getur veitt gagnleg viðvörunarmerki til að hvetja til snemmbúinna aðgerða og forðast vandamál í framtíðinni.
- Viðtöl við einstakling um endurkomu til vinnu ættu alltaf að vera framkvæmd af næsta yfirmanni hans, sem tryggir að skýrar ástæður fyrir því að taka frí frá vinnu komi fram. Þetta gefur stjórnendum tækifæri til að komast að rót vandans sem gæti verið einkenni dýpri vandamáls.
- Ef vandamálin eru persónuleg og ekki vinnutengd, ætti vinnuveitandinn að ákveða hversu mikið sveigjanleiki hann eða hún er tilbúinn að veita einstaklingnum til að takast á við vandamálið.
- Ef hugsanlegt er að undirliggjandi sjúkdómur sé til staðar ætti vinnuveitandi að íhuga að óska eftir læknisskýrslu til að styðja umfang fjarvista; hugsanlegt er að undirliggjandi sjúkdómur sé til staðar og tengsl við mismunun vegna fötlunar séu ekki strax augljós.
- Öllum starfsmönnum skal gert ljóst að misnotkun á ákvæðum um veikindaréttindi muni leiða til agaviðurlaga.
- Ef engin gild læknisfræðileg ástæða er fyrir fjarvistum ætti starfsmanni að fá ráðgjöf og láta hann vita hvaða bata er að vænta og vara hann við afleiðingum ef enginn bati sést.
- Ef læknisfræðilegar ástæður eru fyrir fjarverunni skal íhuga tengsl við jafnréttislög frá 2010, til dæmis hvort fjarveran tengist sjúkrahúsheimsóknum eða meðferð sem krafist er; ef svo er, er vinnuveitanda skylt að gera sanngjarnar aðlaganir, þar á meðal að veita frí vegna meðferðar.
- Ef aðstæður komast á það stig að starfsmanni verði sagt upp störfum og ekkert skilgreint læknisfræðilegt ástand sé til staðar, getur það verið á grundvelli misferlis. Hér verður vinnuveitandinn að geta sýnt fram á að sanngjörn málsmeðferð hafi verið fylgt með hliðsjón af eðli og lengd veikinda, fyrri starfsferli og hugsanlegum framförum í mætingarskrá.
- Ef starfsmaður er með viðurkennt sjúkdómsástand sem er ekki fötlun en fjarvistarhlutfallið er óásættanlegt hátt, gæti verið mögulegt að segja upp starfinu á sanngjarnan hátt af einhverri annarri gildri ástæðu eftir að hafa farið í gegnum réttmæta málsmeðferð. Aftur eru starfsaldur og framboð á viðeigandi öðrum störfum mikilvægir þættir sem þarf að hafa í huga áður en ákvörðun er tekin.
Ferli vegna langtímafjarvista
Lykilatriði í að takast á við langtíma fjarvistir eru meðal annars:
- Fjarvistarferlar, eftirlit og viðtöl við endurkomu til vinnu eru jafn mikilvæg og í tilfellum skammtímafjarvista
- Það er alltaf skynsamlegt að leita læknisráðs til að meta hvort ástand starfsmannsins jafngildi fötlun og einnig hvort starfsmaðurinn geti sinnt starfi sínu áfram
- Mikilvægt er að vera nákvæmur varðandi þær upplýsingar sem krafist er í læknisskýrslunni, til dæmis eðli veikindanna, hæfni einstaklingsins til að gegna hlutverki sínu, að hafa gefið ítarlega lýsingu á ábyrgð, hversu lengi veikindin eru líkleg til að vara og allar sanngjarnar aðlaganir sem myndu auðvelda aðstæður
- Þegar læknisfræðileg gögn hafa borist skal fara fram samráðs- og umræðuferli við einstaklinginn (velferðarheimsókn) með fyrirvara um ráðleggingar læknisins
- Það er mikilvægt að hlusta á tillögur starfsmannsins varðandi endurkomu hans til vinnu
- Ef orsök veikindanna tengist vinnunni ætti að rannsaka rót vandans. Vinnuveitendur ættu að ræða leiðir til að draga úr áhrifaþáttum, til dæmis með auknum stuðningi, þjálfun eða endurúthlutun verkefna. Gæti starfsmaðurinn snúið aftur til starfa í áföngum eða í hlutastarfi í stuttan tíma?
- tryggja að öll skref séu skráð skriflega til að staðfesta hvað er ætlast til af starfsmanninum og einnig hvaða skref vinnuveitandinn hyggst grípa til, svo að enginn ruglingur skapist og allar aðgerðir sem gripið er til séu taldar sanngjarnar
- Ef starfsmanni verður sagt upp störfum er líklegt að það sé á grundvelli hæfni, en gæta þarf þess að tryggja að öllum kröfum jafnréttislaganna frá 2010 hafi verið fylgt og að sanngjörn málsmeðferð hafi átt sér stað.
Skilgreining á fötlun
Skilgreiningin á því hvað telst vera fötlun má skipta í þrjá hluta:
- Starfsmaðurinn verður að vera með líkamlega eða andlega fötlun
- Skert ástand verður að hafa veruleg áhrif á getu til að sinna venjulegum daglegum athöfnum, þar á meðal hlutum eins og að nota síma, lesa bók eða nota almenningssamgöngur. Veruleg þýðir meira en minniháttar eða ómerkileg athöfn
- áhrifin verða að vera langtíma, með öðrum orðum hafa þegar varað í að minnsta kosti 12 mánuði eða vera líkleg til að vara svo lengi.
Jafnréttislögin frá 2010 fela í sér nýja vernd gegn mismunun sem stafar af fötlun. Þetta felur í sér óbeina mismunun, tengslamismunun og mismunun vegna skynjunar.
Mismunun vegna fötlunar
Maður mismunar fötluðum einstaklingi ef:
Þegar einstaklingur kemur óhagstætt fram við fatlaðan einstakling vegna einhvers sem hlýst af fötlun hans og hann getur ekki sýnt fram á að meðferðin sé í réttu hlutfalli við hæfi til að ná lögmætu markmiði.
Þetta á þó ekki við ef einstaklingur sýnir fram á að hann vissi ekki og ekki hafi verið hægt að ætlast til þess að hann vissi að fatlaður einstaklingur væri með fötlunina.
Sanngjörn leiðréttingar
Ef læknisfræðileg skoðun greinir frá fötlun, samkvæmt jafnréttislögum, ber vinnuveitandi skyldu til að gera sanngjarnar aðlaganir. Þetta er nokkuð víðtækt og getur þýtt aðlögun að húsnæði eða útvegun búnaðar til að aðstoða starfsmann við að sinna skyldum sínum. Það getur einnig þýtt aðlögun að starfinu sjálfu með því að fjarlægja ákveðin verkefni og endurúthluta þeim, breytingar á vinnutíma eða vinnustað, eða frekari þjálfun og eftirlit. Það getur einnig falið í sér flutning í annað laust starf, eftir því sem hentar.
Með öðrum orðum, vinnuveitandi þarf að grípa til fjölda aðgerða til að komast að sanngjarnri uppsögn vegna hæfni í tengslum við starfsmann sem hefur verið fjarverandi í langan veikindum.
