Stefna þriðja aðila birgja

Stefna þriðja aðila birgja

Façade Creations Ltd hefur skuldbundið sig til að fylgja ströngustu stöðlum um heiðarleika, sjálfbærni og lagaleg samræmi í framboðskeðju okkar. Þessi stefna um þriðja aðila birgja lýsir því hvernig við veljum, höfum samskipti við og stjórnum birgjum okkar í fullu samræmi við bresk lög og siðferðislegar leiðbeiningar. Við framkvæmum innkaup á sanngjarnan, gagnsæjan og án mismununar, meðhöndlum alla birgja jafnt og fylgjum reglum gegn mútugreiðslum, þrælahaldi og umhverfisreglum. Stefnan hér að neðan endurspeglar skuldbindingu okkar við ábyrga innkaup og lýsir ítarlega væntingum og verklagsreglum sem gilda um alla þriðja aðila birgja sem vinna með Façade Creations Ltd.

Umfang birgja og matsferli

Façade Creations vinnur með völdum viðurkenndum birgjum í Bretlandi og á alþjóðavettvangi, þar á meðal framleiðendum ál- og glerkerfa, birgjum íhluta fyrir framhliðarbúnað, samstarfsaðilum í flutninga- og flutningaiðnaði, sérhæfðum undirverktökum í uppsetningu og faglegum þjónustufyrirtækjum (t.d. bókhaldi, upplýsingatækni, tryggingum). Áður en ráðningar fara fram gangast allir þriðju aðilar undir ítarlega skoðun til að tryggja lagaleg fylgni, fjárhagslegt stöðugleika og siðferðilegt heiðarleika. Við munum ekki ráða neinn birgja sem vitað er að hafa brotið gegn lykillögum eða siðferðisstöðlum (til dæmis þátttöku í mútugreiðslum eða nútímaþrælahaldi), í samræmi við breskar innkaupareglur sem kveða á um útilokun slíkra aðila. Þessi stranga áreiðanleikakönnun tryggir að allir birgjar sem við vinnum með standi við gildi okkar og lagalegar skyldur.

Viðmið um val á birgjum

Við höfum skýr og hlutlæg viðmið til að samþykkja nýja birgja. Hugsanlegur birgir verður að uppfylla eftirfarandi lykilkröfur með sanni:

• Vottanir og staðlar: Að hafa viðeigandi vottanir í greininni (t.d. ISO 9001 fyrir gæðastjórnun, ISO 14001 fyrir umhverfisstjórnun eða BES 6001 vottun fyrir ábyrga innkaup). Þessar vottanir gefa til kynna öflug innri kerfi sem eru í samræmi við alþjóðlega viðurkennda staðla.
• Fjárhagslegt og orðsporsstöðugleiki: Sýnt fram á fjárhagslegt traust (góð lánshæfis- og viðskiptasaga) og jákvæð viðskiptameðmæli. Við staðfestum að birgjar hafi traustan fjárhagslegan grundvöll og orðspor fyrir áreiðanleika.
• Reglugerðarsamræmi: Fullt samræmi við öll gildandi bresk lög og reglugerðir um heilbrigði og öryggi, atvinnumál og umhverfi. Birgjar verða til dæmis að fylgja breskum vinnulögum og kröfum um heilbrigði, öryggi og umhverfi (HSE - Health, Safety & Environment) sem eiga við um þeirra atvinnugrein.
• Siðferðileg og sjálfbær starfshættir: Sönnun fyrir siðferðilegri viðskiptaháttum og skuldbindingu við sjálfbærni. Þetta felur í sér sanngjarna vinnubrögð, enga þátttöku í spillingu og viðleitni til að lágmarka umhverfisáhrif.
• Hæfni og gæði: Hæfni til að uppfylla tímaáætlanir verkefnis, tæknilegar forskriftir og strangar gæðastaðla. Við metum hvort birgirinn hafi tæknilega hæfni, framleiðslugetu og gæðaeftirlit til að uppfylla kröfur verkefnisins á samræmdan hátt.

Aðeins birgjar sem uppfylla þessi skilyrði eru samþykktir til að ganga í framboðskeðjuna okkar. Þetta valferli tryggir að við ráðum samstarfsaðila sem eru hæfir, áreiðanlegir, uppfylla kröfur og eru í samræmi við siðferðisstaðla okkar.

Aðlögunarferli birgja

Façade Creations fylgir skipulögðu innleiðingarferli fyrir alla nýja birgja til að tryggja fulla áreiðanleikakönnun og gagnkvæman skilning á væntingum. Innleiðingarskrefin fela í sér:

1. Forvalsspurningalisti og meðmælakönnun: Væntanlegir birgjar fylla út ítarlegan spurningalista um fyrirtæki sitt (þar á meðal eignarhald, getu, sögu um reglufylgni o.s.frv.) og við framkvæmum meðmælakönnun með núverandi viðskiptavinum til að staðfesta frammistöðu og orðspor.
2. Skjalaskoðun: Við förum yfir vottanir birgjans (t.d. ISO-vottorð), leyfi, tryggingar og fjárhagsskýrslur. Þessi gagnaskoðun staðfestir að vottorð og tryggingar birgjans uppfylla kröfur okkar.
3. Áhættumat: Áhættumat er framkvæmt út frá prófíl birgja og mikilvægi þeirra vara/þjónustu sem þeir munu veita. (Sjá áhættumat birgja hér að neðan fyrir nánari upplýsingar um áreiðanleikakönnunarviðmið okkar.)
4. Samþykki forstöðumanns: Niðurstöður úr skrefum 1–3 eru metnar og forstöðumaður okkar veitir lokasamþykki áður en birgirinn er bætt við skrá okkar yfir viðurkennda birgja. Án samþykkis forstöðumanns er ekki hægt að ráða birgi formlega.
5. Skrifleg samningsgerð: Við samþykki formgerum við sambandið með skriflegum samningi eða innkaupapöntun þar sem öllum skilmálum samningsins er lýst. Þessi samningur nær yfir umfang verksins, verðlagningu, afhendingarvæntingar og kröfur um samræmi sem tilgreindar eru í þessum reglum.

 Með því að fylgja þessum skrefum tryggir Façade Creations að hver birgir sé vandlega yfirfarinn og samþykki skriflega að uppfylla kröfur okkar áður en nokkur vinna hefst.

Árangurseftirlit og þjónustusamningar

Þegar allir þriðju aðilar hafa verið teknir í þjónustuna eru þeir undir stöðugu eftirliti með frammistöðu sinni. Við notum lykilframmistöðuvísa (KPI) til að mæla og endurskoða frammistöðu hvers birgis á hlutlægan hátt og reglulega. Mikilvægir lykilframmistöðuvísar eru meðal annars afhending á réttum tíma og svörun við beiðnum okkar, gæði vöru eða þjónustu sem veitt er (mælt miðað við verkefnislýsingar og gallahlutfall), samræmi við öryggis-, umhverfis- og skjölunarstaðla og skilvirkni samskipta og samstarfs við teymið okkar.

Gögnum um frammistöðu er safnað og þau endurskoðuð reglulega. Þar sem þjónusta er mikilvæg eða krefst ákveðinna frammistöðustiga, innleiðum við formlega þjónustusamninga (SLA) til að skilgreina skýrar þjónustuvæntingar og ábyrgðarmælingar. Þessir þjónustusamningar setja fram mælanleg markmið (t.d. afhendingartíma, spenntíma, viðbragðstíma) og úrræði eða viðurlög ef stöðlum er ekki náð. Með því að fylgjast með lykilárangursvísum (KPI) og framfylgja þjónustusamningum viðhöldum við gagnsæi gagnvart birgjum um frammistöðu þeirra og stuðlum að stöðugum umbótum í framboðskeðjunni okkar.

Lögleg og reglugerðarleg fylgni

Allir birgjar Façade Creations verða að fara að breskum lögum og viðeigandi stöðlum í greininni ávallt. Helstu lög og reglugerðir sem birgjar eiga að fylgja eru meðal annars:

• Lög um heilbrigði og öryggi á vinnustað frá 1974: Birgjar verða að tryggja örugg vinnuskilyrði og fylgja öllum gildandi reglum um heilbrigði og öryggi á vinnustað og í starfsemi sinni.
• Lög um nútímaþrælahald frá 2015: Við bönnum stranglega allar tegundir nútímaþrælahalds, nauðungarvinnu eða skylduvinnu og mansals í framboðskeðju okkar. Birgjar verða að tryggja að slík misnotkun eigi sér ekki stað í viðskiptum þeirra eða niðurstreymis í framboðskeðjunni og við krefjumst fullrar fylgni við ákvæði laga um nútímaþrælahald. (Façade Creations kann að óska ​​eftir árlegum yfirlýsingum um samræmi við nútímaþrælahald eða framkvæma úttektir eftir þörfum til að staðfesta þessa skuldbindingu.)
• Bresku mútulögin frá 2010: Mútugreiðslur og spilling eru núll umburðarlyndi hjá Façade Creations. Birgjar og starfsfólk þeirra skulu ekki bjóða upp á eða þiggja mútur eða óviðeigandi hvata í tengslum við viðskipti okkar, í samræmi við bresku mútulögin frá 2010. Sérhver tilraun til mútugreiðslu er ástæða til tafarlausrar uppsagnar á birgjasamningi og kann að vera tilkynnt til yfirvalda.
• Jafnréttislög frá 2010: Birgjar verða að virða meginreglur um jafnrétti og mismunun í ráðningum og þjónustuveitingu. Öll form ólöglegrar mismununar eða áreitni (vegna aldurs, kyns, kynþáttar, trúarbragða, fötlunar o.s.frv.) er óásættanleg.
• Umhverfisverndarlög frá 1990: Birgjar eru bundnir við að fara að öllum umhverfislögum og reglugerðum, tryggja viðeigandi meðhöndlun úrgangs, mengunarvarnir og umhverfisleyfi eftir þörfum. Umhverfisskaðleg starfshættir sem brjóta gegn breskum lögum verða ekki liðnir.
• Persónuverndarlög frá 2018 (GBPD): Að því marki sem birgjar meðhöndla persónuupplýsingar (þar á meðal verkefnaskjöl eða starfsmannagögn sem deilt er í verkefnum okkar) verða þeir að gera það í fullu samræmi við bresk persónuverndarlög. Þetta felur í sér að viðhalda viðeigandi öryggisráðstöfunum og aðeins nota persónuupplýsingar eins og heimilt er.

Að auki verða birgjar að fylgja öllum verkefnasértækum eða staðarsértækum kröfum sem við miðlum, svo sem sérstökum heilbrigðis- og öryggisreglum á byggingarsvæði eða sjálfbærnistöðlum sem verkefni viðskiptavina krefjast. Við setjum slíkar kröfur fram í samningum okkar eða innkaupapöntunum og gert er ráð fyrir að birgjar líti á þær sem skyldubundnar.

Façade Creations áskilur sér rétt til að staðfesta að birgjar fari eftir þessum lagalegu skyldum. Við gætum óskað eftir gögnum eða framkvæmt úttektir til að tryggja að farið sé eftir þeim. Í samræmi við breskar innkaupareglur verður öllum birgjum sem uppvíst er að hafa framið alvarleg lagabrot (til dæmis sakfellingu samkvæmt nútímaþrælahaldi eða lögum gegn spillingu) útilokað af lista okkar yfir viðurkennda birgja. Með því að framfylgja ströngu lagalegu samræmi verndum við fyrirtæki okkar, viðskiptavini og hagsmunaaðila fyrir áhættu sem tengist ólöglegri hegðun birgja.

Samningssamningar við birgja

Allir þriðju aðilar sem Façade Creations Ltd ræður verða að gera formlegan samning áður en verk hefst. Þetta er venjulega gert með undirrituðum samningi eða kauppöntun, sem inniheldur alla viðeigandi skilmála samningsins. Staðlaðir birgjasamningar okkar innihalda ákvæði sem ná yfir:

• Trúnaður og gagnavernd: Birgjar verða að halda öllum trúnaðarupplýsingum Façade Creations öruggum og trúnaðarmálum og meðhöndla allar persónuupplýsingar í samræmi við bresku persónuverndarreglugerðina (GDPR).
• Heilbrigðis-, öryggis- og umhverfisskyldur: Birgjar eru skyldugir til að fylgja öllum gildandi HSE-stefnum (bæði sínum eigin og öllum starfssértækum reglum sem við setjum fram) og lágmarka umhverfisáhrif vinnu sinnar (t.d. rétta förgun úrgangs, mengunarvarnir).
• Nútímaþrælahald og siðferðileg innkaupareglur: Samningurinn staðfestir ábyrgð birgjans á að fylgja stefnu okkar gegn þrælahaldi, mansali og siðferðilegri innkaupareglum (eins og fram kemur í þessu skjali og tengdri fyrirtækjastefnu). Birgjar kunna að vera skyldaðir til að votta árlega að þeir fylgi lögum um nútímaþrælahald og að eigin framboðskeðjur þeirra séu lausar við nauðungarvinnu.
• Réttur til uppsagnar og úrbóta: Façade Creations áskilur sér rétt til að fresta eða rifta samningnum ef birgir brýtur gegn skyldum sínum eða stendur sig verulega verr en búist var við. Við setjum skýr uppsagnarákvæði vegna brota á lögum eða stefnu (svo sem öryggisatvik, siðlausrar hegðunar eða gæðabrests).

Með undirritun samningsins samþykkja birgjar þessi skilyrði sérstaklega. Þetta tryggir að væntingar okkar um lagaleg fylgni, siðferðilega hegðun og frammistöðustaðla séu samningsbundnar. Við teljum að það að hafa traustan skriflegan samning við hvern birgja stuðli að ábyrgð og lágmarki hættu á misskilningi.

Úttektir og mat á birgjum

Façade Creations framkvæmir reglulegar úttektir á lykilbirgjum til að staðfesta áframhaldandi fylgni og frammistöðu. Tíðni og umfang úttekta er ákvörðuð af áhættusniði birgis og mikilvægi vörunnar eða þjónustunnar sem veitt er. Almennt eru mikilvægir eða verðmætir birgjar endurskoðaðir að minnsta kosti árlega, en aðrir geta verið endurskoðaðir til skiptis eða eftir þörfum.

Úttektir okkar á birgjum meta venjulega eftirfarandi svið:

• Gæðaeftirlit og rekjanleiki: Við gætum skoðað hvernig birgirinn stýrir gæðaeftirliti, þar á meðal ferlum sínum við skoðun efnis, viðhald gæðavottana og rekja vörur eða íhluti (sérstaklega mikilvægt fyrir framhliðarefni þar sem uppruni getur haft áhrif á öryggi).
• Heilbrigðis-, öryggis- og umhverfisstjórnun: Við staðfestum að birgjar viðhafi öruggar vinnuaðferðir og umhverfiseftirlit. Þetta getur falið í sér að athuga hvort uppfærð áhættumat, þjálfunarskrár, umhverfisleyfi og atvikaskrár séu í starfsstöðvum birgjans.
• Lögleg og siðferðileg fylgni: Úttektir fela í sér endurskoðun á því hvort öllum samningsbundnum og lagalegum skyldum sé fylgt – til dæmis að staðfesta að engin brot á vinnulöggjöf, ósiðleg starfshættir eða brot á reglum um gagnavernd hafi átt sér stað frá síðustu endurskoðun. Við gætum óskað eftir gögnum eins og innri stefnu (stefnu gegn mútugreiðslum, uppljóstranaferli) og prófað þekkingu birgis á þessum sviðum.
• Afhending og þjónustuframmistaða: Við metum hvort birgirinn hafi staðið við afhendingaráætlanir, veitt fullnægjandi stuðning og uppfyllt allar þjónustuskuldbindingar. Þetta getur falið í sér að fara yfir lykilárangursvísa (KPI), afhendingarhlutfall á réttum tíma og öll tilvik þar sem afhendingar eru ekki í samræmi við reglur.

 Eftir hverja úttekt eða mat deilum við endurgjöf með birgjanum. Ef einhverjar frávik eða veikleikar koma í ljós vinnum við með birgjanum að því að þróa leiðréttingaráætlun með skýrum tímalínum. Við búumst við að birgjar bregðist við niðurstöðum úttektarinnar tafarlaust og á skilvirkan hátt. Eftirfylgniúttektir eða endurúttektir geta verið skipulagðar til að tryggja að leiðréttingaraðgerðir hafi verið gerðar. Að viðhalda þessari úttektaráætlun hjálpar bæði Façade Creations og birgjum okkar að bæta sig stöðugt og tryggir að öll vandamál séu greind og leiðrétt snemma.

 Brot á reglum og verklagsreglum

Façade Creations hefur komið sér upp verklagsreglum til að takast á við tilvik þar sem birgir uppfyllir ekki samnings- eða reglufylgnistaðla okkar. Við stefnum að því að taka þátt og leysa úr málum eftir því sem kostur er, en við munum bregðast afgerandi við til að stöðva eða slíta samstarfi ef alvarleg vandamál halda áfram. Almennt ferli við að takast á við vanefndir birgja er sem hér segir:

1. Tilkynning um frávik: Ef birgir brýtur gegn samningsskilmálum okkar eða uppfyllir ekki kröfur okkar (til dæmis vegna öryggisbrots, viðvarandi tafa á afhendingu eða uppgötvunar á ósiðlegum starfsháttum), gefum við út formlega tilkynningu um frávik. Í þessari skriflegu tilkynningu er lýst þeim tilteknu vandamálum sem komu í ljós, nauðsynlegum leiðréttingaraðgerðum og skýrum fresti til úrbóta.
2. Leiðrétting og eftirfylgni birgja: Við búumst við að stjórnendur birgja rannsaki og leiðrétti málið tafarlaust. Við munum venjulega skipuleggja eftirfylgniúttekt eða endurskoðun eftir að fresturinn rennur út til að staðfesta að nauðsynlegar leiðréttingaraðgerðir hafi verið framkvæmdar á skilvirkan hátt. Á þessu tímabili getur Façade Creations gripið til bráðabirgðaráðstafana (til dæmis aukið eftirlit eða tímabundna stöðvun á nýjum pöntunum) þar til staðfest er að farið sé að kröfum.
3. Uppstigun í stöðvun/uppsögn: Ef birgirinn leysir ekki brotið á fullnægjandi hátt innan tilskilins tímaramma, eða ef frekari alvarleg brot eiga sér stað, mun Façade Creations stöðva frekari innkaup eða samstarf við þann birgi. Að lokum getur samningnum verið sagt upp vegna brots ef málin eru enn óleyst. Í slíkum tilfellum munum við leita að öðrum birgjum til að tryggja samfellu verkefna okkar. Birgirinn verður fjarlægður af skrá okkar um viðurkennda birgja þar til hann getur sýnt fram á að hann uppfylli skilyrðin okkur til fullnægju, ef nokkurn tímann.

Öll slík brot á reglum og viðbrögð okkar eru vandlega skjalfest. Þessi skjölun er mikilvæg fyrir innri endurskoðun og áhættustýringu og tryggir gagnsæi í því hvernig málum var sinnt. Ef um lagabrot er að ræða mun Façade Creations íhuga að tilkynna málið til viðeigandi yfirvalda eða iðnaðarsamtaka eftir því sem við á. Forgangsverkefni okkar er að viðhalda lagalegum og siðferðilegum stöðlum okkar, jafnvel þótt það þýði að slíta langtímasamböndum við birgja.

Sjálfbærni og siðferðileg innkaupastaðlar

Façade Creations Ltd leggur áherslu á sjálfbæra þróun og siðferðilega viðskiptahætti og við væntum sömu skuldbindingar frá birgjum okkar. Við samþættum meginreglur samfélagslegrar ábyrgðar fyrirtækja (CSR) í innkaupaákvarðanir okkar og forgangsraðum birgjum sem sýna fram á sterka umhverfis- og félagslega frammistöðu. Sérstaklega er gert ráð fyrir að birgjar okkar:

• Lágmarka umhverfisáhrif: Birgjar ættu að leitast við að nota endurvinnanleg, endurnýjanleg og umhverfisvæn efni í vörur sínar og umbúðir. Við hvetjum til aðgerða til að draga úr úrgangi, orkunotkun og kolefnislosun í samræmi við bestu starfsvenjur á heimsvísu. Til stuðnings markmiðum Bretlands um núll kolefnislosun árið 2050 ættu birgjar að fylgjast virkt með og vinna að því að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda og heildar umhverfisfótspori.
• Styðja siðferðilega vinnubrögð: Allir birgjar verða að bjóða upp á sanngjörn og mannúðleg vinnuskilyrði. Þetta þýðir að ekki er notuð nauðungar- eða skuldbindingarvinna, engin barnavinna og að tryggja sanngjörn laun, sanngjarnan vinnutíma og öruggt vinnuumhverfi fyrir alla starfsmenn og undirverktaka. Við öndumst alfarið gegn hvers kyns nútímaþrælahaldi eða mansali í framboðskeðju okkar og við krefjumst þess að birgjar okkar geri slíkt hið sama. Starfsmenn verða að vera meðhöndlaðir af reisn og virðingu og birgjar ættu að stuðla að fjölbreytileika, aðgengi og jafnrétti á vinnustöðum sínum (í samræmi við jafnréttislög frá 2010).
• Tryggja sanngjarna meðferð starfsmanna: Auk þess að forðast gróf brot ættu birgjar að efla menningu sem virðir réttindi starfsmanna. Þetta felur í sér að leyfa lögmætt félagafrelsi (aðild að verkalýðsfélagi) þar sem við á, mismunun í ráðningum og ráðningum og að hafa kvörtunarkerfi til staðar þar sem starfsmenn geta tilkynnt áhyggjur. Siðferðileg vinnubrögð og sanngjörn meðferð starfsmanna eru ófrávíkjanleg vænting.
• Viðhalda umhverfisstjórnunarkerfum: Við kjósum birgja sem hafa viðurkennd umhverfisstjórnunarkerfi eins og ISO 14001 eða þá sem fylgja viðurkenndum umhverfisstjórnunarkerfum fyrir grænar byggingar og sjálfbærni (til dæmis starfsháttum sem eru í samræmi við BREEAM staðla í byggingariðnaði). Að hafa slíkar vottanir eða viðurkenningar sýnir að birgir stýrir kerfisbundið umhverfisáhrifum sínum og leitast stöðugt við að bæta sig. Façade Creations getur veitt stöðu forgangsbirgja þeim birgjum sem geta sýnt fram á sterka umhverfisþekkingu eða vottanir í sjálfbærri innkaupum.

Með því að fella þessi sjálfbærni- og siðferðisleg viðmið inn í birgjastjórnun okkar stefnir Façade Creations ekki aðeins að því að fylgja umhverfislögum og lögum um nútímaþrælahald, heldur einnig að styðja með virkum hætti við víðtækari félagsleg og umhverfisleg markmið. Við teljum að samstarf við birgja sem deila skuldbindingu okkar um ábyrga innkaup styrki langtíma seiglu framboðskeðjunnar okkar og leggi jákvætt af mörkum til samfélags okkar og plánetunnar.

Hlutverk og ábyrgð í birgjastjórnun

Að viðhalda framboðskeðju sem uppfyllir kröfur og er afkastamikil er verkefni hjá Façade Creations, undir forystu frá æðstu stjórnendum. Heildarábyrgð á samskiptum okkar við birgja og að tryggja að þeir fylgi reglum er hjá forstjóra Façade Creations Ltd (herra Hashim Choksi). Forstjórinn ber ábyrgð á að samþykkja nýja birgja, framfylgja þessari stefnu og taka á öllum málum eða uppstigum sem varða háþróaða birgja.

Dagleg stjórnun birgja er í höndum stjórnunar- og verkefnastjórnunarteymisins okkar, undir eftirliti forstjóra. Ábyrgð þessa teymis felur í sér að miðla kröfum okkar og væntingum til birgja, sjá um reglubundin bréfaskipti og samhæfingu pantana, viðhalda skrá yfir viðurkennda birgja og skipuleggja frammistöðumat og úttektir. Þeir tryggja einnig að allir samningar og skjöl sem tengjast birgjum séu rétt undirrituð og geymd. Í reynd þýðir þetta að teymið starfar sem tengiliður milli Façade Creations og birgja okkar, veitir endurgjöf um frammistöðu, fær vottanir/uppfærslur á tryggingum og samhæfir allan stuðning sem birgirinn þarfnast til að uppfylla staðla okkar.

Innanhúss er allt viðeigandi starfsfólk (verkefnastjórar, verkefnastjórar, innkaupastjórar o.s.frv.) þjálfað í þessari stefnu um birgja þriðja aðila svo að það skilji mikilvægi þess að velja réttu birgjana og fylgjast með að þeim sé fylgt. Allir starfsmenn sem ráða eða hafa umsjón með birgjum eru beðnir um að fylgja meginreglum þessarar stefnu og tilkynna öll áhyggjuefni eða frávik til stjórnunar-/verkefnastjórnunarteymisins eða forstjóra. Með því að skilgreina hlutverk og ábyrgð skýrt tryggjum við að stjórnun birgja sé meðhöndluð á samræmdan hátt og að ábyrgð sé viðhaldið bæði á rekstrar- og framkvæmdastigi.

Verndun gagna birgja og trúnaður

Façade Creations virðir trúnað og friðhelgi gagna birgja okkar og krefst þess að birgjar okkar geri slíkt hið sama við öll gögn sem við deilum. Öll gögn birgja og undirverktaka sem við söfnum (til dæmis tengiliðaupplýsingar, hæfni, bankaupplýsingar, frammistöðuskrár) eru geymd á öruggum, dulkóðuðum, aðgangsstýrðum skýjakerfum sem við notum (eins og Microsoft 365 fyrir skjöl og Xero fyrir fjárhagsgögn). Við takmörkum aðgang að gögnum birgja eingöngu við viðurkennda starfsmenn eftir þörfum. Til dæmis geta aðeins innkaupastarfsmenn og viðeigandi stjórnendur skoðað alla skrá birgis og kerfisheimildir eru til staðar til að koma í veg fyrir óheimilan aðgang.

Meðferð okkar á upplýsingum um birgja er í samræmi við bresku GDPR (almennu persónuverndarreglugerðina) og persónuverndarlög frá 2018. Þetta þýðir að allar persónuupplýsingar um einstaklinga hjá birgðafyrirtækjum okkar eru unnar á lögmætan, sanngjarnan og gagnsæjan hátt. Við notum slíkar upplýsingar eingöngu í lögmætum viðskiptatilgangi (t.d. áreiðanleikakönnun, samningastjórnun, greiðsluvinnslu) og geymum þær aðeins eins lengi og nauðsyn krefur. Birgjar eru einnig bundnir við að vernda allar persónuupplýsingar sem Façade Creations deilir (svo sem verkefnaáætlanir okkar eða upplýsingar um viðskiptavini ef við á) og hafa sínar eigin persónuverndarstefnur. Ef birgir tekur þátt í vinnslu persónuupplýsinga fyrir hönd Façade Creations sem hluta af þjónustu sinni munum við tryggja að viðeigandi gagnavinnslusamningur sé til staðar.

Í stuttu máli eru trúnaður og gagnaöryggi grundvallaratriði í samskiptum okkar við birgja. Öll brot á gagnavernd af hálfu birgja (t.d. gagnaleki eða misnotkun trúnaðarupplýsinga) yrðu meðhöndluð sem alvarlegt samningsbrot. Við skiljum að traust er gagnkvæmt í viðskiptasamstarfi – Façade Creations mun vernda upplýsingar birgja og við búumst við að birgjar okkar meðhöndli allar upplýsingar sem við veitum af jafn mikilli varúð og kostgæfni.

Tryggingarkröfur fyrir birgja

Til að vernda báða aðila í tilviki slysa, tjóns eða krafna krefst Façade Creations þess að allir birgjar hafi viðeigandi tryggingar. Sem skilyrði fyrir viðskiptum við okkur verður hver birgir að hafa að minnsta kosti eftirfarandi lágmarkstryggingar:

• Ábyrgðartrygging almennings – með lágmarksvernd upp á 5 milljónir punda. Þessi trygging verndar gegn kröfum þriðja aðila vegna meiðsla eða eignatjóns sem gæti orðið í tengslum við starfsemi birgjans (til dæmis slys á vinnustað af völdum birgjans).
• Ábyrgðartrygging vinnuveitanda – með lágmarkstryggingu upp á 10 milljónir punda (eins og krafist er samkvæmt breskum lögum fyrir flesta vinnuveitendur). Þessi trygging nær til starfsmanna birgis vegna vinnutengdra meiðsla eða veikinda og er skylda þar sem birgirinn hefur starfsfólk í Bretlandi. (Einstaklingsfyrirtæki án starfsmanna geta verið undanþegnir, en allir birgjar sem ráða starfsfólk verða að hafa þetta til staðar.)
• Fagleg ábyrgðartrygging – fyrir alla birgja sem veita hönnun, ráðgjöf eða faglega þjónustu. Við gerum ráð fyrir að slíkir birgjar hafi fullnægjandi faglega ábyrgðartryggingu (tryggingarupphæðin skal vera í samræmi við umfang þjónustunnar, yfirleitt að minnsta kosti 1–2 milljónir punda fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki, eða hærri fyrir flókin hönnunarverkefni). Þetta verndar gegn kröfum um vanrækslu, mistök eða vanrækslu sem leiða til fjárhagslegs tjóns.

Við þurfum sönnun fyrir þessum tryggingum við upphaf og árlega eftir það. Venjulega biðjum við birgja um að leggja fram uppfærð tryggingaskírteini eða bréf frá milligönguaðilum sem sýna tegund trygginga, tryggingamörk og gildistíma. Það er á ábyrgð birgja að endurnýja tryggingarnar sínar á réttum tíma og að veita okkur uppfærð sönnun fyrir tryggingum ár hvert eða við endurnýjun samnings. Ef skyldubundin trygging er að renna út verður birgirinn að láta okkur vita og tryggja að samfelld trygging sé til staðar (t.d. með endurnýjun eða nýju tryggingafélagi) til að forðast öll eyður sem gætu sett báða aðila í áhættu.

Að hafa traustar tryggingar til staðar er mikilvægur þáttur í áreiðanleikakönnun og áhættustýringu birgja. Þessar kröfur eru einnig oft gerðar af viðskiptavinum okkar, sérstaklega í byggingarverkefnum, og hjálpa til við að tryggja að ef atvik kemur upp sé hægt að fá fjárhagslega úrræði til að standa straum af tjóni eða ábyrgð. Façade Creations kann að neita að ráða eða fresta samstarfi við birgja sem ekki hafa nauðsynlegar tryggingar.

Flokkun mikilvægra og ómikilvægra birgja

Við stjórnun framboðskeðjunnar okkar greinir Façade Creations á milli „mikilvægra“ og „ómikilvægra“ birgja til að beita viðeigandi eftirliti og eftirliti út frá áhættu. Þessi flokkun er ákvörðuð af eðli vöru/þjónustu sem veitt er og áhrifum þeirra á verkefni okkar:

• Mikilvægir birgjar: Þetta eru birgjar sem hafa vörur eða þjónustu sem eru nauðsynlegar fyrir burðarþol, öryggi eða kjarnastarfsemi framhliðarverkefna okkar. Dæmi eru framleiðendur lykilframhliðakerfa og burðarvirkja, birgjar öryggisefna (eins og brunavarna klæðningar eða festinga) eða allir birgjar sem bilun hefði veruleg áhrif á verkefnaafhendingu eða öryggi. Við beitum aukinni áreiðanleikakönnun gagnvart mikilvægum birgjum. Þeir eru háðir tíðari frammistöðumati og úttektum og við fylgjumst mjög náið með lykilárangursvísum þeirra (gæðum, afhendingu o.s.frv.). Við gætum einnig krafist neyðaráætlana frá mikilvægum birgjum (til dæmis varaframleiðslugetu eða aðra uppsprettu) til að draga úr hættu á truflunum á framboði.
• Ómikilvægir birgjar: Þetta felur í sér birgja sem veita viðbótarþjónustu eða þjónustu með minni áhættu, svo sem venjulega flutningaþjónustu, skrifstofuvörur eða aðra almenna þjónustu sem hefur ekki bein áhrif á öryggi verkefnisins eða mikilvæga tímalínu. Þó að þessir birgjar séu enn búnir að uppfylla staðla okkar, er eftirlitið í réttu hlutfalli við minni áhættu sem þeir hafa í för með sér. Við fylgjumst enn með frammistöðu þeirra og reglufylgni, en umfang endurskoðunar getur verið minna en hjá mikilvægum birgjum. Til dæmis gæti hraðsendingarþjónusta verið endurskoðuð árlega með frammistöðuskýrslum, en birgir glerframhliða (mikilvægur) myndi halda ársfjórðungslega frammistöðufundi.

Þessi flokkun tryggir að við úthlutum auðlindum okkar í birgjastjórnun á skilvirkan hátt og beinum meiri athygli að þeim samskiptum sem skipta mestu máli fyrir rekstrarstöðugleika okkar og velgengni verkefna. Mikilvægir birgjar eru yfirleitt skyldir til að samþykkja strangari samningsskilmála (eins og ítarlega gæðasamninga eða réttindi til að koma til baka ef þeir geta ekki staðið við verkefnið). Ómikilvægir birgjar eru stjórnaðir með stöðluðum skilmálum. Hins vegar verða allir birgjar, óháð flokki, að fylgja þessari stefnu um þriðja aðila birgja. Ef frammistaða eða áhættusnið ómikilvægs birgja breytist (t.d. ef minniháttar birgir byrjar að útvega öryggismikinn íhlut) munum við endurflokka og stjórna þeim á viðeigandi hátt.

Með því að flokka birgja á þennan hátt getur Façade Creations tryggt hátt eftirlit þar sem þess er þörf, en samt viðhaldið stjórn og áreiðanleikakönnun í allri framboðskeðjunni.

Væntingar undirverktaka um fylgni

Við gerum okkur grein fyrir því að viðurkenndir þriðju aðilar okkar geta sjálfir ráðið undirverktaka eða undirbirgja til að uppfylla skyldur sínar (til dæmis gæti viðurkenndur uppsetningarverktaki ráðið aukavinnuafl eða íhlutabirgir útvistað framleiðslu ákveðinna hluta). Í slíkum tilvikum er brýnt að allir undirverktakar eða aukabirgar fari einnig eftir stöðlum og stefnum Façade Creations. Við teljum að ábyrgð á reglufylgni renni niður í framboðskeðjuna.

Birgjar bera samningsbundið ábyrgð á að tryggja að undirverktakar þeirra fari að öllum viðeigandi kröfum, þar á meðal reglum um heilbrigði og öryggi, vinnustaðlum, gæðaeftirliti og umhverfis- og samfélagsábyrgðarstefnu sem við setjum. Við tilkynnum birgjum okkar sérstaklega að nútímalög um þrælahald frá 2015, væntingar okkar um mútugreiðslur og staðlar okkar um heilbrigði, öryggi og umhverfi (HSE) verða að ná til allra stiga framboðskeðjunnar. Til dæmis, ef birgir notar undirverktaka til að framleiða íhlut, ætti sá undirverktaki ekki að nota nauðungarvinnu eða barnavinnu, ætti að viðhalda öruggum vinnuskilyrðum og ætti að afla efnis á ábyrgan hátt – rétt eins og við búumst við af beinum birgjum okkar.

Façade Creations kann að óska ​​eftir sönnunargögnum frá birgjum varðandi hvernig þeir stjórna undirverktökum sínum. Þetta gæti falið í sér að krefjast afrita af samningum eða stefnum undirverktaka, eða yfirlýsinga um að undirverktakar hafi verið kannaðar til að uppfylla kröfur. Við áskiljum okkur rétt til að hafna þátttöku tiltekins undirverktaka (eða krefjast breytinga) ef við teljum að áhætta sé á reglufylgni. Í sumum tilfellum gætum við beðið um að gera úttekt á undirverktaka eða látið birgja okkar gera úttekt á honum fyrir okkar hönd, sérstaklega ef sá undirverktaki veitir mikilvægt framlag.

Að lokum ber aðalbirgirinn fulla ábyrgð á frammistöðu og reglufylgni undirverktaka sinna. Öllum annmörkum eða brotum af hálfu undirverktaka verður fylgt sem brot af hálfu birgisins. Með því að framfylgja þessu tryggjum við að engir „veikir hlekkir“ séu í keðjunni – allir þátttakendur í verkefnum okkar verða að uppfylla staðla okkar. Þessi aðferð verndar Façade Creations og viðskiptavini okkar fyrir óbeinum áhættum og styrkir menningu reglufylgni í öllu framboðsnetinu.

Áhættumat birgja og áframhaldandi áreiðanleikakönnun

Áður en Façade Creations ráðnir eru nýjan þriðja aðila framkvæmir fyrirtækið ítarlegt áhættumat og áreiðanleikakönnun til að ákvarða hvort birgirinn uppfylli áhættuþol okkar og kröfur. Þetta mat nær yfir marga þætti:

• Fjárhagsstöðugleiki: Við skoðum ársreikninga, lánshæfiseinkunn og aðra vísbendinga um fjárhagsstöðu birgjans. Stöðugur fjárhagslegur grundvöllur er mikilvægur til að tryggja að birgirinn geti haldið uppi rekstri meðan á verkefnum okkar stendur (og að hann muni ekki hrynja eða fara í vanskil á miðjum tíma verkefnis). Við forðumst birgja sem eru með merki um fjárhagsvandræði (t.d. nýleg gjaldþrot eða lélega lánshæfissögu).
• Tæknileg hæfni: Við metum hvort birgirinn hafi tæknilega getu og getu til að afhenda þá vöru eða þjónustu sem krafist er á þeim gæðastigi sem við þurfum. Þetta getur falið í sér að fara yfir hæfni lykilstarfsmanna, fyrri reynslu af verkefnum, tæknilegar tillögur eða jafnvel sýnishorn af vinnu/vörum. Fyrir sérhæfð efni eða kerfi tryggjum við að birgirinn hafi nauðsynlega þekkingu eða vottanir (til dæmis vottun til að framleiða samkvæmt ákveðnum breskum stöðlum).
• Heilbrigðis-, öryggis- og gæðakerfi: Við skoðum innri stjórnunarkerfi birgjans fyrir heilbrigði og öryggi og gæðatryggingu. Þetta getur falið í sér að athuga hvort þeir hafi vottað gæðastjórnunarkerfi (ISO 9001) eða öryggisstjórnunarviðurkenningu (ISO 45001 eða sambærilegt). Við gætum óskað eftir eintökum af HSE-stefnu þeirra, slysaskrám eða gæðahandbók til að meta frammistöðu þeirra á þessum sviðum. Sterk öryggismenning og öflugt gæðaeftirlitsferli hjá birgjanum dregur úr hættu á slysum eða göllum sem gætu haft áhrif á verkefni okkar.
• Umhverfis- og siðferðisstaðlar: Við metum nálgun birgjans á umhverfisstjórnun og siðferðislega starfshætti. Þetta gæti falið í sér að staðfesta hvort þeir hafi umhverfisstefnu eða ISO 14001 vottun, hvernig þeir meðhöndla úrgang og losun og hvort þeir hafi einhverjar samfélagsábyrgðaraðgerðir. Við skoðum einnig hvort um sé að ræða viðvörunarmerki eins og fyrri brot á vinnulöggjöf, umhverfissektir eða neikvæðar fjölmiðlaumfjöllun sem tengist siðlausri hegðun. Sem hluti af þessu tryggjum við að birgirinn sé í samræmi við nútímaþrælahaldslögin (ef við á) og hafi ekki þekkta þátttöku í spillingu eða svikum.

Niðurstaða þessarar áreiðanleikakönnunar er áhættumat eða einfaldlega ákvörðun um hvort birgirinn sé samþykktur eða ekki. Aðeins þeir birgjar sem uppfylla lágmarksviðmið okkar í öllum þessum flokkum eru bættir við listann yfir viðurkennda birgja. Ef hugsanlegur birgir hefur minniháttar vandamál greinst (til dæmis reynsluleysi á ákveðnu sviði) gætum við samt sem áður samþykkt hann að því tilskildu að mótvægisaðgerðir séu gerðar (svo sem aukið eftirlit eða styttra endurskoðunartímabil), en öll stór áhyggjuefni leiða til þess að samþykki verður ekki veitt.

Áhættumat er ekki einskiptis athöfn við innleiðingu. Við höldum áfram að fylgjast með og endurmeta áhættu í gegnum allt birgjasambandið. Miklar breytingar eins og hraður vöxtur, sameiningar, fjárhagsvandræði eða ný lagaleg álitamál af hálfu birgja munu leiða til endurmats. Við endurskoðum einnig listann yfir viðurkennda birgja reglulega til að uppfæra upplýsingar um áreiðanleikakönnun (að minnsta kosti á tveggja ára fresti eða oftar fyrir mikilvæga birgja). Þessi stöðuga áreiðanleikakönnun tryggir að allir birgjar okkar séu áfram hæfir til að sinna tilgangi sínum og að ný áhætta sé greind og brugðist við henni fyrirbyggjandi.

Endurskoðun stefnu og stöðugar umbætur

Façade Creations Ltd hefur skuldbundið sig til að halda þessari stefnu um þriðja aðila birgja uppfærðri í samræmi við breytingar á lögum, reglugerðum og bestu starfsvenjum. Við endurskoðum og betrumbætum því þessa stefnu reglulega (að minnsta kosti árlega, eða oftar ef verulegar lagabreytingar verða) til að tryggja virkni hennar. Uppfærslur kunna að vera gerðar til að fella inn nýjar lagalegar kröfur í Bretlandi (svo sem breytingar á innkaupalögum, gagnavernd, tilkynningarskyldu um nútímaþrælahald o.s.frv.), til að endurspegla úrbætur á innri ferlum okkar eða til að hækka staðla okkar út frá þróun í greininni.

Allar breytingar á stefnunni verða samþykktar af forstjóra og kynntar öllum birgjum okkar. Við birtum venjulega núverandi útgáfu af þessari stefnu á vefsíðu fyrirtækisins okkar til að tryggja gagnsæi. Birgjar kunna að vera beðnir um að staðfesta eða fylgja endurskoðaðri stefnu sem hluta af gildandi samningum eða við endurhæfingarferli. Við hvetjum til opins samráðs við birgja okkar; ef einhverjir hlutar stefnunnar þarfnast skýringa eða ef birgir hefur tillögur að úrbótum, þá fögnum við þeirri endurgjöf sem hluta af stöðugum umbótastefnu okkar.

Að lokum má segja að stefna Façade Creations Ltd. varðandi birgja þriðja aðila lýsi skuldbindingu okkar við ábyrga, siðferðilega og löglega framfylgda starfshætti í framboðskeðjunni. Með því að setja skýrt fram væntingar okkar og halda samstarfsaðilum okkar ábyrgum, stefnum við að því að byggja upp sterk, traustbundin tengsl við birgja sem deila gildum okkar. Þetta tryggir ekki aðeins að farið sé að breskum innkaupalögum, reglum gegn mútugreiðslum og nútímaþrælahaldslögum, heldur hjálpar það einnig til við að efla almenna ágæti og sjálfbærni í hverju verkefni sem við afhendum. Við trúum staðfastlega að ábyrg framboðskeðja sé hornsteinn þess að skila gæðalausnum fyrir framhlið og vernda orðspor bæði Façade Creations og viðskiptavina okkar. Með vökulu framfylgd þessarar stefnu og samstarfi við framboðskeðjuna okkar munum við halda áfram að viðhalda háum stöðlum og leggja jákvætt af mörkum til iðnaðarins og samfélagsins.

Síðast uppfært: febrúar 2026