Margir vinnuveitendur bjóða starfsfólki sínu upp á að spara fyrir eftirlaun sín í gegnum lífeyrissjóð hjá starfstengdum (eða fyrirtækja) lífeyrissjóði.
Þeir starfsmenn sem taka þátt í kerfinu þurfa að geta treyst því að það sé vel rekið.
Hlutverk stjórnenda lífeyrissjóða er mjög mikilvægt til að tryggja að kerfið sé rekið heiðarlega og skilvirkt og í þágu hagsmuna sjóðfélaga.
Í þessu upplýsingablaði lýsum við helstu ábyrgðum stjórnenda lífeyrissjóða.
Bakgrunnur
Lífeyrislögin frá 1995 (lögin) ollu fjölda mikilvægra breytinga á rekstri lífeyriskerfa. Lífeyrislögin frá 2004 ollu frekari breytingum og kynntu, í apríl 2005, til sögunnar lífeyriseftirlitsstofnunina The Pensions Regulator , TPR) sem breska eftirlitsstofnunina með lífeyriskerfum sem byggja á vinnumarkaði.
TPR gegnir mikilvægu hlutverki í lífeyrisgeiranum. Markmið þess, eins og fram kemur í lögum, eru að:
- vernda réttindi sjóðfélaga í lífeyrissjóðum sem byggjast á vinnumarkaði
- vernda réttindi sjóðfélaga í persónulegum lífeyrissjóðum (þar sem um er að ræða beingreiðslufyrirkomulag)
- að efla og auka skilning á góðri stjórnun lífeyriskerfa sem byggjast á vinnumarkaði
- draga úr hættu á aðstæðum komi upp sem geta leitt til þess að kröfur um bætur verði greiddar úr lífeyrissjóði
- hámarka að vinnuveitandi uppfylli skyldur sínar og tryggir atvinnuöryggi með lífeyrislögum frá 2008
- lágmarka öll neikvæð áhrif á sjálfbæran vöxt vinnuveitanda (í tengslum við framkvæmd starfa eftirlitsaðila samkvæmt 3. hluta lífeyrislaga frá 2014).
TPR hefur þrjú kjarnavald sem liggja að baki reglugerðaraðferðum þess:
-
rannsaka kerfi með því að safna upplýsingum sem hjálpa þeim að bera kennsl á og fylgjast með áhættu
-
að leiðrétta hluti þar sem vandamál hafa komið í ljós
-
aðgerðir gegn undanskotum til að tryggja að vinnuveitendur sniðgangi ekki lífeyrisskuldbindingar sínar.
Til að uppfylla hlutverk sitt gefur TPR út mikilvægar leiðbeiningar fyrir þá sem koma að lífeyrissjóðum, þar á meðal stjórnendur, endurskoðendur og tryggingafræðinga. Þessar leiðbeiningar eru aðgengilegar á vefsíðu TPR.
Lífeyrislögin frá árinu 2008 kynntu kröfu um að breskir vinnuveitendur skrái alla starfsmenn sjálfkrafa í „viðurkenndan lífeyrissjóð með sjálfvirkri skráningu“ og greiði iðgjöld í þann sjóð fyrir þeirra hönd. Skráning getur verið annað hvort í starfstengdan lífeyrissjóð eða samningsbundinn sjóð.
Margar samningsbundnar lífeyrisáætlanir eru hóplífeyrissparnaður þar sem vinnuveitandi skipar lífeyrisveitanda, oft tryggingafélag, til að reka kerfið. National Employment Savings Trust (NEST) er lífeyriskerfi sem er styrkt af ríkinu og vinnuveitendur geta notað til að skrá starfsmenn sjálfkrafa.
Frekari upplýsingar eru aðgengilegar hér.
Flokkun lífeyrissjóða
Vinnuveitendur geta stuðlað að því að starfsmönnum sínum fái lífeyrisréttindi á ýmsa vegu, þar á meðal:
- starfstengdar áætlanir
- hóplífeyrisáætlanir
- hagsmunaaðilaáætlanir.
Lífeyrisáætlanir hópsins og hagsmunaaðilaáætlanir eru persónulegar áætlanir í nafni einstakra sjóðfélaga þar sem vinnuveitandinn gegnir einfaldlega hlutverki stjórnanda. Engar kröfur eru gerðar um bókhald eða endurskoðun fyrir þessar tegundir kerfa.
Lífeyrir er lífeyrissparnaður sem vinnuveitandi getur notað til að veita starfsmönnum sínum réttindi þegar þeir hætta störfum eða hætta störfum.
Það eru tvær megingerðir af lífeyrissjóðum í Bretlandi:
- launatengdar áætlanir
- peningakaupaáætlanir.
Óháð því hvers konar kerfi um ræðir, þá mun það venjulega hafa sjóðsstjóra.
Hlutverk stjórnarmanna
Flest lífeyriskerfi fyrirtækja í Bretlandi eru sett upp sem sjóðir. Tvær meginástæður eru fyrir þessu:
- það er nauðsynlegt til að fá sem mest af skattfríðindunum
- það tryggir að eignir lífeyrissjóðsins séu haldnar aðskildar frá eignum vinnuveitanda.
Stjórnandi er einstaklingur eða fyrirtæki, sem starfar óháð vinnuveitanda, og heldur utan um eignir fyrir þá sem njóta lífeyrissjóðsins. Stjórnendur bera ábyrgð á að tryggja að lífeyrissjóðurinn sé rekinn á réttan hátt og að réttindi sjóðfélaga séu tryggð.
Til að uppfylla hlutverk sitt verða stjórnendur að vera meðvitaðir um lagalegar skyldur sínar og ábyrgð. Lögin krefjast þess að stjórnendur hafi þekkingu og skilning á, meðal annars, lögum um lífeyri og sjóði, fjármögnun lífeyriskerfa og fjárfestingu eigna kerfa.
Lögin kveða einnig á um að stjórnendur þekki:
- ákveðin skjöl um lífeyrissjóði, þar á meðal sjóðsbréf og reglur
- yfirlýsingar um fjárfestingarreglur og fjármögnunarreglur.
TPR hefur gefið út starfshætti sem útskýra hvað stjórnarmenn þurfa að gera til að fara að lögum á þessu sviði. Stjórnendur ættu að skipuleggja viðeigandi þjálfun um leið og þeir eru skipaðir og halda síðan áfram námi sínu til að viðhalda þekkingu sinni. Nýir stjórnarmenn hafa sex mánuði frá skipunardegi til að uppfylla þessa kröfu.
Skyldur og ábyrgð stjórnarmanna
Stjórnendur hafa fjölda mjög mikilvægra skyldna og ábyrgðar, þar á meðal:
- að starfa af óhlutdrægni, skynsemi, ábyrgð og heiðarleika og í þágu hagsmuna rétthafa kerfisins
- að starfa í samræmi við sjóðsskjalið, reglur kerfisins og lagalegan ramma lífeyrissjóðsins
Auk þessara almennu skyldna hafa stjórnendur einnig fjölda sértækra skyldna og verkefna sem þeir verða að inna af hendi. Helstu verkefnin eru að tryggja að eftirfarandi gerist.
- Framlög
-
Vinnuveitandinn greiðir iðgjöldin nákvæmlega á réttum tíma. Strangar reglur gilda um þetta svið.
- Fjárhagsskýrslur og kröfur
-
- Rétt bætur eru greiddar út á réttum tíma.
- Ársskýrsla er gerð (sjá ársskýrslu hér að neðan).
- Fengið er yfirlit endurskoðanda sem staðfestir upplýsingar um greiðslu iðgjalda til kerfisins og, ef þörf krefur, er endurskoðun á reikningum kerfisins skipulögð.
- Fjárfesting
-
Lífeyrissjóðurinn er fjárfestur á réttan hátt í samræmi við fjárfestingarreglur sjóðsins og viðeigandi lög.
- Faglegir ráðgjafar
-
Viðeigandi fagráðgjafar eru skipaðir þar sem rekstur lífeyrissjóðs er flókinn og oft þarf sérfræðiráðgjöf.
- Skrár lífeyrissjóða
-
Haldið er nákvæmt bókhald, þar á meðal skrár yfir fyrrverandi og núverandi félagsmenn, færslur inn í og út úr sjóðnum og skriflegar fundargerðir stjórnarmanna.
- Meðlimir
-
Félagsmönnum og öðrum eru veittar upplýsingar um kerfið og persónulega ávinninga sína.
- Skráning, kerfisskil og innheimta gjalds
-
TPR fær upplýsingar sem krafist er samkvæmt lögum fyrir skrána, að ársreikningur kerfisins sé útfylltur og árlegt gjald fyrir kerfið sé greitt.
Tengd mál
Tilkynning til TPR
Þegar brot á lögum á sér stað og líklegt er að það hafi verulega þýðingu fyrir TPR, bera stjórnendur og aðrir sem koma að rekstri kerfisins lagaskyldu til að tilkynna brotið til eftirlitsaðila. Í starfsreglum 01, „Tilkynning um brot á lögum“, eru leiðbeiningar um þá þætti sem taka skal tillit til þegar ákveðið er að tilkynna.
Að auki verða sjóðsstjórar einnig að tilkynna TPR þegar tilteknir atburðir sem tengjast kerfinu eiga sér stað. Þetta eru þekkt sem „tilkynningarskyldir atburðir“, sem einnig eru háðir starfsreglum.
Ársskýrslan
Stjórnendur flestra sjóða verða að gera ársreikning aðgengilegan innan sjö mánaða frá árslokum sjóðsins. Skýrslan inniheldur venjulega:
- Skýrsla stjórnenda, sem inniheldur fjárfestingar-, lagalegar og stjórnsýslulegar upplýsingar um kerfið
- tryggingafræðilegar upplýsingar, ef við á
- upplýsingar um stjórnunarhætti, ef við á
- endurskoðuðum reikningum og endurskoðunarskýrslu.
Aðrar skýrslur
Í kjölfar innleiðingar nýrra reglugerða sem tóku gildi 1. október 2021 þurfa stjórnendur sumra kerfa einnig að gefa út skýrslu starfshóps um upplýsingagjöf um fjárhagslegar upplýsingar í tengslum við loftslagsmál (TCFD), þó að öll kerfi geti innleitt nýju kröfurnar sjálfviljug.
Skýrslan skal birt á opinberri vefsíðu og vísa skal á tengil á hana í ársskýrslu og ársreikningi kerfisins.
Ríkisstjórnin hefur gefið út fljótlegan leiðbeiningarleiðbeininga sem lýsa kröfum TCFD og lagalegum skyldum sjóðsstjóra og eru þær aðgengilegar á vefsíðunni GOV.UK.
Áætlanir eru uppi um að útvíkka nýju kröfurnar til að ná til allra áætlana. Endurskoðun á kröfum fyrir minni áætlanir er fyrirhuguð fljótlega og tilkynning um allar útvíkkanir á kröfunum verður gerð seint á árinu 2024 eða snemma árs 2025.
Ábyrgð stjórnarmanna
Ef eitthvað fer úrskeiðis í lífeyriskerfinu geta stjórnendur verið ábyrgir fyrir tjóni sem hlýst af traustsbroti. Þetta gæti til dæmis gerst þegar:
- umsjónarmaður framkvæmdi athöfn sem ekki er heimil samkvæmt sjóðsbréfi og reglum sjóðsins
- Sjóðsstjóri gerir ekki eitthvað sem hefði átt að gera samkvæmt sjóðsbréfi og reglum sjóðsins
- Sjóðsstjóri sinnir ekki einni eða fleiri skyldum sínum samkvæmt lögum um sjóði eða lífeyrissjóði eða sinnir þeim ekki af nægilegri kostgæfni.
Reglur lífeyrissjóðsins gætu verndað stjórnendur gegn persónulegri ábyrgð vegna tjóns sem hlýst af broti á trausti, nema þegar það er vegna eigin svika þeirra. Í sumum tilfellum kann vinnuveitandi að bjóða stjórnendum skaðabótatryggingu.
