مقدمه
در شرکت Façade Creations Ltd (شماره شرکت: ۱۶۲۶۷۰۷۳، ثبت شده در انگلستان)، ما متعهد به حفاظت از اطلاعات شخصی و حریم خصوصی شما هستیم. ما در خدمات طراحی، تأمین و نصب نما تخصص داریم و اطلاعات شخصی را مطابق با مقررات عمومی حفاظت از دادههای بریتانیا (UK GDPR) و قانون حفاظت از دادهها ۲۰۱۸ مدیریت میکنیم. این سیاست حفظ حریم خصوصی توضیح میدهد که چرا به اطلاعات شخصی شما نیاز داریم، با آن چه میکنیم، چه مدت آن را نگه میداریم و با چه کسانی آن را به اشتراک میگذاریم - شفافسازی در مورد این جزئیات به ایجاد اعتماد کمک میکند و به شما اطلاع میدهد که چه انتظاری داشته باشید. ما همچنین در صورت لزوم به مقررات حفظ حریم خصوصی و ارتباطات الکترونیکی ۲۰۰۳ (PECR) برای کوکیها و بازاریابی الکترونیکی پایبند هستیم.
ما این سیاست را به زبان انگلیسی ساده با عناوین کاربرپسند و ساختار منطقی نوشتهایم، بنابراین خواندن و پیمایش آن آسان است. هدف ما این است که در مورد رویههای داده خود، همانطور که توسط دفتر کمیسر اطلاعات بریتانیا (ICO) توصیه شده است، شفاف باشیم، زیرا اطلاعات حریم خصوصی ساده و قابل دسترس به کسانی که با ما تجارت میکنند و دادههایشان را به ما اعتماد دارند، کمک میکند. هر زمان که دادههای شخصی را جمعآوری میکنیم، در همان زمان به شما اطلاع خواهیم داد که چگونه و چرا قصد استفاده از آن را داریم. لطفاً این سیاست را با دقت مطالعه کنید تا بدانید که چگونه اطلاعات شما را مدیریت میکنیم. اگر در مورد رویههای حفظ حریم خصوصی ما سؤالی یا نگرانی دارید، میتوانید اطلاعات تماس ما را در بخش «تماس با ما» در زیر بیابید.
چه اطلاعات شخصی را جمعآوری میکنیم
ما فقط اطلاعات شخصی را که واقعاً برای اداره کسب و کار خود و ارائه خدمات به شما نیاز داریم، جمعآوری میکنیم. انواع دادههای شخصی که Façade Creations Ltd ممکن است جمعآوری و پردازش کند عبارتند از:
- اطلاعات هویتی و تماس: نام، عنوان شغلی، نام شرکت یا سازمان، آدرس محل کار، آدرس ایمیل و شماره تلفن.
- اطلاعات پروژه و مکاتبات: جزئیات مربوط به الزامات پروژه شما و سوابق ارتباطات ما با شما (ایمیلها، پیامها، یادداشتهای تماس).
- دادههای تراکنشی و مالی: اطلاعات صورتحساب و پرداخت برای مشتریان و تأمینکنندگان، مانند جزئیات فاکتور یا اطلاعات بانکی لازم برای پرداختها.
- دادههای استفاده از وبسایت: دادههای فنی مانند آدرس IP یا اطلاعات مرورگر شما هنگام بازدید از وبسایت ما، که از طریق کوکیها یا ابزارهای تحلیلی (مطابق توضیحات در بخش کوکیها) جمعآوری میشوند.
ما عمداً هیچ دسته خاصی از دادههای شخصی (مانند اطلاعات مربوط به سلامت، قومیت، عقاید سیاسی یا دادههای حساس مشابه) را در روال عادی کار جمعآوری نمیکنیم. ما همچنین آگاهانه دادههای شخصی افراد زیر ۱۸ سال را جمعآوری نمیکنیم، زیرا خدمات ما برای کسبوکارها و مشتریان بزرگسال در نظر گرفته شده است. اگر زمانی نیاز به پردازش دادههای شخصی حساس (به عنوان مثال، اطلاعات سلامت یک کارمند به دلایل ایمنی) داشته باشیم، فقط با رضایت صریح شما و مطابق با قانون این کار را انجام خواهیم داد (به دادههای دسته ویژه در زیر مراجعه کنید).
نحوه جمعآوری دادههای شخصی
ما بسته به نحوه تعامل شما با ما، دادههای شخصی را مستقیماً از چند طریق از شما جمعآوری میکنیم:
- وقتی با ما تماس میگیرید یا درخواست قیمت میکنید: به عنوان مثال، از طریق فرمهای استعلام وبسایت یا فرمهای درخواست قیمت، که در آن اطلاعات تماس و اطلاعات پروژه خود را وارد میکنید. ما قبل از ارسال این فرمها، رضایت صریح شما را در مورد آنها دریافت میکنیم (مثلاً از طریق یک کادر انتخاب) تا شما از نحوه استفاده از دادههای خود مطلع شوید و با آن موافقت کنید.
- از طریق ارتباطات: اگر از طریق ایمیل یا تلفن با ما تماس بگیرید، یا اگر در طول یک پروژه با ما مکاتبه کنیم، ما آن اطلاعات را در صورت نیاز برای کمک به شما جمعآوری و نگهداری خواهیم کرد. این شامل هرگونه کارت ویزیت یا اطلاعات تماسی است که در رویدادها یا جلسات به ما میدهید.
- در طول تعاملات تجاری: ما ممکن است دادهها را به عنوان بخشی از اسناد قرارداد، پیشنهادها، سفارشهای خرید یا فاکتورها، زمانی که شما مشتری یا تأمینکننده میشوید، جمعآوری کنیم. این اطلاعات برای اجرای خدمات ما و تحقق توافقنامهها (مانند نام در قراردادها، آدرسهای صورتحساب) مورد نیاز است.
- از طریق وبسایت و سیستمهای فناوری اطلاعات ما: وبسایت ما از کوکیها و ابزارهای تحلیلی (مانند Google Analytics 4) استفاده میکند که ممکن است شناسههای فنی مانند آدرسهای IP و رفتار مرور را جمعآوری کنند، اما فقط طبق توضیحات بخش کوکیهای ما (و با رضایت شما در صورت لزوم). گذشته از تجزیه و تحلیل، ما اطلاعات شخصی شما را از فهرستهای بازاریابی شخص ثالث، دلالان داده یا پروفایلهای رسانههای اجتماعی به دست نمیآوریم. به طور خلاصه، اگر دادههای شما را داریم، به این دلیل است که شما تصمیم گرفتهاید آن را در اختیار ما قرار دهید یا برای خدماتی که درخواست کردهاید ضروری است.
در هر مرحله از جمعآوری دادهها، ما تلاش میکنیم تا به شما اطلاع دهیم که چه دادههایی و چرا جمعآوری میشوند. به عنوان مثال، فرمهای آنلاین ما شامل اطلاعیههای حریم خصوصی یا پیوندهایی به این خطمشی هستند و هنگام درخواست رضایت شما، توضیحات واضحی را مشاهده خواهید کرد. ما از هیچ وسیله پنهانی برای جمعآوری دادهها در مورد شما استفاده نمیکنیم. اگر در مورد دلیل درخواست اطلاعات خاص سؤالی دارید، لطفاً با ما تماس بگیرید.
چگونه و چرا، ما از دادههای شخصی استفاده میکنیم
ما از دادههای شخصی جمعآوریشده فقط برای اهداف تجاری مشروع و به شیوهای منصفانه و شفاف استفاده میکنیم. بهطور خاص، Façade Creations Ltd ممکن است از اطلاعات شما برای اهداف زیر استفاده کند:
- ارائه پیشفاکتور و پاسخ به سوالات: برای تماس با شما و ارائه اطلاعات یا پیشفاکتورهایی که درخواست کردهاید و بحث در مورد نیازهای پروژه شما. ما از اطلاعات تماس و پروژه شما برای پاسخ به درخواست شما و تهیه پیشنهادها یا برآوردها به عنوان بخشی از مراحل پیش از قرارداد استفاده میکنیم.
- انجام قراردادها و ارائه خدمات: انجام خدمات طراحی، تأمین و نصب نما برای شما به عنوان مشتری. این شامل استفاده از اطلاعات شما برای برنامهریزی و اجرای پروژهها، هماهنگی با شما در مورد مشخصات پروژه و ارتباط در طول مدت قرارداد میشود.
- پردازش تراکنشها و امور اداری: برای رسیدگی به پرداختها، صدور فاکتور و مدیریت حساب. به عنوان مثال، ما از اطلاعات صورتحساب برای صدور فاکتور و پردازش پرداختها استفاده میکنیم و سوابق تجاری پروژهها، توافقنامهها و ارتباطات را برای امور اداری داخلی خود نگهداری میکنیم.
- انطباق با قوانین و مقررات: برای رعایت تعهدات قانونی و رویههای تجاری خوب ما. این شامل نگهداری سوابق مالی برای اهداف مالیاتی و حسابداری (HMRC)، نگهداری سوابق بهداشت و ایمنی در صورت لزوم، و نگهداری اسناد قرارداد برای برآورده کردن الزامات قانونی یا ممیزیهای احتمالی میشود. ما فقط اطلاعات لازم برای چنین انطباقی را نگهداری میکنیم (به بخش نگهداری دادهها مراجعه کنید).
- اطلاعرسانی بهروزرسانیها و بازاریابی (با رضایت): با اجازه شما، ممکن است از اطلاعات تماس شما برای ارسال بهروزرسانیهایی در مورد پروژهتان، اطلاعات مربوط به خدمات ما یا خبرنامهها/اخبار شرکت که ممکن است برای شما جالب باشد، استفاده کنیم. ما فقط در صورتی از دادههای شما برای بازاریابی یا ارتباطات غیرضروری استفاده خواهیم کرد که صریحاً (یا طبق قانون مجاز به این کار باشید - به بخش ارتباطات بازاریابی در زیر مراجعه کنید) این کار را انجام داده باشید. شما میتوانید در هر زمانی از این کار انصراف دهید.
ما از دادههای شخصی شما برای هیچ هدفی که با دلایل ذکر شده در بالا ناسازگار باشد، استفاده نخواهیم کرد. به طور خاص، ما از دادههای شما برای هیچ نوع تصمیمگیری یا پروفایلسازی خودکار استفاده نمیکنیم (به تصمیمگیری خودکار مراجعه کنید) و اطلاعات شما را برای تبلیغات به اشخاص ثالث نمیفروشیم. تمام فعالیتهای پردازشی ما به شیوهای قانونی، منصفانه و شفاف و با پیروی از اصول مندرج در ماده ۵ GDPR بریتانیا انجام میشود. اگر قصد داشته باشیم از دادههای شما برای هدف جدیدی که در اینجا پوشش داده نشده است استفاده کنیم، این سیاست را بهروزرسانی خواهیم کرد و در صورت لزوم، رضایت شما را جویا خواهیم شد.
مبانی قانونی برای پردازش
طبق GDPR بریتانیا، ما باید مبنای قانونی معتبری برای پردازش دادههای شخصی شما داشته باشیم. بسته به زمینه خاص، Façade Creations Ltd به مبانی قانونی زیر متکی است:
- اجرای قرارداد: بیشتر پردازش دادههای ما برای انجام مراحلی بنا به درخواست شما، قبل از انعقاد قرارداد یا اجرای قرارداد با شما ضروری است (ماده 6(1)(b) از GDPR بریتانیا). به عنوان مثال، وقتی از اطلاعات شما برای ارائه قیمت، پاسخ به یک استعلام یا ارائه خدمات نمای ساختمان خود استفاده میکنیم، این کار را برای انجام تعهدات قراردادی خود یا انعقاد قرارداد با شما انجام میدهیم.
- تعهد قانونی: در برخی موارد، ما باید دادهها را برای رعایت یک تعهد قانونی یا نظارتی پردازش کنیم (ماده 6(1)(c)). این شامل نگهداری سوابق برای رعایت مالیات، مقررات بهداشت و ایمنی یا ارائه اطلاعات در صورت الزام قانونی توسط مقامات میشود. ما فقط دادههای مورد نیاز برای انجام این تعهدات را نگهداری میکنیم.
- رضایت: ما قبل از پردازش دادههای شما در مواردی که رضایت مبنای قانونی مناسبی باشد، رضایت شما را جویا خواهیم شد (ماده 6(1)(a)). واضحترین مثال، استفاده از ایمیل شما برای ارسال ارتباطات بازاریابی یا استفاده از کوکیهای تحلیلی اختیاری است - ما فقط در صورتی این کار را انجام میدهیم که شما رضایت خود را اعلام کرده باشید. شما حق دارید در هر زمانی رضایت خود را پس بگیرید (به بخش حقوق شما و ارتباطات بازاریابی مراجعه کنید) و ما از این به بعد به انتخاب شما احترام خواهیم گذاشت. پس گرفتن رضایت، قانونی بودن هیچ پردازشی را که قبلاً بر اساس رضایت شما قبل از انصراف انجام شده است، تحت تأثیر قرار نمیدهد.
- منافع مشروع: در موارد محدود، ما ممکن است دادههای شخصی را برای منافع مشروع خود به عنوان یک کسب و کار پردازش کنیم (ماده 6(1)(f))، مشروط بر اینکه چنین پردازشی توسط حقوق و منافع شما نادیده گرفته نشود. به عنوان مثال، حفظ امنیت وبسایت ما (ثبت آدرسهای IP در گزارشهای سرور برای شناسایی کلاهبرداری یا حملات) و بهبود خدمات ما میتواند منافع مشروع ما محسوب شود. اگر بر این اساس تکیه کنیم، اطمینان حاصل خواهیم کرد که منافع ما در برابر حقوق حریم خصوصی شما متعادل باشد. شما همیشه حق دارید بر اساس منافع مشروع به پردازش اعتراض کنید (به حقوق خود مراجعه کنید).
صرف نظر از مبنای قانونی اعمال شده، ما فقط حداقل دادههای لازم برای این منظور را جمعآوری و استفاده میکنیم و همیشه حقوق و انتظارات شما را در نظر میگیریم. اگر در مورد مبنای قانونی هر فعالیت پردازشی خاص سؤالی دارید، با ما تماس بگیرید.
کوکیها و فناوریهای ردیابی
مانند اکثر وبسایتها، وبسایت شرکت ما از کوکیها و فناوریهای ردیابی مشابه برای عملکرد مؤثر و کمک به ما در درک نحوه استفاده افراد از سایت استفاده میکند. وقتی از facadecreations.co.uk بازدید میکنید، ممکن است یک فایل داده کوچک به نام کوکی روی دستگاه شما قرار دهیم. ما از کوکیها برای اهداف زیر استفاده میکنیم:
- عملکرد ضروری: برخی از کوکیها برای عملکرد وبسایت ضروری هستند، مانند حفظ جلسه شما هنگام پیمایش بین صفحات. این کوکیها ویژگیهای اصلی مانند پیمایش صفحه و دسترسی به مناطق امن را فعال میکنند. بدون آنها، سایت ممکن است به درستی کار نکند.
- تجزیه و تحلیل و عملکرد: ما از Google Analytics 4 (یک سرویس تجزیه و تحلیل) برای جمعآوری آمار استفاده ناشناس استفاده میکنیم - به عنوان مثال، تعداد کاربرانی که از سایت ما بازدید میکنند، صفحاتی که مشاهده میشوند و مرورگرهایی که استفاده میشوند. این به ما کمک میکند تا با درک الگوهای ترافیک، تجربه کاربری و عملکرد سایت را بهبود بخشیم. اطلاعات جمعآوریشده از طریق کوکیهای تجزیه و تحلیل، تجمیع شده و مستقیماً شما را شناسایی نمیکنند. ما Google Analytics را طوری پیکربندی کردهایم که از جمعآوری هرگونه اطلاعات شخصی قابل شناسایی جلوگیری کند (آدرسهای IP ممکن است به صورت کوتاه یا ناشناس جمعآوری شوند).
- امنیت و پایداری: برخی کوکیهای فنی یا ابزارهای مشابه به حفظ امنیت وبسایت کمک میکنند (برای مثال، با تشخیص بازدیدکنندگان واقعی از رباتهای مخرب) و از بارگیری صحیح و مداوم سایت اطمینان حاصل میکنند. این کوکیها ممکن است دادههای فنی مانند نوع مرورگر یا آدرس IP شما را به طور موقت ردیابی کنند تا از سایت ما در برابر تهدیدات محافظت کنند.
آنچه ما استفاده نمیکنیم: ما از هیچ کوکی تبلیغاتی، پیکسلهای ردیابی یا تکنیکهای پروفایل رفتاری در وبسایت خود استفاده نمیکنیم. به عبارت دیگر، ما شما را برای تبلیغات بازاریابی یا فروش دادههای مرور شما به شبکههای تبلیغاتی ردیابی نمیکنیم. هیچ کوکی تبلیغاتی یا رسانههای اجتماعی شخص ثالثی توسط سایت ما قرار داده نخواهد شد.
رضایت کوکی: وقتی برای اولین بار از وبسایت ما بازدید میکنید، یک بنر کوکی مشاهده خواهید کرد که از شما درخواست رضایت برای استفاده از کوکیهای غیرضروری (مانند Google Analytics) را دارد. ما کوکیهای تحلیلی را تنظیم نمیکنیم مگر اینکه شما به طور فعال آنها را بپذیرید. کوکیهای ضروری (که برای عملکرد سایت مورد نیاز هستند) بر اساس علاقه مشروع ما به اداره یک وبسایت امن و کاربرپسند استفاده میشوند. سایر کوکیها فقط با توافق شما و مطابق با دستورالعملهای PECR و ICO استفاده خواهند شد. شما کنترل کاملی بر تنظیمات کوکی خود دارید - میتوانید از طریق تنظیمات بنر، موافقت خود را اعلام یا لغو کنید و میتوانید در هر زمان با استفاده از ابزار کنترل کوکی وبسایت ما یا با پاک کردن کوکیها در مرورگر خود، رضایت خود را پس بگیرید یا تغییر دهید.
برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به سیاست کوکی ما (در صورت وجود) مراجعه کنید یا در صورت داشتن هرگونه سوال در مورد کوکیهای خاص با ما تماس بگیرید. با تنظیم تنظیمات مرورگر یا دستگاه خود، میتوانید کوکیها را نیز رد یا حذف کنید. با این حال، لطفاً توجه داشته باشید که مسدود کردن کوکیهای ضروری ممکن است بر عملکرد سایت تأثیر بگذارد.
ارتباطات بازاریابی و انتخابهای شما
Façade Creations Ltd ممکن است گاهی اوقات بخواهد اخبار، بهروزرسانیها یا ارتباطات بازاریابی را برای شما ارسال کند - به عنوان مثال، یک خبرنامه ایمیلی در مورد خدمات ما یا دعوت به رویدادها. از آنجا که ما به حریم خصوصی شما احترام میگذاریم، فقط در صورتی ایمیلها یا پیامکهای بازاریابی را برای شما ارسال میکنیم که رضایت خاص خود را برای انجام این کار به ما داده باشید، یا اگر مشتری فعلی ما باشید و قانون اجازه دیگری به ما بدهد. در عمل، این به معنای:
- رضایتنامهی عضویت: فرمهای وبسایت و روشهای ثبتنام آفلاین ما شامل کادرهای انتخاب عضویت برای بازاریابی هستند. ما فقط در صورتی شما را به خبرنامهی ایمیلی یا فهرست مخاطبین خود اضافه میکنیم که عمداً کادری را علامت بزنید (یا اقدام واضح معادل آن را انجام دهید) که رضایت خود را برای دریافت چنین ارتباطاتی اعلام کنید. ما از کادرهای از پیش علامتگذاریشده استفاده نمیکنیم و رضایت را ناشی از سکوت یا عدم فعالیت فرض نمیکنیم. این امر تضمین میکند که ما طبق قانون PECR و حفاظت از دادهها، اجازهی صریح شما را داریم.
- انتخاب نرم برای مشتریان: اگر شما از مشتریان فعلی ما هستید که از خدمات ما استفاده کردهاید، ممکن است در آینده تحت عنوان «انتخاب نرم» اطلاعاتی در مورد خدمات مشابه برای شما ارسال کنیم، اما تنها در صورتی که هم هنگام جمعآوری اطلاعات شما و هم در هر پیام، فرصت مشخصی برای انصراف به شما داده باشیم. این بدان معناست که، برای مثال، اگر قبلاً ما را برای یک پروژه استخدام کردهاید، ممکن است فقط در صورتی که در آن زمان اعتراض نکرده باشید و از آن زمان تاکنون اعتراضی نکرده باشید، در مورد یک سرویس جدید یا بهروزرسانی به شما ایمیل ارسال کنیم. هر پیام بازاریابی همچنان شامل یک راه آسان برای لغو اشتراک خواهد بود.
- عدم بازاریابی شخص ثالث: ما هرگز اطلاعات تماس شما را به اشخاص ثالث نمیفروشیم و به دیگران اجازه نمیدهیم که بدون رضایت شما، از طرف ما برای شما بازاریابی ارسال کنند. شما فقط از Façade Creations Ltd یا شاید شرکای مجاز ما (مانند میزبان مشترک یک رویداد) مطلع خواهید شد، و در مورد اخیر، فقط در صورتی که با آن موافقت کرده باشید.
کنترل شما: شما حق دارید در هر زمانی از دریافت ارتباطات بازاریابی انصراف دهید. اگر دیگر مایل به دریافت خبرنامه یا ایمیلهای تبلیغاتی ما نیستید، کافیست روی لینک «لغو اشتراک» که در پایین هر ایمیل قرار دارد کلیک کنید، یا مستقیماً با ما تماس بگیرید تا شما را از لیست حذف کنیم. همچنین میتوانید برای اطلاع از ترجیحات خود به ما ایمیل بزنید یا تماس بگیرید. پس از انصراف، ما استفاده از دادههای شما را برای بازاریابی مستقیم متوقف خواهیم کرد. (لطفاً توجه داشته باشید که حتی اگر از بازاریابی انصراف دهید، ممکن است همچنان ارتباطات ضروری در مورد هرگونه خدمات یا پروژههای در حال انجام که برای شما انجام میدهیم برای شما ارسال کنیم - این موارد مربوط به خدمات هستند، نه بازاریابی.) انتخاب شما در مورد ارتباطات بازاریابی بدون هیچ سوالی محترم شمرده میشود و هیچ جریمه یا تأثیری بر خدماتی که به شما ارائه میدهیم، نخواهد داشت.
اشتراکگذاری دادهها و اشخاص ثالث
ما با اطلاعات شخصی شما با احتیاط و محرمانه بودن رفتار میکنیم. ما دادههای شما را به کسی نمیفروشیم و اشتراکگذاری را به مواردی که برای اداره کسب و کار ما ضروری است یا طبق قانون الزامی است، محدود میکنیم. موقعیتهایی که ممکن است دادههای شخصی را به اشتراک بگذاریم عبارتند از:
- ارائه دهندگان خدمات (پردازشگران داده): ما گاهی اوقات اطلاعات خاصی را با ارائه دهندگان خدمات شخص ثالث مورد اعتماد که از طرف ما خدمات ارائه میدهند، به اشتراک میگذاریم. این شامل، به عنوان مثال، ارائه دهندگان خدمات فناوری اطلاعات و ابری ما (مانند Microsoft 365 برای ذخیره سازی ایمیل/اسناد یا Xero برای حسابداری)، حسابداران یا دفترداران خارجی ما که در ثبت سوابق مالی کمک میکنند، و هر مشاور یا راهنمای حرفهای (مانند مشاور حقوقی) که برای ارائه مشاوره به ما به دادهها نیاز دارند، میشود. در همه موارد، این ارائه دهندگان ملزم به تعهدات سختگیرانه محرمانگی و توافقنامههای پردازش دادهها هستند که آنها را ملزم به مدیریت دادههای شما مطابق با GDPR انگلستان میکند. آنها مجاز به استفاده از دادههای شما برای هیچ هدفی غیر از ارائه خدمات به ما نیستند.
- شرکای پروژه و تدارکات: در صورت لزوم برای پروژه شما، ممکن است اطلاعات محدودی را با شرکای تحویل یا پیمانکاران فرعی به اشتراک بگذاریم. به عنوان مثال، اگر نیاز به ترتیب تحویل مصالح نما به محل داشته باشیم، ممکن است نام و شماره تماس در محل را با یک شرکت تدارکات به اشتراک بگذاریم. یا اگر با معماران، مهندسان یا سایر پیمانکاران در پروژهای که شما در آن مشارکت دارید همکاری کنیم، فقط دادههای مورد نیاز برای هماهنگی (مانند اطلاعات تماس شما یا مشخصات پروژه) را به اشتراک خواهیم گذاشت. به همه این شرکا اطلاع داده میشود که باید از دادههای شما محافظت کنند و از آن فقط برای اهداف پروژه استفاده کنند.
- افشای اطلاعات قانونی یا نظارتی: ما ممکن است در صورت الزام قانونی یا مقامات نظارتی، اطلاعات شخصی را افشا کنیم. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد در طول یک حسابرسی یا برای رعایت حکم دادگاه یا درخواست دولت، اطلاعاتی را در اختیار HMRC (سازمان امور مالیاتی بریتانیا) قرار دهیم. ما فقط دادههایی را که به طور خاص درخواست شدهاند به اشتراک میگذاریم و قبل از انجام این کار، اعتبار هرگونه درخواستی را تأیید خواهیم کرد. علاوه بر این، در صورت لزوم، ممکن است اطلاعات را برای اثبات یا دفاع از حقوق قانونی خود به اشتراک بگذاریم - به عنوان مثال، افشای دادههای مربوطه در یک دعوی حقوقی یا اجرای شرایط یک قرارداد. این کار با احتیاط و فقط تا حدی که قانون حفاظت از دادهها اجازه میدهد، انجام خواهد شد.
نکته بسیار مهم این است که هر شخص ثالثی که اطلاعات شخصی را از ما دریافت میکند، از نظر قراردادی یا قانونی موظف است آن را ایمن و محرمانه نگه دارد. ما از همه ارائه دهندگان خدمات خود میخواهیم که اقدامات مناسب حفاظت از دادهها را اجرا کنند. ما به آنها اجازه نمیدهیم از دادههای شما برای اهداف خود استفاده کنند. اگر در آینده نیاز به انتقال اطلاعات شخصی به روشی که در اینجا پوشش داده نشده است، داشته باشیم، به شما اطلاع خواهیم داد و اطمینان حاصل خواهیم کرد که مبنای قانونی مناسبی برای اشتراکگذاری وجود دارد.
انتقال دادههای بینالمللی
شرکت Façade Creations Ltd در بریتانیا مستقر است و ما در درجه اول دادههای شخصی را در سرورهایی واقع در بریتانیا یا منطقه اقتصادی اروپا (EEA) ذخیره و پردازش میکنیم. با این حال، برخی از ارائه دهندگان خدمات شخص ثالث ما ممکن است دادهها را در کشورهای دیگر میزبانی یا پردازش کنند. به عنوان مثال، ما از پلتفرمهای ابری مانند مایکروسافت ۳۶۵ و سرویسهای گوگل استفاده میکنیم که ممکن است شامل ذخیره دادهها در سرورهایی در ایالات متحده یا سایر مکانها باشد. هنگامی که دادههای شخصی به خارج از بریتانیا (یا منطقه اقتصادی اروپا) منتقل میشوند، ما اقداماتی را برای اطمینان از محافظت از آنها مطابق با استانداردهای بریتانیا انجام میدهیم. به طور خاص، ما فقط در صورتی دادهها را به صورت بینالمللی منتقل خواهیم کرد که:
- کشور مقصد از دولت بریتانیا تصمیم کفایت (adquency decision) گرفته باشد (به این معنی که رسماً تأیید شده باشد که سطح معادلی از حفاظت از دادهها را ارائه میدهد)؛ یا
- ما ضمانتهای مناسبی مانند توافقنامه انتقال بینالمللی دادههای بریتانیا یا بندهای قراردادی استاندارد (SCC) با طرف دریافتکننده داریم؛ یا
- یک استثنا یا معافیت مربوطه تحت GDPR بریتانیا اعمال میشود (فقط در موارد خاص، مانند رضایت صریح شما یا برای انجام قرارداد با شما در صورت لزوم انتقال، استفاده میشود).
برای مثال، مایکروسافت و گوگل شرکتهایی هستند که بندهای قراردادی استاندارد و سایر اقدامات را برای انتقال قانونی دادهها از بریتانیا به مراکز داده جهانی خود اجرا میکنند. این بندهای قراردادی، گیرنده را متعهد میکند که از اطلاعات شما با همان استانداردهایی که در داخل بریتانیا وجود دارد، محافظت کند. ما همچنین ریسک هر انتقال را ارزیابی میکنیم و اطمینان حاصل میکنیم که هر طرف خارجی میتواند در عمل به این تعهدات پایبند باشد.
شما میتوانید مطمئن باشید که هرگونه انتقال برونمرزی دادههای شما به صورت ایمن و مطابق با قانون انجام میشود. اگر در مورد انتقال بینالمللی دادهها سؤالی دارید (به عنوان مثال، اگر میخواهید بدانید که آیا دادههای شما در یک کشور خاص ذخیره میشود)، لطفاً با ما تماس بگیرید. ما میتوانیم جزئیات بیشتری در مورد ضمانتهای موجود برای انتقال به ارائهدهندگان یا کشورهای خاص در اختیار شما قرار دهیم.
اقدامات امنیتی دادهها
ما اهمیت امنیت در حفاظت از دادههای شخصی را درک میکنیم. Façade Creations Ltd مجموعهای از اقدامات فنی و سازمانی را برای محافظت از اطلاعاتی که در اختیار داریم در برابر دسترسی غیرمجاز، تغییر، افشا یا تخریب اجرا کرده است. این اقدامات شامل موارد زیر است:
- ذخیرهسازی ابری امن: ما دادههای دیجیتال را با استفاده از سرویسهای ابری معتبر مانند مایکروسافت ۳۶۵ (برای ایمیلها و اسناد) و زیرو (برای سوابق حسابداری) ذخیره میکنیم که رمزگذاری و ویژگیهای امنیتی قوی ارائه میدهند. دادهها در حین انتقال (مثلاً هنگام ارسال ایمیل یا آپلود فایل) و در صورت امکان در حالت استراحت رمزگذاری میشوند.
- کنترلهای دسترسی: ما از سیستمهای خود با رمزهای عبور قوی و در صورت امکان، احراز هویت دو مرحلهای محافظت میکنیم. دسترسی به دادههای شخصی فقط به پرسنل مجاز محدود میشود - به عنوان مثال، فقط مدیر و کارکنان خاصی که برای انجام کار خود به اطلاعات نیاز دارند میتوانند به دادههای مشتری دسترسی داشته باشند. ما کنترل دسترسی مبتنی بر نقش را اجرا میکنیم، به این معنی که هر کارمند یا پیمانکار فقط دادههای لازم برای نقش خود را میبیند.
- آموزش و سیاستهای کارکنان: تمام کارکنان Façade Creations در مورد رویههای اولیه حفاظت از دادهها و محرمانگی آموزش دیدهاند. ما سیاستهای داخلی برای جلوگیری از اشتراکگذاری غیرمجاز دادهها و مدیریت صحیح دادههای شخصی داریم. کارکنان موظف به رعایت این سیاستها هستند و از مسئولیتهای خود تحت قانون حفاظت از دادهها آگاه هستند.
- امنیت شبکه و فناوری اطلاعات: ما از نرمافزارهای امنیتی و سختافزارهای بهروز استفاده میکنیم. این شامل فایروالها و ابزارهای آنتیویروس/ضدبدافزار در رایانههایمان، بهروزرسانیها/پچهای نرمافزاری منظم برای محافظت در برابر آسیبپذیریها و پیکربندیهای ایمن برای دستگاهها و حسابهایمان میشود. ما همچنین از پروتکلهای ایمیل امن و روشهای انتقال فایل برای جلوگیری از رهگیری دادهها استفاده میکنیم. هر زمان که دادهها را منتقل یا پشتیبانگیری میکنیم، هدف ما استفاده از کانالهای رمزگذاری شده یا رمزگذاری خود فایلها است.
- امنیت فیزیکی: برای هرگونه اسناد کاغذی یا سوابق چاپی حاوی اطلاعات شخصی (مانند قراردادهای امضا شده یا فاکتورهای چاپی)، ما آنها را در کابینتهای قفلدار با دسترسی کنترلشده نگهداری میکنیم. دفاتر ما اقدامات امنیتی مناسبی (قفل، دزدگیر و غیره) برای جلوگیری از ورود غیرمجاز دارند. هنگامی که دیگر به چنین اسنادی نیازی نباشد، آنها را به طور ایمن (مثلاً از طریق خرد کردن) دفع میکنیم.
- نظارت و نگهداری: ما بررسیها و بهروزرسانیهای منظمی را روی سیستمهای خود انجام میدهیم. این شامل ممیزیهای امنیتی یا بررسیهای دورهای محیط فناوری اطلاعات ما، نظارت بر هرگونه فعالیت مشکوک و اطمینان از رسیدگی سریع به هرگونه آسیبپذیری است. ما همچنین رویههایی برای رسیدگی سریع و مؤثر به هرگونه نقض اطلاعات مشکوک داریم (از جمله اطلاعرسانی به افراد آسیبدیده و نهادهای نظارتی در صورت لزوم طبق قانون).
در حالی که ما تلاش میکنیم با این اقدامات قوی از دادههای شخصی شما محافظت کنیم، توجه به این نکته مهم است که هیچ روش انتقال از طریق اینترنت یا ذخیرهسازی الکترونیکی ۱۰۰٪ ایمن نیست. با این حال، ما به طور مداوم شیوههای امنیتی خود را بررسی و ارتقا میدهیم تا استانداردهای صنعتی و الزامات قانونی را برآورده کنیم یا از آنها فراتر برویم. اگر دلیلی دارید که باور کنید دادههای شما ممکن است به خطر افتاده باشد (به عنوان مثال، اگر به هرگونه دسترسی غیرمجاز مشکوک هستید)، لطفاً فوراً با ما تماس بگیرید تا بتوانیم موضوع را بررسی و اقدامات لازم را انجام دهیم.
نگهداری و حذف دادهها
ما دادههای شخصی شما را فقط تا زمانی که برای تحقق اهداف جمعآوری آنها لازم باشد، از جمله برای هرگونه الزام قانونی، حسابداری یا گزارشدهی، نگه میداریم. دورههای نگهداری میتواند بسته به نوع دادهها و زمینه متفاوت باشد. به طور کلی، برنامه نگهداری ما به شرح زیر است:
- دادههای پروژه و قرارداد: اطلاعات مربوط به پروژهها، قراردادهای مشتری و ارتباطات مرتبط معمولاً به مدت ۶ تا ۱۰ سال نگهداری میشوند. این دوره شامل مدت زمان پروژه به علاوه زمانی است که ممکن است برای نگهداری سوابق برای اهداف قانونی نیاز داشته باشیم (به عنوان مثال، دورههای محدودیت قرارداد میتواند تا ۶ سال باشد و ضمانتها یا تعهدات مربوط به ساخت و ساز ممکن است تا ۱۰ سال ادامه داشته باشد). نگهداری این سوابق به ما کمک میکند تا هرگونه مشکل پس از پروژه یا تعهدات قانونی که پیش میآید را برطرف کنیم.
- سوابق مالی و تراکنشها: سوابق حسابداری، فاکتورها و سوابق پرداختها به مدت ۶ سال پس از پایان سال مالی که تراکنش در آن رخ داده است، نگهداری میشوند. این مدت زمان نگهداری مطابق با الزامات HMRC و رویههای استاندارد حسابداری است.
- اطلاعات کارکنان: اگر شما (در گذشته یا حال) کارمند Façade Creations Ltd بودهاید، ما سوابق پرسنلی شما را تا ۶ سال پس از پایان استخدامتان نگهداری میکنیم. این به ما اجازه میدهد تا هرگونه تعهد پس از استخدام (مانند ارائه معرفینامه یا رسیدگی به هرگونه ادعای قانونی یا مسائل مالیاتی) را انجام دهیم. (توجه: اطلاعات کارکنان تحت سیاستهای داخلی که به طور کامل در این سیاست حفظ حریم خصوصی خارجی شرح داده نشده است، مدیریت میشود، اما ما همان مراقبت و رعایت قانون را اعمال میکنیم.)
- دادههای بازاریابی و فهرست مخاطبین: اگر به دریافت ایمیلهای بازاریابی رضایت دادهاید (مثلاً در فهرست خبرنامه ما هستید)، اطلاعات تماس شما را تا زمانی که رضایت خود را پس بگیرید یا از ارتباطات ما لغو اشتراک کنید، نگه میداریم. اگر متوجه شویم که مدت زیادی غیرفعال بودهاید (ایمیلها را باز نمیکنید و غیره)، ممکن است اطلاعات شما را نیز به عنوان بخشی از پاکسازی منظم فهرست حذف کنیم. در هر صورت، اگر انصراف دهید یا هدف بازاریابی پایان یابد، ما فوراً اطلاعات شما را از پایگاه داده بازاریابی خود حذف یا ناشناس خواهیم کرد.
پس از پایان دوره نگهداری مربوطه، یا زمانی که دیگر نیازی به دادهها نباشد، ما دادههای شخصی را به صورت ایمن حذف یا ناشناس میکنیم. حذف ایمن ممکن است شامل پاک کردن دائمی فایلهای الکترونیکی و خرد کردن اسناد فیزیکی باشد، به طوری که اطمینان حاصل شود دادهها قابل بازیابی یا سوءاستفاده نیستند. ناشناسسازی به این معنی است که ما ممکن است اطلاعات خاصی را به شکلی نگه داریم که دیگر شما را شناسایی نکند (به عنوان مثال، نگه داشتن آمار کلی پروژه با حذف شناسههای شخصی) - این به ما امکان میدهد بدون به خطر انداختن حریم خصوصی شما، معیارهای تاریخی داشته باشیم.
اگر دادهای وجود داشته باشد که نتوانیم بلافاصله آن را حذف کنیم (برای مثال، اگر در یک بایگانی پشتیبانگیری شده ذخیره شده باشد که به راحتی قابل ویرایش نباشد)، اطمینان حاصل خواهیم کرد که فراتر از استفاده عادی قرار گرفته و در اسرع وقت حذف شود. ما همچنین به صورت دورهای دادههایی را که در اختیار داریم بررسی میکنیم و هر چیزی را که دیگر ضروری نیست پاک یا ناشناس میکنیم.
حقوق حفاظت از دادههای شما
طبق GDPR بریتانیا و قوانین مربوط به حفاظت از دادهها، شما در رابطه با دادههای شخصی که ما از شما در اختیار داریم، از حقوق مهمی برخوردار هستید. ما کاملاً از این حقوق حمایت میکنیم و فرآیندهایی را برای اعمال آنها توسط شما در نظر گرفتهایم. حقوق شما شامل موارد زیر است:
- حق اطلاعرسانی: شما حق دارید اطلاعات واضح و شفافی در مورد نحوه جمعآوری و استفاده از دادههای شخصی خود داشته باشید. ما این حق را با ارائه اطلاعیههایی مانند این سیاست حفظ حریم خصوصی و توضیح موارد در مرحله جمعآوری دادهها، رعایت میکنیم.
- حق دسترسی: شما میتوانید یک کپی از اطلاعات شخصی که ما در مورد شما داریم، و همچنین اطلاعاتی در مورد نحوه استفاده از آن، افرادی که با آنها به اشتراک میگذاریم، مدت زمان نگهداری آن و غیره را درخواست کنید. این درخواست اغلب «درخواست دسترسی به اطلاعات شخصی» نامیده میشود. ما ظرف یک ماه از درخواست شما، یک کپی از اطلاعات شما و اطلاعات مربوطه را به صورت رایگان (مگر اینکه معافیتی اعمال شود) در اختیار شما قرار خواهیم داد.
- حق اصلاح: اگر هر یک از اطلاعات شخصی شما که در اختیار داریم نادرست یا ناقص باشد، شما حق دارید بدون تأخیر بیمورد آن را اصلاح یا بهروزرسانی کنید. فقط به ما اطلاع دهید که چه چیزی نیاز به اصلاح دارد و ما سوابق خود را اصلاح کرده و به اشخاص ثالثی که اطلاعات نادرست را دریافت کردهاند، اطلاع خواهیم داد.
- حق پاک کردن: این حق که با عنوان «حق فراموش شدن» نیز شناخته میشود، به شما این حق را میدهد که در شرایط خاص درخواست حذف دادههای شخصی خود را داشته باشید. به عنوان مثال، اگر دادهها دیگر برای اهداف جمعآوریشده ضروری نباشند، یا اگر رضایت خود را پس بگیرید و ما هیچ مبنای قانونی دیگری برای نگهداری آنها نداشته باشیم، یا اگر به پردازش آنها اعتراض داشته باشید و ما هیچ دلیل قانونی قاطعی نداشته باشیم - میتوانید از ما بخواهید دادههای شما را پاک کنیم. ما همچنین اقداماتی را برای اطلاعرسانی به دیگران (مثلاً ارائهدهندگان خدمات) که دادههای شما را پردازش میکنند، انجام خواهیم داد تا همین کار را انجام دهند. به خاطر داشته باشید، این حق مطلق نیست؛ گاهی اوقات ممکن است در صورت الزام قانونی یا برای دعاوی حقوقی، نیاز به حفظ اطلاعات خاصی داشته باشیم، اما در این صورت به شما اطلاع خواهیم داد.
- حق محدود کردن پردازش: شما حق دارید درخواست کنید که پردازش دادههای شما را در شرایط خاص محدود کنیم. این بدان معناست که ما همچنان دادههای شما را ذخیره میکنیم اما تا زمانی که محدودیت برداشته نشود، از آنها برای هیچ چیز جدیدی استفاده نخواهیم کرد. شما میتوانید این حق را اعمال کنید اگر، به عنوان مثال، به صحت دادهها اعتراض دارید (در حالی که ما آن را تأیید میکنیم)، یا اگر به پردازش ما اعتراض دارید و ما در حال بررسی آن اعتراض هستیم، یا اگر به ما نیاز دارید که دادهها را برای یک ادعای قانونی حفظ کنیم. هنگامی که پردازش محدود میشود، ما آن را یادداشت میکنیم و فقط با رضایت شما یا به دلایل قانونی آن را پردازش میکنیم.
- حق انتقال دادهها: شما میتوانید درخواست دریافت دادههای شخصی خاصی را که در قالبی ساختاریافته، رایج و قابل خواندن توسط ماشین در اختیار ما قرار دادهاید، داشته باشید و در صورت امکان فنی، حق دارید آن دادهها را به کنترلکننده دیگری منتقل کنید. این حق فقط در مورد دادههایی که با روشهای خودکار پردازش شدهاند و شما در ابتدا در اختیار ما قرار دادهاید و ما بر اساس رضایت شما یا بر اساس قرارداد پردازش میکنیم، اعمال میشود. به عنوان مثال، اگر میخواستید ارائهدهنده خدمات خود را تغییر دهید، میتوانید از ما یک نسخه از دادههایی را که به ما دادهاید درخواست کنید تا بتوانید به راحتی آن را با ارائهدهنده جدید دوباره استفاده کنید.
- حق اعتراض: شما حق مطلق دارید که در هر زمانی به استفاده از دادههای شخصی خود برای اهداف بازاریابی مستقیم اعتراض کنید. در صورت اعتراض، ما بلافاصله استفاده از دادههای شما برای بازاریابی را متوقف خواهیم کرد. علاوه بر این، اگر ما دادههای شما را بر اساس یک منفعت مشروع یا برای یک کار در جهت منافع عمومی پردازش میکنیم، شما حق دارید به دلایلی مربوط به وضعیت خاص خود به آن پردازش اعتراض کنید، مگر اینکه دلایل مشروع قانعکنندهای برای ادامه داشته باشیم (یا پردازش برای دعاوی قانونی باشد). در عمل، این بدان معناست که اگر شما با چیزی مانند تجزیه و تحلیل یا استفاده داخلی بر اساس منافع مشروع مخالف باشید، میتوانید آن را به چالش بکشید - و ما متوقف خواهیم شد مگر اینکه توجیه محکمی داشته باشیم که حقوق شما را نادیده نگیرد.
- حقوق مربوط به تصمیمگیری خودکار: شما حق دارید که مشمول تصمیمی که صرفاً مبتنی بر پردازش خودکار (از جمله پروفایلسازی) است و تأثیرات قانونی یا مشابه قابل توجهی بر شما دارد، نشوید، مگر اینکه استثنائات خاصی اعمال شود. همانطور که در این خطمشی ذکر شده است، Façade Creations در تصمیمگیری یا پروفایلسازی خودکار در مورد دادههای شخصی مشارکت نمیکند، بنابراین این حق عموماً در فعالیتهای ما اعمال نمیشود. در صورت تغییر این وضعیت، ما به شما اطلاع خواهیم داد و از رعایت آن (از جمله حق شما برای درخواست مداخله انسانی، بیان دیدگاه خود و اعتراض به تصمیم) اطمینان حاصل خواهیم کرد.
اعمال حقوق شما: ما تمام تلاش خود را خواهیم کرد تا اعمال این حقوق را برای شما آسان کنیم. اگر میخواهید در مورد اطلاعات شخصی خود درخواستی داشته باشید، میتوانید از طریق ایمیل info@facadecreations.co.uk یا با استفاده از اطلاعات تماس در بخش «تماس با ما» با ما تماس بگیرید. هیچ هزینهای برای ارسال درخواست وجود ندارد (به جز در موارد نادر درخواستهای بیش از حد یا بیاساس، که ممکن است طبق قانون هزینه معقولی دریافت شود). ما در اسرع وقت و حداکثر تا یک ماه پس از دریافت درخواست شما، به آن پاسخ خواهیم داد. اگر درخواست شما پیچیده یا متعدد باشد، ممکن است این مهلت را تا دو ماه دیگر تمدید کنیم، اما در صورت وقوع، به شما اطلاع خواهیم داد و دلیل آن را توضیح خواهیم داد.
ممکن است قبل از اقدام در مورد درخواست حقوق دادهها، نیاز به تأیید هویت شما داشته باشیم تا اطمینان حاصل کنیم که دادهها را برای افراد غیرمجاز فاش نمیکنیم. این کار معمولاً با درخواست اطلاعات اولیه برای مطابقت با سوابق ما انجام میشود. شما به دلیل اعمال هیچ یک از این حقوق مورد تبعیض یا مجازات قرار نخواهید گرفت.
اگر درخواستی دارید و از پاسخ ما راضی نیستید یا معتقدید که ما دادههای شخصی شما را به طور قانونی پردازش نمیکنیم، حق دارید شکایتی را به مرجع نظارتی بریتانیا، دفتر کمیسر اطلاعات (ICO)، ارائه دهید. ما از این فرصت استقبال میکنیم که ابتدا به نگرانیهای شما رسیدگی کنیم، اما شما حق دارید در هر زمانی با ICO تماس بگیرید. (وبسایت ICO: ico.org.uk، تلفن: 0303 123 1113.)
دادههای دستهبندی ویژه (حساس)
«دادههای دستهبندی ویژه» به اطلاعات شخصی بسیار حساسی اشاره دارد که طبق قانون از حمایت بیشتری برخوردارند. این شامل دادههایی در مورد ریشه نژادی یا قومی، عقاید سیاسی، باورهای مذهبی یا فلسفی، عضویت در اتحادیههای کارگری، شناسههای ژنتیکی یا بیومتریک، اطلاعات سلامت یا زندگی جنسی/گرایش جنسی شما میشود. Façade Creations Ltd به طور معمول هیچ داده دستهبندی ویژهای را جمعآوری یا پردازش نمیکند. پروژهها و خدمات ما عموماً به این نوع اطلاعات نیاز ندارند. ما بر دادههای مرتبط با کسبوکار (همانطور که در «دادههای شخصی که جمعآوری میکنیم» توضیح داده شده است) تمرکز میکنیم و از جمعآوری جزئیات حساس غیرمرتبط با کار خود خودداری میکنیم.
در روال عادی کار، ما از شما دادههای دستهبندی خاص را درخواست نمیکنیم و از شما میخواهیم که چنین اطلاعاتی را برای ما ارسال نکنید، مگر اینکه کاملاً ضروری باشد. ممکن است موارد استثنا بسیار نادری وجود داشته باشد که در آنها ممکن است دادههای دستهبندی خاص را مدیریت کنیم، به عنوان مثال:
- اگر کارمند داشته باشیم، ممکن است اطلاعات بهداشتی محدودی را برای اهداف قانون کار (مانند پردازش مرخصی استعلاجی یا آسیبهای محل کار) یا دادههای تنوع را برای نظارت بر فرصتهای برابر پردازش کنیم.
- اگر یک پروژه الزامات ایمنی خاصی داشته باشد، ممکن است لازم باشد اطلاعات پزشکی یا رژیم غذایی افرادی که در محل حضور دارند را یادداشت کنیم (مثلاً اطلاعات آلرژی برای پذیرایی از رویدادها یا شرایط سلامتی مرتبط با کار در محل).
- اگر شما داوطلبانه اطلاعات حساس را برای یک هدف خاص در اختیار ما قرار دهید (برای مثال، اگر نگرانی در مورد سلامتی خود دارید که بر برنامهریزی پروژه تأثیر میگذارد، یا نیازهای دسترسی دارید که باید در جلسات به آنها رسیدگی کنیم).
در چنین مواردی، ما فقط دادههای دستهبندی خاص را با رضایت صریح شما یا در مواردی که قانون اجازه داده باشد (مثلاً در صورت لزوم برای محافظت از منافع حیاتی کسی در مواقع اضطراری) پردازش میکنیم. ما به وضوح توضیح خواهیم داد که چرا این اطلاعات مورد نیاز است و چگونه از آن استفاده خواهد شد و در مدیریت آن دقت بیشتری به خرج خواهیم داد (به عنوان مثال، اقدامات امنیتی تشدید شده و دسترسی محدود فقط به کسانی که باید بدانند). اگر دلیل یا رضایت معتبری نداشته باشیم، از ثبت هرگونه جزئیات دستهبندی خاص که ممکن است سهواً به اشتراک بگذارید، خودداری خواهیم کرد و ممکن است آنها را به طور ایمن حذف کنیم.
لطفاً توجه داشته باشید: ما به عنوان بخشی از کار معمول خود، اطلاعاتی در مورد محکومیتهای کیفری یا جرائم جمعآوری نمیکنیم. در صورت نیاز به انجام بررسیهای لازم که شامل چنین دادههایی باشد (مثلاً بررسی سوابق برای یک قرارداد مهم)، این کار را با رعایت دقیق الزامات قانونی انجام داده و از قبل به شما اطلاع خواهیم داد.
تصمیمگیری خودکار
تصمیمگیری خودکار به معنای تصمیمگیری در مورد افراد صرفاً با استفاده از ابزارهای خودکار (یعنی بدون دخالت انسان) است که تأثیرات قانونی یا مشابه قابل توجهی بر آنها دارد. پروفایلسازی نیز مرتبط است و شامل پردازش خودکار دادههای شخصی برای ارزیابی موارد خاص در مورد یک فرد (مانند علایق یا رفتار) میشود. Façade Creations Ltd در پردازش دادههای شخصی خود از هیچ تصمیمگیری یا پروفایلسازی خودکاری استفاده نمیکند.
تمام تصمیمات مربوط به پروژهها، روابط با مشتری، استخدام یا خدمات ما شامل مشورت و نظارت انسانی است. به عنوان مثال، اگر برای دریافت قیمت با ما تماس بگیرید، یک شخص حقیقی الزامات شما را بررسی کرده و پیشنهاد را تهیه میکند - ما یک برنامه کامپیوتری نداریم که به طور یکجانبه در مورد قیمتها یا پذیرش پروژه تصمیم بگیرد. به طور مشابه، هرگونه ارزیابی یا تصمیمی (مانند انتخاب تأمینکنندگان یا ارزیابی متقاضیان کار) توسط کارکنان واجد شرایط ما گرفته میشود، نه توسط الگوریتمها.
از آنجا که ما در این شیوهها مشارکت نداریم، مفاد GDPR بریتانیا مربوط به تصمیمگیری خودکار (ماده ۲۲) در حال حاضر در مورد دادههایی که در اختیار داریم اعمال نمیشود. این بدان معناست که شما در تعاملات ما مشمول تصمیمی با اثرات قانونی یا قابل توجه که صرفاً توسط یک ماشین یا هوش مصنوعی گرفته شده باشد، نخواهید شد. اگر در آینده فرآیند خودکاری را معرفی کنیم که بتواند تأثیر قابل توجهی بر شما داشته باشد، این سیاست حفظ حریم خصوصی را بر اساس آن بهروزرسانی خواهیم کرد و اطمینان حاصل خواهیم کرد که تمام حقوق شما در رابطه با چنین پردازشی (از جمله حق اطلاعرسانی، حق درخواست مداخله انسانی و حق اعتراض به تصمیم) رعایت میشود.
بهروزرسانیهای سیاست و در دسترس بودن
ما ممکن است این سیاست حفظ حریم خصوصی را هر از گاهی بهروزرسانی کنیم تا منعکسکننده تغییرات در رویههای تجاری، الزامات قانونی یا بهبود شفافیت باشد. اگر تغییرات قابل توجهی ایجاد کنیم، یا با ارسال یک اطلاعیه برجسته در وبسایت خود یا با تماس مستقیم با شما (به عنوان مثال، از طریق ایمیل، در صورت لزوم) به شما اطلاع خواهیم داد. ما شما را تشویق میکنیم که این سیاست را به صورت دورهای مرور کنید تا از نحوه محافظت از اطلاعات خود مطلع شوید. تاریخ «آخرین بهروزرسانی» در بالای این سیاست نشان میدهد که آخرین تغییرات چه زمانی اعمال شدهاند.
این سیاست حفظ حریم خصوصی به صورت عمومی در دسترس است و به راحتی قابل دسترسی است: در وبسایت رسمی ما (معمولاً در پاورقی هر صفحه یا بخش حقوقی) منتشر شده است. اگر فرمت دیگری را ترجیح میدهید، میتوانیم این سیاست را بنا به درخواست به صورت PDF یا یک سند چاپی ارائه دهیم. ما همچنین خوشحالیم که به هر کسی که برای دسترسی به اطلاعات نیاز به امکانات دارد کمک کنیم - به عنوان مثال، در صورت نیاز میتوانیم نسخههای چاپی بزرگ یا صوتی را برای رعایت استانداردهای دسترسی ارائه دهیم. هدف ما این است که اطمینان حاصل کنیم که همه میتوانند رویههای حفظ حریم خصوصی ما را مطابق با تعهدات شفافیت GDPR انگلستان و تعهد ما به دسترسی (WCAG 2.1 AA) درک کنند.
علاوه بر این، ما اطلاعات حریم خصوصی را در صورت لزوم در تعاملات خود ادغام میکنیم. به عنوان مثال، ممکن است یادآوریها یا پیوندهایی به این سیاست را در قراردادها، پیشنهادات یا ارتباطات ایمیلی مشتریان خود بگنجانیم تا بتوانید در هر زمانی به آن مراجعه کنید. اگر تحت قرارداد با ما کار میکنید، این سیاست حفظ حریم خصوصی میتواند به عنوان بخشی از اسناد قرارداد یا بنا به درخواست ارائه شود و نحوه برخورد ما با هرگونه اطلاعات شخصی در آن زمینه را تعیین میکند.
تماس با ما
شرکت Façade Creations Ltd حفاظت از دادهها را جدی میگیرد و ما از هرگونه سوال یا درخواستی که در مورد این سیاست حفظ حریم خصوصی یا اطلاعات شخصی خود دارید، استقبال میکنیم. هاشم چوکسی (مدیر) بر رعایت حریم خصوصی دادههای ما نظارت دارد و مرجع پاسخگویی به هرگونه سوال در مورد حفاظت از دادهها خواهد بود. اگرچه طبق قانون، ما در اندازه فعلی خود ملزم به تعیین یک مسئول رسمی حفاظت از دادهها نیستیم، اما مدیر ما مسئولیت اطمینان از رعایت تمام تعهدات حریم خصوصی ما را بر عهده دارد.
اگر سؤال، نگرانی یا تمایل به اعمال حقوق خود دارید، لطفاً با ما تماس بگیرید:
- ایمیل: info@facadecreations.co.uk
- آدرس پستی: Façade Creations Ltd، خیابان سیتی ۱۲۴، لندن، EC1V 2NX، بریتانیا
- تلفن: +44 (0)116 289 3343 (از مسئول حفاظت از دادهها سوال کنید)
استفاده از ایمیل معمولاً سریعترین راه برای ارتباط با ما در مورد مسائل مربوط به حریم خصوصی است، اما در صورت تمایل میتوانید از طریق ایمیل یا تلفن با ما تماس بگیرید. هنگام تماس با ما، لطفاً به ما اطلاع دهید که موضوع مربوط به حریم خصوصی یا حفاظت از دادهها است تا بتوانیم پرسش شما را به طور مناسب هدایت کنیم. ما تلاش خواهیم کرد تا به تمام سوالات به سرعت و با ادب پاسخ دهیم.
اگر برای اعمال حق داده یا در مورد یک مشکل احتمالی با ما تماس بگیرید، ممکن است از شما بخواهیم هویت خود را تأیید کنید یا اطلاعات بیشتری ارائه دهید تا اطمینان حاصل شود که درخواست شما را به درستی درک و به آن رسیدگی میکنیم. ما از همکاری شما در این فرآیند قدردانی میکنیم زیرا به ما کمک میکند تا دادههای شما را از دسترسی غیرمجاز محافظت کنیم.
اعتماد شما برای ما مهم است. ما واقعاً از اعتمادی که به Façade Creations Ltd برای مدیریت مسئولانه اطلاعات شخصی شما نشان میدهید، قدردانی میکنیم. اگر نکتهای هست که میتوانیم توضیح دهیم یا اگر پیشنهادی در مورد این سیاست حفظ حریم خصوصی دارید، لطفاً به ما اطلاع دهید. ما پیوسته در تلاشیم تا شیوههای حفظ حریم خصوصی و ارتباطات خود را بهبود بخشیم.
از اینکه وقت گذاشتید و سیاست حفظ حریم خصوصی ما را مطالعه کردید، متشکریم. ما متعهد به حفاظت از دادهها و حقوق شما هستیم و مشتاقانه منتظر همکاری با شما به شیوهای هستیم که به حریم خصوصی شما احترام بگذارد.
آخرین بهروزرسانی: فوریه ۲۰۲۶
