Það er oft talið heiður að starfa sem stjórnarmaður fyrir góðgerðarstofnun og tækifæri til að gefa samfélaginu eitthvað til baka. Hins vegar felur það í sér ákveðna skuldbindingu og ábyrgð sem ekki ætti að vanmeta að gerast stjórnarmaður.
Hvort sem þú ert nú þegar stjórnarmaður góðgerðarstofnunar, hvort sem það er staðbundið verkefni eða þekkt nafn, eða ert að hugsa um að taka þátt, þá fylgja því ýmsar skyldur sem stjórnarmaður hefur í för með sér.
Við lýsum helstu ábyrgðarsviðum hér að neðan, með sérstakri áherslu á bókhalds- og endurskoðunarkröfur.
Bakgrunnur
Góðgerðarstofnunin (Charity Commission) hefur almennt eftirlit með góðgerðarstarfsemi í Englandi og Wales. Stofnunin er ríkisstofnun sem krefst skráningar flestra góðgerðarstofnana.
Nefndin gegnir mikilvægu hlutverki í góðgerðargeiranum og er sett á laggirnar til að veita almenningi traust á heiðarleika góðgerðarstofnana.
Öll góðgerðarfélög þurfa að sýna fram á að markmið þeirra séu í þágu almennings, fyrst sem hluti af umsóknarferli þeirra til góðgerðarnefndarinnar og síðan ár hvert þegar þau semja ársreikning sinn.
Lykilþáttur í starfi nefndarinnar er að veita stjórnendum ráðgjöf. Mikið af gagnlegum ráðum er að finna á vefsíðu nefndarinnar, þar sem er kafli tileinkaður stofnun og rekstri góðgerðarfélaga.
Tegundir góðgerðarstarfs
Hægt er að stofna góðgerðarfélög á nokkra vegu en þau eru yfirleitt annað hvort:
- stofnað samkvæmt fyrirtækjalögum frá 2006 eða fyrr (góðgerðarfélög með takmarkaðan hlutafélagsrétt)
- stofnað samkvæmt góðgerðarlögum frá 2011 (góðgerðarstofnanir – CIOs); eða
- stofnað með yfirlýsingu um traust (óinnlimaðar góðgerðarstofnanir).
Hvert þessara góðgerðarfélaga þarf að skrá sig og skila reikningum sínum til góðgerðarnefndarinnar og einkahlutafélög eru einnig skráð hjá fyrirtækjaskrá. Tegund góðgerðarfélagsins ræður því hversu mikið ábyrgð stjórnarmaður hefur.
Öll góðgerðarfélög falla undir góðgerðarlögin frá 2011.
Hver er sjóðsstjóri?
Í góðgerðarlögum frá 2011 er stjórnendum skilgreint sem „einstaklingar sem hafa almenna stjórn og stjórnun góðgerðarfélags“. Þessi skilgreining felur venjulega í sér:
- fyrir óinnlimaðar góðgerðarstofnanir og upplýsingastjóra, meðlimi framkvæmdastjórnar eða stjórnar
- fyrir góðgerðarfélög með takmarkaða ábyrgð, stjórnarmenn eða stjórnarmenn.
Takmarkanir og ábyrgð sjóðsstjóra
Auk ábyrgðar sem fylgir því að vera stjórnarmaður geta einnig verið nokkrar takmarkanir sem kunna að gilda. Þessar takmarkanir miða að því að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra milli persónulegra hagsmuna stjórnarmanns og skyldna hans sem stjórnarmanns. Þær kveða almennt á um að:
- Stjórnendur geta ekki notið persónulega góðgerðarstarfsemi, þó að hægt sé að endurgreiða sanngjarnan kostnað úr eigin vasa
- Stjórnendur geta ekki verið starfsmenn góðgerðarfélagsins.
Takmarkaðar undantekningar eru frá þessum meginreglum. Ef stjórnendur hegða sér ekki skynsamlega, löglega eða í samræmi við stjórnarskjal sitt geta þeir orðið persónulega ábyrgir fyrir tapi sem þeir valda góðgerðarfélaginu.
Ábyrgð stjórnarmanna
Í leiðbeiningum CC CC3a, „Styrktarmaður góðgerðarfélags: Hvað felst í því“, er útskýrt hvað það þýðir að vera stjórnarmaður og hvernig á að verða það. Stjórnendur bera fulla ábyrgð á góðgerðarfélaginu og eru skyldugir til að:
- fylgja lögum og reglum í stjórnarskjali góðgerðarfélagsins
- starfa á ábyrgan hátt og aðeins í þágu góðgerðarfélagsins
- gæta eðlilegrar aðgátar og færni og
- taka upplýstar ákvarðanir og leita ráða þegar þörf krefur.
Rit CC3 frá Góðgerðarnefndinni , „Nauðsynlegur stjórnarmaður: það sem þú þarft að vita“, veitir ítarlegri leiðbeiningar fyrir bæði nýja og núverandi stjórnarmenn. Í leiðbeiningunum eru settar fram skyldur og ábyrgð stjórnarmanna undir sex fyrirsögnum:
- tryggja að góðgerðarstofnun þín nái tilgangi sínum í þágu almennings
- fylgja stjórnarskjali góðgerðarfélagsins þíns og lögum
- starfa í þágu góðgerðarfélagsins þíns
- tryggja að góðgerðarfélagið þitt sé ábyrgt
- stjórnaðu auðlindum góðgerðarfélagsins á ábyrgan hátt
- starfa af sanngjarnri aðgát og kunnáttu.
Áður en þú starfar sem stjórnarmaður góðgerðarfélags verður þú að ganga úr skugga um að þú sért gjaldgengur. CC3a setur fram hverjir eru gjaldgengir til að vera stjórnarmaður góðgerðarfélags og varpar ljósi á reglur um sjálfvirka vanhæfi. Ef þú ert vanhæfur til að vera stjórnarmaður góðgerðarfélags mátt þú ekki starfa nema þú hafir heimild til þess með undanþágu frá góðgerðarnefndinni.
Stjórnendur góðgerðarfélaga bera lagalega skyldu til að tryggja að sjóðir góðgerðarfélaga þeirra séu eingöngu notaðir til að efla góðgerðarmarkmið þeirra. Þeir þurfa að geta sýnt fram á að svo sé og ættu því að halda skrár sem gera það mögulegt.
Fjáröflun
Fjáröflunareftirlitið var stofnað til að styrkja eftirlitskerfi góðgerðarfélaga og endurvekja traust almennings á fjáröflun. Stjórnendur ættu að vera meðvitaðir um kröfur siðareglna um fjáröflun, sem eru margar og fjölbreyttar.
Kröfur um bókhald
Það eru sérstakar kröfur sem gilda um flestar góðgerðarstofnanir til að:
- halda nákvæmum og fullum bókhaldsgögnum (og fjárhagskröfur eru sérstaklega mikilvægar hér)
- útbúa reikninga góðgerðarfélagsins og ársreikning
- til að tryggja að endurskoðun eða óháð skoðun fari fram
- að skila ársreikningi, ársskýrslu og reikningum til góðgerðarnefndarinnar (og, fyrir góðgerðarfélög með takmarkaða ábyrgð, til fyrirtækjaskrár).
Að hve miklu leyti þessum kröfum þarf að uppfylla fer almennt eftir tegund góðgerðarstofnunar og hversu miklar tekjur af henni eru.
Fjárkröfur
Mikilvægur þáttur í reikningsskilum góðgerðarstofnana er skilningur á mismunandi „sjóðum“ sem góðgerðarstofnanir geta haft. Skilvirk stjórnun og eftirlit með fjáröflun er mikilvæg ábyrgð stjórnarmanna.
Í meginatriðum eru sjóðir tekjur góðgerðarstofnunarinnar og geta verið takmarkanir á því hvernig ákveðnar tegundir af söfnuðum fjármunum má nota. Til dæmis má aðeins taka við framlögum með þeim skilningi að þær eigi að nota í tilteknum tilgangi.
Það er síðan á ábyrgð stjórnenda að tryggja að slíkir „takmarkaðir“ fjármunir séu eingöngu notaðir eins og til er ætlast.
Ársskýrslan
Ársskýrslan er oft nokkuð ítarlegt skjal, þar sem lög kveða á um lágmarksupplýsingar sem þurfa að koma fram. Skýrslan inniheldur almennt:
- skýrslu stjórnar (sem getur bæði þjónað sem skýrsla stjórnar og stefnumótunarskýrsla, ef þess er krafist fyrir góðgerðarfélög)
- yfirlit yfir fjárhagslega starfsemi ársins
- tekju- og gjaldareikningur fyrir árið (fyrir sum góðgerðarfélög)
- efnahagsreikningur
- sjóðstreymisyfirlit
- skýringar við reikningsskilin (þar með taldar reikningsskilareglur).
Kröfur um endurskoðun
Hvort góðgerðarstofnun þarfnast endurskoðunar eða ekki fer aðallega eftir því hversu miklar tekjur hún hefur móttekið eða aflað sér og árslokum hennar. Tekjumörkin eru mismunandi eftir tegund góðgerðarstofnunar á eftirfarandi hátt:
- Öll góðgerðarfélög þar sem tekjur fara yfir 1.000.000 pund á fjárhagsári þurfa endurskoðun
- Góðgerðarfélög (bæði löggilt og ólöggilt) þurfa óháða skoðun ef tekjur þeirra eru á bilinu 25.000 til 1.000.000 punda á fjárhagsári þeirra
- Þegar tekjur eru yfir 250.000 pundum verður óháði skoðunarmaðurinn að vera viðeigandi hæfur.
Það eru fleiri viðmið sem þarf að hafa í huga, sérstaklega varðandi heildareignir, og við myndum með ánægju ræða þau nánar við þig.
Skýrslugerðarkröfur
Til er ítarlegt rammaverk sem ákvarðar hvernig reikningsskil góðgerðarfélaga skuli gerð.
Óinnlimuð góðgerðarfélög með tekjur undir 250.000 pundum geta útbúið kvittanir og greiðslureikninga.
Öll önnur góðgerðarfélög verða að útbúa reikninga sem sýna „sanna og glögga“ mynd. Til að ná þessu þarf reikningarnir almennt að fylgja kröfum góðgerðaryfirlýsingar um ráðlagða starfshætti (SORP).
Hægt er að skoða SORP á www.charitysorp.org og góðgerðarstofnanir geta búið til sérsniðna útgáfu af SORP sem tekur á þeirra eigin aðstæðum.
