ثبت نام خودکار چیست؟
ثبت نام خودکار، کارفرمایان را موظف میکند که به طور خودکار «کارگران» را در طرح بازنشستگی مبتنی بر کار ثبت نام کنند. وظایف اصلی عبارتند از:
- ارزیابی انواع کارگران در کسب و کار
- ارائه طرح بازنشستگی واجد شرایط ثبت نام خودکار برای کارگران مربوطه
- به اکثر کارگران خود نامه مینوشتند و توضیح میدادند که ثبت نام خودکار در طرح بازنشستگی محل کار برای آنها به چه معناست
- ثبت نام خودکار همه «شاغل واجد شرایط» در طرح و پرداخت حق بیمه کارفرما
- تکمیل اظهارنامه انطباق و نگهداری سوابق
- هر سه سال یکبار ثبت نام مجدد و اعلام مجدد انجام دهید.
ارزیابی انواع کارگران در کسب و کار
اینکه این کار آسان یا دشوار باشد، به نوع کسبوکار بستگی دارد. کسبوکاری که از خدمات کارگران موقت، کارگران بسیار جوان یا بسیار مسن استفاده میکند، باید زمانی را صرف تجزیه و تحلیل نیروی کار خود کند. کسبوکاری که فقط کارکنان حقوقبگیر استخدام میکند، کار آسانتری خواهد داشت.
یک «کارگر» عبارت است از:
- یک کارمند؛ یا
- شخصی که قراردادی برای ارائه کار یا خدمات به صورت شخصی دارد و آن کار را به عنوان بخشی از کسب و کار خود انجام نمیدهد.
دسته دوم در قانون کار به همان شیوه «کارگر» تعریف میشود. چنین افرادی، اگرچه کارمند نیستند، اما از حقوق اصلی اشتغال مانند حداقل دستمزد ملی (NMW) برخوردارند. افراد این دسته شامل برخی از کارگران آژانس و برخی از کارگران موقت کوتاه مدت میشوند.
سه دسته کارگر وجود دارد: دارندگان مشاغل واجد شرایط؛ دارندگان مشاغل غیر واجد شرایط؛ و کارگران دارای حق بیمه.
«شاغل واجد شرایط» کارگری است که:
- بین ۲۲ سال و سن بازنشستگی دولتی
- درآمد بیش از حداقل درآمد آستانه (در حال حاضر 10،000 پوند)
- کار کردن یا به طور معمول کار کردن در بریتانیا
- قبلاً در یک طرح بازنشستگی واجد شرایط نبوده است.
اکثر کارگران، مگر اینکه کارفرما از قبل طرح بازنشستگی واجد شرایط داشته باشد، واجد شرایط خواهند بود. اینها کارگرانی هستند که ثبت نام خودکار برای آنها الزامی خواهد بود.
سایر کارگران (صاحبان مشاغل غیرواجد شرایط) ممکن است حق «انتخاب» (یعنی پیوستن به یک طرح) را داشته باشند و بنابراین در صورت انتخاب، باید به عنوان دارندگان شغل واجد شرایط در نظر گرفته شوند. «کارگران دارای حق عضویت» حق عضویت در طرح را دارند، اما هیچ الزامی برای کارفرما وجود ندارد که در رابطه با این کارگران، حق مشارکت کارفرمایی پرداخت کند.
طبقهبندی کارگران در برخی شرایط میتواند دشوار باشد. اگر در مورد نحوه ارزیابی انواع کارگران خود مطمئن نیستید، لطفاً با ما تماس بگیرید
در دسامبر ۲۰۱۷، پس از بررسی سیستم ثبتنام خودکار توسط وزارت کار و بازنشستگی، دولت پیشنهاد داد که محدودیت سنی پایینتر از ۲۲ سال به ۱۸ سال تغییر کند (در عین حال محدودیت سنی بالاتر در طرح بازنشستگی محل کار حفظ شود). طبق این پیشنهادها، افراد بین ۱۸ سال و سن بازنشستگی محل کار در صورت درآمد بالای ۱۰،۰۰۰ پوند در سال، بهطور خودکار در طرح بازنشستگی محل کار ثبتنام میشوند. کارگران ۱۶ تا ۱۸ سال و کارمندان بالای سن بازنشستگی محل کار همچنان واجد شرایط انتخاب طرح بازنشستگی محل کار خود خواهند بود. دولت قصد دارد این پیشنهادها را در اواسط دهه ۲۰۲۰ اجرا کند.
طرح بازنشستگی واجد شرایط ثبت نام خودکار چیست؟
کارفرمایان میتوانند با استفاده از یک طرح بازنشستگی واجد شرایط موجود، ایجاد یک طرح جدید یا استفاده از طرح کمهزینه دولتی - صندوق پسانداز ملی اشتغال (NEST) - به تعهدات خود عمل کنند.
مهم است که طرح بازنشستگی انتخاب شده، نتایج خوبی برای پسانداز بازنشستگی کارمند داشته باشد. این ممکن است به این معنی باشد که طرح موجود یک کارفرما ممکن است مناسب نباشد زیرا ممکن است برای نیازهای کارمندان با حقوق بالاتر و ارشدتر طراحی شده باشد. این ممکن است به این معنی باشد که به عنوان مثال، NEST ممکن است یک طرح مناسب برای کارمندانی باشد که در حال حاضر حق عضویت در یک طرح کارفرمای موجود را ندارند.
برای اینکه یک طرح، واجد شرایط ثبت نام خودکار باشد، باید معیارهای واجد شرایط بودن و معیارهای ثبت نام خودکار را داشته باشد.
بخش اصلی معیارهای واجد شرایط بودن، مستلزم آن است که طرح بازنشستگی حداقل استانداردهای خاصی را رعایت کند که بسته به نوع طرح بازنشستگی متفاوت است. اکثر کارفرمایان خواهان ارائه طرح بازنشستگی با سهم مشخص هستند. حداقل الزامات برای چنین طرحهایی، حداقل کل حق بیمه بر اساس درآمدهای واجد شرایط است که مبلغ مشخصی از آن باید از کارفرما تأمین شود.
برای اینکه طرح ثبت نام خودکار باشد، نباید شامل موارد زیر باشد:
- مانع از انجام تمهیدات لازم توسط کارفرما برای ثبت نام خودکار، انتخاب یا ثبت نام مجدد یک «دارنده شغل» شود
- از شاغل بخواهد که در رابطه با هر موضوعی اظهار نظر کند یا هرگونه اطلاعاتی را ارائه دهد تا بتواند عضو فعال طرح بازنشستگی باقی بماند.
نکته دوم فوق، به عنوان مثال، به این معنی است که طرح بازنشستگی دارای یک صندوق نکول است که حق بیمه بازنشستگی مربوط به شاغل در آن سرمایهگذاری میشود. با این حال، شاغل در صورت تمایل باید بتواند صندوقهای دیگری را انتخاب کند.
ما ممکن است بتوانیم در مورد مسیر مناسب به شما مشاوره دهیم. لطفا با ما تماس بگیرید.
آیا ثبت نام خودکار برای همه کارفرمایان اعمال میشود؟
از اکتبر ۲۰۱۷، همه کارفرمایان از تاریخی که اولین کارمند خود را استخدام میکنند، وظایف ثبت نام خودکار دارند.
در اصل، حق بیمه از اولین روز استخدام قابل پرداخت خواهد بود، اما میتوان ثبتنام خودکار برخی یا همه کارمندان را تا سه ماه به تعویق انداخت. این امر، به عنوان مثال، میتواند برای جلوگیری از محاسبه حق بیمه بر اساس درآمد پاره وقت استفاده شود.
کارفرما میتواند اطلاعات بیشتری در مورد وظایف خود را در www.thepensionsregulator.gov.uk.
ارتباط با کارگرانتان
کارفرمایان موظفند برای همه کارگران (به جز افراد زیر ۱۶ سال یا ۷۵ سال به بالا) نامه بنویسند و توضیح دهند که ثبت نام خودکار در طرح بازنشستگی محل کار برای آنها به چه معناست.
برای هر دسته از کارگران، الزامات اطلاعاتی متفاوتی وجود دارد. برای یک شاغل واجد شرایط، نامه باید شامل جزئیاتی در مورد چگونگی انصراف کارمند از طرح در صورت تمایل باشد. با این حال، نامه نباید کارمند را به انصراف تشویق کند.
سازمان تنظیم مقررات بازنشستگی (TPR) مجموعهای از قالبهای نامه را برای کمک به شما در نوشتن نامه به کارمندانتان تهیه کرده است.
ثبت نام خودکار شاغلین واجد شرایط و پرداخت حق بیمه
به عنوان بخشی از فرآیند ثبت نام خودکار، کارفرمایان باید برای افراد واجد شرایط، به طرح بازنشستگی کمک مالی کنند.
اکنون همه کارفرمایان باید حداقل ۳٪ از «درآمد بازنشستگی واجد شرایط» را برای شاغلان واجد شرایط پرداخت کنند. همچنین اگر کارفرما حداقل ۸٪ را پرداخت نکند، کارمندان باید سهمی را پرداخت کنند.
مثال
- اگر کارفرما فقط ۳٪ پرداخت کند، سهم ناخالص کارمند ۵٪ خواهد بود، بنابراین حداقل ۸٪ در کل پرداخت میشود.
- اگر کارفرما ۵٪ پرداخت کند، سهم ناخالص کارمند فقط ۳٪ خواهد بود.
درآمدهای واجد شرایط بازنشستگی چیست؟
درآمدها، عناصر نقدی حقوق شامل اضافه کاری و پاداش (ناخالص) را پوشش میدهند، اما حداقل حق بیمه لزوماً بر اساس کل درآمد محاسبه نمیشود. حق بیمه بر اساس درآمد بین یک آستانه پایینتر و بالاتر قابل پرداخت خواهد بود. این آستانهها در حال حاضر ۶۲۴۰ و ۵۰۲۷۰ پوند هستند. (درآمدهای بین این مبالغ، درآمد واجد شرایط نامیده میشوند).
اگر ما حقوق و دستمزد شما را محاسبه کنیم، میتوانیم در انجام این محاسبات به شما کمک کنیم و کسورات از حقوق و پرداختهای لازم به طرح بازنشستگی را به شما اطلاع دهیم.
اعلامیه انطباق
TPR برای تنظیم حقوق بازنشستگی مبتنی بر کار تأسیس شد.
یک کارفرما باید در ابتدا ظرف پنج ماه از شروع وظایف خود، اعلامیه انطباق را تکمیل کرده باشد. در اصل، فرآیند اعلامیه انطباق، کارفرما را ملزم به موارد زیر میکند:
- تأیید کنید که رویههای صحیح ثبت خودکار رعایت شدهاند؛ و
- اطلاعات مختلفی مانند تعداد افراد واجد شرایط ثبت نام شده در مشاغل را ارائه دهید.
وظایف جاری کارفرمایان
کارفرمایان همچنان وظایف جاری خود را در رابطه با ثبت نام خودکار دارند.
ثبت نام مجدد
کارفرمایان وظیفه قانونی دارند که هر سه سال یکبار برخی از کارمندان را دوباره در یک طرح بازنشستگی خودکار ثبت نام کنند. این فرآیند شامل ارزیابی مجدد نیروی کار و ثبت نام مجدد برخی از کارمندان در طرح بازنشستگی خودکار واجد شرایط انتخابی آنها است. کارفرمایان همچنین موظفند اظهارنامه مجدد انطباق با TPR را تکمیل کنند، حتی اگر هیچ کارمندی برای ثبت نام مجدد نداشته باشند. ثبت نام مجدد باید تقریباً سه سال پس از تاریخ اولیه مرحله بندی انجام شود.
به عنوان بخشی از مسئولیتهای ثبت نام مجدد، کارفرمایان موظفند وظایف زیر را انجام دهند:
- تاریخ ثبت نام مجدد
- مگر اینکه اولین تاریخ ثبت نام مجدد باشد، این تاریخ همیشه سومین سالگرد تاریخ ثبت نام مجدد قبلی است. هیچ گزینهای برای به تعویق انداختن تاریخ ثبت نام مجدد وجود ندارد.
- اگر این اولین تاریخ ثبت نام مجدد باشد، یک بازه زمانی شش ماهه برای انتخاب تاریخ ثبت نام مجدد وجود دارد. این بازه زمانی میتواند سه ماه قبل یا بعد از سومین سالگرد تاریخ اولیه برگزاری باشد. این وضعیت احتمالاً غیرمعمول خواهد بود.
- ارزیابی مجدد نیروی کار
- کارفرما فقط باید کارمندانی را ارزیابی کند که قبلاً به صورت خودکار ثبتنام شده بودند و متعاقباً یکی از موارد زیر را انجام دادهاند: درخواست خروج از طرح بازنشستگی (انصراف) دادهاند؛ پس از پایان دوره انصراف، طرح بازنشستگی را ترک کردهاند؛ یا پرداخت حق بیمه بازنشستگی خود را متوقف کرده یا به کمتر از حداقل سطح کاهش دادهاند (و معیارهای سنی و درآمدی لازم برای ثبتنام مجدد را دارند). پس از تکمیل ارزیابی، کارفرمایان باید کارکنان واجد شرایط را دوباره در یک طرح بازنشستگی واجد شرایط ثبتنام کنند و ظرف شش هفته از تاریخ ثبتنام مجدد، پرداخت حق بیمه را آغاز کنند.
- برای کسانی که دوباره ثبت نام کرده اند بنویسید
- کارفرما باید به هر کارمندی که دوباره در طرح بازنشستگی ثبت نام کرده است، نامه بنویسد. این کار باید ظرف شش هفته از تاریخ ثبت نام مجدد انجام شود. نمونه نامهها در وبسایت TPR موجود است.
- تکمیل اظهارنامه مجدد انطباق
- کارفرما موظف است اظهارنامه مجدد انطباق با TPR را تکمیل و ارسال کند تا به آنها اطلاع دهد که وظایف قانونی خود را انجام دادهاند. این کار باید ظرف پنج ماه از سومین سالگرد تاریخ ثبت نام مجدد/قبلی انجام شود. کارفرما موظف است این کار را انجام دهد، حتی اگر هیچ کارمندی را دوباره در طرح بازنشستگی ثبت نام نکرده باشد.
به یاد داشته باشید، ثبت نام مجدد و اظهارنامه مجدد یک الزام قانونی است و عدم رعایت مقررات ممکن است منجر به جریمه شود.
مجازاتهای عدم رعایت
کارفرمایانی که از وظایف قانونی خود پیروی نکنند، ممکن است مشمول اقدامات اجرایی شوند. TPR طیف وسیعی از اختیارات را دارد که میتواند هنگام اقدام برای عدم رعایت قوانین از آنها استفاده کند. این اختیارات میتواند از نامههای هشدار و اخطارهای قانونی گرفته تا جریمههای مالی را شامل شود. جریمهها از جریمه ثابت ۴۰۰ پوندی تا جریمه افزایشی روزانه بین ۵۰ تا ۱۰۰۰۰ پوند، بسته به تعداد کارمندان، متغیر است. در شدیدترین موارد، نهاد ناظر ممکن است پیگرد قانونی کیفری را درخواست کند.
ثبت سوابق
در نهایت، یک کارفرما باید سوابقی را نگهداری کند که به او امکان میدهد ثابت کند که به وظایف خود عمل کرده است. نگهداری سوابق دقیق همچنین از نظر تجاری منطقی است زیرا میتواند به کارفرما کمک کند تا:
- اجتناب یا حل اختلافات احتمالی با کارمندان
- کمک به بررسی یا تطبیق کمکهای پرداختی به طرح بازنشستگی.
راهنمای TPR بررسیکننده وظایف
راهنمای TPR برای کارفرمایان جهت کمک به آنها در انجام وظایف ثبت نام خودکار در دسترس است: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers.
با استفاده از ابزار بررسی وظایف و راهنما، کارفرمایان میتوانند یک فرآیند گام به گام را برای رعایت وظایف خود دنبال کنند. این راهنما همچنین شامل پیوندهایی به ابزارها و منابع است.
تغییرات پیش رو
قانون جدید در قالب قانون بازنشستگی (تمدید ثبت نام خودکار) 2023، رژیم ثبت نام خودکار را تمدید میکند. وزیر امور خارجه اختیار خواهد داشت تا مقررات جدیدی را برای موارد زیر وضع کند:
- کاهش حداقل سن برای ثبتنام خودکار از ۲۲ به ۱۸ سال
- آستانه درآمدی پایینتر برای درآمدهای واجد شرایط (که در حال حاضر ۶۲۴۰ پوند در سال است) را حذف کنید تا حق بیمه از اولین ۱ پوند کسب شده تا سقف مجاز (در حال حاضر ۵۰۲۷۰ پوند در سال) محاسبه شود
هنوز تاریخ اجرای این مصوبه اعلام نشده است.
