صحنه آرایی
مطلع نگه داشتن آنها
اگر آنها از هرگونه تغییری در کسب و کار شما که میتواند بر کار ما تأثیر بگذارد، مطلع شوند، آمادگی بهتری خواهند داشت. این تغییرات میتواند شامل موارد زیر باشد:
- محصول یا بازار
- استراتژی کسب و کار، مثلاً سیاست قیمت گذاری
- سیستم حسابداری
- پرسنل کلیدی.
اگر صورتجلسات جلسات مدیریتی خود را نگه میدارید، ارائه نسخههایی از این صورتجلسات میتواند راهی بسیار مفید برای آنها باشد تا درکی از رویدادهای کلیدی که در طول سال با آنها روبرو بودهاید، به دست آورند.
همچنین به عنوان بخشی از کار آنها، احتمالاً از شما خواهیم پرسید که آیا مواردی از عدم رعایت چارچوب قانونی و نظارتی که کسب و کار شما در آن فعالیت میکند، وجود داشته است یا خیر، از جمله اینکه آیا فعالیت کلاهبرداری وجود داشته است که شما از آن آگاه باشید. این بخشی از تعهدات آنها است که به عنوان مشاور حرفهای شما ملزم به انجام آن هستند و به این معنی نیست که آنها معتقدند شما ممکن است مرتکب تخلفی شده باشید.
آنچه آنها نیاز دارند
اگر بدانید که آنها برای تکمیل کار خود به چه اطلاعاتی نیاز دارند، میتوانید مطمئن شوید که آن اطلاعات در دسترس است.
آنها میتوانند با هم تصمیم بگیرند که شما چه چیزی میتوانید برایشان آماده کنید و خودشان چه چیزی را باید آماده کنند.
ارتباط بهتر به کاهش سوءتفاهمها و جلوگیری از کارهای غیرضروری کمک میکند.
جدول زمانی
از قبل یک جدول زمانی مناسب را تعیین کنید. این به هر دو فرصت میدهد تا به درستی آماده شوند.
با این حال، اگر از برنامه عقب افتادید، در اسرع وقت به آنها اطلاع دهید تا در صورت لزوم برنامه زمانی دوباره تنظیم شود.
چگونه میتوانید کمک کنید
کتابها و سوابق
تنظیم و نگهداری دفاتر حسابداری به صورت سازمانیافته به استخراج سریع و آسان اطلاعات مورد نیاز برای تهیه یا حسابرسی حسابهایتان کمک میکند. همچنین به شما این امکان را میدهد که در یک نگاه وضعیت کسب و کار خود را مشاهده کنید.
توجه به نکات زیر میتواند به بهبود سازماندهی سوابق شما کمک کند:
- جمعبندی و تراز کردن دفاترتان در فواصل منظم به شما کمک میکند تا هرگونه اشتباهی را تشخیص داده و اصلاح کنید
- تجزیه و تحلیل پرداختها و رسیدهای شما به گونهای که اطلاعات به راحتی استخراج شوند
- فاکتورهای خود را به ترتیب منطقی (عددی، الفبایی یا تاریخ) ثبت کنید تا پیدا کردن هر یک از آنها آسان باشد.
رویهها
با ایجاد و حفظ رویههای خاص، شما قادر خواهید بود کنترل بهتری بر سوابق و کسب و کار خود داشته باشید. همچنین به این معنی است که آنها میتوانند کار مورد نیاز خود را کاهش دهند که ممکن است مقداری پول برای شما صرفهجویی کند.
آنها میتوانند در ابتدا به شما در تنظیم این رویهها کمک کنند و پس از تنظیم، میتوانید خودتان آنها را انجام دهید. این رویهها شامل کنترل حسابها، تطبیق و ثبت موجودی کالا خواهد بود.
حسابهای کنترل
حسابهای کنترل، گردش وجوه نقد، بدهکاران و بستانکاران را با استفاده از مجموع ماهانه دفتر نقدی و خلاصههای فروش و خرید شما ثبت میکنند.
حساب کنترل نقدینگی نشان میدهد که کسب و کار در پایان هر ماه چقدر وجه نقد دارد.
حساب کنترل بدهکاران یا دفتر کل فروش نشان میدهد که مشتریان شما در پایان هر ماه چقدر به شما بدهکارند.
حساب کنترل دفتر کل خرید یا بستانکاران، میزان بدهی شما به تأمینکنندگانتان را در پایان هر ماه نشان میدهد.
آشتیها
تطبیقها به شما کمک میکنند تا از کامل و دقیق بودن ارقام موجود در دفاتر خود اطمینان حاصل کنید. بنابراین، اگر به طور منظم تهیه شوند، به شما کمک میکنند تا هرگونه خطایی را که میتوانید قبل از بررسی سوابق خود اصلاح کنید، شناسایی کنید. برخی از سوابقی که نیاز به تطبیق دارند عبارتند از:
- حسابهای بانکی
- حسابهای کنترل
- اظهارات تامین کنندگان.
سهام
اگر در کسب و کار شما موجودی کالا وجود دارد، باید حداقل سالی یک بار آن را شمارش کنید. برای اطمینان از انجام کارآمد و دقیق شمارش، باید نکات زیر را در نظر بگیرید:
- اقلام موجود در انبار باید به طور مرتب و منطقی انبار شوند تا شمارش آنها آسانتر شود
- به همه کارکنانی که در شمارش آرا مشارکت دارند، باید دستورالعملهای واضحی داده شود
- سعی کنید جابجایی موجودی کالا را در طول شمارش به حداقل برسانید. در صورت امکان، تحویل کالا به داخل و خارج از انبار باید تا پایان شمارش متوقف شود
- در طول شمارش باید بررسیهای موردی انجام شود.
اگر حجم زیادی از سهام را در اختیار دارید، ممکن است لازم باشد در جلسهی انبارگردانی شرکت کنیم و خودمان بررسیهای لازم را انجام دهیم.
برنامهها
تعدادی جدول زمانی وجود دارد که باید تهیه شوند تا حسابها آماده و/یا حسابرسی شوند. آنها میتوانند همه این جداول را خودمان تهیه کنند، اما بدیهی است که اگر شما آنها را تهیه کنید، در زمان و هزینه صرفهجویی میشود.
شاید بخواهید تهیه برخی از برنامههای زیر را در نظر بگیرید:
- فهرست دقیقی از اضافات و واگذاری داراییهای ثابت به همراه کپی فاکتورهای فروش و خرید مربوطه پیوست شده باشد
- جداولی که هر قلم از موجودی انبار، مقدار، ارزش واحد و ارزش کل را نشان میدهد. هر قلم موجودی که قدیمی یا آسیبدیده است را مشخص کنید
- فهرستی از بدهکاران شما در پایان سال، شامل میزان بدهی آنها به شما و مدت زمان عدم پرداخت بدهی. مواردی را که بعید است به شما پرداخت کنند، مشخص کنید
- فهرستی از تمام مانده حسابهای بانکی و نقدی در پایان سال، به همراه تمام صورتحسابهای بانکی برای هر حساب بانکی
- فهرستی از طلبکاران که باید شامل HMRC و همچنین تأمینکنندگان تجاری معمول باشد.
- پشتیبانی از رویههای افشای اطلاعاتی که باید در حسابهای شما لحاظ شوند، مانند میانگین تعداد کارمندان، تعهدات اجاره عملیاتی یا حقالزحمه مدیران (فقط برای شرکتها الزامی است).
همه این برنامهها برای کسب و کار شما قابل اجرا نیستند و بنابراین قبل از انجام هر کاری، بهتر است در مورد این موضوع صحبت کنید.
سایر مسائل
برخی از مسائل فقط به شرکتها مربوط میشوند. این موارد عبارتند از:
گزارشهای روایی
ممکن است از کسبوکارهای بزرگتر خواسته شود که نوعی گزارش روایی مانند گزارش استراتژیک را همراه با حسابها ارائه دهند. این فرصتی برای شماست تا اطلاعات بیشتری ارائه دهید که بتواند به کاربران حسابهای شما در درک کسبوکار و عملکرد آن کمک کند. در این صورت، آنها این الزامات را با شما در میان خواهند گذاشت تا بتوانید متن گزارشهای لازم را تهیه کنید.
برنامههای آینده
به عنوان بخشی از فرآیند تهیه صورتهای مالی، شما موظف هستید وضعیت تداوم فعالیت کسب و کار را در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که منابع کافی برای ادامه فعالیت به مدت حداقل ۱۲ ماه از تاریخ تأیید صورتهای مالی را خواهید داشت. علاوه بر این، شما موظف هستید بررسی کنید که آیا شواهدی مبنی بر کاهش ارزش داراییهای شما، مثلاً در نتیجه منسوخ شدن ناشی از تغییرات بازار یا پیشرفتهای فناوری، وجود دارد یا خیر.
اگر در مورد عملکرد آینده کسب و کار ابهامی وجود داشته باشد، ممکن است از شما بخواهند شواهدی در تأیید ارزیابی تداوم فعالیت خود ارائه دهید. این شواهد میتواند شامل نتایج پیشبینی و پیشبینیهای جریان نقدی، سفارشات فروش دریافتی یا جزئیات منابع جدید تأمین مالی باشد. ارائه این موارد در اولین فرصت، تضمین میکند که کار ما میتواند در اسرع وقت و به طور کارآمد انجام شود.
