اغلب، فعالیت به عنوان متولی یک موسسه خیریه افتخاری محسوب میشود و فرصتی برای کمک به جامعه. با این حال، متولی شدن مستلزم تعهد و سطح خاصی از مسئولیت است که نباید دست کم گرفته شود.
چه شما از قبل متولی یک موسسه خیریه باشید، چه یک پروژه محلی یا یک موسسه مشهور، و چه به فکر مشارکت در آن باشید، مسئولیتهای متعددی وجود دارد که متولی بودن بر عهده شما میگذارد.
ما مسئولیتهای اصلی را در زیر، با تأکید ویژه بر الزامات حسابداری و حسابرسی، شرح میدهیم.
پیشینه
بخش خیریهها در انگلستان و ولز عموماً تحت نظارت کمیسیون خیریه است. این کمیسیون یک اداره دولتی است که ثبت اکثر خیریهها را الزامی میکند.
این کمیسیون نقش مهمی در بخش خیریه ایفا میکند و وظیفه آن ایجاد اعتماد عمومی به درستکاری خیریهها است.
همه خیریهها باید نشان دهند که اهدافشان برای منافع عمومی است، ابتدا به عنوان بخشی از فرآیند درخواست خود به کمیسیون خیریهها و متعاقباً هر سال هنگام تهیه گزارش سالانه خود.
بخش کلیدی کار کمیسیون، ارائه مشاوره به متولیان است. توصیههای مفید زیادی را میتوان در وبسایت کمیسیون، جایی که بخشی به راهاندازی و اداره یک موسسه خیریه.
انواع امور خیریه
خیریهها میتوانند به روشهای مختلفی ایجاد شوند، اما معمولاً یکی از این دو حالت را دارند:
- طبق قانون شرکتها مصوب ۲۰۰۶ یا قبل از آن ثبت شده باشند (موسسات خیریه با مسئولیت محدود)
- طبق قانون خیریههای ۲۰۱۱ (سازمانهای خیریه ثبتشده – مدیران ارشد فناوری اطلاعات) ثبت شده باشند؛ یا
- ایجاد شده توسط اعلامیه امانت (موسسات خیریه ثبت نشده).
هر یک از این موسسات خیریه باید حسابهای خود را در کمیسیون خیریه ثبت و بایگانی کنند و شرکتهای با مسئولیت محدود نیز علاوه بر این در اداره ثبت شرکتها ثبت میشوند. نوع موسسه خیریه، میزان کامل مسئولیتهای متولی را تعیین میکند.
همه خیریهها تحت تأثیر قانون خیریههای مصوب ۲۰۱۱ قرار دارند.
متولی کیست؟
قانون خیریههای مصوب ۲۰۱۱، متولیان را به عنوان «افرادی که کنترل و مدیریت کلی اداره یک موسسه خیریه را بر عهده دارند» تعریف میکند. این تعریف معمولاً شامل موارد زیر است:
- برای خیریههای ثبت نشده و مدیران ارشد فناوری اطلاعات، اعضای کمیته اجرایی یا مدیریت
- برای موسسات خیریه با مسئولیت محدود، مدیران یا اعضای کمیته مدیریت.
محدودیتها و تعهدات متولی
علاوه بر مسئولیتهای امین بودن، ممکن است تعدادی محدودیت نیز اعمال شود. این محدودیتها با هدف جلوگیری از تضاد منافع بین منافع شخصی امین و وظایف او به عنوان امین وضع شدهاند. این محدودیتها عموماً موارد زیر را فراهم میکنند:
- متولیان نمیتوانند شخصاً از خیریه بهرهمند شوند، اگرچه هزینههای معقول از جیب ممکن است بازپرداخت شود
- اعضای هیئت امنا نمیتوانند کارمند موسسه خیریه باشند.
استثنائات محدودی برای این اصول وجود دارد. در مواردی که متولیان محتاطانه، قانونی یا مطابق با سند مدیریتی خود عمل نکنند، ممکن است شخصاً مسئول هرگونه ضرری باشند که به موسسه خیریه وارد میکنند.
مسئولیتهای متولیان
راهنمای CC3a با عنوان «امین خیریه: موارد مربوط به آن» توضیح میدهد که امین بودن به چه معناست و چگونه میتوان امین شد. امینها مسئولیت کامل خیریه را بر عهده دارند و موظفند:
- از قانون و مقررات موجود در سند مدیریت خیریه پیروی کنید
- مسئولانه و فقط در جهت منافع خیریه عمل کنید
- از مراقبت و مهارت معقول استفاده کنید و
- تصمیمات آگاهانه بگیرند و در صورت نیاز از دیگران مشاوره بگیرند.
نشریه CC3 کمیسیون خیریه با عنوان «امین ضروری: آنچه باید بدانید» راهنماییهای دقیقتری را برای امینهای جدید و فعلی ارائه میدهد. این راهنما وظایف و مسئولیتهای امینها را تحت شش عنوان بیان میکند:
- اطمینان حاصل کنید که موسسه خیریه شما اهداف خود را برای منافع عمومی انجام میدهد
- مطابق با سند مدیریتی و قانون خیریه خود عمل کنید
- به نفع موسسه خیریه خود عمل کنید
- اطمینان حاصل کنید که خیریه شما پاسخگو است
- منابع خیریه خود را مسئولانه مدیریت کنید
- با دقت و مهارت معقول عمل کنید.
قبل از اینکه به عنوان متولی خیریه فعالیت کنید، باید مطمئن شوید که واجد شرایط هستید. CC3a مشخص میکند چه کسی واجد شرایط متولی خیریه بودن است و قوانین مربوط به رد صلاحیت خودکار. اگر از متولی خیریه بودن رد صلاحیت شدهاید، نباید فعالیتی انجام دهید، مگر اینکه با اجازه کمیسیون خیریه مجاز به انجام این کار باشید.
متولیان طبق قانون موظفند اطمینان حاصل کنند که وجوه خیریه آنها فقط در جهت پیشبرد اهداف خیریه صرف میشود. آنها باید بتوانند این موضوع را اثبات کنند، بنابراین باید سوابقی را نگهداری کنند که بتوانند این کار را انجام دهند.
جمعآوری کمکهای مالی
نهاد ناظر بر جمعآوری کمکهای مالی برای تقویت سیستم نظارت بر امور خیریه و بازگرداندن اعتماد عمومی به جمعآوری کمکهای مالی تأسیس شد. متولیان باید از الزامات آییننامهی نحوهی جمعآوری کمکهای مالی، که بسیار متنوع و متعدد است، آگاه باشند.
الزامات حسابداری
برای اکثر موسسات خیریه الزامات خاصی وجود دارد:
- سوابق حسابداری کامل و دقیق را نگه دارید (و الزامات بودجه در اینجا از اهمیت ویژه ای برخوردار است)
- تهیه حسابهای خیریه و گزارش سالانه
- برای اطمینان از انجام ممیزی یا بررسی مستقل
- ارائه اظهارنامه سالانه، گزارش سالانه و حسابها به کمیسیون خیریه (و برای خیریههای با مسئولیت محدود، به اداره ثبت شرکتها).
میزان رعایت این الزامات عموماً به نوع خیریه و میزان درآمد حاصل از آن بستگی دارد.
الزامات بودجه
یکی از جنبههای مهم حسابداری برای موسسات خیریه، درک «صندوقهای» مختلفی است که یک موسسه خیریه میتواند داشته باشد. مدیریت و کنترل مؤثر جمعآوری کمکهای مالی، مسئولیت مهمی از سوی متولی است.
اساساً وجوه، درآمد موسسه خیریه را نشان میدهند و ممکن است محدودیتهایی در مورد نحوه استفاده از انواع خاصی از وجوه جمعآوریشده وجود داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است کمک مالی فقط با این فرض دریافت شود که قرار است برای یک هدف خاص استفاده شود.
بنابراین، مسئولیت متولیان این است که اطمینان حاصل کنند که این وجوه «محدود» فقط برای مقاصد مورد نظر استفاده میشوند.
گزارش سالانه
گزارش سالانه اغلب یک سند نسبتاً جامع است، زیرا قانون حداقل میزان اطلاعات مورد نیاز را تعیین میکند. این گزارش عموماً شامل موارد زیر است:
- گزارش متولیان (که در صورت لزوم برای شرکتهای خیریه میتواند به عنوان گزارش مدیران و گزارش استراتژیک نیز استفاده شود)
- صورت فعالیتهای مالی سال
- حساب درآمد و هزینه برای سال (برای برخی از شرکتهای خیریه)
- ترازنامه
- صورت جریانهای نقدی
- یادداشتهای پیوست حسابها (شامل رویههای حسابداری).
الزامات حسابرسی
اینکه آیا یک موسسه خیریه به حسابرسی نیاز دارد یا خیر، عمدتاً به میزان درآمد دریافتی یا ایجاد شده و پایان سال آنها بستگی دارد. سقف درآمد بسته به نوع موسسه خیریه به شرح زیر متفاوت است:
- تمام موسسات خیریهای که درآمد آنها در یک سال مالی بیش از ۱،۰۰۰،۰۰۰ پوند باشد، نیاز به حسابرسی دارند
- موسسات خیریه (اعم از ثبت شده و ثبت نشده) در صورتی که درآمد آنها در سال مالی بین 25000 تا 1000000 پوند باشد، نیاز به بررسی مستقل دارند
- در مواردی که درآمد بیش از ۲۵۰،۰۰۰ پوند باشد، بازرس مستقل باید واجد شرایط لازم باشد.
معیارهای دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند، به ویژه در مورد کل داراییها، و ما خوشحال خواهیم شد که این موارد را با جزئیات بیشتری با شما در میان بگذاریم.
الزامات گزارشدهی
یک چارچوب جامع وجود دارد که نحوه تهیه حسابهای یک موسسه خیریه را تعیین میکند.
موسسات خیریه غیر ثبت شده با درآمد کمتر از ۲۵۰،۰۰۰ پوند میتوانند حسابهای رسید و پرداخت خود را تهیه کنند.
سایر موسسات خیریه باید حسابهایی تهیه کنند که دیدگاهی «درست و منصفانه» را نشان دهند. برای دستیابی به این هدف، حسابها عموماً باید از الزامات بیانیه رویههای توصیهشده خیریهها (SORP) پیروی کنند.
SORP را میتوان در www.charitysorp.org و خیریهها میتوانند نسخهای سفارشی از SORP را متناسب با شرایط خود بسازند.
