Undanþágufyrirkomulag gildir um útgjöld starfsmanna.
Þetta upplýsingablað fjallar um rekstur og skýrslugjöf um útgjöld og hlunnindi starfsmanna.
Undanþágukerfið
Undanþága getur átt við um skýrslugjöf um útgjöld starfsmanna á eyðublöðum P11D svo framarlega sem nauðsynleg skilyrði eru uppfyllt. Samkvæmt undanþágunni verður fyrirtækið að ganga úr skugga um að starfsmaðurinn eigi rétt á fullri skattalækkun af endurgreiddum kostnaði.
Undanþágan
Undanþága gildir sem þýðir í raun að fyrirtæki þurfa ekki að greiða skatt og iðgjald af greiddum eða endurgreiddum kostnaðargreiðslum eða tilkynna þá á P11D eyðublaði. Undanþágan leggur ábyrgð á vinnuveitendum að ákvarða hvort útgjöld starfsmanna séu að fullu frádráttarbær frá skatti.
Tegundir útgjalda
Helstu tegundir útgjalda sem undanþágan nær til eru:
- ferðakostnaður og uppihaldskostnaður
- gjöld og áskriftir
- útgjöld vegna skemmtunar í rekstri.
Allur annar óheimill kostnaður er enn tilkynnanlegur á P11D eyðublaði og/eða háður launagreiðslum (og hugsanlega iðgjaldaskatti). Starfsmenn geta sótt um skattaafslátt vegna óendurgreidds rekstrarkostnaðar.
Undanþágan á ekki við um útgjöld eða hlunnindi sem veitt eru samkvæmt viðeigandi launafórnarsamningi. Þetta á einnig við um samninga þar sem starfsmaður afsalar sér rétti sínum til að fá tekjur í skiptum fyrir skattfrjálsar útgjaldagreiðslur eða þar sem tekjuhæð hans er háð upphæð útgjaldagreiðslna.
Aðstæður stjórnarinnar
Til þess að endurgreiddur kostnaður starfsmanns teljist undanþegin greiðsla þarf vinnuveitandi að setja sig í spor starfsmannsins. Vinnuveitandinn spyr sig þá spurningarinnar – hefði sá kostnaður átt rétt á fullri skattalækkun fyrir starfsmanninn (hefði ekki verið vegna þess að upphæðin væri undanþegin)?
Vinnuveitandi ætti að íhuga:
- að setja fram fyrirtækjastefnu um hvaða tegundir útgjalda eru endurgreiddar og nauðsyn þess að sá kostnaður sé sanngjarn
- krefjast þess að staðlað eyðublað fyrir kostnaðarkröfur sé fyllt út
- nauðsyn þess að allar kostnaðarkröfur séu studdar með kvittun
- að athuga kostnaðarkröfur
- að krefjast þess að yfirmaður heimili kröfurnar.
Hvað með mælikvarða?
Reglurnar heimila að greiða eða endurgreiða upphæðir sem byggjast á verðtaxta í stað raunverulegs kostnaðar starfsmanns við ákveðnar aðstæður. Verðtaxtar eru almennt fyrir ferða- og uppihaldskostnað og samanstanda af námundaðri upphæð sem er heimiluð við tilteknar aðstæður.
Tvær helstu gerðir af verðtaxta eru í boði fyrir vinnuveitanda:
- „viðmiðunarvextir“ og
- „sérsmíðað“ verð.
Viðmiðunarvextir
Viðmiðunarverð eru hámarksupphæðir endurgreiðslu fyrir máltíðir. Þessar námundaðar upphæðir geta vinnuveitendur notað til greiðslu eða endurgreiðslu kostnaðar starfsmanna að uppfylltum viðeigandi skilyrðum.
Þessi gjöld eiga aðeins við ef starfsmaðurinn verður fyrir útgjöldum í tengslum við „hæf viðskiptaferð“ sem hér segir:
- Einn máltíðapeningur á dag greiddur vegna eins tilviks gjaldgengs ferðalags, sem er ekki hærri en:
- 5 pund ef ferðatími gjaldgengs dags er 5 klukkustundir eða lengur
- 10 pund ef ferðatími gjaldgengs á þeim degi er 10 klukkustundir eða lengur, eða
- 25 pund ef ferðatími gjaldgengs dags er 15 klukkustundir eða lengur og stendur yfir klukkan 20:00 eða
- viðbótarmáltíðarpeningur sem er ekki hærri en 10 pund á dag, greiddur þegar máltíðarpeningur a. eða b. er greiddur og ferðin sem uppfyllir skilyrði fyrir greiðslunni stendur yfir klukkan 20:00.
Sérsniðin verð
Þetta eru verð sem samið er um og sérstaklega samþykkt skriflega við HMRC. Ef fyrirtækið vill greiða sérsniðið verð fyrir máltíðir eða annan kostnað getur það sótt um það hjá HMRC.
Skattstofan hefur gefið út sérstakt eyðublað: PAYE: undanþága frá kostnaði og fríðindum vinnuveitenda.
Athugun
Ekki er þörf á að krefjast kvittana þegar greitt er starfsmönnum fyrir uppihald samkvæmt viðmiðunarstigum. Þetta á við um staðlaða máltíðagreiðslur sem greiddar eru vegna gjaldgengra ferðalaga og gistingar erlendis og uppihaldsstiga. Vinnuveitendur verða samt sem áður að tryggja að starfsmenn séu í gjaldgengum ferðalögum.
Reglur um eftirlitskerfið eru mildaðar og krafa vinnuveitenda um að athuga kvittanir þegar þeir greiða starfsmönnum fyrir uppihald samkvæmt viðmiðunarstigum er fjarlægð. Þetta á við um staðlaða máltíðagreiðslur sem greiddar eru vegna gjaldgengra ferðalaga og gistingar og uppihalds erlendis. Vinnuveitendur þurfa samt sem áður að tryggja að starfsmenn séu í gjaldgengum ferðalögum.
Gjald fyrir gistingu og uppihald erlendis er meðhöndlað á sama hátt og viðmiðunarverð. Vinnuveitendur þurfa aðeins að tryggja að starfsmenn séu í ferð sem uppfyllir skilyrði.
Skattstofan hefur gefið út leiðbeiningar um hvaða eftirlitskerfi þeir búast við að vinnuveitendur noti. Við getum aðstoðað þig við þetta mál eða við að sækja um sérsniðin verð, svo vinsamlegast hafðu samband við okkur til að fá frekari upplýsingar.
Kílómetragjöld fyrir fyrirtæki
Helsti ferðakostnaður og uppihald margra starfsmanna er kostnaður þeirra við að nota eigin bíl eða sendibíl í viðskiptaferðalögum. Margir vinnuveitendur og starfsmenn þeirra nota lögbundna kílómetrastyrki sem kallast „heimildar kílómetrastyrkir“ (e. „authorised mileage admission payments“ (AMAP). Þetta eru upphæðir sem vinnuveitendur geta greitt starfsmönnum sem nota eigin ökutæki í viðskiptaferðalögum. Fyrir bíla og sendibíla er gjaldskráin 45 pens á mílu fyrir allt að 10.000 mílur á skattárinu og 25 pens á mílu umfram það.
AMAP-lög eru aðskilið lagafyrirkomulag og falla ekki undir nýja undanþágufyrirkomulagið.
Fyrir ökutæki sem vinnuveitandi leggur til er hægt að nota ráðgjafarverð eldsneytis til að endurgreiða eldsneytiskostnað sem stofnað er til í viðskiptaferðum. Þessi ráðgjafarverð eldsneytis eru uppfærð ársfjórðungslega á hverju skattári.
Hæfur ferðakostnaður
Það er nauðsynlegt skilyrði fyrir því að bæði ferðakostnaður og uppihaldskostnaður teljist undanþeginn kostnaður (og einnig við notkun kílómetragjalda fyrir bíla og sendibíla). Viðskiptaferð felur í sér annað hvort ferðalög:
- frá einum vinnustað til annars eða
- frá heimili til tímabundins vinnustaðar eða öfugt.
Hins vegar eru ferðir milli heimilis starfsmanns og vinnustaðar sem hann eða hún sækir reglulega ekki viðskiptaferðir. Þessar ferðir eru „venjulegar samgöngur“ og vinnustaðurinn er oft kallaður fastur vinnustaður. Þetta þýðir að starfsmaðurinn verður að bera ferðakostnaðinn.
Hugtakið „tímabundinn vinnustaður“ þýðir að starfsmaður sækir staðinn í takmarkaðan tíma eða í tímabundnum tilgangi. Hins vegar geta sumar ferðir milli tímabundins vinnustaðar og heimilis ekki átt rétt á lækkun ef ferðin er „verulega svipuð“ ferðinni til eða frá fasta vinnustaðnum. HMRC túlkar „verulega svipuð“ sem ferð þar sem notaðar eru sömu vegir eða sömu lest eða strætó stærstan hluta ferðarinnar.
Starfsmenn geta farið í margar mismunandi ferðir, þannig að það er mikilvægt að tryggja að um viðskiptaferð sé að ræða, sérstaklega þar sem hugtakið „ferðakostnaður“ felur í sér raunverulegan kostnað við ferðalög ásamt uppihaldskostnaði og öðrum tengdum kostnaði sem stofnað er til við ferðina, svo sem veggjöldum eða umferðarþungagjöldum.
