Ferðakostnaður og uppihald starfsmanna eða þeirra vegna veldur mörgum vandamálum.
Við leggjum áherslu á eftirfarandi helstu atriði sem þarf að hafa í huga við ákvörðun um hvort skattalækkun sé möguleg vegna ferðalaga og uppihalds.
Starfsmenn með fastan vinnustað
Margir starfsmenn hafa vinnustað sem þeir sækja reglulega og fara öðru hvoru út fyrir venjulegan vinnustað á tímabundinn vinnustað. Oft ferðast starfsmaður beint frá heimili til tímabundins vinnustaðar og öfugt.
Starfsmaður getur sótt um fulla skattalækkun af viðskiptaferðum.
Viðskiptaferðalag
Viðskiptaferðalag er ferðalag sem felur annað hvort í sér ferðalög:
- frá einum vinnustað til annars eða
- frá heimili til tímabundins vinnustaðar eða
- heim frá tímabundnum vinnustað.
Ferðir milli heimilis starfsmanns og vinnustaðar sem hann eða hún sækir reglulega eru ekki viðskiptaferðir. Þessar ferðir eru „venjulegar samgöngur“ og starfsmaðurinn ber kostnaðinn af þeim. Hugtakið „fastur vinnustaður“ er skilgreint sem staður sem starfsmaðurinn sækir „reglulega“. Það er notað til að ákveða annan endann á ferðinni fyrir venjulegar samgöngur. Heimili er hinn endinn á ferðinni fyrir venjulegar samgöngur.
Dæmi 1
Starfsmaður ferðast venjulega með bíl milli heimilis síns í York og venjulegs vinnustaðar í Leeds. Þetta er dagleg ferð fram og til baka, 77 km.
Á tilteknum degi ekur starfsmaðurinn í staðinn frá heimili sínu í York til tímabundins vinnustaðar í Nottingham. Ferð fram og til baka er 280 km.
Kostnaðurinn hér er kostnaður við ferðalagið sem farið er í (174 mílur). Frádráttur væri mögulegur fyrir þá upphæð.
Dæmi 2
Starfsmaður sem ekur venjulega 40 mílur í norðurátt til vinnu er skylt að fara 100 mílna leið fram og til baka suður á bóginn til starfsstöðvar viðskiptavinar. Vinnuveitandi hans endurgreiðir honum kostnaðinn við 100 mílna ferðina.
Frádráttur yrði mögulegur fyrir þá upphæð.
Framfærslugreiðslur
Uppihaldskostnaður felur í sér gistingu og matar- og drykkjarkostnað meðan starfsmaður er fjarverandi frá föstum vinnustað. Uppihaldskostnaður er sérstaklega meðhöndlaður sem afurð viðskiptaferða og er því hluti af kostnaði við þá ferð.
Forðast
Sumar ferðir milli tímabundins vinnustaðar og heimilis gætu ekki átt rétt á bætur ef ferðin er „verulega svipuð“ ferðinni til eða frá fasta vinnustaðnum.
Skattstofan túlkar „verulega svipað“ sem ferð þar sem notaðar eru sömu vegir eða sömu lest eða rúta stærstan hluta ferðarinnar.
Tímabundnar stöður
Þegar starfsmaður er sendur frá föstum vinnustað sínum í marga mánuði, telst nýi vinnustaðurinn samt sem áður vera tímabundinn vinnustaður ef um annað hvort:
- áætlað að vera skemur en í 24 mánuði, eða
- Ef gert er ráð fyrir að það standi yfir í meira en 24 mánuði er gert ráð fyrir að starfsmaðurinn eyði minna en 40% af vinnutíma sínum á nýja vinnustaðnum.
Starfsmaðurinn verður samt sem áður að halda föstum vinnustað sínum.
Dæmi 3
Edward vinnur í New Brighton. Vinnuveitandi hans sendir hann til Wrexham í 1,5 daga vikunnar í 28 mánuði.
Edward á rétt á bætur. Útvistun sem varir lengur en í 24 mánuði á enn rétt á þessu, að því tilskildu að 40% reglan sé ekki brotin.
Starfsmenn á staðnum
Sumir starfsmenn hafa ekki fastan vinnustað heldur vinna á mörgum stöðum í nokkra daga, vikur eða mánuði. Dæmi um starfsmenn á vinnustað eru byggingarverkamenn, öryggiseftirlitsmenn, tölvuráðgjafar og afleysingarstarfsmenn.
Hægt er að endurgreiða ferðakostnað og uppihald starfsmanns á starfsstað skattfrjálst ef áætlað er að dvöl hans á staðnum verði, og sé í raun, skemur en tvö ár.
Ákvæði eru til um að koma í veg fyrir að ráðningin sé raunverulega starfstengd ef veitt er lausn. Til dæmis má undanskilja tímabundnar ráðningar frá lausn ef störf eru unnin á þeim vinnustað allan eða nánast allan ráðningartímann. Þetta er sérstaklega miðað að því að koma í veg fyrir að 24 mánaða tímamörkin séu misnotuð með endurteknum tímabundnum ráðningum.
Aðrir starfsmenn án fastrar vinnustaðar
Ferðatímar
Fyrir suma starfsmenn eru ferðalög óaðskiljanlegur hluti af starfi þeirra. Til dæmis ferðasölumaður sem hefur ekki starfsstöð eða þar sem hann þarf reglulega að mæta. Ferða- og uppihaldskostnaður slíks starfsmanns er frádráttarbær.
Starfsmenn sem vinna heima
Sumir starfsmenn vinna heima stundum, eða jafnvel reglulega. Þetta þýðir ekki endilega að heimili þeirra geti talist vinnustaður. Það verður að vera hlutlæg krafa um að vinnan sé unnin heima frekar en annars staðar.
Þetta gæti þýtt að annar staður verði fastur vinnustaður, til dæmis skrifstofa þar sem starfsmaðurinn „sækir reglulega“. Þess vegna væri allur kostnaður við samgöngur milli heimilis og skrifstofu ekki leyfilegur kostnaður. En ferðir milli heimilis og tímabundinna vinnustaða verða leyfðar.
Ef enginn fastur vinnustaður er til staðar þá telst starfsmaðurinn vera starfsmaður á staðnum. Þannig yrði allur kostnaður leyfður, þar með talið einstaka ferðir á skrifstofu vinnuveitanda.
Heimilið má samt sem áður teljast vinnustaður samkvæmt hlutlægu prófinu hér að ofan. Ef svo er, þá verða ferðir milli heimilis og annars vinnustaðar vegna sama starfs leyfilegar.
