Rekstur einkahlutafélags hefur í för með sér ýmsar einstakar áskoranir og ábyrgð. Einkahlutafélag er sjálfstæð lögaðili og fjármál þess eru aðskilin frá fjármálum einstakra hluthafa og stjórnarmanna. Einkahlutafélög eru háð skýrslugjöf og fjárhagslegri ábyrgð og stjórnarmenn einkahlutafélagsins hafa sínar eigin skyldur og ábyrgð.
Hér lýsum við því hvað eigendur (hluthafar) ættu að hafa í huga til að reka fyrirtæki sitt með góðum árangri.
Stjórnsýsla
Hluthafar
Hlutafélög sem eru takmörkuð við hlutabréf eru yfirleitt fyrirtæki sem stefna að því að hagnast. Hlutabréfin eru í eigu hluthafa (sem geta verið einstaklingar, annað fyrirtæki eða stofnun) sem verða að eiga að minnsta kosti eitt hlut í félaginu. Hluthafi fjárfestir fé í félaginu með því að kaupa hlutabréf og hefur möguleika á að eiga hlutdeild í hagnaði félagsins. Ábyrgð hluthafa er takmörkuð við verðmæti hlutafjár þeirra (þar með talið ógreiddan hluta).
Hlutabréfin sem gefin eru út til hluthafa eru ákveðin og tilgreind í stofnsamningi félagsins, sem er upphaflegt skjal um stofnun þess. Tegund hlutabréfa eða „flokkur“ er skráður ásamt því hvaða réttindi hlutabréfin veita hverjum hluthafa. Þetta gæti verið upphæð arðs sem greiða skal, hvort hægt sé að innleysa (skipta) hlutabréfunum fyrir reiðufé, hvort hlutabréfin veita atkvæðisrétt um málefni félagsins og hversu mörg atkvæði hvert hlut fær.
Reglur um rekstur félagsins eru í samþykktum þess.
Þegar félag er stofnað eru stofnsamningur og samþykktir gerðir og fylltir út af upphaflegum hluthöfum.
Arður
Arður er greiddur af hagnaði félagsins þegar skattskylda hefur verið uppfyllt. Arður getur verið greiddur á mismunandi gengi af mismunandi gerðum hlutabréfa sem félagið gefur út. Hann getur annað hvort verið greiddur sem lokaarður eftir árslok eða sem bráðabirgðaarður áður en lokahagnaður er ákvarðaður, en það er lagaleg krafa að hagnaður félagsins sé nægjanlegur til að greiða þennan arð eftir að skattskylda félagsins hefur verið greidd.
Arður er tekjur hluthafa og er háður einstaklingsbundnum skatthlutfalli hluthafa, allt eftir aðstæðum þeirra.
Takmörkuð ábyrgð
Fyrirtæki býður venjulega upp á takmarkaða ábyrgð. Ef hlutabréf hluthafa eru að fullu greidd er venjulega ekki hægt að krefjast þess að hann fjárfesti meira í félaginu. Hins vegar geta bankar krafist persónulegra ábyrgða frá stjórnendum fyrir lántökum. Ávinningurinn af takmarkaðri ábyrgð á almennt við um skuldbindingar gagnvart öðrum kröfuhöfum.
Lögleg samfelldni
Fyrirtæki mun njóta lagalegs samfellds þar sem það er sjálfstæð lögaðili, aðskilinn frá eigendum sínum (hluthöfum). Það getur átt eignir, höfðað mál og verið höfðað mál.
Stjórnendur
Stjórnarmaður getur tekið þátt frá upphafi í stofnun nýs fyrirtækis eða verið skipaður í stjórn fyrirtækis. Stjórnarmaður er starfsmaður fyrirtækisins með víðtæka lagalega ábyrgð. Í lögum um hlutafélög frá 2006 er kveðið á um almennar skyldur.
Löggjöfin krefst þess að stjórnarmenn starfi í þágu félags síns en ekki í þágu annarra aðila (þar á meðal hluthafa). Jafnvel félög sem eiga einan stjórnarmann/hluthafa verða að íhuga afleiðingarnar með því að setja ekki eigin hagsmuni ofar hagsmunum félagsins.
Í lögum um hlutafélög frá 2006 eru sjö lögbundin skyldur stjórnarmanna tilgreindar:
- Skylda til að starfa innan valdsviðs síns – í samræmi við samþykktir félagsins.
- Skylda til að stuðla að velgengni fyrirtækisins.
- Skylda til að beita sjálfstæðri dómgreind.
- Skylda til að sýna sanngjarna aðgát, kunnáttu og kostgæfni.
- Skylda til að forðast hagsmunaárekstra.
- Skylda til að þiggja ekki ávinning frá þriðja aðila.
- Skylda til að lýsa yfir hagsmunum í fyrirhuguðum viðskiptum eða samkomulagi.
Þegar tekjur stjórnarmanns eru allar skattlagðar við upptök þarf hann ekki að skila sjálfsskattframtali, að því tilskildu að tekjurnar séu lægri en 150.000 pund.
Umbætur á fyrirtækjaskrá
Frá og með 8. apríl 2025 þurfa stjórnendur fyrirtækja að staðfesta hverjir þeir eru til að geta skilað reikningum til skrásetjara eða á annan hátt haft samskipti við Fyrirtækjaskrá. Þetta er hægt að gera beint við skrásetjara eða í gegnum viðurkenndan þjónustuveitanda fyrirtækja (ACSP).
Ritarar fyrirtækja
Frá apríl 2008, nema samþykktir félagsins kveði sérstaklega á um það, krefjast hlutafélagalaga frá 2006 ekki lengur þess að einkahlutafélög tilnefni ritara félagsins. Jafnvel þótt samþykktirnar kveði á um það, er tiltölulega einfalt fyrir stjórnendur félagsins að breyta ákvæðinu, að því tilskildu að hluthafar samþykki það.
Mikilvæg verkefni sem venjulega falla á ritara félags, þar á meðal umsýslu og samskipti við hluthafa, stjórnarhætti fyrirtækja og lagaleg eftirlit, verða samt sem áður að vera sinnt. Í fjarveru ritara félags kveða félagslög á um að stjórnarmenn verði að taka að sér þessa ábyrgð.
Félagið ætti að tilkynna Fyrirtækjaskrá um afsögn allra núverandi ritara félagsins.
Að halda utan um lögbundnar skrár
Öll fyrirtæki verða að halda uppfærðum skrám yfir lykilupplýsingar. Þar á meðal eru:
- skrá yfir stjórnarmenn (þar með talið heimilisföng)
- skrá yfir hluthafa og ritara fyrirtækja (ef við á)
- fundargerðir stjórnarfunda, þar á meðal niðurstöður atkvæðagreiðslu hluthafa og ályktana
- skuldabréfaskrá
- upplýsingar um skaðabætur
- upplýsingar um viðskipti þegar einhver kaupir hlutabréf í fyrirtækinu
- skrá yfir veðlán og tryggingar sem tryggðar eru með eignum félagsins
- Skrá yfir einstaklinga með veruleg yfirráð (hver sem er sem á meira en 25% hlutabréfa eða atkvæðisrétt í félaginu, getur skipað eða vikið meirihluta stjórnarmanna eða hefur rétt til að fara með eða fer í raun með veruleg áhrif eða stjórn á félaginu).
Skrárnar skulu vera aðgengilegar almenningi til skoðunar á skráðri skrifstofu félagsins eða á einum öðrum skoðunarstað (SAIL), sem einnig verður að vera skráður hjá Fyrirtækjaskrá.
Bókhaldsgögn
Öll fyrirtæki verða einnig að halda bókhaldsgögn, þar á meðal:
- alla peninga sem fyrirtækið hefur móttekið og eytt
- upplýsingar um eignir í eigu
- skuldir sem fyrirtækið á eða skuldar
- hlutabréf í eigu félagsins í lok fjárhagsársins (þar með talið birgðatalning sem notuð er til að reikna út hlutabréfatöluna)
- allar vörur sem keyptar og seldar eru og hverjir þær voru keyptar og seldar til og frá (nema fyrirtækið reki smásölufyrirtæki).
Einnig þarf að geyma fjárhagsgögn, upplýsingar og útreikninga sem þarf til að útbúa ársreikninga og skattframtal fyrirtækja. Þetta felur í sér:
- allar útgjöld fyrirtækisins (t.d. kvittanir, pantanir og afhendingarseðlar)
- allar fjárhæðir sem fyrirtækið fær (t.d. reikningar og kassar)
- önnur viðeigandi skjöl (t.d. bankayfirlit og bréfaskriftir)
Ef bókhaldsgögn eru ekki haldin getur HMRC lagt á 3.000 punda sekt eða svipt stjórnendum fyrirtækis hæfi.
Fyrirtæki eru skylt að útbúa ársreikninga og í skattalegum tilgangi eru skylt að geyma bókhaldsgögn í sex ár frá lokum síðasta reikningsárs sem þau eiga við, eða lengur ef þau sýna viðskipti sem ná yfir fleiri en eitt af reikningstímabilum félagsins, ef félagið hefur keypt eitthvað sem það býst við að endist lengur en í sex ár, eins og búnað eða vélar, ef skattframtal félagsins var skilað of seint eða ef skattyfirvöld í Bandaríkjunum (HMRC) hófu eftirlit með skattframtali félagsins.
Staðfestingaryfirlýsing
Staðfestingaryfirlýsing (áður ársreikningur) verður að skila árlega til fyrirtækjaskrár til að tryggja að upplýsingar um fyrirtækið séu réttar og uppfærðar. Staðfestingaryfirlýsinguna má nota til að tilkynna breytingar á tilteknum upplýsingum um fyrirtækið, svo sem hlutafjáryfirliti og upplýsingum um hluthafa.
Brot á reglugerðinni geta leitt til sekta allt að 5.000 punda, vanhæfis stjórnarmanna og félagsins getur verið tekið úr félaginu.
Refsingar
Samkvæmt lögum um hlutafélög frá 2006 getur fyrirtækjaskrármaður innheimt sektir og viðurlög, þar á meðal sektir á bilinu 150 til 7.500 punda, fyrir seinkaða skil á reikningum (upphæðin fer eftir stöðu félagsins og umfangi seinkunar og tvöfaldast ef skilað er tveimur árum í röð).
Að leggja ekki fram staðfestingaryfirlit eða reikningsskil er refsivert brot sem getur leitt til þess að stjórnarmenn verði sektaðir persónulega fyrir dómi.
Tryggingar
Endurskoða ætti tryggingar vegna ábyrgðar almennings, starfsábyrgðar og, ef fyrirtækið ræður starfsfólk, ábyrgðar vinnuveitanda.
Skattlagning
PAYE, NIC og ráðning starfsfólks
Stjórnendur fyrirtækisins sem fá laun þurfa að skrá sig í launakerfi (PAYE) og greiðslurnar þurfa að vera teknar með í reikninginn við frádrátt PAYE-skatts, iðgjalda til þjóðtrygginga og sjálfvirkrar skráningar í lífeyrissparnað.
Ef fyrirtækið ræður starfsmenn fá þeir greitt reglulega og ásamt launaskatti, lífeyrisgreiðslum og sjálfvirkri skráningu í lífeyrissparnað frá launum þeirra, gæti fyrirtækið sem vinnuveitandi þurft að greiða lífeyrisgreiðslur og framlag vinnuveitanda til lífeyrissparnaðar.
Stjórnendur og starfsmenn fyrirtækisins geta fengið bætur í formi fríðinda frá fyrirtækinu (til dæmis bíla fyrirtækisins og einkarekna sjúkratryggingu). Flest fríðindi eru tekjuskattsskyld og fyrirtækið þarf að greiða aukalega iðgjald af virði fríðindanna. Sérstakar reglur gilda um stjórnendur fyrirtækja sem fá lán frá fyrirtækinu án eða með hagstæðum vöxtum.
VSK
Virðisaukaskattur er skattur sem lagður er á þegar fyrirtæki sem er skráð með virðisaukaskatt selur vörur sínar eða þjónustu. Fyrirtækið innheimtir þennan skatt og greiðir hann til skattyfirvalda (HMRC), yfirleitt ársfjórðungslega. Fyrirtækið kann einnig að greiða virðisaukaskatt af keyptum vörum og getur í sumum tilvikum dregið frá þeim virðisaukaskatti sem það hefur greitt frá þeim virðisaukaskatti sem það hefur innheimt af viðskiptavinum.
Fyrirtæki verður að skrá sig fyrir virðisaukaskatti innan 30 daga frá lokum hvers mánaðar, ef heildarvelta virðisaukaskattskyldrar veltu síðustu 12 mánaða var yfir virðisaukaskattsmörkum, eða ef búist er við að velta fari yfir virðisaukaskattsmörkin á næstu 30 dögum. Virðisaukaskattsmörkin fyrir árið 2025/26 eru 90.000 pund.
Fyrirtækjaskattur og sjálfsskattur (CTSA)
Félagið verður skattskyldt af fyrirtækjum.
Aðalskatthlutfall fyrirtækja er 25% fyrir fyrirtæki með hagnað yfir 250.000 pundum. Fyrirtæki með hagnað upp á 50.000 pund eða minna greiða 19% skatt fyrirtækja. Fyrirtæki með hagnað á milli 50.000 og 250.000 punda greiða skatt á aðalskatthlutfallinu, lækkað um smávægilega lækkun, sem leiðir til stigvaxandi hækkunar á virku skatthlutfalli fyrirtækja.
Lykilatriði CTSA
- Fyrirtæki þarf að reikna út eigin skattskyldu fyrirtækja.
- Fyrirtæki er skylt að greiða skattinn áður en það skilar skattframtali.
- Fyrirspurnarkerfi sem „vinnsla núna, athuga síðar“ gildir þegar skattframtalið er skilað.
- Að taka með í skattframtal skuldir lokaðra félaga vegna lána og fyrirframgreiðslna til hluthafa og annarra, og skuldir samkvæmt lögum um erlend félög.
- Sú krafa að fyrirtæki geri sjálfsmat með vísan til laga um verðlagningu milli fyrirtækja.
Tilkynning um skráningu
Ár hvert sendir skattyfirvöld (HMRC) tilkynningu til fyrirtækja um að skila skattframtali. Í flestum tilfellum verður að skila skattframtali til HMRC innan 12 mánaða frá lokum reikningstímabilsins.
Fyrirtæki verða að skila ársreikningum sínum á netinu. Reikningar þeirra og útreikningar verða einnig að vera skilaðir á réttu sniði – inline eXtensible Business Reporting Language (iXBRL).
Refsingar
Sektir eru lagðar á fyrir seinkaða skattframtal, 100 pund ef það er allt að þremur mánuðum of seint, og 100 pund til viðbótar ef skattframtalið er meira en þremur mánuðum of seint. Viðbótar skattatengd sektir eru lagðar á þegar skattframtalið er annað hvort sex eða tólf mánuðum of seint. Þessi sektir eru 10% af ógreiddum skatti sem greiða ber á þessum dögum.
Skil á skýrslunni
Framtalið sem krafist er samkvæmt tilkynningu um skil inniheldur sjálfsmat fyrirtækisins, sem er endanleg, með fyrirvara um:
- skattgreiðendabreyting
- leiðrétting HMRC; eða
- Fyrirspurn HMRC.
Félagið hefur rétt til að breyta skattframtali (til dæmis að breyta kröfu um fjármagnsfrádrátt). Félagið hefur 12 mánuði frá lögbundnum skildegi til að breyta skattframtali.
Skattyfirvöld hafa níu mánuði frá skildegi skattframtalsins til að leiðrétta öll „augljós“ villur í skattframtalinu (til dæmis rangan útreikning). Þetta ferli ætti að vera frekar sjaldgæft. Einkum felur leiðrétting villna ekki í sér mat á nákvæmni talnanna í skattframtalinu. Þetta er fjallað um samkvæmt fyrirspurnarkerfinu.
Greiðsla
Greiða skal fyrirtækjaskattskuldina fyrir gjalddaga, sem er venjulega níu mánuðum og einum degi eftir lok reikningstímabilsins. Vextir eru reiknaðir af seinkaðri greiðslu fyrirtækjaskatts.
