Hvað er sjálfvirk skráning?
Sjálfvirk skráning leggur skyldur á vinnuveitendur að skrá „launþega“ sjálfkrafa í lífeyriskerfi sem byggir á vinnumarkaði. Helstu skyldurnar eru:
- að meta tegundir starfsmanna í fyrirtækinu
- að veita viðeigandi starfsmönnum sjálfvirka innritunarlífeyriskerfi sem uppfyllir skilyrði
- að skrifa flestum starfsmönnum sínum og útskýra hvað sjálfvirk skráning í lífeyrissparnað á vinnustað þýðir fyrir þá
- að skrá alla „hæfa starfsmenn“ sjálfkrafa í kerfið og greiða framlag vinnuveitanda
- að fylla út samræmisyfirlýsingu og halda skrár
- að endurskrá sig og enduryfirlýsa sig á þriggja ára fresti.
Að meta tegundir starfsmanna í fyrirtækinu
Hvort þetta er auðvelt eða erfitt verkefni fer eftir tegund fyrirtækis. Fyrirtæki sem notar þjónustu lausafólks, mjög ungra eða mjög aldraðra starfsmanna þarf að eyða tíma í að greina starfsfólk sitt. Fyrirtæki sem eingöngu ræður launað starfsfólk á auðveldara með það.
„Starfsmaður“ er:
- starfsmaður; eða
- einstaklingur sem hefur samning um að veita vinnu eða þjónustu persónulega og vinnur ekki verkið sem hluta af eigin atvinnustarfsemi.
Annar flokkurinn er skilgreindur á sama hátt og „starfsmaður“ í vinnulöggjöf. Slíkir einstaklingar, þótt þeir séu ekki starfsmenn, eiga rétt á grundvallarréttindum í starfi, svo sem lágmarkslaunum. Einstaklingar í þessum flokki eru meðal annars sumir starfsmenn úr starfsmannaleigu og sumir starfsmenn sem ráðnir eru til skamms tíma.
Starfsmenn eru þrír flokkar: þeir sem hafa rétt á vinnu, þeir sem ekki hafa rétt á vinnu og þeir sem hafa rétt á vinnu.
„Hæfur starfsmaður“ er starfsmaður sem er:
- á aldrinum 22 ára og upp í lífeyrisaldur ríkisins
- sem hafa tekjur yfir lágmarkstekjumörkum (nú 10.000 pund)
- starfar eða starfar venjulega í Bretlandi
- ekki þegar í viðurkenndum lífeyrissjóði.
Flestir starfsmenn verða gjaldgengir í starfi nema vinnuveitandinn hafi þegar viðurkenndan lífeyrissjóð. Þetta eru starfsmennirnir sem verða sjálfkrafa skráðir.
Aðrir starfsmenn (sem ekki eru gjaldgengir í starfi) kunna að eiga rétt á að „velja aðild“ (þ.e. ganga í kerfi) og ættu því að vera meðhöndlaðir sem gjaldgengir starfsmenn ef þeir kjósa að taka þátt. „Réttgengir starfsmenn“ eiga rétt á að ganga í kerfið en vinnuveitandi er ekki skylt að greiða framlög vinnuveitanda vegna þessara starfsmanna.
Flokkun starfsmanna getur verið erfið við sumar aðstæður. Vinsamlegast hafið samband við okkur ef þið eruð óviss um hvernig eigi að meta hvers konar starfsmenn þið hafið.
Í desember 2017, eftir endurskoðun á sjálfvirku skráningarkerfi Vinnumálaráðuneytisins, lagði ríkisstjórnin til að breyta lægri aldurstakmörkunum úr 22 árum í 18 ár (en halda efri aldurstakmörkunum við SPA). Samkvæmt tillögunum yrðu þeir sem eru á aldrinum 18 ára og SPA sjálfkrafa skráðir í lífeyriskerfi á vinnustað ef þeir þénuðu meira en 10.000 pund á ári. Starfsmenn á aldrinum 16 til 18 ára og starfsmenn eldri en SPA yrðu áfram gjaldgengir til að velja að taka þátt í lífeyriskerfi sínu á vinnustað. Ríkisstjórnin hyggst hrinda tillögunum í framkvæmd um miðjan þriðja áratuginn 2020.
Hvað er sjálfvirk innritun í lífeyriskerfi sem uppfyllir skilyrði?
Vinnuveitendur geta uppfyllt skyldur sínar með því að nota núverandi lífeyriskerfi sem uppfyllir skilyrði, setja á fót nýtt kerfi eða nota lággjaldakerfi ríkisstjórnarinnar – National Employment Savings Trust (NEST).
Það er mikilvægt að lífeyriskerfið sem valið er skili góðum árangri fyrir eftirlaunasparnað starfsmannsins. Þetta getur þýtt að núverandi kerfi vinnuveitanda sé ekki viðeigandi þar sem það kann að hafa verið hannað með þarfir hærra launaðra og eldri starfsmanna að leiðarljósi. Þetta getur þýtt að til dæmis NEST gæti verið viðeigandi kerfi fyrir starfsmenn sem eiga ekki rétt á að vera meðlimir í núverandi kerfi vinnuveitanda.
Til að vera gjaldgengt sjálfvirkt skráningarkerfi verður kerfi að uppfylla skilyrðin fyrir hæfi og sjálfvirka skráningu.
Meginhluti hæfisskilyrðanna krefst þess að lífeyriskerfið uppfylli ákveðin lágmarkskröfur, sem eru mismunandi eftir tegund lífeyriskerfis. Flestir vinnuveitendur vilja bjóða upp á lífeyriskerfi með ákveðnu iðgjaldi. Lágmarkskröfur fyrir slík kerfi eru lágmarks heildariðgjald miðað við hæfar tekjur, þar af verður tiltekin upphæð að koma frá vinnuveitanda.
Til að vera sjálfvirkt skráningarkerfi má það ekki innihalda nein ákvæði sem:
- koma í veg fyrir að vinnuveitandi geri nauðsynlegar ráðstafanir til að skrá sjálfkrafa, velja að taka þátt eða endurskrá „starfsmann“
- krefjast þess að starfsmaður tjái sig um val í tengslum við hvaða mál sem er eða veiti upplýsingar til að vera áfram virkur meðlimur í lífeyriskerfinu.
Seinni liðurinn hér að ofan þýðir til dæmis að lífeyriskerfið hefur sjálfgefinn sjóð þar sem lífeyrisiðgjöld sem rekja má til starfsmannsins verða fjárfest. Starfsmaðurinn ætti þó að geta valið um aðra sjóði ef hann vill.
Við gætum hugsanlega ráðlagt þér hvaða leið hentar þér best. Vinsamlegast hafið samband við okkur.
Á sjálfvirk skráning við um alla vinnuveitendur?
Frá október 2017 hafa allir vinnuveitendur sjálfkrafa skráningarskyldu frá þeim degi sem þeir ráða fyrsta starfsmanninn sinn.
Í meginatriðum eru iðgjöld gjaldfallin frá fyrsta starfsdegi en mögulegt er að fresta sjálfvirkri skráningu fyrir suma eða alla starfsmenn í allt að þrjá mánuði. Þetta má til dæmis nota til að komast hjá því að reikna iðgjöld af tekjum sem eiga sér stað í hluta af starfstíma.
Vinnuveitandi getur fundið frekari upplýsingar um skyldur sínar á www.thepensionsregulator.gov.uk.
Að eiga samskipti við starfsmenn þína
Vinnuveitendur eru skyldugir til að skrifa öllum starfsmönnum (nema þeim sem eru yngri en 16 ára eða 75 ára og eldri) og útskýra hvað sjálfvirk skráning í lífeyrissparnað á vinnustað þýðir fyrir þá.
Mismunandi upplýsingakröfur eru fyrir hvern flokk starfsmanna. Fyrir gjaldgengan starfsmann verður bréfið að innihalda upplýsingar um hvernig starfsmaðurinn getur sagt sig úr kerfinu ef hann óskar þess. Bréfið má þó ekki hvetja starfsmanninn til að segja sig úr því.
Lífeyriseftirlitið (TPR) hefur þróað bréfasniðmát til að hjálpa þér þegar þú skrifar til starfsmanna þinna.
Sjálfvirk skráning gjaldgengra starfsmanna og greiðsla iðgjalda
Sem hluti af sjálfvirku skráningarferlinu þurfa vinnuveitendur að greiða framlög til lífeyriskerfis gjaldgengra starfsmanna.
Allir vinnuveitendur þurfa nú að leggja fram að minnsta kosti 3% af „lífeyrishæfum tekjum“ þeirra sem uppfylla skilyrði. Starfsmenn þurfa einnig að greiða framlag ef vinnuveitandi nær ekki lágmarksframlagi upp á 8%.
Dæmi
- Ef vinnuveitandi leggur aðeins fram 3% þá verður brúttóframlag starfsmannsins 5% þannig að lágmarksframlag er 8%.
- Ef vinnuveitandi leggur fram 5% þá verður brúttóframlag starfsmannsins aðeins 3%.
Hvað eru lífeyrishæfar tekjur?
Tekjur ná yfir peningaþætti launa, þar á meðal yfirvinnu og bónusa (brúttó), en lágmarksiðgjöld eru ekki endilega reiknuð út frá heildartekjum. Iðgjöld verða greidd af tekjum sem eru á milli lægri og hærri þröskulda. Þessi þröskuldar eru nú 6.240 pund og 50.270 pund. (Tekjurnar sem eru á milli þessara upphæða eru kallaðar hæfar tekjur).
Ef við sjáum um launaútreikninga fyrir þig getum við aðstoðað þig við þessa útreikninga og sagt þér frá frádrætti frá launum og greiðslum sem þarf að greiða í lífeyrissjóðinn.
Yfirlýsing um samræmi
TPR var stofnað til að stjórna lífeyrisgreiðslum sem byggjast á vinnumarkaði.
Vinnuveitandi ætti upphaflega að hafa lokið við yfirlýsingu um samræmi innan fimm mánaða frá því að störf hans hófust. Í meginatriðum krefst ferli yfirlýsingar um samræmi að vinnuveitandi:
- staðfesta að réttum sjálfvirkum skráningarferlum hafi verið fylgt; og
- veita ýmsar upplýsingar eins og fjölda gjaldgengra starfa sem eru skráðir.
Áframhaldandi skyldur vinnuveitenda
Vinnuveitendur hafa áfram skyldur varðandi sjálfvirka skráningu.
Endurskráning
Vinnuveitendur bera lagaskyldu til að endurskrá ákveðna starfsmenn aftur í sjálfvirkt lífeyriskerfi á þriggja ára fresti. Ferlið felur í sér að endurmeta vinnuaflið og endurskrá ákveðna starfsmenn í valið sjálfvirkt lífeyriskerfi sem uppfyllir skilyrði. Vinnuveitendur eru einnig skyldugir til að endurnýja yfirlýsingu um að þeir uppfylli kröfur um heildarlífeyrissparnað, jafnvel þótt þeir hafi ekkert starfsfólk til að endurskrá. Endurskráning ætti að eiga sér stað um það bil þremur árum eftir upphaflegan tímabil.
Sem hluti af endurskráningarskyldu sinni eru vinnuveitendur skyldugir til að framkvæma eftirfarandi verkefni:
- Endurskráningardagur
- Nema þetta sé fyrsta endurskráningardagsetningin þá er þetta alltaf þriðja afmæli fyrri endurskráningardags. Það er ekki möguleiki á að fresta endurskráningardeginum.
- Ef þetta er fyrsta endurskráningardagsetningin er sex mánaða tímabil til að velja dagsetningu fyrir endurskráningu. Þetta getur verið annað hvort þremur mánuðum fyrir eða eftir þriggja mánaða afmæli upprunalegs upptökudags. Þessi staða er líklega óvenjuleg.
- Endurmeta vinnuaflið
- Vinnuveitandinn þarf aðeins að meta starfsmenn sem áður voru sjálfkrafa skráðir í lífeyriskerfið og hafa síðan annað hvort: beðið um að hætta í lífeyriskerfinu (haft afskráningu); hætt í lífeyriskerfinu eftir að úrskráningartímabilinu lauk; eða hætt eða lækkað lífeyrisgreiðslur sínar niður fyrir lágmarksgreiðslur (og sem uppfylla aldurs- og tekjuskilyrði til að vera endurskráðir). Þegar matinu er lokið ættu vinnuveitendur að endurskrá gjaldgengt starfsfólk í gjaldgengan lífeyri og hefja greiðslur innan sex vikna frá endurskráningardegi þeirra.
- Skrifið þeim sem hafa verið endurskráðir
- Vinnuveitandinn þarf að skrifa hverjum starfsmanni sem hefur verið endurinnritaður í lífeyriskerfið. Þetta skal gert innan sex vikna frá endurinnritunardegi. Sniðmát fyrir bréf eru aðgengileg á vefsíðu TPR.
- Ljúka við endurnýjun yfirlýsingar um samræmi
- Vinnuveitandi er skylt að fylla út og leggja fram endurnýjaða yfirlýsingu um að uppfylla TPR til að láta þá vita að þeir hafi uppfyllt lagaskyldur sínar. Þetta skal gert innan fimm mánaða frá þriggja ára afmæli upptöku/fyrri endurskráningardegi. Vinnuveitandi er skylt að gera þetta jafnvel þótt þeir hafi ekki endurskráð neina starfsmenn í lífeyriskerfið.
Hafðu í huga að endurskráning og endurtilkynning er lagaleg krafa og brot á reglum getur leitt til sektar.
Viðurlög við brotum á reglum
Vinnuveitendur sem vanrækja lagaskyldur sínar geta átt yfir höfði sér aðgerða. TPR hefur fjölbreytt vald til að grípa til aðgerða vegna brota. Þetta getur verið allt frá viðvörunarbréfum og lagalegum tilkynningum til fjárhagslegra viðurlaga. Sektir eru allt frá 400 punda föstum sektum upp í breytilega daglega stigvaxandi sekt á bilinu 50 til 10.000 punda, allt eftir fjölda starfsmanna. Í verstu tilfellum getur eftirlitsaðilinn höfðað saksókn.
Að halda skrám
Að lokum verður vinnuveitandi að halda skrár sem gera honum kleift að sanna að hann hafi uppfyllt skyldur sínar. Að halda nákvæmar skrár er einnig skynsamlegt í viðskiptum sínum því það getur hjálpað vinnuveitanda að:
- forðast eða leysa hugsanlegar deilur við starfsmenn
- aðstoða við að athuga eða samræma iðgjöld sem greidd eru í lífeyrissjóðinn.
Leiðbeiningar um skyldueftirlit TPR
Leiðbeiningar um sjálfvirka skráningu (TPR) eru í boði fyrir vinnuveitendur til að hjálpa þeim að uppfylla skyldur sínar til að uppfylla sjálfvirka skráningu: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers.
Með því að nota skylduskrána og leiðbeiningarnar geta vinnuveitendur fylgt skref-fyrir-skref ferli til að uppfylla skyldur sínar. Leiðbeiningarnar innihalda einnig tengla á verkfæri og úrræði.
Breytingar framundan
Ný lög í formi lífeyrislaga frá árinu 2023 (The Pensions (Extension of Automatic Enrollment) Act 2023) framlengja sjálfvirka skráningarkerfið. Innanríkisráðherrann mun hafa heimild til að setja nýjar reglugerðir til að:
- Lækka aldurstakmarkið fyrir sjálfvirka skráningu úr 22 árum í 18 ár
- Fjarlægið lægri tekjumörk fyrir hæfar tekjur (þetta er nú 6.240 pund á ári) þannig að framlögin séu reiknuð út frá fyrsta pundinu sem aflað er upp að efri mörkum (nú 50.270 pund á ári)
Ekki hefur enn verið tilkynnt hvenær þetta verður framkvæmt.
