اغلب، فعالیت به عنوان متولی یک موسسه خیریه افتخاری محسوب میشود و فرصتی برای کمک به جامعه. با این حال، متولی شدن مستلزم تعهد و سطح خاصی از مسئولیت است که نباید دست کم گرفته شود.
چه شما از قبل متولی یک موسسه خیریه باشید، چه یک پروژه محلی یا یک موسسه مشهور، و چه به فکر مشارکت در آن باشید، مسئولیتهای متعددی وجود دارد که متولی بودن بر عهده شما میگذارد.
ما مسئولیتهای اصلی را در زیر، با تأکید ویژه بر الزامات حسابداری و حسابرسی برای خیریههای اسکاتلندی، شرح میدهیم.
پیشینه
بخش خیریهها در اسکاتلند عموماً توسط دفتر تنظیمکننده امور خیریه اسکاتلند (OSCR) که با نام «نظارتکننده امور خیریه اسکاتلند» نیز شناخته میشود، نظارت میشود. OSCR یک اداره دولتی غیروزارتی است که تنظیمکننده و ثبتکننده مستقل امور خیریههای اسکاتلندی است.
OSCR نقش مهمی در بخش خیریه ایفا میکند و برای ایجاد اعتماد عمومی به درستکاری خیریهها و کمک به متولیان خیریه برای درک و رعایت وظایف قانونی خود ایجاد شده است.
بخش کلیدی کار OSCR ارائه مشاوره به متولیان است. میتوانید توصیههای مفید زیادی را در وبسایت، جایی که بخشی به وظایف متولیان خیریه.
انواع امور خیریه
قانون اصلی که خیریهها در اسکاتلند بر اساس آن عمل میکنند، قانون سرمایهگذاری خیریهها و متولیان (اسکاتلند) مصوب ۲۰۰۵ (قانون ۲۰۰۵) است. خیریهها میتوانند به روشهای مختلفی ایجاد شوند، اما معمولاً یکی از این دو حالت را دارند:
- طبق قانون شرکتها مصوب ۲۰۰۶ یا قبل از آن ثبت شده باشند (موسسات خیریه با مسئولیت محدود)
- طبق قانون ۲۰۰۵ از طریق مقررات سازمانهای خیریه ثبتشده اسکاتلند ۲۰۱۱ («مقررات عمومی») (سازمانهای خیریه ثبتشده اسکاتلند، SCIOs) ثبت شده باشند؛ یا
- ایجاد شده توسط اعلامیه امانت (موسسات خیریه ثبت نشده).
هر یک از این موسسات خیریه باید حسابهای خود را در OSCR ثبت و بایگانی کنند و شرکتهای با مسئولیت محدود نیز علاوه بر این در Companies House ثبت میشوند.
نوع موسسه خیریه، میزان کامل مسئولیتهای متولی را تعیین میکند.
متولی کیست؟
قانون مصوب سال ۲۰۰۵، متولیان را به عنوان «افرادی که کنترل و مدیریت کلی اداره یک موسسه خیریه را بر عهده دارند» تعریف میکند. این تعریف معمولاً شامل موارد زیر است:
- برای خیریههای ثبت نشده و SCIOها، اعضای هیئت اجرایی یا کمیته مدیریت
- برای موسسات خیریه با مسئولیت محدود، مدیران یا اعضای کمیته مدیریت.
موسسات خیریه همیشه باید هدف خیرخواهانهای را که برای آن ایجاد شدهاند، محقق کنند و وظیفه همه متولیان این است که این امر را تضمین کنند.
محدودیتها و تعهدات متولی
علاوه بر مسئولیتهای امین بودن، ممکن است تعدادی محدودیت نیز اعمال شود. این محدودیتها با هدف جلوگیری از تضاد منافع بین منافع شخصی امین و وظایف او به عنوان امین وضع شدهاند. این محدودیتها عموماً موارد زیر را فراهم میکنند:
- متولیان نمیتوانند شخصاً از خیریه بهرهمند شوند، اگرچه هزینههای معقول از جیب ممکن است بازپرداخت شود
- متولیان نباید برای نقش خود به عنوان متولی، دستمزد دریافت کنند.
استثنائات محدودی برای این اصول وجود دارد که در قانون ۲۰۰۵ آمده است. در مواردی که متولیان محتاطانه، قانونی یا مطابق با سند حاکمیتی خود عمل نکنند، ممکن است شخصاً مسئول هرگونه ضرری باشند که به موسسه خیریه وارد میکنند.
مسئولیتهای متولیان
راهنمای OSCR با عنوان «وظایف متولی خیریه» توضیح میدهد که متولی بودن به چه معناست. متولیان مسئولیت کامل در قبال خیریه و وظیفه کلی برای اقدام در جهت منافع خیریه را بر عهده دارند. این بدان معناست که آنها باید:
- به گونهای عمل کنید که با اهداف خیریه موسسه خیریه سازگار باشد
- از قانون و مقررات موجود در سند مدیریت خیریه پیروی کنید
- با دقت و وسواس عمل کنید
- هرگونه تضاد منافع بین موسسه خیریه و هر شخص یا سازمانی که ممکن است متولیان موسسه خیریه را منصوب کند، مدیریت کنید.
متولیان وظیفه دارند اطمینان حاصل کنند که وجوه خیریه آنها فقط در پیشبرد اهداف خیریه آن به کار گرفته میشود. آنها باید بتوانند این موضوع را اثبات کنند، بنابراین باید سوابقی را نگهداری کنند که بتوانند این کار را انجام دهند.
متولیان خیریه باید منافع خیریه را بر نیازهای خود یا بستگان یا منافع تجاری ترجیح دهند. در مواردی که تصمیمی باید گرفته شود که یک گزینه به نفع متولی و گزینه دیگر به نفع خیریه باشد، متولی باید مطمئن شود که سایر متولیان از اختلاف نظر مطلع هستند و نباید در بحث یا تصمیم گیری شرکت کنند.
«وظایف متولی خیریه» همچنین اطلاعاتی در مورد برخی از وظایف خاص مندرج در قانون ۲۰۰۵ ارائه میدهد. این راهنما وظایف متولیان را در موارد زیر تعیین میکند:
- بهروزرسانی جزئیات خیریه شما - تمام اطلاعات مورد نیاز برای بهروز نگه داشتن فهرست خیریههای اسکاتلند را ارائه دهید
- گزارش به OSCR - مطابق با وظیفه قانونی خود، اطلاعات خاصی را در مورد نظارت سالانه، حسابداری خیریه و ایجاد تغییرات در خیریه خود به OSCR ارائه دهید.
- ثبت و نگهداری سوابق مالی - سوابق حسابداری مناسب را نگهداری کنید و صورت حساب و گزارش سالانه را که به صورت خارجی بررسی و همراه با بازده سالانه به OSCR ارسال میشوند، تهیه کنید.
- جمعآوری کمکهای مالی - کنترل نحوه جمعآوری کمکهای مالی توسط خیریه را در دست بگیرید
- اطلاعات را در اختیار عموم قرار دهید.
این وظایف بین تمام افراد مسئول خیریه مشترک است. هیچ متولی خیریهای (مثلاً رئیس یا خزانهدار) مسئولیت بیشتری نسبت به سایر متولیان ندارد.
الزامات حسابداری
قانون مصوب سال ۲۰۰۵، موسسات خیریه را ملزم میکند که:
- سوابق حسابداری کامل و دقیق را نگه دارید (و الزامات بودجه در اینجا از اهمیت ویژه ای برخوردار است)
- تهیه حسابهای خیریه و گزارش سالانه فعالیتهای آن
- اطمینان حاصل کنید که یک ممیزی یا بررسی مستقل انجام میشود
- اظهارنامه سالانه، گزارش سالانه و حسابها را به OSCR (و برای خیریههای با مسئولیت محدود، به اداره ثبت شرکتها) ارسال کنید.
میزان رعایت این الزامات عموماً به نوع خیریه و میزان درآمد حاصل از آن بستگی دارد.
الزامات بودجه
یکی از جنبههای مهم حسابداری برای موسسات خیریه، درک «صندوقهای» مختلفی است که یک موسسه خیریه میتواند داشته باشد.
اساساً وجوه، درآمد موسسه خیریه را نشان میدهند و ممکن است محدودیتهایی در مورد نحوه استفاده از انواع خاصی از وجوه جمعآوریشده وجود داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است کمک مالی فقط با این فرض دریافت شود که قرار است برای یک هدف خاص استفاده شود.
بنابراین، مسئولیت متولیان این است که اطمینان حاصل کنند که این وجوه «محدود» فقط برای مقاصد مورد نظر استفاده میشوند.
جمعآوری کمکهای مالی
مدیریت و کنترل مؤثر جمعآوری کمکهای مالی نیز از مسئولیتهای مهم متولی است. هیئت استانداردهای جمعآوری کمکهای مالی اسکاتلند بر استانداردهای جمعآوری کمکهای مالی نظارت دارد و مطابق با «آییننامهی عملکرد جمعآوری کمکهای مالی» به شکایات مربوط به جمعآوری کمکهای مالی برای خیریههای ثبتشده در اسکاتلند رسیدگی میکند.
گزارش سالانه
گزارش سالانه اغلب یک سند نسبتاً جامع است، زیرا قانون حداقل میزان اطلاعات مورد نیاز را تعیین میکند. این گزارش عموماً شامل موارد زیر است:
- گزارش متولیان (که در صورت لزوم برای شرکتهای خیریه میتواند به عنوان گزارش مدیران و گزارش استراتژیک نیز استفاده شود)
- صورت فعالیتهای مالی سال
- حساب درآمد و هزینه برای سال (برای برخی از شرکتهای خیریه)
- ترازنامه
- صورت جریانهای نقدی
- یادداشتهای پیوست حسابها (شامل رویههای حسابداری).
الزامات حسابرسی
اینکه آیا یک موسسه خیریه به حسابرسی نیاز دارد یا خیر، عمدتاً به میزان درآمد دریافتی یا تولید شده و پایان سال آنها بستگی دارد:
- تمام خیریههایی که درآمدشان بیش از ۵۰۰۰۰۰ پوند است، نیاز به حسابرسی دارند
- سایر موسسات خیریه نیاز به بررسی مستقل دارند. در مواردی که حسابهای «تعهدی» تهیه میشوند، بازرس مستقل باید واجد شرایط لازم باشد.
معیارهای دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند، به ویژه در مورد کل داراییها، و ما خوشحال خواهیم شد که این موارد را با جزئیات بیشتری با شما در میان بگذاریم.
الزامات گزارشدهی
یک چارچوب جامع وجود دارد که نحوه تهیه حسابهای یک موسسه خیریه را تعیین میکند.
خیریههای ثبتنشده با درآمد کمتر از ۲۵۰،۰۰۰ پوند میتوانند حسابهای رسید و پرداخت خود را تهیه کنند، مگر اینکه سند راهبری آنها خلاف این را تصریح کرده باشد.
سایر موسسات خیریه باید حسابهایی را تهیه کنند که نمای «درست و منصفانه» را نشان دهند و به آنها حسابهای «تعهدی» گفته میشود. برای نشان دادن نمای «درست و منصفانه»، حسابها معمولاً باید از الزامات بیانیه رویههای توصیهشده خیریهها (SORP) پیروی کنند. SORP را میتوان در www.charitysorp.org و موسسات خیریه میتوانند نسخهای سفارشی از SORP را متناسب با شرایط خود ایجاد کنند.
