Þetta upplýsingablað fjallar um virðisaukaskattsmál sem skipta máli fyrir smærri fyrirtæki. Meginmarkmiðið er að varpa ljósi á sameiginleg áhættusvið þar sem betri skilningur getur stuðlað að fækkun villna og lágmarkað viðurlög. Annar lykilþáttur í því að ná því markmiði er góð skráning, annars er aukin hætta á að virðisaukaskattsskýrslan verði gerð á grundvelli ófullnægjandi eða rangra upplýsinga.
Þessum þætti er ekki fjallað nánar hér en gagnlegar leiðbeiningar má finna á vefsíðunni GOV.UK.
Sjá upplýsingablað okkar „Stafræn skattframtalning fyrir virðisaukaskatt“ um skyldubundna stafræna skráningu og stafrænar virðisaukaskattsframtöl.
VSK-skil og greiðslufrestir
Fyrir fyrirtæki sem skila ársfjórðungslegum eða mánaðarlegum virðisaukaskattsskilum eru bæði virðisaukaskattsskýrslan og allur virðisaukaskattur sem greiða skal venjulega gjaldfallinn til HMRC einum mánuði og sjö dögum eftir að virðisaukaskattstímabilinu lýkur.
Ef gjalddagi ber upp á helgi eða á bankafrídegi ætti fyrirtækið að tryggja að skattframtal og greiðsla virðisaukaskatts hafi borist HMRC eigi síðar en síðasta virka dag fyrir gjalddaga.
Innskattur
Þegar virðisaukaskattur sem stofnað er til af útgjöldum er endurheimtanlegur í virðisaukaskattsskýrslu er það kallað „innskattur“. Aðeins fyrirtæki sem eru skráð á virðisaukaskatt geta endurheimt virðisaukaskatt af kaupum að því tilskildu að:
- kostnaðurinn er stofnaður til í viðskiptalegum tilgangi
- fyrirtækið er viðtakandi vöru eða þjónustu
- fyrir hendi er gildur VSK reikningur fyrir kaupin.
Aðeins fyrirtæki sem eru skráð í virðisaukaskatt geta gefið út gildar virðisaukaskattsreikningar. Þess vegna er ekki hægt að endurheimta virðisaukaskatt af vörum eða þjónustu sem keypt er frá fyrirtæki sem er ekki skráð í virðisaukaskatti. Ekki ætti að nota bráðabirgðareikninga sem grundvöll fyrir endurheimt innskatts þar sem það getur óvart leitt til tvöfaldrar endurheimtukröfu á virðisaukaskatti.
Flestar tegundir af vörum sem sótt er um endurgreiðslu virðisaukaskatts af verða að vera studdar með gildum virðisaukaskattsreikningi. Almennt þarf þessi reikningur að vera stílaður á þann seljanda sem krefst innskatts. Mjög takmarkaður listi yfir vörur krefst ekki þess að VSK-reikningur sé lagður fram til stuðnings kröfu, að því tilskildu að heildarkostnaður fyrir hverja skattskylda vöru sé 25 pund eða minna (með VSK). Hagnýtustu dæmin um þetta eru bílastæðagjöld og ákveðin veggjald.
Eftirfarandi algengar vörur bera þó aldrei virðisaukaskatt og því er enginn virðisaukaskattur til endurgreiðslu – frímerki, lestar-, flug- og strætómiðar, bílastæðamælar á götunni og matvörukaup á skrifstofum eins og te, kaffi og mjólk.
Tilgangur viðskipta
Þetta er oft ágreiningsefni milli skattgreiðenda og HMRC þar sem virðisaukaskattur er ekki sjálfkrafa endurheimtanlegur einfaldlega vegna þess að virðisaukaskattsskráður aðili hefur stofnað til hans eða vegna þess að birgirinn hefur fengið greitt af fyrirtækinu.
Við mat á því hvort notkun vöru eða þjónustu teljist til viðskiptalegrar notkunar (til að ákvarða rétt til frádráttar virðisaukaskatts sem innskatts) verður að taka tillit til þess hvort útgjöldin tengjast beint starfsemi og rekstri fyrirtækisins eða veita því einungis aukalegan ávinning.
Einkanotkun og notkun utan viðskipta
Í mörgum fyrirtækjum geta persónuleg og viðskiptaleg fjármál verið nátengd og innskattur getur verið ranglega innheimtur af útgjöldum sem að hluta eða öllu leyti eru í einkarekstri eða öðrum tilgangi.
Dæmi um áhættusvið þar sem líklegt er að kröfur verði gerðar en uppfylla ekki skilyrði um „tilgang starfseminnar“ eru meðal annars:
- útgjöld vegna heimilisgistingar þar sem engin viðskiptaleg tengsl eru til staðar
- að stunda persónuleg áhugamál eins og íþrótta- og tómstundastarfsemi
- útgjöld í persónulegum hagsmunamálum stjórnenda/eigenda fyrirtækja og
- útgjöld í tengslum við starfsemi sem ekki er atvinnurekstur.
Þegar útgjöld hafa blandaðan viðskipta- og einkatilgang skal almennt skipta virðisaukaskatti og aðeins krefjast viðskiptaþáttarins. Sérstakar reglur gilda um leiðréttingu innskatts af eignum og birgðum þegar vörur sem upphaflega voru ætlaðar til viðskiptanota eru síðan notaðar í aðra átt.
Dæmi
Þrjár fartölvur eru upphaflega keyptar fyrir fyrirtækið og inntaksvirðisaukaskattur að upphæð 360 pund er endurheimtur. Eigandi fyrirtækisins gefur síðan eina fartölvu syni sínum að gjöf, þannig að virðisaukaskattur upp á 120 pund (1/3 x 360 pund) þarf að vera færður til skattyfirvalda
Viðskiptaskemmtun
Ekki er hægt að endurheimta virðisaukaskatt af flestum tegundum afþreyingar í viðskiptaerindum, þó að virðisaukaskattur sem stofnaður er til afþreyingu starfsmanna sé endurheimtanlegur. Skilgreiningin á afþreyingu í viðskiptaerindum er túlkuð víðtækt sem hvers kyns gestrisni sem veitt er einhverjum sem er ekki starfsmaður, sem getur falið í sér eftirfarandi dæmi:
- ferðakostnaður sem einstaklingar sem ekki eru í vinnu en fyrirtækið endurgreiðir, svo sem sjálfstætt starfandi einstaklingar og ráðgjafar
- gestrisniþættir á viðskiptasýningum og viðburðum í almannatengslum.
Gjafir fyrir fyrirtæki
Virðisaukaskattur er afhending þegar viðskiptavörur skipta um hendur, þannig að í orði kveðnu leiðir allar vörur sem fyrirtæki gefur frá sér til virðisaukaskatts. Reglan um viðskiptagjafir er sú að enginn útskattur er greiddur af gjöfum til sama aðila, að því tilskildu að kostnaður gjafanna til viðkomandi án virðisaukaskatts fari ekki yfir 50 pund innan 12 mánaða tímabils.
Þegar farið er yfir 50 punda hámarkið er virðisaukaskattur (útskattur) reiknaður af allri upphæðinni. Það telst afhending vörunnar í virðisaukaskattsskyni. Þar sem þetta gerist mun Skattstofan (HMRC) venjulega samþykkja að fyrirtækið geti hafnað virðisaukaskattinum við kaup á vörunum, sem getur verið þægilegra en að þurfa að reikna útskatt í hvert skipti sem gjöf er gefin.
Venjuleg viðskiptaviðskipti sem gætu orðið fyrir áhrifum eru meðal annars:
- verðlaun fyrir langa starfsreynslu
- Jólagjafir
- verðlaun eða hvatningar fyrir sölufólk.
Bílar og bifreiðakostnaður
Villur í innskatti koma oft upp í tengslum við kaup eða leigu á bílum og almennt við bifreiðakostnað. Nokkur lykilatriði eru:
- Virðisaukaskattur af kaupum á bifreið er almennt ekki endurheimtur vegna þess að gert er ráð fyrir að ökutækið sé tiltækt til einkanota og því sé það ekki eingöngu ætlað til viðskiptanota. Þetta bann á venjulega ekki við um atvinnubifreiðar og sendibíla, að því tilskildu að um viðskiptanotkun sé að ræða.
- Þegar bíll er leigður frekar en keyptur, er 50% af virðisaukaskatti af leigugjaldinu ekki endurheimtur af sömu ástæðu.
- Þegar fyrirtæki útvegar eldsneyti eða kílómetragreiðslur fyrir bíla þarf að gera leiðréttingar til að tryggja að aðeins virðisaukaskattur af rekstrarkostnaðinum sé endurheimtur. Það eru nokkrar mismunandi aðferðir sem hægt er að nota, svo hafðu samband ef þetta á við þig.
Málefni um útgjalda
Slæmar skuldir
Sala á vörum eða þjónustu á lánsfé í núverandi efnahagsástandi getur haft í för með sér aukna áhættu. Jafnvel þar sem lánshæfismat er sterkt er óhjákvæmilega hætta á að verða fyrir vanskilum. Birgir verður venjulega að gera grein fyrir útskatti þegar salan fer fram, jafnvel þótt viðskiptavinurinn greiði aldrei skuldina, þannig að hætta er á að tapa tvöföldu tapi.
Reglur um virðisaukaskatt heimila ekki útgáfu inneignarnótu til að fella niður útskatt einfaldlega vegna þess að viðskiptavinurinn greiðir ekki! Þess í stað, ef viðskiptavinur greiðir ekki, og birgir hefur gert grein fyrir útskattinum, er hægt að krefjast endurgreiðslu virðisaukaskattsins sem niðurfellingar á vanskilum sex mánuðum eftir gjalddaga reikningsins.
Dæmi
Fyrirtæki afhendir og sendir reikning fyrir vörur þann 19. október 2022 til greiðslu fyrir 18. nóvember 2022 (þ.e. venjulegur 30 daga lánstími). Ef skuldin er ekki greidd er fyrsti möguleiki á lækkun 18. maí 2023. Lækkunin yrði innifalin í virðisaukaskattsframtalinu sem þessi dagsetning fellur undir, allt eftir skilaferli fyrirtækisins.
Upphæð kröfunnar
Skattgreiðandi getur aðeins krafist lækkunar á útskatti sem upphaflega var innheimtur og greiddur til HMRC, óháð því hvort virðisaukaskattshlutfallið hefur breyst síðar. Kröfunni er fært inn í reit 4 á virðisaukaskattsframtalinu – þar sem óinnheimtur virðisaukaskattur er meðhöndlaður sem viðbótarkostnaður í rekstri – frekar en með því að lækka útskatt.
Viðskiptavinurinn
Viðskiptavinur er sjálfkrafa skyldugur til að endurgreiða HMRC allan inntaksvirðisaukaskatt sem krafist er af kaupum ef birgir er ekki greiddur sex mánuðum eftir afhendingardag (eða gjalddaga ef síðar). Mistök á þessu sviði eru svo algeng að starfsmenn HMRC hafa þróað forrit sem gerir þeim kleift að fara yfir Sage bókhaldsforrit og skrá stöður innkaupabókhalds sem eru eldri en sex mánaða, sem gerir það auðvelt að gefa út álagningu til að hafna innheimtu virðisaukaskatti.
Að koma í veg fyrir vandamálið?
Minni fyrirtæki (með ársveltu undir 1,35 milljónum punda) gætu átt rétt á að taka þátt í reiðufébókhaldskerfinu, sem þýðir að þau þurfa aðeins að gera grein fyrir virðisaukaskatti af sölu þegar greiðsla berst í raun frá viðskiptavininum.
Það er greinilegur ávinningur af sjóðstreymi sem og innbyggður lækkun virðisaukaskatts af vangoldnum kröfum. Málamiðlunin er sú að reiðufjárbókhald leyfir fyrirtæki aðeins að endurheimta virðisaukaskatt af útgjöldum þegar það greiðir birgjum.
