بررسیهای اخیر نشان میدهد که تأثیر نامطلوب غیبت بر سودآوری کسبوکارهای امروزی قابل توجه است، به طوری که روزانه هزاران ساعت کاری از دست میرود. آمارهای اخیر نشان میدهد که به طور متوسط سالانه ۴.۳ روز کاری به ازای هر کارمند با هزینه متوسط ۵۲۲ پوند به ازای هر کارمند از دست میرود. تقریباً دو سوم زمان کاری از دست رفته به دلیل غیبت، مربوط به غیبتهای کوتاه مدت تا هفت روز است.
در ادامه اصول اصلی مدیریت مؤثر غیبت را بررسی میکنیم.
رویههای خوب مدیریت غیبت
اکثر کسبوکارهای مورد بررسی (۹۴٪) تأیید میکنند که تشدید سیاستهای مربوط به بررسی حضور و غیاب، تأثیر عمدهای بر کنترل میزان غیبت دارد، بهویژه زمانی که سهپنجم کل غیبتها به دلیل بیماری جزئی با مدت کمتر از پنج روز باشد.
تفاوت غیبت کوتاه مدت و غیبت طولانی مدت
هنگام مدیریت مسائل مربوط به غیبت ناشی از بیماری، کارفرمایان باید بین غیبتهای کوتاهمدت و بلندمدت تمایز قائل شوند. در مواردی که غیبت شامل غیبتهای کوتاه اما مداوم و ظاهراً نامرتبط باشد، پس از بررسی مناسب، اقدامات انضباطی ممکن است مناسب باشد. با این حال، این روش مناسبی برای مدیریت غیبتهای طولانیمدت ناشی از بیماری نیست.
رویههای غیبت کوتاه مدت
چندین مرحله کلیدی در مدیریت غیبت کوتاه مدت وجود دارد.
- یک رویه مشخص ایجاد کنید که کارمندان باید از آن پیروی کنند، به عنوان مثال، استفاده از مصاحبه بازگشت به کار با مدیریت مستقیم و تکمیل فرمهای خوداظهاری حتی برای یک روز غیبت. این کار تضمین میکند که همه از انجام نظارت و ثبت کامل غیبتها آگاه هستند.
- سیستمی برای نظارت بر غیبت ایجاد کنید و مرتباً آن را برای روندهای نوظهور بررسی کنید. غیبتهای مکرر شاید بتواند نشانهای از تمارض باشد، اما از سوی دیگر میتواند نشانهای از یک مشکل عمیقتر باشد. آمار ملموس میتواند سیگنالهای هشدار دهنده مفیدی را برای اقدام زودهنگام و جلوگیری از مشکلات در آینده ارائه دهد.
- مصاحبههای بازگشت به کار همیشه باید توسط مدیر مستقیم فرد انجام شود، که تضمین میکند دلایل روشنی برای مرخصی گرفتن از کار ارائه شود. این به مدیران فرصت میدهد تا به علت اصلی غیبت که میتواند نشانهای از یک مشکل عمیقتر باشد، پی ببرند.
- اگر مسائل شخصی هستند و ربطی به کار ندارند، کارفرما باید در مورد میزان انعطافپذیری که حاضر است برای رسیدگی به مشکل فرد ارائه دهد، تصمیم بگیرد.
- اگر احتمال وجود یک بیماری زمینهای وجود داشته باشد، کارفرما باید درخواست گزارش پزشکی برای تأیید میزان غیبت را در نظر بگیرد؛ ممکن است یک بیماری زمینهای پنهان وجود داشته باشد و ارتباط آن با تبعیض ناشی از معلولیت ممکن است فوراً آشکار نشود.
- همه کارمندان باید آگاه باشند که هرگونه سوءاستفاده از مقررات مربوط به حقوق ایام بیماری منجر به اقدامات انضباطی خواهد شد.
- اگر دلیل پزشکی موجهی برای غیبتها وجود نداشته باشد، باید به کارمند مشاوره داده شود و به او گفته شود که چه بهبودی مورد انتظار است و در صورت عدم بهبودی، عواقب آن به او هشدار داده شود.
- اگر دلایل پزشکی برای غیبت وجود دارد، هرگونه ارتباط با قانون برابری ۲۰۱۰ را در نظر بگیرید، به عنوان مثال، آیا غیبت مربوط به قرار ملاقاتهای بیمارستان یا درمان مورد نیاز است؛ در این صورت، کارفرما موظف است تنظیمات معقولی را انجام دهد که شامل اجازه مرخصی برای درمان میشود.
- اگر وضعیت به مرحلهای برسد که کارمند اخراج شود و هیچ وضعیت پزشکی مشخصی وجود نداشته باشد، ممکن است به دلیل سوء رفتار باشد. در اینجا کارفرما باید بتواند نشان دهد که با در نظر گرفتن ماهیت و مدت بیماری، سابقه خدمت گذشته و هرگونه بهبود در سابقه حضور، رویه منصفانهای دنبال شده است.
- اگر کارمند دارای یک بیماری شناخته شده باشد که معلولیت محسوب نمیشود، اما میزان غیبت او به طور غیرقابل قبولی بالا است، ممکن است پس از طی مراحل قانونی، به دلایل اساسی دیگری بتوان او را به طور منصفانه اخراج کرد. باز هم، سابقه خدمت و در دسترس بودن شغل جایگزین مناسب، عوامل مرتبطی هستند که باید قبل از تصمیمگیری در نظر گرفته شوند.
رویههای غیبت طولانی مدت
مراحل کلیدی در مدیریت غیبت طولانی مدت عبارتند از:
- رویههای غیبت، نظارت و مصاحبههای بازگشت به کار به همان اندازه غیبت کوتاه مدت اهمیت دارند
- همیشه عاقلانه است که برای ارزیابی اینکه آیا وضعیت کارمند به منزله معلولیت است یا خیر و همچنین توانایی کارمند برای انجام نقش خود در آینده، مشاوره پزشکی دریافت شود
- مهم است که در مورد اطلاعات مورد نیاز از گزارش پزشکی، به طور خاص توضیح داده شود، به عنوان مثال ماهیت بیماری، توانایی فرد برای انجام نقش خود، ارائه شرح مفصلی از مسئولیتها، مدت زمان احتمالی طول کشیدن بیماری و هرگونه تنظیمات منطقی که میتواند شرایط را تسهیل کند
- پس از دریافت مدارک پزشکی، باید فرآیند مشاوره و گفتگو با فرد (ویزیت رفاهی) انجام شود، منوط به هرگونه توصیه پزشک
- گوش دادن به پیشنهادات کارمند برای بازگشت به کار مهم است
- اگر علت بیماری مربوط به کار باشد، باید علت اصلی بررسی شود. کارفرمایان باید در مورد راههای کاهش عوامل مؤثر، به عنوان مثال، افزایش حمایت، آموزش یا تخصیص مجدد وظایف، بحث کنند. آیا کارمند میتواند به صورت مرحلهای یا به صورت پاره وقت برای مدت کوتاهی به کار خود بازگردد؟
- اطمینان حاصل کنید که تمام مراحل به صورت کتبی ثبت شده است تا تأیید شود که از کارمند چه انتظاری میرود و همچنین کارفرما چه اقداماتی انجام خواهد داد، تا هیچ سردرگمی وجود نداشته باشد و تمام اقدامات انجام شده منطقی تلقی شوند
- اگر قرار باشد کارمندی اخراج شود، احتمالاً بر اساس توانایی او خواهد بود، با این حال، لازم است دقت شود که تمام الزامات قانون برابری ۲۰۱۰ در نظر گرفته شده و نشان داده شود که رویه منصفانهای اتخاذ شده است.
تعریف معلولیت
تعریف معلولیت را میتوان به سه بخش تقسیم کرد:
- کارمند باید از یک اختلال جسمی یا روانی رنج ببرد
- این اختلال باید تأثیر قابل توجهی بر توانایی انجام فعالیتهای روزمره عادی داشته باشد، که شامل مواردی مانند استفاده از تلفن، خواندن کتاب یا استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی میشود. منظور از قابل توجه، چیزی بیش از موارد جزئی یا بیاهمیت است
- این اثر باید بلندمدت باشد، به عبارت دیگر، حداقل ۱۲ ماه دوام داشته باشد یا احتمالاً به همین مدت ادامه خواهد داشت.
قانون برابری مصوب ۲۰۱۰ شامل حمایتهای جدیدی در برابر تبعیض ناشی از معلولیت است. این شامل تبعیض غیرمستقیم، تبعیض وابسته و تبعیض بر اساس ادراک میشود.
تبعیض ناشی از معلولیت
اگر شخصی موارد زیر را انجام دهد، علیه یک فرد معلول تبعیض قائل شده است:
شخصی به دلیل چیزی که در نتیجه معلولیت فرد معلول ایجاد شده است، با او رفتار نامطلوبی دارد و نمیتواند نشان دهد که این رفتار، وسیلهای مناسب برای دستیابی به یک هدف مشروع است.
با این حال، اگر شخصی نشان دهد که نمیدانسته و منطقاً انتظار نمیرفته که بداند، که یک فرد معلول دارای معلولیت است، این امر صدق نمیکند.
تنظیمات معقول
اگر گزارش پزشکی، معلولیت را تشخیص دهد، طبق قانون برابری، کارفرما وظیفه دارد تنظیمات معقولی را انجام دهد. این موضوع کاملاً گسترده است و ممکن است به معنای تنظیمات فیزیکی در محل یا تهیه تجهیزات برای کمک به کارمند در انجام وظایفش باشد. همچنین میتواند به معنای تنظیمات در خود نقش با حذف برخی وظایف و تخصیص مجدد آنها، تغییر در ساعات یا محل کار یا ارائه آموزش و نظارت بیشتر باشد. همچنین ممکن است شامل انتقال به هر پست خالی دیگری باشد که منوط به شایستگی باشد.
به عبارت دیگر، اگر کارفرما بخواهد اخراج منصفانهای را به دلیل ناتوانی در رابطه با کارمندی که به دلیل بیماری طولانی مدت غایب بوده است، انجام دهد، مراحل زیادی مورد نیاز است.
