Til að forðast hættuna á mismunun á einhvern hátt, sérstaklega ómeðvitað, verða vinnuveitendur að gæta þess að þróa og nota ráðningarferla sem koma í veg fyrir þessa áhættu. Notkun skynsamlegra ferla mun óhjákvæmilega einnig bæta ráðningarákvarðanir og gæði fólksins sem ráðið er.
Skynsamlegar aðferðir myndu fela í sér eftirfarandi:
- Gerið alltaf skýrar starfslýsingar sem tilgreina bæði nauðsynleg verkefni starfsins og þá hæfni og eiginleika sem umsækjendur þurfa. Út frá þessu ætti að vera hægt að sjá hvort fatlaður umsækjandi geti tekist á við þessi nauðsynlegu verkefni. Forðist kynjatilvísanir eins og hann eða hún og vísið aðeins til hæfni og/eða reynslu sem starfið krefst greinilega. Hættan er sú að slíkir eiginleikar, sem ekki er hægt að sýna fram á að séu nauðsynlegir, geti verið ályktaðir sem til staðar til að letja frá konum, umsækjendum úr þjóðernisminnihlutahópum eða þeim sem eru með fötlun.
- Þegar leitað er að umsækjendum skal gæta þess að orðalag gefi ekki í skyn að ákveðnir flokkar (eins og karlar eða konur) séu í uppáhaldiog gæta skal varúðar með orð eins og „kraftmikill“ (nema það sé raunveruleg krafa starfsins) sem gætu letið frá umsækjendum með fötlun. Ferlið við að leita að umsækjendum verður einnig að vera án mismununar og ekki takmarkað á þann hátt að það gæti talist mismunun. Augljós mistök væru að setja auglýsingu á stað þar sem aðeins karlar myndu sjá hana (eins og í golfklúbbi sem eingöngu er karlkyns).
- Valaðferðir verða að vera þannig að hægt sé að meta viðeigandi færni og eiginleika en forðast skal allt sem í raun gæti verið mismunun. Dæmi um þetta gætu verið skrifleg próf sem fela í sér enskukunnáttu fyrir grunnstarf í ræstingarvinnu þar sem færnin sem prófið metur skiptir ekki máli. Þar sem próf eru notuð þurfa allir umsækjendur að taka sömu prófin til að forðast allar vísbendingar um mismunun.
- Gættu þess að forðast mismunandi spurningar í viðtölum (t.d. hvenær búist þú við að stofna fjölskyldu?) og reyndu almennt að tryggja að allir umsækjendur séu spurðir sömu spurninga.
- Ekki skal spyrja umsækjenda spurninga um heilsufar í viðtalsferlinu eða áður en þeim er boðið starf, þar á meðal spurningalistar eða almennar spurningar eins og „fjöldi veikindadaga síðustu 12 mánuði“. Heimilt er að spyrja hvort einhverjar breytingar séu nauðsynlegar til að umsækjendur geti mætt í viðtal.
- Íhuga að breyta vinnustaðnum til að gera hann hentugan fyrir umsækjendur með fötlun – í reglunum er átt við sanngjarnan kostnað sem aukakostnað sem fylgir því að ráða ófatlaðan einstakling. Einnig ætti að skoða með gagnrýnum hætti efnislega fyrirkomulag ráðninga til að auðvelda umsækjendum með fötlun að sækja um (t.d. hjólastólarampar) og íhuga hvort þörf sé á breytingum á umsóknareyðublöðum. Umsóknareyðublöðin ættu ekki að spyrja spurninga sem hafa ekki áhrif á hæfni umsækjanda fyrir viðkomandi starf og ættu ekki að spyrja hvort umsækjandi sé skráður fatlaður.
- Það er nauðsynlegt að góðar skrár í viðeigandi tíma um umsóknir, ástæður höfnunar og frammistöðu í mati og viðtölum, og að þessar skrár séu í samræmi við starfslýsingu og hæfniskröfur starfsins. Augljóslega hjálpa slík ferli við val á umsóknum en þessar skrár geta verið nauðsynlegar ef eitthvað fer fyrir vinnumáladómstól. Frestur umsækjanda til að krefjast mismununar er þrír mánuðir frá þeim degi sem síðasta mismununartilvik átti sér stað, sem gæti til dæmis verið þegar viðkomandi var hafnað eða fékk umsögn.
